依法規范項目檔案管理

山東省檔案局法經處

袁俊玲0531-68609110686091151

引言一、文件材料管理決定檔案質量二、檔案管理職責三、項目各參建單位檔案管理職責四、項目文件形成質量的控制措施五、項目文件材料的管理要求及質量標準六、項目文件組卷要求、方法和排列七、案卷編號編目八、照片檔案管理要求九、常見問題解析十、文件材料應歸盡歸習近平總書記

檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。引言

檔案工作根本目的

建立豐富的檔案資源滿足各方面的需要

檔案材料不夠齊全

沒有及時形成和歸檔利用時查找不到了解掌握檔案產生、運轉、質量、歸檔等環節

掌握決定和制約檔案數量、質量的因素

進行規范管理，實現工作目標。

一、文件材料管理決定檔案質量

1、文件材料概念

在單位各類人員從事的各項實踐活動中產生和形成，記錄和反映實踐活動真實面貌的各種文字、圖紙、照片等文件材料是檔案的前身有歸檔利用價值的移交辦理手續轉化為檔案，進行整理利用在概念上：歸檔前是文件材料辦理手續歸檔后是檔案

資料的概念

參考的目的而來，一般沒歸檔價值

實踐活動中采納的轉化成檔案

在相關題名或檔案匯報材料中，不要提資料管理

2、實踐活動的全過程管理是檔案齊全完整的決定因素

文件材料是在實踐活動進行過程中產生形成的，文件材料的形成數量是否齊全、內容是否完整、準確和書寫質量、各種手續簽署是否完備都是在過程中進行的，實踐活動結束后，文件材料的內容和數量也隨之完成，形成的質量也既成事實

工程結束后再進行收集、補手續或補原始記錄的做法是完全錯誤的

必須同步進行管理文件材料形成積累移交歸檔是業務工作的組成部分，

是同一活動的兩種形式，是同步進行的，

明確是本職工作，不是額外的一項工作，

不是事后產生、形成、積累的。

3、文件材料移交歸檔（集中管理、使用）

實踐活動結束或告一段落，文件材料形成基本完成

辦理移交歸檔，轉化成檔案實行集中統一管理歸檔是檔案管理利用的前提。

歸檔以后的整理、分類、排架等目的是實現科學、安全管理，提高檔案的利用服務的效果。檔案內容、數量、內在質量不發生變化。

檔案的形成數量、形成質量一定在歸檔移交前控制把關

4、文件材料是實踐活動的承擔者形成的(全員）

單位各類技術、業務人員進行生產、技術、科研、制造等過程中，同時產生形成記錄和反應活動過程的第一手（記錄）文件材料，按要求歸檔就是檔案。

檔案的來源是單位的全體工作人員，做好檔案工作人人有責。

做好檔案工作的關鍵

全員重視和責任落實

在各項實踐活動過程中有效管理控制

保證文件材料按要求歸檔決定著檔案的齊全、完整、準確決定著檔案工作的根本目標

檔案工作的重點全員檔案責任意識高度強化

在各項實踐活動中

按國家規定和標準各負其責落實檔案工作責任

項目檔案是項目建設、生產、安全管理等工程建設全過程及實體質量的真實記錄，也是確保和滿足項目竣工后生產運行、設備維護、改（擴）建的重要基礎和保障，也是責任追究、工程稽查、財務審計的最原始的憑證。

項目檔案驗收是工程竣工驗收的否決條件，國家規定一個項目必須驗收的專業內容，

主要包括：安全，環保、勞動衛生、消防、水土保持、檔案等專業，這些專業項目不進行驗收，項目不能進行最終驗收

二、檔案管理職責

1987年9月全國人大委員會頒布出臺了《中華人民共和國檔案法》，至今已有28年，檔案工作已逐步走上法制化軌道。

《中華人民共和國檔案法實施辦法》1990年10月24日國務院批準1990年11月19日國家檔案局令第1號發布

《山東省檔案條例》１９９６年１２月１４日省八屆人大常委會第２５次會議通過《企業檔案工作規范》（DA／T42—2009）

明確界定和落實檔案職責

檔案管理—全員職責

檔案管理--（項目）業務部門職責檔案管理—檔案部門職責

（一）全員職責檔案法律法規明確規定：“每個公民、公職人員都要自覺執行檔案法律法規，依法履行文件材料形成、積累、整理、向檔案部門歸檔、移交檔案材料的責任和義務，”凡是應歸檔的文件材料（包括各種載體），“要按規定向本單位檔案機構移交，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔”，違反檔案法律法規的都要追究相應法律責任。

（二）國家規定：形成單位立卷歸檔規定

“誰形成、誰立卷、誰移交、誰負責”

檔案行業標準《企業檔案工作規范》DA／T42—2009《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》

DA/T28

《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328—2014

《文件管理國際標準》ISO15489.1（三）各形成單位（部門）職責1、單位各職能部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整、系統負責，2、各職能部門或承辦單位文件材料的形成者應負責積累文件，對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責，3、部門或項目的專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔文件，對整理質量負責。

這是列入ISO15489.1文件管理國際標準文件形成部門負責人或承辦活動（項目）的單位負責人是歸檔文件質量第一責任者，在文件歸檔前應對文件齊全、完整、準確、真實、整理規范情況進行審查，并簽署歸檔質量審查意見。

歸檔文件部門負責人要形成和簽署歸檔質量審查意見簽單，以示對歸檔文件材料的質量負責，

檔案部門進行歸檔接收時，發現沒有質量審查意見或不符合要求的令其補充或返工。

（四）檔案部門職責1、統籌規劃檔案工作：規劃、計劃、召開工作會議、培訓、制定文件歸檔計劃和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等規章標準、制度并負責貫徹實施。2、監督指導各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。3、監督、指導、檢查所屬單位(包括派出機構和投資的全資、控股單位)的檔案工作，4、對接收的案卷分類、編號、排架、保管、鑒定、統計和提供利用，

5、依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。

三、項目各參建單位檔案管理職責

依法規范項目檔案管理

《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28-2002《科學技術檔案案卷構成一般要求》GB/11822-2008

《國家重大建設項目檔案驗收辦法》

《核電檔案文件管理要求》EJ/T1225-2008明確規定各參見單位、形成部門的檔案管理職責，國家法律、標準、規范中明確規定的，必須嚴格執行和考核

（一）各參建單位共用職責1、各參建單位檔案工作應在建設單位的統一領導管理下，對各自承包范圍內形成的項目檔案完整、準確、系統負責，2、各參建單位應按照國家歸檔范圍的要求同步完成合同項目文件材料的收集、整理和移交歸檔，3、各參建單位在項目竣工文件收集、整編后，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認并辦理交接手續連同審查記錄全部移交建設單位。

（二）建設單位職責

建設單位是項目建設的法人主體，在項目管理中處于主導地位，檔案部門是項目建設檔案管理的組織核心和管理中樞。

1、成立機構、配備人員落實單位檔案管理職責，同步管理對參建單位進行監管、檢查、指導培訓，

成立檔案室，配備專職檔案員，明確職責。建立以檔案室為核心，各職能部門或參建單位、技術員及各項目專兼職檔案人員為基礎的檔案工作網絡（檔案網絡成員要覆蓋到領導層、管理層、技術層、各崗位）。明確各層級網絡成員職責和相應的考核措施。

對項目檔案工作進行管理和控制2、制定該項目檔案管理制度統一管理制度和業務標準，將文件材料管理要求，納入各參建單位責任制，實行全過程管理。

熟知和掌握國家、行業檔案管理標準、規范，結合工程實際制定本項目的檔案管理標準、制度，真正起到指導實際工作的作用。管理方面：文件歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱利用制度、檔案統計制度、檔案庫房管理制度、檔案保密制度、電子文件管理制度、檔案工作突發事件應急處置預案等。業務方面：項目文件整理規范，檔案分類方案，文件歸檔范圍和檔案保管期限，特殊載體整理規范等。（細化到項目各階段、各專業，每個參建單位都有明確歸檔范圍和歸檔要求）。3、建設單位在簽訂合同時，要明確合同單位的檔案管理責任和檔案的編制質量、歸檔時間、份數及違約責任。

在合同中明確設計、施工、監理等單位的歸檔責任、項目文件的形成質量、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔手續、案卷整理質量要求及違約的責任，并對特殊載體檔案（照片、錄像帶、電子文件等）的歸檔工作做出明確規定。包括：設計合同、監理合同、施工合同、設備監造或購買合同，前期沒有約定的后期要簽訂補充協議或合同。建設單位的合同登記簿必須歸檔。（收集合同的依據，保證管理控制所有合同）

4、組織監理單位對各單位提出的設計變更及執行情況進行匯總、審核、提交設計單位編制竣工圖。

組織監理單位匯總、審核設計更改執行情況，并提交設計單位編制竣工圖。5、建設單位在竣工文件收集、整編后，應組織竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認并辦理交接手續連同審查記錄全部移交建設單位檔案管理部門。

5、申報和組織檔案專項驗收按照規定審查項目檔案，檔案的內在質量和整理質量達到齊全完整系統的標準要求后，申報和組織檔案專項驗收，組織建設單位、監理單位、設計單位、施工單位等形成項目檔案管理情況總結報告，組織召開檔案專項驗收會議。（三）勘測設計單位職責1、應按合同約定，收集整理工程地質、地形測量、水文、氣象等設計基礎文件（原址、原貌照片、錄像等）。2、可行性研究、初步設計階段文件材料。3、技術交底、圖紙會審、設計優化等。4、施工圖。5、按照合同要求，編制竣工圖、竣工圖總說明和各專業編制說明6、匯總設計變更通知和執行單匯總一覽表（監理審核確認）。設計變更單組卷保持問題的完整、閉環。7、經項目設計總負責人審核簽字后移交，對合同約定范圍內檔案的形成質量和整理質量負責。（四）監理單位職責1、將設計、施工、調試單位形成文件質量和案卷質量納入工程質

量監控范圍，負責各參建單位移交檔案的質量進行審核確認并簽署審核意見后向建設單位移交。2、按照合同約定，對項目監理活動中形成的文件收集整理，向建設單位移交。3、監理文件按要求整理組卷、經項目總監理工程師審核簽字后移交，對合同約定范圍內檔案的形成質量和整理質量負責。（五）施工、調試單位職責1、按合同負責承建范圍內施工、調試文件的收集整理立卷，經監理單位審核簽署意見后，向建設單位移交，對合同約定范圍內檔案的形成質量和整理質量負責。2、工程分包時，總包單位負責對分包單位的文件材料進行審核，履行簽字手續，對檔案的形成質量和整理質量負責。一級對一級負責。3、負責收集整理實施的設計變更及閉環文件和質量驗收文件，質量缺陷及整改閉環文件和驗收文件（照片），經監理單位審核后，移交建設單位。（六）總承包單位職責

1、按照合同約定的總承包范圍，對承包范圍項目實施管理并對檔案的形成質量和整理質量負責。2、應設立項目檔案管理機構和網絡，制定管理制度，對分包單位檔案進行檢查、指導。3、對各分包單位的文檔進行匯總，整理立卷、編目，經監理審核后，向建設單位移交。4、檔案管理責任和承包范圍工程的質量、安全、技術等業務要求的責任相一致。（七）工程質量監督站職責

對各承包商交工技術文件的完整性和準確性進行最終審查驗收，并督促各參建承包商完成工程質量評定等質保材料，確保其完整性和準確性，

四、項目文件形成質量的控制措施

（一）文件材料歸檔列入各項合同和協議建設單位要將檔案管理要求列入各參建單位的合同中，明確各項內容和要求，明確歸檔的內容、份數、時間、責任人及違約責任等。（二）組織檔案培訓建設單位在項目開工時要及時組織各參建單位學習國家、行業有關檔案工作的法律法規、標準規范，了解掌握項目文件形成、收集、整理、歸檔工作中的要求，明確在項目檔案管理職責和要求，掌握檔案整理收集、整理、組卷的技能和方法。

（三）各參建單位檔案工作實行三納入、四參加：檔案工作“三納入”

1.納入項目管理和工作程序2.納入領導工作議程3.納入有關人員崗位責任制

檔案人員“四參加”1.參加重要施工和設備標的招標工作2.參加與項目建設相關的會議及質量檢查3.參加設備開箱4.參加工程竣工驗收（四）制定檔案管理辦法明確歸檔范圍和質量要求，

依據國家和行業規定和標準，制定該建設項目檔

案的管理制度和技術規范，特別要具體的、明確的提出文件材料的歸檔范圍和質量要求

明確勘探設計、施工、監理、設備監造、調試等所有參建單位歸檔的具體文件內容和數量，

及內容完整、簽署完備、載體形式的質量要求。

歸檔要求內容包括歸檔的范圍、歸檔的份數、歸檔的手續、歸檔的時間及檔案分類組卷、整理

標準等。（五）開展項目文件交底

在施工單位進場后配合技術交底，組織項目文件交底工作，進一步明確施工單位開展項目管理工作的內容、流程及項目文件歸檔要求等，做好文件形成質量的源頭控制。（六）實施過程跟蹤檢查

各參建單位要結合工程質量、安全、進度等檢查，同時對施工單位項目文件的形成、積累情況進行檢查，提出書面整改意見，跟蹤檢查整改情況。對整改不力，整改不到位的情況及時形成《整改通報》或《工程檔案工作簡報》，并根據具體情況實行責任考核，促進項目檔案工作。

（七)會議上調度和通報檔案工作情況

各參建單位要在工作會議、例會上、安全、質量等會議上，調度和通報文件材料管理情況，加強項目文件管理工作的過程管理，對各單位施工文件中存在的問題及時發現、及時通報，明確整改要求，舉一反三，避免類似問題重復發生。(八）檔案部門參與工程付款簽字，設立檔案保證金

建設單位要采取“檔案部門不簽字，財務部不支付工程款”的措施，或執行檔案保證金制度，將一定比例的合同結算金額作為檔案保證金，確保參建單位移交項目文件的完整性、準確性和系統性。

五、項目文件材料管理要求及檔案質量標準（一）項目文件收集的范圍和時間1、項目中形成的文字、圖表、音像、光、磁介質等各種形式、各種載體的記錄，具有保存價值的都應收集歸檔。2、前期、施工、竣工、驗收、生產準備等辦理完畢及時歸檔。3、設備、物資、儀器等應在開箱驗收時登記歸檔，再履行借閱手續或提供復印件為現場利用。4、施工、調試單位形成的文件材料，在單位工程完工后歸檔。5、監理或監造單位形成的文件材料，可按階段歸檔。6、歸檔的份數應在合同中約定。（二）項目文件質量要求

1.項目文件應齊全、完整、準確、系統，簽章手續完備，內容真實可靠，與工程實際相符。2.項目文件應為原件，因故無原件歸檔的永久保存的文件，提供單位應在復印件上加蓋公章。3.項目文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應符合GB/T11822的規定。

4.由分承包單位形成的文件，發包單位應負責審核并簽字，由勞務分包形成的文件，發包單位應對形成文件承擔全部的質量責任并簽字確認，否則視為無效文件。5.用于記錄的專業施工與驗收表格式文件，應符合現行國家和行業標準的格式，沒有填寫內容的空白格應劃線或加蓋“以下空白”章，以示閉環。6、文件的記載內容和簽署手續必須與工程進展的時間、地點、責任人一致，杜絕事后編造。如監理日志、竣工圖審核和簽字普遍存在事后、代簽問題。

（三）項目檔案質量要求

總體要求

檔案的形成數量要齊全檔案的反映內容要完整、準確

檔案的簽署完備、有效檔案的整理系統、規范1、項目檔案的齊全性：

按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》和行業有關規范所確定的內容，將項目建設施工過程中應歸檔的項目文件收集齊全。--從工程質量驗收范圍劃分表出發，檢查質量驗收劃分表中所有單位工程項目是否全部歸檔；--從每個單位工程出發，檢查單位工程綜合管理文件、施工記錄文件、質量驗收文件是否齊全；按施工各工序形成的每份文件是否齊全；--從單份文件出發，檢查每份文件是否完整、規范，是否存在缺張少頁現象、是否存在缺少附件現象、是否缺少相應的閉環文件。（文件的附件、附表）2、項目檔案的完整性：

主要指的是項目建設全過程中各階段、各步驟、各工序形成的內容要保持連續、完備、齊整，有始有終，不能有頭無尾。請示與批復完整，會議通知與會議文件完整，更改單與執行單完整，正文與附件完整。

3、項目檔案的準確性:

檔案內容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設過程，做到圖物相符，技術數據準確可靠，簽章手續完備。施工管理文件中的文字內容、施工記錄數據、總體與局部形成的文件內容、設備圖紙與安裝記錄、竣工圖與現場實際都應準確并與實際相符合，竣工圖的編制符合國家和行業要求。

第一、竣工圖編制時間竣工圖是工程的實際反映。為確保竣工圖的編制質量，要做到邊建設邊編制竣工圖。以單項工程為單位，按單位工程分階段編制竣工圖。一般在每個單項工程中，竣工圖繪制與工程交工驗收的時間差，應不大于一個月內完成。當結構工程完成后，基礎竣工圖；當安裝工程完成后，結構竣工圖都應在一個月內繪制完成。

第二、竣工圖編制依據竣工圖編制以施工圖為基礎，依據設計、施工、監理、調試、建設單位審核簽認的設計變更通知單、涉及圖紙變更的工程聯系單、設計更改的有關文件以及現場施工驗收記錄和調試記錄等編制竣工圖。

設計單位提供的設計變更文件有：設計變更單、補充設計圖、修改設計圖、技術交底圖紙和會審記錄、各種技術會議記錄及其他涉及設計變更的文件材料；施工單位提供的設計變更文件有：隱蔽工程驗收單、工程聯系單、技術核定單、材料代用單等

收集齊全并匯總竣工圖修改的依據材料第三、竣工圖的編制要求1、竣工圖修改到位、簽章手續完備，與竣工驗收時實際情況相符2、建設單位對竣工圖的編制深度和出圖范圍等要求在合同中約定3、施工圖沒有變動的，由施工單位在原施工圖上逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，4、施工圖有一般設計更改，在原圖上進行更改的，由施工單位更改并進行標注后，逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，5、凡重新出圖的，由編制單位逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，由編制單位、監理單位按要求分別簽署“竣工圖章”。

竣工圖編制要特別做到整體閉合編制所有設計變更單與執行單對應匯總一覽表，

包括：該項目總的更改數量及每項更改單執行情況按專業或時間順序從第一張更改單與執行單，一直排列到最后一張匯總。由竣工圖編制單位負責

第四、竣工圖審核及竣工圖章竣工圖作為工程交工驗收的條件之一，不符合要求的不能交工驗收。竣工圖編制完成后，由建設單位組織編制單位、監理單位、質監部門進行審核或“三方會審”，形成會審意見，并整改合格后向建設單位移交。

“竣工圖章”樣式符合國家和行業標準要求

4、項目檔案的有效性：

歸檔文件是否是原件，文件形成的程序是否有效，是否嚴格按施工工序和驗收程序填寫，文件的簽字印章是否完備，文字字跡、文件制成材料是否有效，施工文件的用表、施工文件的簽署程序是否符合國家、行業現行標準、規范的要求等。5、項目檔案的系統性:

是否遵循文件形成規律和成套性特點，保持文件之間的有機聯系，按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行了科學分類，合理組卷，做到編目、編號、裝訂規范。六、項目文件組卷要求、方法和排列

（一）組卷要求1、按文件形成規律，保持項目的成套型和問題的完整性項目檔案的整理排列結果，就是項目建設過程進展順序、內容質量、驗收等全過程的真實記錄的再現，反映項目的完整性、成套型。2、把相互聯系的文件材料按有機聯系組成案卷，一卷的問題相對完整，根據數量選擇厚度，2-6cm。請示與報告閉合，正文與附件、更改通知單與執行單閉合，質量缺陷與整改驗收閉合，會議通知與會議全部材料閉合。3、獨立成冊的保持原貌，不宜拆開。

（二）組卷的方法1、前期文件、項目管理文件竣工驗收文件及生產準備文件應按階段、問題、時間組卷。2、設計文件應分階段、按專業的卷冊順序組卷，設計更改文件應按專業、時間組卷。3、施工文件按單位工程組卷。4、調試文件按階段、專業組卷。5、質檢站文件按階段、專業組卷。6、監理文件按階段、時間組卷。7、原材料質量證明文件按分專業按材料種類、型號組卷。8、設備文件分專業、按型號組卷。（三）文件排列1、卷內文件應批復前請示后，正文前附件后，審批前報批后，文字前圖紙后。2、單位工程文件按三部分：單位工程管理文件、施工記錄和試驗報告、質量驗收文件順序排列。

3、單位工程管理文件

單位工程管理文件：應按審查簽字頁、開工審批、施工方案/措施/作業指導書及交底記錄、設計更改及材料代用通知單登記表、設備、材料出廠試驗報告及質量證明文件登記表、所用計量器具登記表、竣工驗收報告等順序排列。

施工記錄文件按施工工序排列，強條執行記錄排在施工記錄之后排列

4、質量驗收文件排列

施工質量驗收文件，應按單位工程質量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質量驗收排列。報驗單、驗收表在前，與之相應的支撐性記錄在后。5、設計變更文件單獨組卷排列

應分專業按流水編號順序排列

每個專業的設計變更必須：第一，變更執行情況匯總表，第二，設計更改文件按編號排列，同時附有執行情況閉合記錄依次排列。第三，工作聯系單也可單獨組卷。其案卷排在設計變更案卷之后。6、原材料質量證明文件排列

分專業、按材料種類、型號整理排列卷內文件按質量跟蹤記錄、原材料進場報驗單、出廠質量證明文件、復試委托單及復試報告順序排列。7、監理文件按照管理性文件、監理日志、監理記錄、監理月報、監理會議、監理總結等順序排列。8、機組調試、試驗文件，按管理性文件、調試記錄、調試質量驗收文件排列。9、設備文件按質量證明、開箱驗收、設備技術文件及隨機圖紙、安裝調試、運行記錄等循序排列。

七、案卷編號編目

（一）頁號編寫1、有書寫內容的編頁號，單面在右下角，背面在左下角，2、按“卷”裝訂的一卷一個（整體），流水號從1開始編頁號，3、按“件”裝訂的，每一件從1編號，每件之間頁號不連續。（二）卷內目錄編寫按文件登記形成的目錄1、序號：一個文件一個序號，按順序填寫，2、文件編號：填寫文號或編號、圖樣編號，3、責任者:文件的形成單位的全稱或規范簡稱，合同填寫主要責任方，多作者的填寫第一責任者。

4、文件題名（查找利用的主要線索）

填寫文件的全稱，按單位工程整理的，應填寫單位工程名稱，一般包括3要素：單位工程名稱+文件內容+文種，常有的寫成：通知、會議紀要、使用說明書不填寫就查找不到

文件題名要體現文件的唯一性特點。5、日期：文件簽署蓋章的日期。6、頁號（頁數）案卷裝訂：填寫文件首頁頁號，最后一份文件填寫起止頁號。按件裝訂：填寫位份文件的總頁數。7、備注：與照片的參見號等。

第一、文件題名

文件級目錄—檢索工具有獨立的名稱，內容相對完整，能獨立利用

第二、文件題名要反映文件的完整性1、目錄中有請示，排列在其前面的一定是批復。請示、批復必須閉合，有批復的一定有請示，有請示無批復的，原則上按最低保管期限存。2、目錄中的會議通知，排列在后的是一組會議日程、會議簽到、會議材料、會議紀要等。3、目錄中變更通知單，對應變更執行單。（三）案卷封面編寫1、可采用外封面和內封面兩種形式2、案卷題名：根據組卷方式和卷內文件的內容擬寫題名案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。

對于按單位工程組卷的，題名由“項目名稱（機組名稱）、單位工程名稱、卷內文件內容和文種”組成，如XX電廠二期工程主廠房地下結構工程混凝土澆筑養護記錄。

單位工程卷內文件擬寫題名時應在文件名稱前加單位工程名稱及分部、分項工程、檢驗批的名稱。3、立卷單位：也是組卷單位的全稱。4、起止日期：填寫卷內文件最早的日期與最晚日期。5、保管期限：按保管期限表的規定填寫。6、密級：按文件的最高密級填寫。7、檔號：由類別號、項目代號、分類號、案卷號組成。（四）案卷脊背

由建設單位統一規定格式和內容，由立卷單位填寫《科學技術檔案案卷構成一般要求》GB/T11822—2008（五）卷內備考表

應標明案卷內全部文件總件數、總頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

1、立卷人，應由立卷責任者簽名。

2、立卷日期，應填寫完成立卷的時間。

3、檢查人，應由案卷質量審核者簽名。

4、檢查日期，應填寫案卷質量審核的時間。

5、互見號，應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號并注明其載體類型。

6、檔號，按同上要求填寫

7、卷內備考表，應排列在卷內全部文件之后，或直接印制在卷盒內底面。

八、照片檔案管理要求

（一）要求1、主題突出：通過拍攝事件的人物、場面、點、面、反映活動或事件的一組照片，2、項目建設的原始地形地貌，重大活動列入收集范圍，3、照片檔案按內容由各承包單位同時拍攝、收集整理移交，4、各承擔單位應將建設過程的工程照片（隱蔽工程、關鍵節點、重要工序、施工質量、設備缺陷等）及時收集與紙質檔案一并移交。5、數碼照片歸檔時，數碼底片應復制在光盤上與紙質一起歸檔，一式三套。（二）整理照片分類可與相同內容紙質檔案一致或按行業標準，1、照片應分類，按形成時間、照片順序排列裝冊，（SA）2、施工單位形成的照片檔案應分專業按單位工程排列裝冊，3、監理單位形成照片檔案應分階段，按問題排列裝冊。（三）照片檔案編目

照片檔案按張編目，填寫題名、照片號、光盤號（底片號）參見號等，1、題名：應填寫照片的主題內容，反映一項活動、工程進度、質量的主題內容，2、照片號：反映分類號和排列順序號，3、底片號：照片對應的底片（或光盤）編號，4、參見號：填寫內容相同對應紙質檔案的編號，5、時間：拍攝年月日。6、攝影者：拍攝人姓名、職業等。7、文字說明：應準確、簡明揭示照片畫面的內容，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者等六要素，人物標注到哪排，坐3或右4，單位、職務、姓名等。8、填寫冊內目錄、備考表，9、建立照片檔案專題目錄。

九、常見問題解析（一）文件形成方面問題1、文件名稱填寫不規范不統一：應填寫工程名稱全稱，要揭示單位工程、分部、分項、檢驗批的名稱，要與合同或招標文件中的工程名稱一致。工程項目名稱+單項工程（專業）/裝置名稱+文件類型

2、驗收表格填寫不閉環—缺少劃線

正確的做法。驗收記錄表的填寫，無此項內容的打“/”來標注，不得空缺。

∕／／／驗收表格填寫不閉環—未標示“以下空白”

正確的做法：驗收記錄表中沒有填寫內容的空白格應標注“以下空白”，以示閉環。

3、簽名潦草無法辨認，正確的做法：

簽名工整、清晰、可辨認，不準代簽，不得使用印章代替。手工書寫必須用藍黑或碳素墨水。

4、簽名存在打印或代簽現象，正確的做法：手簽、簽名工整、清晰可辨認，不準代簽，不得使用印章代替。手工書寫必須用藍黑或碳素墨水。5、對有復驗的材料，沒有寫明復驗報告編號該圖沒有填寫焊接材料的復檢報告編號、焊工證號。手寫部分是后來補充填寫的。

6、施工方案、作業指導書的交底記錄不全，沒有交安全和質量強條7、檢測報告未蓋CMA檢測專用章正確的做法，既有左下角的報告專用章，又有CMA檢測專用單。8、強條學習培訓人員少，沒有全員培訓，且參加培訓人員簽名未手簽。9、安裝測量記錄未標注測量儀器下圖是錯誤做法，漏寫測量儀器，手寫部分是后加的。10、施工單位名稱填寫不規范，隨意縮寫

正確的做法：施工單位、分包單位（若有）的名稱填寫單位的全稱，應與合同簽章上的單位名稱一致。11、日期填寫不規范或空白不填

應該日期規范填寫，年度部分填滿4位，月份、日期各填滿2位

(二）文件內容完整性:

1、設計更改（聯系）文件未閉環設計變更通知單與設計變更執行反饋單變更單在前，反饋單在后一一對應，

2、工程質量整改文件未見閉環文件

正確的做法如下：兩者一一對應，整改要求在前，整改閉環情況在后。

工程質量整改要求（如質量監檢記錄、報告）與整改閉環情況記錄3、缺陷處理文件未見閉環文件。正確的做法如下：兩者一一對應，通知單在前，處理后的報驗單在后。設備缺陷處理通知單--設備缺陷處理報驗單--設備缺陷處理報告4、安裝測量記錄未標注測量儀器5、施工機械、工器具、計量器具的檢定證書已過期、卻沒有重新檢定6、強制性條文執行情況檢查表歸檔不齊全強條執行中保溫材料復檢抽樣記錄未寫明所在卷冊號，文件不可追溯，后來手寫補上。（三）文件組卷方面

1、原材料進場報審單與出廠質量證明文件、復試委托單、復試報告歸檔不齊全，文件的可追溯性缺失。正確的做法如下：進場報驗單--出廠證明文件--復試委托單--復試報告正確的做法是填寫附件名稱，并附在報審文件之后。2、報審文件的附件缺失或不全3、報審特殊工種人員的證書比所列清單少，排列的順序混亂4、時間邏輯關系錯誤--開工報告時間與支撐文件的時間邏輯關系錯誤5、原材料出廠質量證明文件不能滿足歸檔要求。

鋼筯、水泥等質量證明的復印件經簽署“原件存放處”、“簽名”、“日期”（鋼筯質量證明復印件還需標明“（爐）批號”、“進貨數量”）等五個要素并加蓋單位公章后，視為合格件，滿足歸檔要求。

以上五個要素統一采用如下方式簽署：在復印件的相對空白處加蓋紅色方章，手寫簽署。6、原材料進場報審單與出廠質量證明文件、復試委托單、復試報告整理不歸范，如按文種整理組卷，割裂了文件之間的內在聯系。7