辦公自動化主講：電氣信息工程學院牛瑩1第1章辦公自動化概述2本章目錄

1.1辦公自動化的發展狀況1

1.2辦公自動化的定義、特點與模式2

1.3辦公自動化系統的要素和目標3

1.4辦公自動化系統的功能41.5辦公自動化系統的層次模型5

1.6辦公自動化系統的安全與保密63

辦公自動化是信息化社會的必然產物，也是一門多種科學技術和設備的綜合運用，因此，辦公自動化過程實際上是多學科、多技術、多種設備綜合運用的過程。

1.辦公自動化是多學科的綜合實現辦公自動化的理論支持是一種多學科的綜合運用。其中經常涉及到的主要學科有行為科學、管理科學、系統科學、社會科學和人機工學等等，此外，還有其他一些軟科學理論，如管理心理學、人群素質學、辦公環境學等等。1.1辦公自動化的發展狀況42.辦公自動化是多技術的綜合辦公自動化系統無論是操作層的事務型辦公系統，還是最高層的決策型辦公系統，都是一個多種技術綜合運用的系統。主要技術通常包括：（1）計算機技術：包括多種硬件技術，如各種信息的輸入、轉換、存儲、處理、加工和輸出等；多種軟件技術，如文字處理、圖形圖像處理、數據處理、分布處理技術、數據庫技術、方法庫、模型庫和知識庫技術等。（2）通信技術：包括電信技術和網絡技術。（3）自動化技術：包括復印技術、激光照排和激光打印技術以及輕印刷系統技術等。5

辦公自動化(OfficeAutomation，OA)，是20世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加的背景下，發展起來的一門綜合性學科。是信息化社會最重要的標志之一，它將人、計算機和信息三者結合為一個辦公體系，構成一個服務于辦公業務的人——機信息處理系統。

1.1辦公自動化的發展狀況1.1.1辦公自動化的6

人類辦公活動是隨著人類的生產活動產生和發展的。隨著生產力和科學技術的發展，人類辦公活動經歷了三次變革，辦公工具也從人類正式辦公活動開始的農業時代使用的“老三件”（紙、筆和算盤），發展到第二次工業革命時代使用的“老三機”（打字機、電話機和電傳機），第三次工業革命時代使用的“新三機”（復印機、傳真機和微縮設備）；再到如今信息時代的以計算機、各種通信設備，以及功能強大的智能化辦公設備。1.1.1人類辦公活動的發展7

第一次變革：“老三件”（紙、筆和算盤）拋棄了原始落后的鐵制、石制的雕刻、繪畫文字的工具，使信息和文字的生成、存儲和輸出發生了具大變化。支持這種具大變化的技術是造紙術和印刷術。

第二次變革：以“老三機”和“新三機”為代表，是人類社會進入工業時代的標志，也是近代人類文明的象征。

第三次變革：以信息社會的“3A”革命——辦公自動化（OfficeAutomation）、工廠自動化（FactoryAutomation）、家庭自動化（HomeAutomation），以三大類辦公自動化設備和四大支持技術為代表。

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1.以數據處理為中心的傳統辦公系統階段（1977年以前）

2.以工作流為中心的辦公自動化系統階段（1977年—1982年）3.以知識管理為核心的辦公自動化系統階段（1983年—至今）1.1.2國外辦公自動化的發展概況9

第一階段：1985年以前，是我國辦公自動化發展的準備期。主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如傳真機、打字機、復印機等。

第二階段：1985年—1990年，是我國辦公自動化系統的發展期。主要標志是辦公過程中普遍使用計算機和打印機。

第三階段：1990年至今，是我國辦公自動化系統完善普及期。主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用。1.1.3我國辦公自動化的發展101、、起起步步較較慢慢，，還還停停留留在在使使用用沒沒有有聯聯網網的的計計算算機機，，僅僅僅僅使使用用MSOffice系系列列、、WPS系系列列應應用用軟軟件件以以提提高高個個人人辦辦公公效效率率。。2、、已已經經建建立立了了自自己己的的網網絡絡，，但但沒沒有有好好的的應應用用系系統統支支持持協協同同工工作作，，單單位位內內部部員員工工通通過過電電子子郵郵件件交交流流信信息息，，實實現現了了有有限限的的協協同同工工作作，，但但產產生生的的效效益益不不明明顯顯。。3、已經建建立了自己己的網絡，，使用經二二次開發的的通用辦公公自動化系系統，能較較好地支持持信息共享享和協同工工作，與外外界聯系的的信息渠道道暢通；通通過Internet發布、、宣傳單位位的有關情情況，已經經對單位的的管理產生生了明顯的的效益。現現在正著手手開發或已已經在使用用針對業務務定制的綜綜合辦公自自動化系統統，實現科科學的管理理和決策，，增強單位位的競爭能能力，使企企業不斷發發展壯大。。目前各個單單位辦公自自動化程度度有所不同同，大致分分為三種情情況：111.2辦辦公自動動化的定義義、特點與與模式1.2.1辦公公自動化的的定義季斯曼（M.C.Zisman，美國國麻省理工工學院教授授）定義：：辦公自動化化就是將計計算機技術術、通信技技術、系統統科學與行行為科學應應用于傳統統的數據處處理技術難難以處理的的數量龐大大且結構又又不明確、、包括非數數值型信息息的辦公事事務處理的的一項綜合合技術。12我國專家的的定義：辦公自動化化是利用先先進的科學學技術，不不斷使人的辦辦公業務活活動物化于于人以外的的各種設備中，并且且這些設備備與辦工人人員構成服服務于某種目標的人人——機信信息處理系系統。一個完整的的辦公自動動化系統，，應當包括括信息采集、、信息加工工、信息傳傳輸和信息息保存四個環節，分分為三個層層次：事務務型、信息息管理型和決策支持持型。131.2.2辦公公自動化的的特點集成化：軟硬件及網網絡的集成成、人與系系統的集成成，單一辦辦公系統同同社會公眾眾信息系統統的集成。。智能化：面向日常事事務處理、、輔助人們們完成工作作。多媒體化：：對數字、文文字、圖像像、聲音和和動畫的綜合處理。。運用電子數數據交換：：通過計算機機網絡，在在計算機間進行交換換和自動化化處理。14辦公自動化化的目的：：盡可能充分分利用信息息資源，提提高生產率率、工作效效率和質量量，輔助決決策，取得得更好的經經濟效果，，以達到既既定（即經經濟、政治治、軍事或或其它方面面的）目標標。辦公自動化化的作用：：實現辦公活活動的高效效率、高質質量。實現辦公信信息處理的的大容量、、高速度。。實現辦公活活動的智能能化。151.個人人辦公自動動化個人辦公自自動化指支支持個人辦辦公的計算算機應用技技術，這些些技術包括括文字處理理、數據處處理、電子子報表處理理以及圖像像處理技術術等內容。。2．群體辦公自自動化群體辦公自自動化用來來支持群體體間的動態態協同辦公公，一般是是指針對越越來越頻繁繁出現的跨跨單位、跨跨專業和超超地理界限限的信息交交流和業務務交匯的協協同化自動動辦公的技技術和系統統。辦公自動化化的兩種模模式：16辦公信息系系統的類型型政府型：其職能主要要是保證政政令、法令令的暢通與與實施。事業型：適用于學校校、研究所所、公共事事業單位，，其人事、、財務、后后勤等職能具有很很多共性，，專門的子子系統如教教務、醫務務、科研管管理需單獨開發。。企業型：其職能分為為生產管理理和決策管管理，辦公公信息處理理應圍繞生生產管理（如生產產計劃、原原料供應、、生產組織織、庫存管管理、財務務管理等）進行。。經營型：以經營管理理為主，包包括市場需需求、商品品流通、供供銷渠道、、客戶服務、市場場信息反饋饋、預測決決策等，商商業公司、、服務業、、銀行、保險公司等等。專業型:面向各種專專業人員，，如律師、、會計師等等使用的辦辦公信息系系統。案例型：以案例為主主要業務，，如法院的的訴訟裁決決系統、公公安局的案案例分析系統等，，均需數據據庫和決策策支持系統統的配合。。控制型：主要供測試試控制中心心、計算中中心、衛星星發射中心心等單位使使用。事務型：突出以某項項業務性處處理和文字字處理為主主的辦公信信息系統，，如訂單處理系統統、訂票系系統、進出出口商品商商檢系統等等。171.3辦公自動化化系統的要要素、目標標及發展趨趨勢辦公自動化化系統組成成要素有：：辦公人員員、技術工工具、辦公公機構、辦辦公制度、、辦公信息息和辦公環環境六要素素。18辦公自動化化系統目標標：（1）提供供電子郵件件功能（2）支持持協同工作作和移動辦辦公（3）完整整的安全性性控制功能能（4）滿足足公文及會會議程序（5）具有有完善的檔檔案管理功功能（6）集成成Internet（7）系統統界面友好好，使用方方便19辦公自動化化的發展趨趨勢辦公環境網網絡化辦公操作無無紙化辦公服務無無人化辦公業務集集成化辦公設備移移動化辦公思想協協同化辦公信息多多媒體化20辦公自動化化的發展趨趨勢可以總總結為：辦辦公自動化化設備向高高性能、多多功能、復復合化和系系統化發展展；辦公系系統向數字字化、智能能化、無紙紙化、綜合合化發展；；多媒體技技術在辦公公自動化領領域中將得得到進一步步發展；網網絡通信在在辦公自動動化系統中中的地位進進一步加強強，全球網網絡體系將將逐步完善善。21辦公自動化化對現有辦辦公體制的的影響（1）辦公公系統與設設備的自動動化，促使使辦公內容容、方式、制度度的變化。。（2）辦公公信息流的的網絡化，，促使辦公公組織結構構從層次型向網網狀型變化化。（3）辦公公新技術的的使用，促促使辦公人人員知識結結構向更高層次次的變化。。（4）辦公公自動化系系統，促使使領導決策策向更科學學化和更民主化化的變化。。221.4辦辦公自動動化系統的的功能業務信息管理人員權限管理領導日程管理個人辦公管理部門事務處理文檔資料管理會議管理公文管理辦公自動化系統辦公自動化化系統的基基本功能23文字處理（錄入、編編輯文字；；文檔版式式編排；表格制作；；文檔的智智能檢查、、使用模板文檔）數據處理（快捷數據據錄入、根根據數據快快速生成圖形圖表；；數據統計計）語音處理（聲音輸入入、語音合合成、語音音識別）圖形和圖像像處理（輸入、存存儲和編輯輯、輸出及及傳送、圖形形識別）文件處理（收發文件件管理、文文件輸入和和存儲、郵件處理））通信功能電子日程管管理電子行文辦辦理視頻會議24在網絡辦公公環境下，，一個完整整的辦公自自動化系統統應具有七七個方面的的集成化功功能：建立立內部通信信平臺、、建立信息息發布平臺臺、工作作流程自動動化、文文檔管理自自動化、、輔助辦公公自動化、、業務信信息集成、、實現分布布式辦公。。辦公自動動化系統統的集成成功能25辦公自動動化人員員的技能能要求信息檢索索文稿處理理表格繪制制數據處理理圖表創建建幻燈片制制作文件共享享網絡發布布辦公設備備應用26小張是我我國某外外資公司司人力資資源部人人才科的的一名辦辦公室人人員，其其工作職職責是協協助科長長做好企企業在各各個階段段、各種種形式的的人才招招聘、錄錄用與崗崗前培訓訓工作。。27日期/星期工作內容工作成果形式所需技能3月2日/星期一為2月底中層干部培訓制作活動紀要文檔，并將其發布到公司內網一個附培訓活動照片的文檔圖片處理、文檔制作、網上信息發布3月3日/星期二為公司3月中旬即將召開的“2010年全國高校校園招聘會”制作相關文檔招聘簡章、公司情況簡介、求職人員申請表圖文處理、表格制作、幻燈片制作3月4日/星期三向部長呈交目前公司人力資源狀況表制作并打印2月份人力資源月報表表格設計、報表制作3月5日/星期四收集下半年各部門人員培訓需求信息10年下半年公司人員培訓計劃匯總表文件共享、數據匯總3月6日/星期五根據科長要求，分析員工的結構比例相關的餅圖、數據透視表、分析報告數據分析、圖表制作281.5辦辦公公自動化化系統的的層次模模型辦公管理理信息系系統的層層次可分分為三級級結構，，即事務務型OA系統、、管理型型OA系系統、決決策型OA系統統。事務型OA系統統包括基基本的辦辦公事務務處理系系統和機機關行政政事務處處理系統統兩大部部分。管理型OA系統統除了具具有事務務型OA系統的的全部功功能外，，主要增增加了管管理信息息系統(MIS)的功功能。決策型OA系統統(DSS)除除了應具具有前兩兩種模式式的功能能外，還還具備決決策或輔輔助決策策功能。。29事務型辦辦公自動動化系統統通常以文文字對象象為主的的（例如如文字處處理、公公文管理理、檔案案管理、、編輯排排版和印印刷等））統稱為為文字處處理工作作。一般般由計算算機的軟軟硬件系系統、基基本辦公公設備、、簡單通通信設備備和事物物處理數數據庫組組成。管理型辦辦公自動動化系統統除具備事事務型辦辦公的全全部功能能以外，，主要是是增加了了對信息息的管理理功能，，側重于于完成本本部門的的信息管管理，不不僅具備備事務型型辦公自自動化的的全部設設備外，，通常還還廣泛地地使用計計算機網網絡系統統和管理理信息數數據庫。。決策型辦辦公自動動化系統統決策支持持功能即即對辦公公部門在在諸如計計劃平衡衡、發展展規劃、、效益預預測、結結構分析析等有關關國民經經濟和企企業發展展方面，，起到決決策支持持作用。。30一個完整整的辦公公自動化化系統除除了具有有操作層層的事物物處理、、管理層層的信息息管理以以外，原原則上還還應具有有最高層層的決策策支持，，而且決決策能力力的大小小也反映映了自動動化水平平的高低低。狹義義的辦公公自動化化多指事事務型和和管理型型辦公系系統，這這種系統統以基礎礎數據庫庫和專業業數據庫庫為主，，雖然也也是決策策分析的的基礎，，但作為為提供真真正的決決策支持持還是遠遠遠不夠夠的。因因此，只只有在此此基礎上上加上模模型庫、、方法庫庫、歷史史資料庫庫，使得得決策的的類型由由結構化化上升到到非結構構化，并并進一步步發展成成為知識識庫系統統和專家家系統以以后，才才能實現現真正意意義上的的辦公自自動化。。31辦公自動化系系統組成辦公自動化系系統，應當包包括辦公自動動化硬件系統和辦公自動化化軟件系統兩部分。辦公自動化軟軟件可以分為為兩大類：基基礎軟件、應應用軟件。32辦公自動化硬硬件系統劃分分（1）按應用用特性可分為為行政辦公、、秘書辦公、、電子郵件、、遠程通信。。（2）按信息息在辦公業務務活動中的信信息采集、信信息加工、信信息存儲、信信息傳遞等不不同環節可分分為信息處理理設備、信息息復制設備、、信息演示設設備、信息傳傳輸設備。（3）按設備備本身的性能能可分為：圖圖文數據處理理設備和圖文文數據傳送設設備。其中圖圖文數據處理理設備包括計計算機設備、、打印機、復復印機、掃描描儀等。圖文文數據傳送設設備包括圖文文傳真機、電電傳機、程控控交換機以及及各種新型的的通信設備。。33數碼照相機刻錄機34數碼攝像機移動硬盤U盤35復印機碎紙機36加加強系統安安全與保密工工作的必要性性和重要性辦公自動化系系統中輸入、、處理、輸出出的是政府部部門、企事業業單位的有用用信息，都有有非常重要的的經濟和實用用價值以及一一定程度的保保密性要求。。因此，加強強其安全性，，保證其內容容的保密性就就顯得非常重重要。特別是是在現在開放放式的網絡辦辦公環境下，，系統很容易易遭到非法人人員、黑客和和病毒的入侵侵，傳輸的數數據也可能被被截取、篡改改、刪除。加加強系統安全全與保密就顯顯得非常重要要。1.6辦公公自動化系統統的安全與保保密37辦辦公自動化化信息的安全全威脅伴隨著辦公自自動化產品的的應用和發展展，其脆弱性也日益凸顯顯，主要體現現在以下幾個個方面：（1）電子產產品，對抗環環境能力弱（2）數據密密集，分布少少（3）共享與與封閉的矛盾盾（4）任何新新技術都產生生新的安全隱隱患（5）軟件不不可能完美無無瑕（6）信息處處理過程中的的脆弱性38在辦公自動化化系統中，安安全是指為防防止有意或無無意的破壞系系統軟硬件及及信息資源行行為的發生，，避免企業遭遭受損失所采采取的措施，，包括硬件安安全、軟件安安全、數據安安全和運行安安全；保密是是指為防止有有意竊取信息息資源行為的的發生，使企企業免受損失失而采取的措措施。辦辦公自動化化系統安全與與保密的含義義39系系統安全的的標志1、能防止對對信息的非法法竊取；2、預防泄露露和毀壞事件件的發生；3、在毀壞后后的更正以及及恢復正常工工作的能力較較強，所需時時間較短。4、安全保密密系統符合經經濟要求。40數數據保密基基本要求1、數據隱蔽：避免數據被非非授權人截取取或竊取。2、數據完整：根據通信期間間數據的完整整與否，檢驗驗數據是否被被偽造和篡改改。3、發送方鑒別：：證明發送方的的身份以防冒冒名頂替。4、防發送方否認認：在保證數據完完整性有發送送方身份的前前提下，防止止發送方事后后不承認發送送過此文件。。411．人為因素素人為因素是指指系統運行中中由人的行為為造成的不利利因素。2．自然因素素自然因素是指指自然界、環環境等影響造造成的對系統統的不利因素素，如水災、、火災、雷電電、地震、電電磁波等。這這一類因素的的危害主要是是針對系統設設備、存儲介介質、通信線線路等的。3．技術因素素物理方面軟件方面數據方面物理方面軟件方面數據方面辦公自動化系系統安全與保保密的影響因因素42加加強系統安安全和保密的的對策行政措施行政法規、規規章制度社會允許的各各種方式法律措施針對計算機犯犯罪的打擊、、制裁手段軟件保護措施施采用軟件技術術辨別、控制制用戶和對信信息加密物理保護措施施對場地環境和和軟硬件設備備及存儲介質質等保護43為確保辦公自自動化系統的的安全，在系系統安全和保保密控制方面面應采取以下下具體管理制制度。(1)建立立計算機管理理和監察機構構，制定系統統安全目標和和具體的管理理制度。(2)對計計算機系統的的關鍵場所，，如主機房、、網絡控制室室、數據介質質庫房和終端端室，應視不不同情況進行行安全保護，，重要部位應應安裝電視監監視設備，有有的區域應設設置報警系統統。(3)計算算機系統啟用用前進行安全全性檢查，重重要部門的計計算機在啟用用前要報請有有關部門進行行安全保密檢檢查，如有否否計算機病毒毒或邏輯炸彈彈等非法程序序侵入等。(4)執行行主要任務的的機構應該做做到專機、專專盤、專用；；重要數據應應定時、及時時備份。辦公自動化系系統安全與保保密的制度管管理44(5)采用用口令識別、、分級授權、、存取控制等等成熟的安全全技術。(6)進行行安全審計，，掌握非法用用戶訪問或合合法用戶的非非法操作，以以便發現潛在在的問題，及及時制止非法法活動或者對對剛出現的問問題采取補救救措施。(7)禁止止使用來歷不不明的磁盤，，嚴禁玩游戲戲；慎重使用用共享軟件，，盡量不從網網上下載軟件件，來歷不明明的電子郵件件不要隨便查查閱。(8)完整整地制作系統統軟件和應用用軟件的備份份，并結合系系統的日常運運行管理與系系統維護，做做好數據的備備份及備份的的保管工作。。(9)敏感感數據盡可能能以隔離方式式存放，由專專人保管。451．用戶認證證技術利用用戶專有有信息：口令令