1文件控制內容培訓培訓主導部門:體系課培訓員:吳建成培訓時間:2015年12月培訓地點:會議室1文件控制內容培訓培訓時間:2015年12月2什么是文件

文件是一個具有符號的一組相關聯元素的有序序列。文件可以包含范圍非常廣泛的內容。系統和用戶都可以將具有一定獨立功能的程序模塊、一組數據或一組文字命名為一個文件。文件控制指引2什么是文件文件控制指引3文件控制指引什么是文件

一個完整的文件應該包括公司名稱、文件名稱、文件編號、版本號/修訂狀態、正文、頁碼/頁數、編制、審核、批準、日期等內容

3文件控制指引什么是文件4制定文件控制程序的目的規定體系文件及相關文件控制的程序（包括外來文件和法律法規），以確保這些文件在生產及服務中的有效性和正確性。

文件控制指引4制定文件控制程序的目的文件控制指引5文件的適用性:

適用于江蘇晉倫塑料科技有限公司內與管理體系有關的所有文件和資料的控制

文件控制指引5文件的適用性:文件控制指引6文件的分類及定義

手冊(一級文件):描述公司質量/環境方針、質量/環境目標、部門職責、體系結構、程序及質量/環境控制的文件

文件控制指引6文件的分類及定義文件控制指引7文件控制指引文件的分類及定義

程序(二級文件):規定各職能單位為實施質量/環境管理體系要素需采取的活動的文件7文件控制指引文件的分類及定義8文件控制指引文件的分類及定義

圖紙、工作文件（三級文件）：程序文件支持性文件，詳細描述用于指導作業的要求及步驟的文件8文件控制指引文件的分類及定義9

文件控制指引文件的分類及定義

表單(四級文件):表格和記錄9文件控制指引文件的分類及定義10受控文件：蓋有紅色“受控”章或要求編號的質量/環境體系相關文件以及直接使用于生產、檢查相關區域的指導性文件，檢測、生產設備使用的軟件等，受控文件必須經過審批并發行，一般都有紅色“受控”印章標識，此類文件必需作發放回收記錄文件控制指引10受控文件：文件控制指引11非受控文件：只用于參考，限于參考使用。不能直接用于生產的質量/環境體系相關文件將其他作業指導文件，也就是只限于部門內部方便使用的文件，如部門內部的員工考核制度等。此類文件無任何受控標識，此類文件不必做發放回收記錄文件控制指引11非受控文件：文件控制指引12外來文件:包括標準文件、法律法規、客戶文件、客戶圖紙，以“外來受控文件”章標識文件控制指引12外來文件:文件控制指引13文件的分類管理體系文件共分為9類。它包括以下內容：管理手冊、程序文件、工作規范、管理記錄、質量計劃、作業指導書、外來文件、設計文件、企業標準文件控制指引13文件的分類文件控制指引14文件的編寫文件控制指引14文件的編寫文件控制指引15管理手冊由管理者代表編寫

公司的質量環境管理者代表：張振文文件控制指引15管理手冊由管理者代表編寫文件控制指引16文件的編寫

程序文件、工作規范、質量計劃、作業指導書及相對應的管理記錄表單由承擔相應管理職能的各單位負責編寫文件控制指引16文件的編寫文件控制指引17文件的編寫

設計文件、規格書、企業標準由研發課負責編寫

文件控制指引17文件的編寫文件控制指引18文件控制指引文件的編寫

外來文件由營業負責收集、整理并轉交相關單位；技術類標準等外來文件由研發課負責收集、整理。18文件控制指引文件的編寫19文件控制指引文件的審核和批準19文件控制指引文件的審核和批準20文件控制指引文件的批準及審核

為了預防文件不適宜使用,文件評審時,編制單位人員組織關聯部門以及審核、批準人進行評審會簽，并對結果負全責，以確保文件是充分與適宜的。20文件控制指引文件的批準及審核21文件控制指引文件的批準及審核各級文件應按以下權限進行：★管理手冊、程序文件由總經理審核，董事長批準；★工作規范由單位主管/總經理審核，董事長批準；★作業指導書及相應的記錄表格由所屬部門編寫負責人部門部長批準（但是我們公司均是由董事長批準）；★設計文件、規格書、企業標準由研發部負責編寫，研發中心主任審核，總經理批準（但是我們公司均是由董事長批準）。21文件控制指引文件的批準及審核各級文件應按以下權限進行：22文件控制指引文件的發放

發放文件加蓋紅色“受控”、填寫文件發放編號、分發日期后發放，原件存放于公共盤中22文件控制指引文件的發放23文件控制指引文件的發放范圍管理手冊、程序文件的發放范圍為各單位主管；其它文件由發放部門根據需要確定發放范圍23文件控制指引文件的發放范圍24文件控制指引文件的歸檔及銷毀經批準后的文件正本一律交發放部門保存歸檔；當更改文件再重新發放時，應按原發放范圍收回原文件，并在每頁上加蓋“作廢”章，收回的作廢文件除發放部門留存一份原件作為備查外，其余統一進行銷毀24文件控制指引文件的歸檔及銷毀25文件控制指引文件的更改1、填寫《文件更改申請單》，經原審核人、批準人審核批準后交文控予以實施；2、修改版本，改版后版本號應改寫，如原A，改版后應改為B，修改狀態同時全為0。記錄表格更改只作版本號更改，無修訂狀態要求（我們公司不存在修改狀態，即不改版本號的情況）。25文件控制指引文件的更改26文件控制指引文件的評審評審以后不需更改的文件可繼續使用，需要更改的文件應按文件更改的要求實施更改，并再次得到批準、發放，有關評審的過程應作好相應的記錄，以備查考。26文件控制指引文件的評審27文件控制指引外來文件的控制收到外來文件（體系和技術類）時應登記、編號、存檔及發放于相關單位。體系人員人員也應經常查詢有關最新的標準、法律法規，以便及時得到更新27文件控制指引外來文件的控制28文件控制指引電子文檔的管理所有受控文件由編制部門負責做成電子文檔，經部長審核后交總經辦/技術部門保存；顧客提供的電子文檔，由接收部門審核后輸出一份打印件，交總經辦/技術部門存檔供復印分發用。電子文檔也同時交相應部門保存28文件控制指引電子文檔的管理29文件控制指引電子文檔的管理電子文檔文件名由“文件名稱+文件編號+版次”組成。如有一個文件：編號“文件與記錄控制程序_G-PH-A01(L)”，名稱“文件控制程序”。29文件控制指引電子文檔的管理30文件控制指引電子文檔的管理電子文檔文件也應要做到及時更新！

30文件控制指引電子文檔的管理31文件控制指引文件破損/丟失處理

當有文件破損/丟失時，須及時通知發放部門，同時填寫《文件補發申請單》向發放部門申請補發，經發放單位經理同意后補發.文件是公司的機密,丟失文件屬重等級嚴重問題，丟失文件的部門部長和文控員依《部門文員管理制度》進行處罰外,還必需負相應責任。31文件控制指引文件破損/丟失處理32文件控制指引文件與記錄控制程序32文件控制指引文件與記錄控制程序33文件控制指引結束~

謝謝大家！33文件控制指引結束~演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！35文件控制內容培訓培訓主導部門:體系課培訓員:吳建成培訓時間:2015年12月培訓地點:會議室1文件控制內容培訓培訓時間:2015年12月36什么是文件

文件是一個具有符號的一組相關聯元素的有序序列。文件可以包含范圍非常廣泛的內容。系統和用戶都可以將具有一定獨立功能的程序模塊、一組數據或一組文字命名為一個文件。文件控制指引2什么是文件文件控制指引37文件控制指引什么是文件

一個完整的文件應該包括公司名稱、文件名稱、文件編號、版本號/修訂狀態、正文、頁碼/頁數、編制、審核、批準、日期等內容

3文件控制指引什么是文件38制定文件控制程序的目的規定體系文件及相關文件控制的程序（包括外來文件和法律法規），以確保這些文件在生產及服務中的有效性和正確性。

文件控制指引4制定文件控制程序的目的文件控制指引39文件的適用性:

適用于江蘇晉倫塑料科技有限公司內與管理體系有關的所有文件和資料的控制

文件控制指引5文件的適用性:文件控制指引40文件的分類及定義

手冊(一級文件):描述公司質量/環境方針、質量/環境目標、部門職責、體系結構、程序及質量/環境控制的文件

文件控制指引6文件的分類及定義文件控制指引41文件控制指引文件的分類及定義

程序(二級文件):規定各職能單位為實施質量/環境管理體系要素需采取的活動的文件7文件控制指引文件的分類及定義42文件控制指引文件的分類及定義

圖紙、工作文件（三級文件）：程序文件支持性文件，詳細描述用于指導作業的要求及步驟的文件8文件控制指引文件的分類及定義43

文件控制指引文件的分類及定義

表單(四級文件):表格和記錄9文件控制指引文件的分類及定義44受控文件：蓋有紅色“受控”章或要求編號的質量/環境體系相關文件以及直接使用于生產、檢查相關區域的指導性文件，檢測、生產設備使用的軟件等，受控文件必須經過審批并發行，一般都有紅色“受控”印章標識，此類文件必需作發放回收記錄文件控制指引10受控文件：文件控制指引45非受控文件：只用于參考，限于參考使用。不能直接用于生產的質量/環境體系相關文件將其他作業指導文件，也就是只限于部門內部方便使用的文件，如部門內部的員工考核制度等。此類文件無任何受控標識，此類文件不必做發放回收記錄文件控制指引11非受控文件：文件控制指引46外來文件:包括標準文件、法律法規、客戶文件、客戶圖紙，以“外來受控文件”章標識文件控制指引12外來文件:文件控制指引47文件的分類管理體系文件共分為9類。它包括以下內容：管理手冊、程序文件、工作規范、管理記錄、質量計劃、作業指導書、外來文件、設計文件、企業標準文件控制指引13文件的分類文件控制指引48文件的編寫文件控制指引14文件的編寫文件控制指引49管理手冊由管理者代表編寫

公司的質量環境管理者代表：張振文文件控制指引15管理手冊由管理者代表編寫文件控制指引50文件的編寫

程序文件、工作規范、質量計劃、作業指導書及相對應的管理記錄表單由承擔相應管理職能的各單位負責編寫文件控制指引16文件的編寫文件控制指引51文件的編寫

設計文件、規格書、企業標準由研發課負責編寫

文件控制指引17文件的編寫文件控制指引52文件控制指引文件的編寫

外來文件由營業負責收集、整理并轉交相關單位；技術類標準等外來文件由研發課負責收集、整理。18文件控制指引文件的編寫53文件控制指引文件的審核和批準19文件控制指引文件的審核和批準54文件控制指引文件的批準及審核

為了預防文件不適宜使用,文件評審時,編制單位人員組織關聯部門以及審核、批準人進行評審會簽，并對結果負全責，以確保文件是充分與適宜的。20文件控制指引文件的批準及審核55文件控制指引文件的批準及審核各級文件應按以下權限進行：★管理手冊、程序文件由總經理審核，董事長批準；★工作規范由單位主管/總經理審核，董事長批準；★作業指導書及相應的記錄表格由所屬部門編寫負責人部門部長批準（但是我們公司均是由董事長批準）；★設計文件、規格書、企業標準由研發部負責編寫，研發中心主任審核，總經理批準（但是我們公司均是由董事長批準）。21文件控制指引文件的批準及審核各級文件應按以下權限進行：56文件控制指引文件的發放

發放文件加蓋紅色“受控”、填寫文件發放編號、分發日期后發放，原件存放于公共盤中22文件控制指引文件的發放57文件控制指引文件的發放范圍管理手冊、程序文件的發放范圍為各單位主管；其它文件由發放部門根據需要確定發放范圍23文件控制指引文件的發放范圍58文件控制指引文件的歸檔及銷毀經批準后的文件正本一律交發放部門保存歸檔；當更改文件再重新發放時，應按原發放范圍收回原文件，并在每頁上加蓋“作廢”章，收回的作廢文件除發放部門留存一份原件作為備查外，其余統一進行銷毀24文件控制指引文件的歸檔及銷毀59文件控制指引文件的更改1、填寫《文件更改申請單》，經原審核人、批準人審核批準后交文控予以實施；2、修改版本，改版后版本號應改寫，如原A，改版后應改為B，修改狀態同時全為0。記錄表格更改只作版本號更改，無修訂狀態要求（我們公司不存在修改狀態，即不改版本號的情況）。25文件控制指引文件的更改60文件控制指引文件的評審評審以后不需更改的文件可繼續使用，需要更改的文件應按文件更改的要求實施更改，并再次得到批準、發放，有關評審的過程應作好相應的記錄，以備查考。26文件控制指引文件的評審61文件控制指引外來文件的控制收到外來文件（體系和技術類）時應登記、編號、存檔及發放于相關單位。體系人員