文書與檔案2015.3瀟瀟文書與檔案2015.31關于課程的說明文書與檔案管理是一門多學科知識的邊緣（交叉）學科，綜合運用了文書學、檔案學、行政管理學、圖書館學、文獻學等理論與方法。教學目的：通過本課程的學習學生能掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能進行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質檔案管理和新型載體檔案管理等。著重于文書檔案的歸檔整理與保管等工作的具體實踐，使學生掌握文書歸檔及檔案管理的事務性操作流程，培養學生文秘工作與檔案管理工作方面的動手能力。關于課程的說明文書與檔案管理是一門多學科知識的邊2參考書目《檔案學概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀檔案學系列教材，中國人民大學出版社出版《檔案管理學基礎》：陳兆娛、和寶榮主編，中國人民大學出版社出版《文書工作與檔案管理》：趙映誠主編，高等教育出版社出版，2006年版,2013年第3版參考書目《檔案學概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀檔案學系3《文書與檔案》考核方式N+2N1:課程論文（讀書筆記）N2:期中考試N3:實訓報告3篇（編組4-6人）期末考試《文書與檔案》考核方式N+24第一章文書與檔案概述第一節文書與檔案第二節文書工作與檔案管理第三節企業文書工作及其質量控制（補充）第一章文書與檔案概述第一節文書與檔案5第一節文書與檔案主要內容包括：１、文書與檔案的含義２、文書的性質、特點與作用３、文書與檔案的聯系與區別第一節文書與檔案主要內容包括：6文件轉化成檔案的條件

文件

檔案

辦完有價值整理、歸檔保存文書公文文件轉化成檔案的條件辦完文書7一、文書的含義

（一）文書

p2-3

1、文書的概念。文書是行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性的和特定格式的文字材料。1）文書是一種文字材料，即書面材料；2）文書有特定的格式；3）文書具有應用性；4）文書具有具體的目的性、針對性；5）文書形成和使用的主體是社會組織(黨政機關、人民團體、企事業單位)或個人（家庭、家族）。

6）社會活動一般包括公務和私人活動。一、文書的含義（一）文書p2-82.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲骨、青銅、竹木簡冊、縑帛、紙張（宣紙）、機制紙其它國家文書書面材料的演變：泥版、紙草、棕櫚葉、樺樹皮、羊皮紙、機制紙p102.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲9

3、文書的用途和格式

交流形式的增加：公務文書——私人文書社會組織功能的拓展：公共事務——專用文書

數量：清代上百種——民國5種——﹖文學作品？圖書情報？檔案材料？

3、文書的用途和格式10

文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。文書可分為：私人文書和公務文書。其中，私人文書的特點：1）作者是私人或家庭；2）內容是私人事務；3）制作、處理、保存自己決定。國家檔案私人檔案文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。國家檔案11（二）公文

p4-5

1.公文的概念

即公務文書的簡稱，屬于應用文。（區別于私人文書）

廣義？狹義？

行政機關（黨政機關、企事業單位、群眾團體）在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。（二）公文p4-5122.公文的特點

1）制發公文者必須是法定的機關、組織及其負責人；2）是在管理過程中形成并使用的；3）具有規范體式并經過一定的處理程序制成；4）是依法行政和開展公務活動的重要工具。2.公文的特點13

（三）文件

文件的概念p5

廣義：指組織或個人為處理事務而制作的紀錄有信息的一切材料。包括公文和私人文件，以文字為主要紀錄方式的書面文件，以線條、紋路、明暗反差為紀錄方式的圖樣文件，以錄音、攝像、計算機存儲為紀錄方式的音像文件及電子文件等。

狹義：僅指機關形成的具有完整體系和處理程序的公文。

計算機技術應用中的專門術語：即在內容上是指在計算機信息存儲中，由若干個有關紀錄構成的信息集合；在形式上是指光盤、磁帶、磁盤及紙帶等。（三）文件文件的概念p514（四）文書、公文、文件的聯系與區別

p5-61）從外延看廣義文件>文書>公文>狹義文件；

2）有時文書、文件、公文的基本含義又是一致的，可以通用；3）文書一詞出現最早（秦漢時期），其次為公文（三國以后），最后為文件（清朝末年）；4）現在習慣上用公文，稱文書工作。

（四）文書、公文、文件的聯系與區別p5-615應用文與文書的聯系和區別？6古代的應用文就是文書。

應用文是行文主體在社會活動中為處理事務和進行交際需要而形成并使用的具有約定俗成體式和普遍通行的實用性文體和文字材料。文書是應用型的文字材料，廣義文書與應用文含義一致。應用文的范圍較廣，外延較寬。

對聯、學術論文、求職信、賀信、請帖應用文與文書的聯系和區別？6古代的應用文就16

（五）關于檔案

p6-7

1、檔案的概念

檔案是機關、組織、個人在社會活動中形成時，作為歷史紀錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料。

1）檔案是在社會實踐活動中形成的；2）檔案是由文書及信息有條件轉化而來；3）檔案是原始紀錄。（五）關于檔案p6-7172.檔案的屬性與特點屬性：

（1）來源的廣泛性。 （2）形成的條件性。（利用的價值性）

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。 其二，對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。 （3）記錄方式和載體形式的多樣性。 （4）原始的記錄性。（5）科學文化性。P8特點：系統性、選擇性、保存性p92.檔案的屬性與特點屬性：18區別：文書的屬性與特點8-9

本質屬性：現實執行性（1、文書由執行性；2、文書的執行性必須在一定是時間內，即現實執行性。）

其他屬性：政治性機密性知識信息性······

區別：文書的屬性與特點8-9本質屬性：現實19

文書的特點

1、法定的作者。法定作者是依法成立，能以自己的名義行使法定的職能權利和義務的機關和組織。法定的作者是指發文的名義。（注意辨析！）

2、法定的權威和效力。公文是有由法定作者制定和發布的，法定作者和其法定的職權賦予公文法定的權威和效力。3、特定的程式性。特定的程式是指公文有規范的名稱、格式、處理程序等，它有助于維護公文的嚴肅性。文書的特點203、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7文書檔案：行政管理檔案（黨政、人物、家庭檔案）科技檔案：圖紙、設計任務書、科研報告專門檔案：會計、人事、訴訟、病例、婚姻登記、工商注冊登記等檔案、聲像檔案（特種檔案）數字（電子）檔案檔案數字化

3、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7214、文書與檔案的作用

文書的作用9-10

1、領導指導作用2、行為規范作用3、公務聯系和知照的作用4、憑據記載作用5、傳遞信息與宣傳教育作用4、文書與檔案的作用文書的作用9-1022比較：檔案的作用10

查考依據作用；歷史憑證作用；科研基礎和條件。比較：檔案的作用10235、文書與檔案的聯系與區別11

（一）兩者的聯系

1、紀錄和反映人們社會實踐活動的功用相同；基本相同的物質載體現實或歷史活動的記錄2、兩者的內容和格式一致；檔案源于文書文書是分散的檔案，檔案是集中保存的文書

3、兩者互為因果。

前身歸宿文書的形成，也可能要參考檔案

5、文書與檔案的聯系與區別11（一）兩者24（二）兩者的區別

1、兩者的性質和形式不同；現行效用零散單份歷史信息組合集中多份

2、兩者的目的和作用不同；

處理現實事務，工具作用發揮歷史價值作用

3、兩者存在和發揮效用的時間不同。現行應用，一旦處理完畢便失去了現實效用檔案具有長期性、永久性，時間越久價值越大（二）兩者的區別25補充知識：如何理解企業文件與企業檔案

企業文件是指企業在管理活動、技術開發及產品生產過程中正在制成和執行的文件。企業檔案是指完成執行效用后的有保存價值的備查、備考文件。補充知識：如何理解企業文件與企業檔案企業文件是26

1、企業文件的特性

1）形成的職能性（文件是企業在管理、技術開發及產品生產過程中以職能為基礎按部門、專業特征形成的）；2）內容的變化性（科技文件的內容在不斷的完善）；3）效用的執行性（文件作為工作成果的表現形式和指導工作的依據，要求認真貫徹執行。如ISO9000國際質量認證活動）。

3、企業檔案的特性。包括效用的憑證性和載體的固態性。

p135：吳寶康：檔案的基本價值可分為憑證價值與參考價值。1、企業文件的特性27

2、企業文件與檔案的構成：

1）管理性文件與檔案，包括經營管理類，行政管理類，組織保障類，科技與生產管理類。2）科研類文件與檔案，包括科研類、產品類、設備類、基建類。3）會計文件與檔案，如會計類。4）干部職工文件與檔案，如人事類。2、企業文件與檔案的構成：283、結合實際進行企業檔案分類

企業檔案分類一定要結合本單位檔案的實際,切莫脫離實際憑空立類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。二級類目最簡單的方法就是按機構職能（結合問題）進行分類。

如一個集團企業（包括黨群組織）有行政管理職能又有業務管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案。

3、結合實際進行企業檔案分類企業檔案分類一定29第二節文書工作與檔案管理P12-15第二節文書工作與檔案管理30一、文書工作與檔案管理的含義

（一）文書工作的含義與特點

p12文書工作也稱文書處理工作，主要是指公文的形成、處理和管理的程序、手續等。

特點：服務性、管理性、程序性、時效性

（二）檔案管理的含義和特點（比較）檔案管理也稱檔案工作，它是通過科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。

特點：服務性、管理性、政治性、機要性。一、文書工作與檔案管理的含義（一）文書工作的含義31二、文書工作的任務和內容

（一）文書工作的任務

根據工作的需要和客觀實際，高質量的形成機關的公文，科學地組織和準確地處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整妥善地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務。

（二）文書工作的三大環節

公文形成，前提環節公文處理，中心環節公文管理，歸結環節二、文書工作的任務和內容（一）文書工作的任務32

（三）文書工作的內容

1、公文的（草擬、審核、簽發）復核、登記和分送；2、公文的（繕印、用印）登記、分發等；3、公文的簽收、登記、審核、擬辦；4、公文的批辦、承辦、注辦；5、會議、匯報的記錄與整理；6、公文的平時歸卷、提供借閱與保管；7、公文的系統整理與歸檔；……（三）文書工作的內容33比較：檔案管理工作的任務和內容13 （1）檔案管理工作的基本任務

堅持集中統一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；科學地管理檔案，大力開發檔案信息資源；逐步實現檔案管理的現代化，使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。

（2）檔案管理工作的基本內容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用6項工作。

這些工作主要是在檔案室和檔案館進行的。檔案管理工作的八項內容可以從理論上劃分為兩個基本方面，即檔案的實體管理和檔案內容信息的開發利用。比較：檔案管理工作的任務和內容13 （1）34三、文書工作的基本原則和要求

（一）文書工作的基本原則p13：實事求是準確規范精簡高效安全保密實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用、高效率地做好文書工作。

（二）文書工作的要求P13準確、及時、安全、保密三、文書工作的基本原則和要求（一）文書工作的基本35比較：檔案管理工作的基本原則和要求

（1）檔案管理工作的基本原則

《中華人民共和國檔案法》：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。”

（2）檔案管理工作的具體要求：14

完整安全有效

完整，即檔案的收集要做到齊全完整，沒有疏漏。安全，主要是保證檔案的物質安全和政治安全，防止自然和人為的損壞，不丟失，不泄密。有效，即能夠有效地提供利用，充分發揮檔案的作用。比較：檔案管理工作的基本原則和要求36四、文書工作與檔案管理工作的聯系與區別14-15

（一）文書工作與檔案工作的聯系

1、兩者工作對象相近；2、某些工作環節相同；3、兩者互為因果；

4、兩者對工作人員的基本素質要求相同。

（二）文書工作與檔案管理工作的區別

1、工作任務不同；2、服務對象不同；3、工作的目的不同；4、工作的具體內容不同。四、文書工作與檔案管理工作的聯系與區別14-1537第三節文書工作的組織機構與人員P15-一、文書工作組織機構二、文書工作的組織領導三、文書責任制度四、文書工作的歷史沿革第三節文書工作的組織機構與人員P15-38一.文書工作組織機構

文書工作的領導機構是各級黨政機關和負責人；

管理機構是各級黨政機關辦公廳(室)。

最高管理機構是中央辦公廳、國務院辦公廳，分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作，各級黨政機關辦公廳（室）設立文秘部門或配備專職人員負責文書處理工作。文書工作擔負的不是機關的某一項專業職能，而是綜合職能，因此，文書部門是機關綜合機構即秘書部門的一個組成部分。

一.文書工作組織機構文書工作的領導機構是各級黨政39二.文書工作的組織形式

文書工作的組織形式是指文書工作機構的設置和文書工作各個環節分工所采取的形式，主要有兩種形式。

集中形式分散形式（1）集中與分散是相對的，任何一個機關都不可能將文書工作全部集中到辦公秘書部門完成，也不可能全部分散到各職能部門完成。但無論是集中還是分散形式，辦公室在文書工作中總是起主導作用，只是文書工作的承辦兩不同而已。（2）文書工作一般集中在文書部門完成，各職能部門不配備專門文書人員，主要體現集中形式的特點。（3）影響文書工作組織形式的主要因素：⊙機關的性質、任務、職能和范圍；⊙機關文書量的多少；⊙機關內部組織機構設置的層次和數量；⊙機關所屬辦公部門位置是否集中，機關人員的配備等。二.文書工作的組織形式文書工作的組織形式是指文40(一)文書工作的機構設置與組織領導

1、文書工作的機構一般地說，各機關的文書工作都納入機關中心機構（即辦公室或者秘書處、科）工作范圍之內。就政府機關而言，政府辦公室是政府機關文書工作的中心機構，對政府各職能部門的文書工作負有組織指導作用，但他并不能代替各個職能部門文書工作的具體任務。

屬于為領導和業務部門服務的機構之一。包括專兼職文書工作人員。(一)文書工作的機構設置與組織領導1、文書工作的機構412、設置要求文書部門的任務主要是形成文書、處理文書、保管文書。機構設置大體有兩種情況：1、大機關在辦公廳（室）下設文書處、文書科。2、小機關只在辦公室設專職或兼職文書。2、設置要求42比較：檔案工作機構16

檔案室：各機關、團體、企事業單位等統一保存和管理本機關檔案的內部組織機構。7種類型

檔案館：黨和國家集中保管檔案的基地，是國家法定的專門永久保管檔案的機構。性質上屬于各級黨委和政府的科學文化事業機構。（中央、地方和專業檔案館）

檔案事業管理機構：各級檔案局、處等，是黨和國家指導和管理檔案工作的部門。比較：檔案工作機構16檔案室：各機關、團433、文書工作的組織領導文書部門主要接受本機關的領導17也接受上級文書部門對文書工作的指導

1、從全國來說，目前黨、政、軍系統的文書工作分別由中共中央辦公廳、國務院辦公廳、中央軍委辦公廳負責指導。2、從一個機關來說，文書工作由本機關的秘書長或辦公廳（室）主任負責領導。3、從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）有責任對其所屬機關單位的文書工作進行業務指導。（黨政領導機關的辦公廳有責任對同級各部門的文書工作進行管理）4、檔案部門有責任對機關歸檔文書歸檔工作進行指導督和檢查。3、文書工作的組織領導文書部門主要接受本機關的領導44比較：檔案工作的組織領導17-18檔案工作是在黨和國家的領導下，通過檔案事業管理機構進行統一領導和管理的。國家檔案局是全國檔案事業的最高領導機關。各地檔案局（處、科）在地方黨和政府的領導下負責統一掌管地方檔案事務，對所屬地區檔案工作進行監督、指導和檢查，在業務上受上級檔案管理機關的指導。比較：檔案工作的組織領導17-18檔案工45三.文書責任制度三.文書責任制度46四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構的演變發展商末周初：秘書機構

太史寮

天府（國家典制及官府檔案）四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構的演變發展47秘書機構主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝“中書省”“門下省”

隋唐“中書省”“門下省”“學士院”（翰林院）

宋“中書省”“門下省”“樞密院”

元“中書省”“行中書省”、“行樞密院”

明“內閣”（設中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務廳”“尚寶司”

清“內閣”“翰林院”“軍機處”（設方略館、內翻書房）“通政使司”“奏事處”秘書機構主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）48

如：清雍正年間設立的軍機處,主要負責國家日常事務,軍機大臣一般負責日常的重大事務,而軍機章京更多地承擔了管理文書、檔案的重任。充當軍機章京的一般是一些筆帖式和內閣中書。他們主要負責收發文書、繕修檔案、匯抄檔冊以及管理軍機處方略館大庫檔案。文書與檔案概論49秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史大夫尚書令（尚書仆射、尚書郎）、主璽令史、謁者令、中書令（中書監、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學士、長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍50晚清時期的秘書工作

秘書工作開始參照外國制度設“總理各國事務衙門”（后改外務部），下設“司務廳”掌管辦理外事文書往來與一應秘書工作。各省設“咨議局”1911年5月《內閣屬官制》規定內閣設“承宣廳、制誥局”，負責秘書工作。陸軍部首先設置“承政司”，下設“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設“秘書員”。隨著洋務運動的發展，不僅清王朝各級政府普遍有了完整的秘書機構，一些廠礦企業中也設有文書檔案機構。晚清時期的秘書工作秘書工作開始參照外國制度51中華民國臨時政府時期:

總統府下設秘書處，設秘書長一人。秘書處下設總務科、財務科、民政科、文犢科、通譯科、電報科、收發所、招待所。各省都督府設秘書廳（處、局），文書局（部）出現公務秘書和私人秘書。

《總統府秘書處暫行章程》規定:

本處置秘書長1人，承總統之命，總理本處事務，監督所屬職員。各科、所職員無定員，承總統或秘書長之命掌理各項事務。如:撰擬及收發公犢文件；保存命令、法規及公犢文件；編錄各部會議事項等。總統府還設有“印鑄處”，分印刷科和刊鑄科。印刷科專理官用文書、票簿及公報，刊鑄科專理制造勛章、徽章及印信、關防、鈴記。臨時政府各部的文書工作，由承政廳(政務廳)管理。中華民國臨時政府時期:總統府下設秘書處，設52文書工作進行了各種改革：

《公文程式條例》（令、咨、呈、示、狀）公文程式規定：

“凡公文皆須蓋印簽名，并署年月日，但人民行用于公署職員之呈文，得免其蓋印”。文書工作進行了各種改革：53北洋軍閥統治時期的秘書工作

北洋軍閥政府的文書工作，在中央由國務院(內閣)秘書廳管理，設秘書長、秘書、金事、主事等。中央各部由總務廳管。在秘書廳和總務廳都設有機要科、文書科。地方省、縣公署也都設有文書工作機構。北洋軍閥政府各機關的文書撰擬、收發登記、公文辦理、立卷歸檔等各項文書處理工作，都建立了一定的制度。

1912-1914：袁世凱時期，公文制度曾出現過倒退。北洋軍閥統治時期的秘書工作北洋軍閥政府的文書工541912年《公文程式》

令、布告、狀、咨、公函、呈、批七種。令，又分大總統令、院令、委任令、訓令、指令、處分令。

大總統令包括公布法律令,公布教令,公布條約令,公布預算令,公布特任、簡任、薦任官吏的任免令。

從公文名稱上看,總統令的范圍比南京臨時政府的公文程式條例明顯擴大。更嚴重的是在使用上,袁世凱無視《臨時約法》的有關規定,在許多重大問題上,不經參議院通過或不經內閣總理副署,徑自簽署發布。1912年《公文程式》令、布告、狀、咨、公函、呈、批55國民黨統治時期的秘書工作

1928年,依照新頒布的《國民政府組織法》,國民黨政府由行政、立法、司法、考試、監察五院組成。在實行五院制以后,國民黨政府設文官處,分文書局和印鑄局,負責政府的文書工作。五院及各部都設有秘書處,主要負責部長交辦的機密文電和文件的處理。在地方省政府設處,縣政府設秘書,辦理文書工作。

秘書處秘書室秘書長秘書錄事事務員書記員國民黨統治時期的秘書工作1928年,依照新頒布56國民黨統治時期的秘書工作

1942年7月,《公文程式條例修正草案》。關于公文名稱,規定為命令、指令、布告、呈或報告、函、通知、批等。其特點是廢除了“咨”和“狀”,增加了“通知”和“報告”。除條例規定的公文名稱外,經常使用的還有代電、手諭、通告、箋函(便函)等名稱。還有許多雜體文和司法、軍事、外交、商務等方面的專業文書。國民黨統治時期的秘書工作1942年7月,《公文57第三節現代企業文件工作

及其質量控制（補充）主要內容：一、文件生命周期理論概述思考二、現代企業文件工作及其質量控制第三節現代企業文件工作

及其質量58一、文件生命周期

文件生命周期理論是闡述在文件從形成、使用到永久保存或銷毀整個運動過程中，文件使用價值的變化與文件運動階段的劃分、保管的場所和管理者，以及管理方式之間的內在聯系的一種學說。該學說最早由歐美的一些檔案學者（美國學者菲力浦·C·布魯克斯）于20世紀40年代提出，80年代傳入我國。

一、文件生命周期文件生命周期理論是闡述在文件從形59（一）文件生命周期理論的研究現狀

阿根廷的曼努埃爾·巴斯克斯把文件管理程序劃分為文件的產生與辦理、現行、安全保存、歷史四個階段。加拿大的C.庫蒂爾分為制作、半現行、非現行三個階段。中國陳兆梧分為制作、現行使用、暫時保存、永久保存四個階段。

在第一和第二階段為產生和使用現行文件階段，文件由一般的文件形成和使用者保管，文件處于分散管理狀態；第三階段為保存對本單位有使用價值文件的檔案階段，由基層檔案管理機構保管，文件處于單位內的集中管理狀態；第四階段為保存具有重要查考和研究價值文件的階段，該文件由高層的檔案管理機構保管，文件處于更大范圍的集中管理狀態。（一）文件生命周期理論的研究現狀阿根廷的曼60最具代表性最具代表性61（二）對文件生命周期理論的內容核心

文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，在文件活動中既有文件實體的新生陳滅，也有文件信息的吐故納新；文件的整個生命周期依據文件的不同價值及其作用形式。可以劃分為若干階段；文件的每一階段，其自身的特點、價值和作用形式與管理方式、存放場所之間有一種內在關系。（二）對文件生命周期理論的內容核心文件從形成到62文書與檔案概論63

（三）什么是“雙重價值論”？美國謝倫伯格第一價值：文件首先對形成機關來說具有原始價值第二價值：對其他機關和個人利用者有從屬價值在文件的整個生命運動過程中，兩種價值形態不斷的進行規律性變化，即第一價值逐步減弱，第二價值逐步增強，最終實現第一價值想第二價值的轉化。（三）什么是“雙重價值論”？美國謝倫伯格64（四）文件運動的整體性與階段性文件生命過程：

形成者產生、保管和頻繁利用文件對形成者具有偶爾利用或潛在利用價值移交機關內部檔案室或文件中心保存文件的現行價值完全消失移交檔案館永久保存或銷毀發展過程統一連續所謂現行文件和歷史檔案只是同一事物的不同運動階段。

文件在不同階段表現出不同特點，文件價值形態的規律性變化是引起文件階段性變化的根本原因。（四）文件運動的整體性與階段性文件生命過程65（五）文件運動過程中各要素的內在聯系（五）文件運動過程中各要素的內在聯系66

（六）企業文件管理運動階段的劃分

1、形成積累階段。是指文件通過編制而產生，并按部門或項目暫時保存的階段。管理性文件是按職能依時間順序產生，其形成積累完成的標志是簽署手續完備，文件內容開始生效；科技文件是按套形成的。（六）企業文件管理運動階段的劃分67

2、傳遞執行階段。是文件內容的實施階段。管理性文件是文件從簽署生效到完成這一階段。科技文件是在其內容完成了對某一產品生產、工程項目施工、課題成果的應用及設備的安裝調試的指導后則進入該階段。

3、保存備用階段。現行文件完成現實效用后則進入能夠起憑證和參考作用的保存備用階段。文書與檔案概論68（七）運用文件生命周期理論研究文件管理運動的意義?

1、可以深化“文檔一體化”的探討；2、有助于促進文檔管理技術的計算機化；3、討論。（七）運用文件生命周期理論研究文件管理運動的意義?69演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！70文書與檔案2015.3瀟瀟文書與檔案2015.371關于課程的說明文書與檔案管理是一門多學科知識的邊緣（交叉）學科，綜合運用了文書學、檔案學、行政管理學、圖書館學、文獻學等理論與方法。教學目的：通過本課程的學習學生能掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能進行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質檔案管理和新型載體檔案管理等。著重于文書檔案的歸檔整理與保管等工作的具體實踐，使學生掌握文書歸檔及檔案管理的事務性操作流程，培養學生文秘工作與檔案管理工作方面的動手能力。關于課程的說明文書與檔案管理是一門多學科知識的邊72參考書目《檔案學概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀檔案學系列教材，中國人民大學出版社出版《檔案管理學基礎》：陳兆娛、和寶榮主編，中國人民大學出版社出版《文書工作與檔案管理》：趙映誠主編，高等教育出版社出版，2006年版,2013年第3版參考書目《檔案學概論》：馮惠玲、張輯哲主編，21世紀檔案學系73《文書與檔案》考核方式N+2N1:課程論文（讀書筆記）N2:期中考試N3:實訓報告3篇（編組4-6人）期末考試《文書與檔案》考核方式N+274第一章文書與檔案概述第一節文書與檔案第二節文書工作與檔案管理第三節企業文書工作及其質量控制（補充）第一章文書與檔案概述第一節文書與檔案75第一節文書與檔案主要內容包括：１、文書與檔案的含義２、文書的性質、特點與作用３、文書與檔案的聯系與區別第一節文書與檔案主要內容包括：76文件轉化成檔案的條件

文件

檔案

辦完有價值整理、歸檔保存文書公文文件轉化成檔案的條件辦完文書77一、文書的含義

（一）文書

p2-3

1、文書的概念。文書是行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性的和特定格式的文字材料。1）文書是一種文字材料，即書面材料；2）文書有特定的格式；3）文書具有應用性；4）文書具有具體的目的性、針對性；5）文書形成和使用的主體是社會組織(黨政機關、人民團體、企事業單位)或個人（家庭、家族）。

6）社會活動一般包括公務和私人活動。一、文書的含義（一）文書p2-782.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲骨、青銅、竹木簡冊、縑帛、紙張（宣紙）、機制紙其它國家文書書面材料的演變：泥版、紙草、棕櫚葉、樺樹皮、羊皮紙、機制紙p102.書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲79

3、文書的用途和格式

交流形式的增加：公務文書——私人文書社會組織功能的拓展：公共事務——專用文書

數量：清代上百種——民國5種——﹖文學作品？圖書情報？檔案材料？

3、文書的用途和格式80

文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。文書可分為：私人文書和公務文書。其中，私人文書的特點：1）作者是私人或家庭；2）內容是私人事務；3）制作、處理、保存自己決定。國家檔案私人檔案文書形成和使用的主體包括兩個：個人和社會組織。國家檔案81（二）公文

p4-5

1.公文的概念

即公務文書的簡稱，屬于應用文。（區別于私人文書）

廣義？狹義？

行政機關（黨政機關、企事業單位、群眾團體）在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。（二）公文p4-5822.公文的特點

1）制發公文者必須是法定的機關、組織及其負責人；2）是在管理過程中形成并使用的；3）具有規范體式并經過一定的處理程序制成；4）是依法行政和開展公務活動的重要工具。2.公文的特點83

（三）文件

文件的概念p5

廣義：指組織或個人為處理事務而制作的紀錄有信息的一切材料。包括公文和私人文件，以文字為主要紀錄方式的書面文件，以線條、紋路、明暗反差為紀錄方式的圖樣文件，以錄音、攝像、計算機存儲為紀錄方式的音像文件及電子文件等。

狹義：僅指機關形成的具有完整體系和處理程序的公文。

計算機技術應用中的專門術語：即在內容上是指在計算機信息存儲中，由若干個有關紀錄構成的信息集合；在形式上是指光盤、磁帶、磁盤及紙帶等。（三）文件文件的概念p584（四）文書、公文、文件的聯系與區別

p5-61）從外延看廣義文件>文書>公文>狹義文件；

2）有時文書、文件、公文的基本含義又是一致的，可以通用；3）文書一詞出現最早（秦漢時期），其次為公文（三國以后），最后為文件（清朝末年）；4）現在習慣上用公文，稱文書工作。

（四）文書、公文、文件的聯系與區別p5-685應用文與文書的聯系和區別？6古代的應用文就是文書。

應用文是行文主體在社會活動中為處理事務和進行交際需要而形成并使用的具有約定俗成體式和普遍通行的實用性文體和文字材料。文書是應用型的文字材料，廣義文書與應用文含義一致。應用文的范圍較廣，外延較寬。

對聯、學術論文、求職信、賀信、請帖應用文與文書的聯系和區別？6古代的應用文就86

（五）關于檔案

p6-7

1、檔案的概念

檔案是機關、組織、個人在社會活動中形成時，作為歷史紀錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料。

1）檔案是在社會實踐活動中形成的；2）檔案是由文書及信息有條件轉化而來；3）檔案是原始紀錄。（五）關于檔案p6-7872.檔案的屬性與特點屬性：

（1）來源的廣泛性。 （2）形成的條件性。（利用的價值性）

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。 其二，對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。 （3）記錄方式和載體形式的多樣性。 （4）原始的記錄性。（5）科學文化性。P8特點：系統性、選擇性、保存性p92.檔案的屬性與特點屬性：88區別：文書的屬性與特點8-9

本質屬性：現實執行性（1、文書由執行性；2、文書的執行性必須在一定是時間內，即現實執行性。）

其他屬性：政治性機密性知識信息性······

區別：文書的屬性與特點8-9本質屬性：現實89

文書的特點

1、法定的作者。法定作者是依法成立，能以自己的名義行使法定的職能權利和義務的機關和組織。法定的作者是指發文的名義。（注意辨析！）

2、法定的權威和效力。公文是有由法定作者制定和發布的，法定作者和其法定的職權賦予公文法定的權威和效力。3、特定的程式性。特定的程式是指公文有規范的名稱、格式、處理程序等，它有助于維護公文的嚴肅性。文書的特點903、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7文書檔案：行政管理檔案（黨政、人物、家庭檔案）科技檔案：圖紙、設計任務書、科研報告專門檔案：會計、人事、訴訟、病例、婚姻登記、工商注冊登記等檔案、聲像檔案（特種檔案）數字（電子）檔案檔案數字化

3、檔案的類別檔案的形式多樣，類別不同。p7914、文書與檔案的作用

文書的作用9-10

1、領導指導作用2、行為規范作用3、公務聯系和知照的作用4、憑據記載作用5、傳遞信息與宣傳教育作用4、文書與檔案的作用文書的作用9-1092比較：檔案的作用10

查考依據作用；歷史憑證作用；科研基礎和條件。比較：檔案的作用10935、文書與檔案的聯系與區別11

（一）兩者的聯系

1、紀錄和反映人們社會實踐活動的功用相同；基本相同的物質載體現實或歷史活動的記錄2、兩者的內容和格式一致；檔案源于文書文書是分散的檔案，檔案是集中保存的文書

3、兩者互為因果。

前身歸宿文書的形成，也可能要參考檔案

5、文書與檔案的聯系與區別11（一）兩者94（二）兩者的區別

1、兩者的性質和形式不同；現行效用零散單份歷史信息組合集中多份

2、兩者的目的和作用不同；

處理現實事務，工具作用發揮歷史價值作用

3、兩者存在和發揮效用的時間不同。現行應用，一旦處理完畢便失去了現實效用檔案具有長期性、永久性，時間越久價值越大（二）兩者的區別95補充知識：如何理解企業文件與企業檔案

企業文件是指企業在管理活動、技術開發及產品生產過程中正在制成和執行的文件。企業檔案是指完成執行效用后的有保存價值的備查、備考文件。補充知識：如何理解企業文件與企業檔案企業文件是96

1、企業文件的特性

1）形成的職能性（文件是企業在管理、技術開發及產品生產過程中以職能為基礎按部門、專業特征形成的）；2）內容的變化性（科技文件的內容在不斷的完善）；3）效用的執行性（文件作為工作成果的表現形式和指導工作的依據，要求認真貫徹執行。如ISO9000國際質量認證活動）。

3、企業檔案的特性。包括效用的憑證性和載體的固態性。

p135：吳寶康：檔案的基本價值可分為憑證價值與參考價值。1、企業文件的特性97

2、企業文件與檔案的構成：

1）管理性文件與檔案，包括經營管理類，行政管理類，組織保障類，科技與生產管理類。2）科研類文件與檔案，包括科研類、產品類、設備類、基建類。3）會計文件與檔案，如會計類。4）干部職工文件與檔案，如人事類。2、企業文件與檔案的構成：983、結合實際進行企業檔案分類

企業檔案分類一定要結合本單位檔案的實際,切莫脫離實際憑空立類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。二級類目最簡單的方法就是按機構職能（結合問題）進行分類。

如一個集團企業（包括黨群組織）有行政管理職能又有業務管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案。

3、結合實際進行企業檔案分類企業檔案分類一定99第二節文書工作與檔案管理P12-15第二節文書工作與檔案管理100一、文書工作與檔案管理的含義

（一）文書工作的含義與特點

p12文書工作也稱文書處理工作，主要是指公文的形成、處理和管理的程序、手續等。

特點：服務性、管理性、程序性、時效性

（二）檔案管理的含義和特點（比較）檔案管理也稱檔案工作，它是通過科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。

特點：服務性、管理性、政治性、機要性。一、文書工作與檔案管理的含義（一）文書工作的含義101二、文書工作的任務和內容

（一）文書工作的任務

根據工作的需要和客觀實際，高質量的形成機關的公文，科學地組織和準確地處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整妥善地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務。

（二）文書工作的三大環節

公文形成，前提環節公文處理，中心環節公文管理，歸結環節二、文書工作的任務和內容（一）文書工作的任務102

（三）文書工作的內容

1、公文的（草擬、審核、簽發）復核、登記和分送；2、公文的（繕印、用印）登記、分發等；3、公文的簽收、登記、審核、擬辦；4、公文的批辦、承辦、注辦；5、會議、匯報的記錄與整理；6、公文的平時歸卷、提供借閱與保管；7、公文的系統整理與歸檔；……（三）文書工作的內容103比較：檔案管理工作的任務和內容13 （1）檔案管理工作的基本任務

堅持集中統一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；科學地管理檔案，大力開發檔案信息資源；逐步實現檔案管理的現代化，使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。

（2）檔案管理工作的基本內容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用6項工作。

這些工作主要是在檔案室和檔案館進行的。檔案管理工作的八項內容可以從理論上劃分為兩個基本方面，即檔案的實體管理和檔案內容信息的開發利用。比較：檔案管理工作的任務和內容13 （1）104三、文書工作的基本原則和要求

（一）文書工作的基本原則p13：實事求是準確規范精簡高效安全保密實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用、高效率地做好文書工作。

（二）文書工作的要求P13準確、及時、安全、保密三、文書工作的基本原則和要求（一）文書工作的基本105比較：檔案管理工作的基本原則和要求

（1）檔案管理工作的基本原則

《中華人民共和國檔案法》：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。”

（2）檔案管理工作的具體要求：14

完整安全有效

完整，即檔案的收集要做到齊全完整，沒有疏漏。安全，主要是保證檔案的物質安全和政治安全，防止自然和人為的損壞，不丟失，不泄密。有效，即能夠有效地提供利用，充分發揮檔案的作用。比較：檔案管理工作的基本原則和要求106四、文書工作與檔案管理工作的聯系與區別14-15

（一）文書工作與檔案工作的聯系

1、兩者工作對象相近；2、某些工作環節相同；3、兩者互為因果；

4、兩者對工作人員的基本素質要求相同。

（二）文書工作與檔案管理工作的區別

1、工作任務不同；2、服務對象不同；3、工作的目的不同；4、工作的具體內容不同。四、文書工作與檔案管理工作的聯系與區別14-15107第三節文書工作的組織機構與人員P15-一、文書工作組織機構二、文書工作的組織領導三、文書責任制度四、文書工作的歷史沿革第三節文書工作的組織機構與人員P15-108一.文書工作組織機構

文書工作的領導機構是各級黨政機關和負責人；

管理機構是各級黨政機關辦公廳(室)。

最高管理機構是中央辦公廳、國務院辦公廳，分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作，各級黨政機關辦公廳（室）設立文秘部門或配備專職人員負責文書處理工作。文書工作擔負的不是機關的某一項專業職能，而是綜合職能，因此，文書部門是機關綜合機構即秘書部門的一個組成部分。

一.文書工作組織機構文書工作的領導機構是各級黨政109二.文書工作的組織形式

文書工作的組織形式是指文書工作機構的設置和文書工作各個環節分工所采取的形式，主要有兩種形式。

集中形式分散形式（1）集中與分散是相對的，任何一個機關都不可能將文書工作全部集中到辦公秘書部門完成，也不可能全部分散到各職能部門完成。但無論是集中還是分散形式，辦公室在文書工作中總是起主導作用，只是文書工作的承辦兩不同而已。（2）文書工作一般集中在文書部門完成，各職能部門不配備專門文書人員，主要體現集中形式的特點。（3）影響文書工作組織形式的主要因素：⊙機關的性質、任務、職能和范圍；⊙機關文書量的多少；⊙機關內部組織機構設置的層次和數量；⊙機關所屬辦公部門位置是否集中，機關人員的配備等。二.文書工作的組織形式文書工作的組織形式是指文110(一)文書工作的機構設置與組織領導

1、文書工作的機構一般地說，各機關的文書工作都納入機關中心機構（即辦公室或者秘書處、科）工作范圍之內。就政府機關而言，政府辦公室是政府機關文書工作的中心機構，對政府各職能部門的文書工作負有組織指導作用，但他并不能代替各個職能部門文書工作的具體任務。

屬于為領導和業務部門服務的機構之一。包括專兼職文書工作人員。(一)文書工作的機構設置與組織領導1、文書工作的機構1112、設置要求文書部門的任務主要是形成文書、處理文書、保管文書。機構設置大體有兩種情況：1、大機關在辦公廳（室）下設文書處、文書科。2、小機關只在辦公室設專職或兼職文書。2、設置要求112比較：檔案工作機構16

檔案室：各機關、團體、企事業單位等統一保存和管理本機關檔案的內部組織機構。7種類型

檔案館：黨和國家集中保管檔案的基地，是國家法定的專門永久保管檔案的機構。性質上屬于各級黨委和政府的科學文化事業機構。（中央、地方和專業檔案館）

檔案事業管理機構：各級檔案局、處等，是黨和國家指導和管理檔案工作的部門。比較：檔案工作機構16檔案室：各機關、團1133、文書工作的組織領導文書部門主要接受本機關的領導17也接受上級文書部門對文書工作的指導

1、從全國來說，目前黨、政、軍系統的文書工作分別由中共中央辦公廳、國務院辦公廳、中央軍委辦公廳負責指導。2、從一個機關來說，文書工作由本機關的秘書長或辦公廳（室）主任負責領導。3、從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）有責任對其所屬機關單位的文書工作進行業務指導。（黨政領導機關的辦公廳有責任對同級各部門的文書工作進行管理）4、檔案部門有責任對機關歸檔文書歸檔工作進行指導督和檢查。3、文書工作的組織領導文書部門主要接受本機關的領導114比較：檔案工作的組織領導17-18檔案工作是在黨和國家的領導下，通過檔案事業管理機構進行統一領導和管理的。國家檔案局是全國檔案事業的最高領導機關。各地檔案局（處、科）在地方黨和政府的領導下負責統一掌管地方檔案事務，對所屬地區檔案工作進行監督、指導和檢查，在業務上受上級檔案管理機關的指導。比較：檔案工作的組織領導17-18檔案工115三.文書責任制度三.文書責任制度116四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構的演變發展商末周初：秘書機構

太史寮

天府（國家典制及官府檔案）四.文書工作的歷史沿革（一）中國文書機構的演變發展117秘書機構主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝“中書省”“門下省”

隋唐“中書省”“門下省”“學士院”（翰林院）

宋“中書省”“門下省”“樞密院”

元“中書省”“行中書省”、“行樞密院”

明“內閣”（設中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務廳”“尚寶司”

清“內閣”“翰林院”“軍機處”（設方略館、內翻書房）“通政使司”“奏事處”秘書機構主要有：西漢成帝“尚書臺”（后改為“尚書省”）118

如：清雍正年間設立的軍機處,主要負責國家日常事務,軍機大臣一般負責日常的重大事務,而軍機章京更多地承擔了管理文書、檔案的重任。充當軍機章京的一般是一些筆帖式和內閣中書。他們主要負責收發文書、繕修檔案、匯抄檔冊以及管理軍機處方略館大庫檔案。文書與檔案概論119秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史大夫尚書令（尚書仆射、尚書郎）、主璽令史、謁者令、中書令（中書監、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學士、長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍120晚清時期的秘書工作

秘書工作開始參照外國制度設“總理各國事務衙門”（后改外務部），下設“司務廳”掌管辦理外事文書往來與一應秘書工作。各省設“咨議局”1911年5月《內閣屬官制》規定內閣設“承宣廳、制誥局”，負責秘書工作。陸軍部首先設置“承政司”，下設“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設“秘書員”。隨著洋務運動的發展，不僅清王朝各級政府普遍有了完整的秘書機構，一些廠礦企業中也設有文書檔案機構。晚清時期的秘書工作秘書工作開始參照外國制度121中華民國臨時政府時期:

總統府下設秘書處，設秘書長一人。秘書處下設總務科、財務科、民政科、文犢科、通譯科、電報科、收發所、招待所。各省都督府設秘書廳（處、局），文書局（部）出現公務秘書和私人秘書。

《總統府秘書處暫行章程》規定:

本處置秘書長1人，承總統之命，總理本處事務，監督所屬職員。各科、所職員無定員，承總統或秘書長之命掌理各項事務。如:撰擬及收發公犢文件；保存命令、法規及公犢文件；編錄各部會議事項等。總統府還設有“印鑄處”，分印刷科和刊鑄科。印刷科專理官用文書、票簿及公報，刊鑄科專理制造勛章、徽章及印信、關防、鈴記。臨時政府各部的文書工作，由承政廳(政務廳)管理。中華民國臨時政府時期:總統府下設秘書處，設122文書工作進行了各種改革：

《公文程式條例》（令、咨、呈、示、狀）公文程式規定：

“凡公文皆須蓋印簽名，并署年月日，但人民行用于公署職員之呈文，得免其蓋印”。文書工作進行了各種改革：123北洋軍閥統治時期的秘書工作

北洋軍閥政府的文書工作，在中央由國務院(內閣)秘書廳管理，設秘書長、秘書、金事、主事等。中央各部由總務廳管。在秘書廳和總務廳都設有機要科、文書科。地方省、縣公署也都設有文書工作機構。北洋軍閥政府各機關的文書撰擬、收發登記、公文辦理、立卷歸檔等各項文書處理工作，都建立了一定的制度。

1912-1914：袁世凱時期，公文制度曾出現過倒退。北洋軍閥統治時期的秘書工作北洋軍閥政府的文書工12