如何組織有效的討論會

原作者：李愛華/中國人民大學二次加工和傳播：KelvinWANG一組有關會議的統計數據大多數專業人員每月參加61.8次會議,其中50%是浪費時間，假設每個會議長1小時，則專業人員每月將浪費31個小時，或者是4個工作日；

超過73%的與會者承認開會時在考慮其他工作，超過39%的人承認有在會議期間打盹。結論不是會議本身出現了問題而是在操作會議的過程中出現了問題。成功會議的四個標準：1.準時開始、結束2.達到會議目標3.參加者踴躍4.參與者感到有趣“5W+H”Why?——為什么要開會？Who?——誰來做主持，誰來參加？When?——什么時間開始，結束？什么時候達到目標？What?——會議的主題是什么？要解決問題是什么？where?——在哪里開會？How?——如何有效開會？成功的討論會是需要設計的。如果像設計公司的產品那樣精心設計會議，那么會議成功率就會越來越高，企業越就有競爭力。會議革命砍掉不必要的會議排除不需要參加會議的主管強調準時開始，準時結束重視會議結論提高會議生產力，強化企業競爭力開會的觀念豐田公司標語只開有實際效果的會議準時開始，最好一小時內結束。重在實際行動。參觀日本東京的樓盤每個樓盤開幾個會是標準化的，會議的目標、議程、參與者也是標準化的，二個不同的會前后隔幾天都是標準化的所以日本人60人管理著40個樓盤，不是因為日本人比我們聰明，而是會議的標準化。唐駿：要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數據，每個部門都要來講自己的數據、意見是怎么樣。在微軟，會議主持人最后一頁PPT都會講下面應該怎么做，這樣效率就會高很多。進來請說實話，短話，說話算話出去請行動，互動，說動就動會上講全部，會下按規則如果會上不說，會下亂說，你要負責如何開討論會會前議題會中控制會后評估會前議題要討論什么內容容，需要先列列下來，否則則容易跑題或者目標標不明確。如如果是非正式式的會議，沒必要整整理出書面的的會議議程的的，也需要將大致需需要討論的內內容一一列舉舉出來，免得開會時時沒有討論的的重點。主持人如何開開場目的：舉辦會議的主要要目的背景說明：會議召開的背景景，我們面臨的問題議程：會議中欲討論之之事項及先后后順序和預估時間期望：對參會人員的表表現和問題的的處理期望討論會會中常常見問問題1.“一言言堂””滔滔滔不絕絕：很很多人人沒有有參與與進來來，會會議被被個別人主主導，，大多多數人人選擇擇了沉沉默；；討論論沒有有深度度，草草草收場2.思維混混亂：：每個個人都都從自自己喜喜歡的的角度度看問問題，，爭論論不休，而而有些些角度度卻被被忽略略了；；總總是讓讓情緒緒影響響思維維的方向和和效率率；總總是無無序地地既考考察信信息、、形成成觀點點，又又要評判其其他人人的觀觀點，，使思思維不不夠清清晰，，問題題不夠夠聚焦焦，觀點難難以形形成。。3.心理障障礙：：對抗抗心理理、畏畏懼心心理、、老好好人心心理、、競爭爭心理、依依賴心心理4.群體壓壓力：：不提提沒把把握的的問題題、不不提分分歧性性問題題、不不提質疑性問問題解決辦辦法1.轉變理理念：：對手手->伙伴；；對抗抗->合作；；求同同->求異；；輸贏贏->共贏2.結構化化：把把思維維的不不同階階段劃劃開，，避免免了思思維方方式的的相互互干擾；保證證成員員間在在發言言權力力上的的平等等；結結構化化”保保證了了時間間的利用效率率3.強制性性：規規定小小組成成員必必須按按照程程序的的要求求積極極參與與，即即使提出激烈烈的反反對意意見也也不意意味著著對集集體及及其成成員的的否定定；保證集體討討論始始終處處于激激發狀狀態，，給每每個人人一定定的發發表意意見的壓力；利利于相相對級級別較較低的的個體體對集集體作作出貢貢獻（（不是是我要否定誰，，規則則如此此）第一種方方法：：思維維導圖把各級主主題的的關系系用相相互隸隸屬與與相關關的層級圖表現現出來來，主主題關關鍵詞詞與圖圖像、、顏色等建立記記憶鏈鏈接，，思維維導圖圖充分分運用用左右腦的機能能，利利用記記憶、、閱讀讀、思思維的的規律，協助助人們們在科科學與與藝術術、邏邏輯與與想象象之間平平衡發發展，，從而而開啟啟人類類大腦腦的無無限潛能。運用在在創意意的聯聯想與與收斂斂、項項目企企劃、、問題解決與與分析析、會會議管管理等等方面面。使用思思維導導圖的的好處處（1））利利用色色彩、、線條條、關關鍵詞詞、圖圖像等等，增增強記記憶；；（2）使左左腦的的抽象象引領領和右右腦的的形象象引領領有機機結合合；（3）通過過繪制制引領領導圖圖，手手、腦腦多種種感官官結合合；（4）關鍵鍵詞和和圖像像，促促進歸歸納概概括、、聯想想能力力；（5）引領領過程程可視視化和和可操操作化化，培培養創創造性性引領領技巧巧。主持人人的職職責1.營造合合適的的會議議氣氛氛2.控制會會議主主題和和時間間3.公布會會議守守則、、安排排記錄錄4.安排議議事進進度、、控制制會場場5.引導發發言、、避免免沖突突6.正確總總結討討論的的內容容7.達成團團隊決決策成功主主持人人的十十句話話1.讓我們們試試試2.你是怎怎么想想的3.那么，，你的的意思思是4.好主意意，你你的想想法很很好5.我們是是不是是跑題題了6.委婉一一點（（公平平些/別緊張張）7.輪到你你了，，接下下來是是你8.每個人人同意意嗎9.我們做做出的的決定定是什什么第二種方方法：：團體體列名名法團體列列名法法是一一種最最大限限度地地收集集小組組成員員的意意見，防防止會會議由由少數數人控控制的的集體體討論論方法法。基本步驟驟是：：1.小組準準備：：小組組圍坐坐，主主持人人說明明議題題，鼓鼓勵勵大家家積積極極思思考考，，貢貢獻獻思思想想。。2.個人人準準備備：：在在限限定定的的時時間間內內，，小小組組成成員員獨獨自自把把自己己的的意意見見寫寫在在紙紙上上，，在在此此期期間間不不討討論論。。3、小小組組發發言言：：主主持持人人指指定定一一人人開開始始發發言言，，但但僅講講其意意見見中中的的第第一一條條，，然然后后轉轉到到下下一一人人，，下下一人人也只只講講其其意意見見的的第第一一條條。。如如自自己己的的意意見見別別人講講過，，不不重重復復，，講講自自己己的的下下一一條條，，期期間間有有一一人負負責把把大大家家的的意意見見編編號號逐逐條條記記錄錄在在紙紙板板（（白白板板、黑黑板））上上。。就就這這樣樣一一輪輪一一輪輪地地進進行行，，如如果果某某一成成員沒沒有有新新意意見見了了，，則則越越過過，，直直至至全全體體人人的的全體體意見見都都講講出出來來為為止止。。在在別別人人發發言言時時，，不不對對別人人提出出的的意意見見進進行行評評論論。。團隊隊列列名名法法4、小小組組討討論論：：小小組組對對每每一一條條意意見見進進行行討討論論，，如有有不清清楚楚的的，，可可提提問問，，請請提提出出該該意意見見的的人人進進一步步解釋釋澄澄清清，，說說明明含含義義，，重重復復意意見見可可以以刪刪并并，有有新的的意意見見可可加加上上。5、小小組組決決策策：：可可選選擇擇打打分分或或其其他他的的方方式式，，在在所有有意見見中中選選擇擇小小組組集集體體的的意意見見。團團體列列名名法團隊隊列列名名法法討論論：：將將新新產產品品的的PCP周期期控控制制在在4個月月內內團隊隊列列名名法法思維導導圖圖第三三種種方法法：：頭頭腦腦風風暴暴法法1.激發發大大家家的的智智慧慧，，其其原原意意為為““突突如如其其來來””的的想想法法。。在頭頭腦腦風風暴暴中中，，追追求求的的是是觀觀點點、、意意見見的的數數量量和創創意，，而而非非正正確確性性。2.每組組5－10人為為宜宜，，關關系系要要融融洽洽，，氣氣氛氛要輕輕松。3.實際際工工作作中中，，80％的的創創新新可可使使用用頭頭腦腦風風暴法法。。4.實踐踐證證明明，，這這種種方方法法比比每每個個人人單單獨獨提提方案案，數數目目能能多多出出65－93％1、主主持持人人簡簡明明扼扼要要地地闡闡明明問問題題，，鼓鼓勵勵所所有有的的人人積極極思思考考，，貢貢獻獻觀觀點點。。2、小小組組自自由由發發言言，，有有人人記記錄錄，，在在發發言言過過程程中中，，不允允許許批批評評和和質質疑疑，，但但可可以以補補充充和和完完善善，，直直至至窮盡盡所所有有人人的的所所有有觀觀點點。。3、解解釋釋和和說說明明，，合合并并同同類類觀觀點點。。4、展展開開充充分分討討論論，，形形成成小小組組一一致致意意見見。。頭腦腦風風暴暴法法實實施施的的基基本本步步驟驟頭腦腦風風暴暴法法的的四四條條基基本本原原則則1、嚴禁禁批批評評：：不不對對別別人人所所提提意意見見的的價價值值、、可可行行性及及重重要要性性進進行行任任何何評評價價2、自由由奔奔放放：：不不能能有有任任何何框框框框的的限限制制，，自自由由、、自由由、、再再自自由由3、多多益善善：求量量不求質質，方案案越多越越好4、搭便車：：受到啟啟發時，，可以搭搭便車，，在不打打斷他人思思維的基基礎上，，補充、、完善他他人的觀點激發創意意的有效效方法隨機詞概念提取隨機詞從字典或報報紙中隨隨意選擇擇一個名名詞這個名詞詞與要解解決的問問題距離離越遠越越好步驟示例1.概念提取：圍繞問題產生一個方法（主意）如何減輕壓力：減輕壓力的一個方法是外出散步2、從1方法中提煉概念，一般通過問“這個方法有什么作用嗎？”提出外出散步有什么作用嗎？----鍛煉身體3、根據所提煉的概念產生新的備選方案，“還有其他方法來實現同樣的效果（概念）嗎”？鍛煉身體的方法還有：游泳4、在每一個概念基礎上添加新的方法（主意）鍛煉身體的方法還有舉重、慢跑、爬山等5、對新的方法（主意）按2、3、4、進行操作，可以產生更多的創新爬山可以提煉的概念是親近大自然，還有什么樣的親近大自然的方式呢？外出散步還可以提煉出“轉移注意力”的概念，還有哪些地轉移注意力的方法呢第四種方法：魚骨圖圖法魚骨圖是是一種發發現問題題“根本本原因”和“解解決方案案”的方方法，它它也可以稱之為為“因果果圖”。。魚骨圖圖原本用于質量量管理第五種方方法：六六帽法法主持與與引導愛德華·德·博諾(EdwarddeBono):創新思維維之父,"六頂思考考帽"、"水平思考考法"、"DATT"、"CoRT教育思維維"的創始人人。牛津津大學心心理學和和生理學學榮譽博博士學位位及醫學學博士學學位，劍劍橋大學學博士學學位、馬馬耳他大大學醫學學博士學學位，牛牛津大學學、劍橋橋大學、、倫敦大大學、哈哈佛大學學的任教教經歷，，國際最最知名的的思想家家，被譽譽為“世世界創新新思維之之父”，，劍橋大大學思維維基金會會主席。。六頂思考帽六頂思考帽帽方法是是我們在在思考問問題（考考察問題、分析問問題、評評估問題題、解決決問題））的時候，在規定定的時間間之內，，我們只只使用一一頂思考帽來思考考。它提供了一一個思維維的框架架，從而而改變我我們思維的方式，，使我們們的思維維更加清清晰，思思考的方向更加明明確，解解決問題題更加高高效。廣泛用于小小組討論論，每個個人看問問題要有有不同的視角。小小組要交交替運用用這些不不同視角角得到對問題完整整認識。。六帽引導導的開會會1.目標明確確2.各抒已見見3.平行引導導4.主持控制制5.解決問題題6.結論落實實六頂思考考帽的用用處1、最好的的會議管管理工具具！會議議時間最最多可節節約75%，會議成成果可提高500%甚至更多多。2、建立““思考型型組織””的工具具！它能能有效改改變企業業中高層層管理者者的思維方式，能能迅速提提高企業業整體的的思考質質量，避避免思維維的散漫漫、疏漏漏和低效，從而而帶來企企業高效效的執行行力。3、團隊創創新的工工具！它它能隨時時隨地引引發創造造力，讓讓每一個個部門的的每一個工作細細節都能能充滿激激動人心心的創意意！4、知識管管理的工工具！它它可將每每個人的的知識、、經驗和和技能發發揮至極極限，它是企業業建立““學習型型組織””的關鍵鍵基石。5、溝通和和交流工工具！確確保全體體職員目目標明確確、方向向一致的的對企業業和團隊的目標標、方針針和政策策有共同同深入的的理解。6、融合差差異的工工具！它它能將不不同觀點點、不同同性格、、不同文文化背景景的人更好地融融合在一一起，有有效避免免沖突和和對抗。。白帽引領領（WH）?我們現在在有什么么信息？？?我們還需需要什么么信息？？?我們怎么么得到這這些信息息？與白帽相相關的就就是資料料與信息息青帽引領領（GH)青帽引領領（GH)六頂思考考帽1.白帽子：：中性的的事實與與數據帽帽，處理理信息的的功能2.黃帽子：：樂觀帽帽，識別別事物的的積極因因素的功功能3.黑帽子：：謹慎帽帽，發現現事物的的消極因因素的功功能4.紅帽子：：情感帽帽，形成成觀點和和感覺的的功能5.青帽子：：創造力力之帽，，創造解解決問題題的方法法和思路的功能6.藍帽子：：指揮帽帽，指揮揮其它帽帽子，管管理整個個思維進程Afacilitatorissomeonewhohelpsagroupofpeopleunderstandtheircommonobjectivesandassiststhemtoplantoachievethemwithouttakingaparticularpositioninthediscussion.Somefacilitatortoolswilltrytoassistthegroupinachievingaconsensusonanydisagreementsthatpreexistoremergeinthemeetingsothatithasastrongbasisforfutureaction.Thebasicskillsofafacilitatorareaboutfollowinggoodmeetingpractices:timekeeping,followinganagreed-uponagenda,andkeepingaclearrecord.Thehigher-orderskillsinvolvewatchingthegroupanditsindividualsinlightofgroupdynamics.Inaddition,facilitatorsalsoneedavarietyoflisteningskillsincludingabilitytoparaphrase;stackaconversation;drawpeopleout;balanceparticipation;andmakespaceformorereticentgroupmembers(Kaner,etal.,1996).Itiscriticaltothefacilitator'sroletohavetheknowledgeandskilltobeabletointerveneinawaythataddstothegroup'screativityratherthantakingawayfromit.Asuccessfulfacilitatorembodiesrespectforothersandawatchfulawarenessofthemanylayersofrealityinahumangroup.Intheeventthataconsensuscannotbereachedthenthefacilitatorwouldassistthegroupinunderstandingthedifferencesthatdivideit.TheInternationalAssociationofFacilitatorswasfoundedin1993topromotefacilitationasaprofession.謝謝！！9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業業貧。。12月-2212月-22Friday,December23,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。23:15:1423:15:1423:1512/23/202211:15:14PM11、以我獨沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2223:15:1423:15Dec-2223-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。23:15:1423:15:1423:15Friday,December23,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2223:15:1423:15:14December23,202214、他他鄉鄉生生白白發發，，舊舊國國見見青青山山。。。。23十十二二月月202211:15:14下下午午23:15:1412月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。十二二月月2211:15下下午午12月月-2223:15December23,202216、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2022/12/2323:15:1423:15:1423December202217、做前前，能能夠環環視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。11:15:14下下午午11:15下下午23:15:1412月月-229、沒有失失敗，只只有暫時時停止成成功！。。12月-2212月-22Friday,December23,202210、很多事情努努力了未必有有結果，但是是不努力卻什什么改變也沒沒有。。23:15:1423:15:1423:1512/23/202211:15:14PM11、成功就是是日復一日日那一點點點小小努力力的積累。。。12月-2223:15:1423:15Dec-2223-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。23:15:1423:15:1423:15Friday,December23,202213、不知香香積寺，，數里入入云峰。。。12月-2212月-2223:15:1523:15:15December23,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。23十十二二月202211:15:15下下午午23:15:1512