檔案館室工作基礎吳江市檔案局俞偉峰2010-8-18檔案館室工作基礎吳江市檔案局1是非題1）檔案工作不是每個單位的主要工作，所以檔案工作相對而言也不太重要，自然也不會引起領導的充分重視。2）檔案人員上崗資格培訓的主要目的是讓受訓人員掌握一定的檔案管理理論和基本操作技能。3）有些單位辦公室工作繁忙，而且檔案業務量也大，就出點錢請幾個退休同志或有經驗的同志來幫忙，這樣檔案工作質量高，也省事，領導也同意出這個錢，何樂而不為。4）美女做檔案員的單位，檔案工作水平相對高一點。5）檔案工作的關鍵是如何在一個單位內部建立一套科學流程，健全一套合理的檔案管理制度。6）現在檔案信息化的要求很高，對于檔案全文數字化工作，我們可以請專業數字化公司做，這樣，既符合標準也省力。7）一個單位檔案工作水平高不高，主要還看專職檔案員的業務素質和工作態度。8）單位的檔案工作等級達省級標準容易，要保持標準、抓好長效管理難。9）一個單位的文書檔案可由辦公室管，會計檔案由財會部門管，產品檔案由生產部門管，基建檔案由基建項目部管，設備檔案由后勤保障部門管，這樣的模式比較合理。10）檔案工作很清閑，這個崗位在許多單位都有人瞄著。是非題1）檔案工作不是每個單位的主要工作，所以檔案工作相2一、檔案室工作的具體內容1、起草并監督執行本單位的檔案工作的計劃和規章制度。2、負責對本單位所屬機構或單位的檔案工作進行具體業務監督和指導。3、對本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作進行業務監督和指導。4、組織開展本單位檔案網絡人員的業務培訓、協作交流以及檢查評比、等級測評等。5、本單位檔案的管理：1）、收集2）、整理3）、鑒定4）、保管5）、統計6）、利用7）、移交一、檔案室工作的具體內容1、起草并監督執行本單位的檔案工作的3二、檔案管理制度1、檔案工作人員崗位責任制度（分管領導、專職檔案員、兼職檔案員）：職責、權限、任務、考核和獎懲措施等。2、立卷歸檔制度（歸檔時間、要求、手續、范圍等）3、保管制度（安全、保護等）4、保密制度（保密要求）5、利用制度（利用方式、要求、批準手續）6、鑒定制度（鑒定標準、規定、銷毀手續等）7、移交制度（移交手續、移交時間等）8、收集制度（因地制宜，切實高效）

針對性、實用性、靈活性、長效性二、檔案管理制度1、檔案工作人員崗位責任制度（分管領導、專職4三、收集工作1、重要性：（基礎、起點、工作的物質對象）2、要求：A、齊全、完整B、規范、標準C、及時、安全3、收集的好辦法，好制度（制度化）三、收集工作1、重要性：（基礎、起點、工作的物質對象）5文件材料收集歸檔好方法、好措施為了促進機關文件材料的收集工作，集思廣益，吳江市檔案局于去年十月在市鎮機關中開展了一次文件材料收集好方法、好措施評比的活動，各單位的檔案人員積極參與，總結上報了很多好經驗，現將其中部分好方法、好措施整理如下，以供各單位參考。1、用制度、措施保證文件材料的齊全、完整，并列入工作人員年終考核。2、在局域網上專辟檔案工作一欄，宣傳檔案工作，并及時公布文件材料收集移交情況。3、建立歸檔材料“移交周”制度。機關單位可確定每年的三月、六月的第一周為本單位的文件材料“移交周”，逐步樹立工作人員的“移交”意識。4、檔案人員主動參與中心工作，做好日常收集。如會議材料、重大活動、臺帳材料等，會議、活動一結束材料即及時收集齊全，并收集好電子文件，以備數字化掛接。對照片、報道也要收集5、按機構收集材料，強調部門負責制。列出歸檔范圍，注意平時積累，通過文件材料的收集整理，來體現部門一年來的工作成效。及時通報各部門的收集情況，進行適當的表揚或獎勵。并做好文件材料移交手續。6、把好用印關。登記好用印情況，有關合同、協議、上報材料、重要材料用印時就要備份及時歸檔。7、在每位工作人員的電腦桌面上建立一個名為“歸檔文件”的文件夾，凡有保存價值的電子文件要求工作人員及時放入文件夾，年底檔案員及時上門下載歸檔。8、規范各職能科室的收文登記，收到任何紙質或電子文件交辦公室做好登記，把好收文關。文件材料收集歸檔好方法、好措施為了促進機關文件材料的69、年初根據上一年工作總結填寫文件材料催討表，然后到各科室了解上年度產生了哪些文件材料，在催討表中進行補充。10、事件發生初就要向當事人布置立卷任務，明確歸檔范圍、時限等要求，加強事中監督，事畢及時索要材料。11、在檔案收集工作中要做到“四勤”，即眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。眼勤：勤于捕捉本單位的各種信息。嘴勤：勤與各部門聯系，了解各部門工作情況。手勤：勤為各部門做好力所能及的服務工作。腿勤：勤跑各部門，收集產生的文件材料。12、歸檔時限適度提前，有條件的可每月向各科室收集材料，包括文字、照片、視頻、實物等不同門類的資料，并進行分類歸檔，以便于年終的檔案整理。13、促進信息化建設，在辦公自動化過程中即時收集歸檔。節省人力物力，提高效率。14、要求各部門科室專門指定文件柜和檔案盒來存放本年度需歸檔的文件材料，并要讓科室每位工作人員都知曉，一旦產生須歸檔的材料應及時存放到指定地點。15、加強對“白頭”文件的管理。16、實行常規收集、突擊收集和定期收集相結合的方法。17、每年組織一到二次兼職檔案員活動開展業務學習、工作布置、人際溝通以及文藝活動，以此激勵檔案員的工作熱情。18、每年發放“年度新增文件材料調查表”根據反饋信息加以匯總，及時更新《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，及時將新表公布，發放到各科室。（吳江市檔案局業務指導科）9、年初根據上一年工作總結填寫文件材料催討表，然后到各科室了7四、檔案分類方案檔案分類方案是簡要敘述檔案分類原則層次和綱目條款的文字材料。（應涵蓋單位各門類、載體的全部檔案，一般不宜經常變化，但可根據實際情況進行局部調整）四、檔案分類方案檔案分類方案是簡要敘述檔案分類原則層次8XX單位

檔案分類方案（表）室藏檔案文書檔案辦公室業務科……業務檔案（專業）XXXXXX科技檔案基建檔案設備檔案產品檔案……會計檔案經費工會食堂XXX特殊載體檔案光盤XXX實物憑證帳冊報表XXXXXXXX單位

檔案分類方案（表）室藏檔案文書檔案辦公室業務科……9吳江市市基層水利站檔案分類方案為加強鎮水利站檔案管理工作，促進檔案管理規范化、標準化、制度化，更好地為水利事業和社會各方面服務，根據《中中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》和水利系統檔案工作的有關規定，各鎮水利站形成的各種門類和載體的檔案應實行集中統一管理，各項體制、制度及組織機構按機關事業單位檔案管理規范執行，文件材料歸檔范圍及檔案分類方案保管期限統一規定如下：分類方案：一、按照內容和載體不同，分類方案如下：1、文書檔案按年度——問題分類2、科技檔案⑴基建檔案，按工程項目分類⑵設備檔案，按設備種類、型號分類3、會計檔案，按核算單位——年度——形式分類4、特殊載體檔案按年度——載體類型分類吳江市市基層水利站檔案分類方案10二、歸檔范圍和保管期限表檔案門類類目歸

檔

范

圍

及

名

稱保管期限文書檔案黨群工作1、本站黨支部工作總結、計劃、臺帳、會議記錄、年報永久2、上級對本站黨組織機構、人員的任命批復永久3、上級對本站黨支部、黨員的獎懲決定、審批表永久4、上級關于組織建設、黨員干部管理、精神文明建設方面有關通知10年5、本站團支部、工會工作總結、計劃、臺帳、年報、花名冊永久6、上級關于開展團組織、工會工作的有通知、意見等10年行政工作1、本站年度工作計劃、總結、大事記、會議記錄永久2、本站召開的各種會議、講話材料30年3、本站機構設置、啟用印章、干部任免的材料永久4、本站各類統計年報、干部職工花名冊永久5、本站干部職工的各類獎懲材料永久6、本站干部職工工資轉移證、行政關系介紹信，職工錄用、轉正、定級、退休、職稱、復轉材料永久7、本站關于綜合治理、文明單位創建、計生、教育方面的材料30年8、本站簡訊及在各類報刊雜志、簡訊上的文章30年9、本站制定的各項規章制度30年10、本站后勤、福利、接待工作材料10年11、本站關于財務管理、經費請示、分配、下撥、各類費用收取等方面的材料30年12、上級關于行政管理方面普發性且需參考執行的政策性文件10年二、歸檔范圍和保管期限表檔案門類類目歸檔范圍及名11檔案門類類目歸檔范圍及名稱保管期限文書檔案業務工作1、本站有關本地區防洪工作的評估、設計、規劃、總結、情況匯報30年2、本站有關水利工程、防洪工程、農村灌溉工程方面工程規劃及質量管理材料30年3、本站水資源收費管理材料30年4、本站有關下屬排澇站、泵站的管理材料30年5、上級有關防洪、水利工程建設、水資源收費方面的規定、通知、意見等10年科技檔案基建檔案⒈同一工程內，包括工程的前期勘探、測繪、審批、設計，以及工程施工、監理、竣工驗收和工程創優的全過程文件材料永久⒉⒊辦公生活用房設備檔案按設備購置的先后順序歸檔，包括設備購置隨機材料（說明書、保修卡等），安裝調試運行、維護修理的全過程材料30年會計檔案憑證同一核算單位內的各類憑證、賬冊、報表及其它移交清冊、銷毀清冊等按會計檔案管理規定的期限執行帳冊報表其它特殊載體檔案光盤

永久照片

永久錄音錄像

30年證書

30年獎狀

30年實物

檔案類歸檔范圍及名稱保管文業1、本站有關本地區防洪工作的評估12三、整理方法依照檔案部門有關業務建設規范，本站各類檔案實行統一整理編目，固定次序，便于科學管理和交流。1、文書檔案：按照《吳江市歸檔文件整理規則》有關規定整理。同一年度內按問題—保管期限分別編件號。2、科技檔案：基建檔案以一個項目為一個保管單位，一個項目的檔案立一卷或數卷。案卷排列按照工程項目竣工時間先后為序。同一項目，文字材料在前，科技圖紙在后。設備檔案為同機裝一盒或數盒，一盒編一號，按購進時間先后編案卷號。3、會計檔案：按核算單位整理，同一核算單位內，在同一年度內，按憑證—賬冊—報表的順序連續編流水號。4、特殊載體檔案：光盤以張為保管單位，按形成時間排列，跨年度大流水編號。照片檔案以形成先后順序裝冊，以冊為保管單位，跨年度大流水編號。錄音錄像以盒為保管單位，按形成時間排列，跨年度大流水編號。獎狀、證書等實物檔案，標簽貼于背面，跨年度大流水編號。三、整理方法依照檔案部門有關業務建設規范，本站各13五、《歸檔范圍和保管期限表》㈠國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》㈡歸檔案范圍也是我們們收集的依據。㈢保管期限表也是確定檔案保管期限的直接依據，是檔案鑒定的實際標準。五、《歸檔范圍和保管期限表》14六、利用工作１、根本目的２、利用方式⑴被動利用：借閱、電話咨詢等⑵主動利用（為主）：匯編材料《大事記》、《組織沿革》、《專題編研》等３、檢索工具（檔案管理系統軟件）六、利用工作１、根本目的15七、檔案人員的責任心㈠工作態度的重要性㈡工作方式的靈活性七、檔案人員的責任心㈠工作態度的重要性16八、檔案工作等級測評㈠《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》及《測評細則》、《測評規程》（吳江檔案信息網站上有）㈡這也是目前為止提高我們各單位檔案管理水平的最有效的手段之一。通過測評活動，可以建立健全我們單位和各項檔管理制度；清理我們對檔案工作欠下的舊賬，搶救一些珍貴資料；固化我們檔案工作的流程；提高全體人員的檔案意識，從而大大提高我們檔案管理的水平乃至整體工作的效率。八、檔案工作等級測評㈠《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作17九、吳江市檔案館情況介紹1）國家一級檔案館2）館藏17余萬卷檔案、資料，可以說吳江檔案館是保存吳江歷史的基地。3）大量史料陳列展覽。歡迎參觀九、吳江市檔案館情況介紹1）國家一級檔案館18檔案館室工作基礎吳江市檔案局俞偉峰2010-8-18檔案館室工作基礎吳江市檔案局19是非題1）檔案工作不是每個單位的主要工作，所以檔案工作相對而言也不太重要，自然也不會引起領導的充分重視。2）檔案人員上崗資格培訓的主要目的是讓受訓人員掌握一定的檔案管理理論和基本操作技能。3）有些單位辦公室工作繁忙，而且檔案業務量也大，就出點錢請幾個退休同志或有經驗的同志來幫忙，這樣檔案工作質量高，也省事，領導也同意出這個錢，何樂而不為。4）美女做檔案員的單位，檔案工作水平相對高一點。5）檔案工作的關鍵是如何在一個單位內部建立一套科學流程，健全一套合理的檔案管理制度。6）現在檔案信息化的要求很高，對于檔案全文數字化工作，我們可以請專業數字化公司做，這樣，既符合標準也省力。7）一個單位檔案工作水平高不高，主要還看專職檔案員的業務素質和工作態度。8）單位的檔案工作等級達省級標準容易，要保持標準、抓好長效管理難。9）一個單位的文書檔案可由辦公室管，會計檔案由財會部門管，產品檔案由生產部門管，基建檔案由基建項目部管，設備檔案由后勤保障部門管，這樣的模式比較合理。10）檔案工作很清閑，這個崗位在許多單位都有人瞄著。是非題1）檔案工作不是每個單位的主要工作，所以檔案工作相20一、檔案室工作的具體內容1、起草并監督執行本單位的檔案工作的計劃和規章制度。2、負責對本單位所屬機構或單位的檔案工作進行具體業務監督和指導。3、對本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作進行業務監督和指導。4、組織開展本單位檔案網絡人員的業務培訓、協作交流以及檢查評比、等級測評等。5、本單位檔案的管理：1）、收集2）、整理3）、鑒定4）、保管5）、統計6）、利用7）、移交一、檔案室工作的具體內容1、起草并監督執行本單位的檔案工作的21二、檔案管理制度1、檔案工作人員崗位責任制度（分管領導、專職檔案員、兼職檔案員）：職責、權限、任務、考核和獎懲措施等。2、立卷歸檔制度（歸檔時間、要求、手續、范圍等）3、保管制度（安全、保護等）4、保密制度（保密要求）5、利用制度（利用方式、要求、批準手續）6、鑒定制度（鑒定標準、規定、銷毀手續等）7、移交制度（移交手續、移交時間等）8、收集制度（因地制宜，切實高效）

針對性、實用性、靈活性、長效性二、檔案管理制度1、檔案工作人員崗位責任制度（分管領導、專職22三、收集工作1、重要性：（基礎、起點、工作的物質對象）2、要求：A、齊全、完整B、規范、標準C、及時、安全3、收集的好辦法，好制度（制度化）三、收集工作1、重要性：（基礎、起點、工作的物質對象）23文件材料收集歸檔好方法、好措施為了促進機關文件材料的收集工作，集思廣益，吳江市檔案局于去年十月在市鎮機關中開展了一次文件材料收集好方法、好措施評比的活動，各單位的檔案人員積極參與，總結上報了很多好經驗，現將其中部分好方法、好措施整理如下，以供各單位參考。1、用制度、措施保證文件材料的齊全、完整，并列入工作人員年終考核。2、在局域網上專辟檔案工作一欄，宣傳檔案工作，并及時公布文件材料收集移交情況。3、建立歸檔材料“移交周”制度。機關單位可確定每年的三月、六月的第一周為本單位的文件材料“移交周”，逐步樹立工作人員的“移交”意識。4、檔案人員主動參與中心工作，做好日常收集。如會議材料、重大活動、臺帳材料等，會議、活動一結束材料即及時收集齊全，并收集好電子文件，以備數字化掛接。對照片、報道也要收集5、按機構收集材料，強調部門負責制。列出歸檔范圍，注意平時積累，通過文件材料的收集整理，來體現部門一年來的工作成效。及時通報各部門的收集情況，進行適當的表揚或獎勵。并做好文件材料移交手續。6、把好用印關。登記好用印情況，有關合同、協議、上報材料、重要材料用印時就要備份及時歸檔。7、在每位工作人員的電腦桌面上建立一個名為“歸檔文件”的文件夾，凡有保存價值的電子文件要求工作人員及時放入文件夾，年底檔案員及時上門下載歸檔。8、規范各職能科室的收文登記，收到任何紙質或電子文件交辦公室做好登記，把好收文關。文件材料收集歸檔好方法、好措施為了促進機關文件材料的249、年初根據上一年工作總結填寫文件材料催討表，然后到各科室了解上年度產生了哪些文件材料，在催討表中進行補充。10、事件發生初就要向當事人布置立卷任務，明確歸檔范圍、時限等要求，加強事中監督，事畢及時索要材料。11、在檔案收集工作中要做到“四勤”，即眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。眼勤：勤于捕捉本單位的各種信息。嘴勤：勤與各部門聯系，了解各部門工作情況。手勤：勤為各部門做好力所能及的服務工作。腿勤：勤跑各部門，收集產生的文件材料。12、歸檔時限適度提前，有條件的可每月向各科室收集材料，包括文字、照片、視頻、實物等不同門類的資料，并進行分類歸檔，以便于年終的檔案整理。13、促進信息化建設，在辦公自動化過程中即時收集歸檔。節省人力物力，提高效率。14、要求各部門科室專門指定文件柜和檔案盒來存放本年度需歸檔的文件材料，并要讓科室每位工作人員都知曉，一旦產生須歸檔的材料應及時存放到指定地點。15、加強對“白頭”文件的管理。16、實行常規收集、突擊收集和定期收集相結合的方法。17、每年組織一到二次兼職檔案員活動開展業務學習、工作布置、人際溝通以及文藝活動，以此激勵檔案員的工作熱情。18、每年發放“年度新增文件材料調查表”根據反饋信息加以匯總，及時更新《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，及時將新表公布，發放到各科室。（吳江市檔案局業務指導科）9、年初根據上一年工作總結填寫文件材料催討表，然后到各科室了25四、檔案分類方案檔案分類方案是簡要敘述檔案分類原則層次和綱目條款的文字材料。（應涵蓋單位各門類、載體的全部檔案，一般不宜經常變化，但可根據實際情況進行局部調整）四、檔案分類方案檔案分類方案是簡要敘述檔案分類原則層次26XX單位

檔案分類方案（表）室藏檔案文書檔案辦公室業務科……業務檔案（專業）XXXXXX科技檔案基建檔案設備檔案產品檔案……會計檔案經費工會食堂XXX特殊載體檔案光盤XXX實物憑證帳冊報表XXXXXXXX單位

檔案分類方案（表）室藏檔案文書檔案辦公室業務科……27吳江市市基層水利站檔案分類方案為加強鎮水利站檔案管理工作，促進檔案管理規范化、標準化、制度化，更好地為水利事業和社會各方面服務，根據《中中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》和水利系統檔案工作的有關規定，各鎮水利站形成的各種門類和載體的檔案應實行集中統一管理，各項體制、制度及組織機構按機關事業單位檔案管理規范執行，文件材料歸檔范圍及檔案分類方案保管期限統一規定如下：分類方案：一、按照內容和載體不同，分類方案如下：1、文書檔案按年度——問題分類2、科技檔案⑴基建檔案，按工程項目分類⑵設備檔案，按設備種類、型號分類3、會計檔案，按核算單位——年度——形式分類4、特殊載體檔案按年度——載體類型分類吳江市市基層水利站檔案分類方案28二、歸檔范圍和保管期限表檔案門類類目歸

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稱保管期限文書檔案黨群工作1、本站黨支部工作總結、計劃、臺帳、會議記錄、年報永久2、上級對本站黨組織機構、人員的任命批復永久3、上級對本站黨支部、黨員的獎懲決定、審批表永久4、上級關于組織建設、黨員干部管理、精神文明建設方面有關通知10年5、本站團支部、工會工作總結、計劃、臺帳、年報、花名冊永久6、上級關于開展團組織、工會工作的有通知、意見等10年行政工作1、本站年度工作計劃、總結、大事記、會議記錄永久2、本站召開的各種會議、講話材料30年3、本站機構設置、啟用印章、干部任免的材料永久4、本站各類統計年報、干部職工花名冊永久5、本站干部職工的各類獎懲材料永久6、本站干部職工工資轉移證、行政關系介紹信，職工錄用、轉正、定級、退休、職稱、復轉材料永久7、本站關于綜合治理、文明單位創建、計生、教育方面的材料30年8、本站簡訊及在各類報刊雜志、簡訊上的文章30年9、本站制定的各項規章制度30年10、本站后勤、福利、接待工作材料10年11、本站關于財務管理、經費請示、分配、下撥、各類費用收取等方面的材料30年12、上級關于行政管理方面普發性且需參考執行的政策性文件10年二、歸檔范圍和保管期限表檔案門類類目歸檔范圍及名29檔案門類類目歸檔范圍及名稱保管期限文書檔案業務工作1、本站有關本地區防洪工作的評估、設計、規劃、總結、情況匯報30年2、本站有關水利工程、防洪工程、農村灌溉工程方面工程規劃及質量管理材料30年3、本站水資源收費管理材料30年4、本站有關下屬排澇站、泵站的管理材料30年5、上級有關防洪、水利工程建設、水資源收費方面的規定、通知、意見等10年科技檔案基建檔案⒈同一工程內，包括工程的前期勘探、測繪、審批、設計，以及工程施工、監理、竣工驗收和工程創優的全過程文件材料永久⒉⒊辦公生活用房設備檔案按設備購置的先后順序歸檔，包括設備購置隨機材料（說明書、保修卡等），安裝調試運行、維護修理的全過程材料30年會計檔案憑證同一核算單位內的各類憑證、賬冊、報表及其它移交清冊、銷毀清冊等按會計檔案管理規定的期限執行帳冊報表其它特殊載體檔案光盤

永久照片

永久錄音錄像

30年證書

30年獎狀

30年實物

檔案類歸檔范圍及名稱保管文業1、本站有關本地區防洪工作的評估30三、整