精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔惠州市三木投資有限公司行政管理制度受控文件不得外傳持有部門：持有人：文件編號：SM－XZ-160128發布日期：年月日實施日期：年月日編制人：審核人：批準人： 惠州市三木實業投資有限公司組織架構圖對接人員采購人員倉儲人員項目總監策劃人員銷售人員管理人員銷售總監會計人員出納人員人事人員行政人員出納財務主管行政主管采購主管總經理助理總經理董事長 +對接人員采購人員倉儲人員項目總監策劃人員銷售人員管理人員銷售總監會計人員出納人員人事人員行政人員出納財務主管行政主管采購主管總經理助理總經理董事長目錄惠州市三木投資有限公司 2惠州市三木實業投資有限公司 2組織架構圖 2第一章說明 6——公司行政事務管理體系的范圍 6第一節行政管理制度 7一、行政事務管理工作環境管理規定 7三、公共場所環境管理 8四、附則 9第二節考勤管理制度 11第三節辦公用品管理辦法 15第四節檔案管理辦法 19一、總則 19第五節檔案立卷、歸檔 19第六節檔案的保管 21第七節檔案的借閱和保密 22第八節會計檔案管理細則 23會計檔案保存期限表 24第九節檔案鑒定和移交 25第十節附則 25第二章公司文件格式規范 25第二章印章管理辦法 27公司印章管理責任狀 31用印申請表 32用印申請表 32第四章出差管理制度 33人事管理制度 35員工檔案內容一覽表 40 第一章說明——公司行政事務管理體系的范圍公司關于行政事務管理體系要求的關鍵制度、規程文件。1、適用范圍本制度適用于公司行政事務管理。2、公司、本公司—是指；各部門、各職能部門—是指公司本部所屬部門管理體系所覆蓋的各職能管理機構；高管層——是指公司總經理、副總經理和總工程師等高層管理人員；分管領導、分管副總經理——是指公司分管或主管某項工作、部門的高管人員；部門負責人——是指各部門部門經理；3、本制度管理本制度為公司受控文件，由總經理批準頒布執行。4、制度管理的所有相關事未經公司總經理批準，任何人不得將本制度提供給公司以外人員。5、本制度持有者調離工作崗位時，應將本制度交還總經理辦公室，辦理核收登記。6、本制度除持有人外，相關文件、規定應發放至有關執行人員，辦公室做好復印和發放登記。7、本制度持有者應妥善保管，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或轉借給其他公司或人員。8、在該制度使用期間，如有修改建議，各部門負責人應匯總意見，及時反饋到辦公室。9、總經辦每半年一次對該制度的適應性、有效性進行評審，必要時對該制度予以修改。第一節行政管理制度一、行政事務管理工作環境管理規定第一條工作環境反映公司的內外部形象，體現公司的管理水平，也直接影響工作效率。為了加強對公司工作環境的管理，制定本規定。第二條工作環境是指公司辦公場所的工作秩序和環境，包括公共場所及辦公室。第三條公司工作環境由辦公室負責管理，并負責監督。第四條本規定適用于公司本部及所屬工作環境的管理。二、接待管理第五條接待人員應嚴格遵守崗位職責，加強對進出人員和收發品的管理，嚴禁擅自離開工作崗位。第六條人員出入管理1、本公司人員出入管理（1）本公司員工出入公司，應按公司要求穿著服裝。（2）公司人員因公外出時，應經直接上級批準。下班前不能返回公司的，應告知直接上級。直接上級應在考勤表上簽字確認。2、外來人員出入管理凡公司外人員來訪者，接待人員不認識的，應先要求來訪者填寫《來賓登記表》。如被訪者是公司高層領導的，應由被訪者核準后方可允許進入公司。第七條收發管理1、在接收報紙時接待人員應核準數量，在接收信件、物品時接待人員應核準后辦理簽收手續。2、接收的報紙、信件、物品應在當日分發給收件人。三、公共場所環境管理第八條公司公共場所的環境衛生由公司指定專人負責維護，公司辦公室行政人員負責監督管理。第九條公司所有工作人員應自覺維護公共場所的環境衛生，嚴禁堆放雜物，嚴禁丟棄垃圾、廢品、碎屑，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣。第十條公司辦公室負責更換公共場所的花卉，并責成專人做好花卉保養工作。第十一條公共場所秩序（1）辦公區內走路要輕盈、快捷，見到領導要主動讓道或在領導左側或后面行走。（2）盡量不要在公共場所大聲談話或討論問題，避免大聲呼喚、說笑，影響他人。（3）不要與來訪人員在公共場所談話、更不要爭吵。第十二條公司各辦公室工作人員應自覺維護本辦公室的環境衛生，各辦公室負責人對本辦公室的環境衛生負責。第十三條進出辦公室必須輕輕關門，不能產生很大聲響。辦公區、辦公室內務管理標準：（1）辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得隨意擺放；（2）桌面和室內辦公設備擺放整齊，保持外表干凈；（3）室內文件柜文件擺放科學有序，外觀整潔；（4）辦公室墻面禁止張貼文件或圖表，并保證墻面清潔；（5）保證室內所有電氣開關安全、能夠正常使用；（6）辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正；（7）要節約用電，在光線允許情況下不要開燈；（8）在溫度適宜情況下不要開啟空調，正常開啟空調時，人員長時間離開辦公室請關閉空調；（9）窗簾懸掛要整齊；（10）門、窗能夠正常使用，防止安全隱患；（11）辦公桌、沙發。茶幾上不允許擺放過期的雜志和報紙（專業報刊除外）；（12）辦公室內不允許存放與工作無關的私人物品。第十五條未經部門負責人同意，辦公室其他工作人員禁止私自調換工作位置或挪動工作（寫字）臺、文件柜等辦公家具、辦公設備。四、附則第十六條公司根據實際需要不定期對工作環境進行改造、裝修。改造、裝修的所有相關事宜，包括設計、施工單位的選擇及施工管理均由辦公室負責，其他有關部門和人員應積極配合、協助。第十七條公司下班時，最后離開的人確保辦公室和辦公區域大門閉鎖。第十八條公司各下屬項目部辦公室場所可參照本規定執行，或另行制定相應制度文件，并報公司辦公室備案。第十九條本規定由公司辦公室行政負責解釋。第二十條本規定自頒布之日起施行，此前有關規定同時廢止。公司人員出入公司時間記錄表時間：年月日記錄人：序號外出人外出時間去向事由注：1、工作時間內員工出需經部門負責人平準，并向辦公室登記；2、員工因公出不能正常刷卡簽到的，必須電話通知考勤人員。第二節考勤管理制度第一條考勤管理是工作日常管理的基本規章。員工出勤狀況反映該崗位的工作量、重要程度及崗位工作人員對工作的熱情和敬業精神。為了嚴肅勞動紀律，加強考勤管理，保障公司各項工作的有序開展，制定本制度。第二條公司考勤工作由辦公室負責，并負責監督。第三條本制度適用于公司本部的考勤管理。第四條工作時間（一）依據公司各部門工作性質分類規定，平均日出勤時間按8小時核算。（二）上下班時間：周一至周五上午9：00～12：00，下午13：00～18：00。（三）每周滿勤天數為5天，每月1日至月底為一個考勤周期。第五條上班時間要求（一）員工上午上班應提前10分鐘到達。準備好當日工作所需要的文件資料等，并提前準備完畢。上班時間前5分鐘所有員工必須準備開始工作，上班時間開始準時進入工作狀態。（二）需要直接到其它單位或項目現場的，應在上一工作日或當日上班時間前告知直接上級和考勤人員。未提前告知而直接因公外出的，按遲到處理；謊報事實的，公司一經驗證屬實，按曠工一天處理。直接上級隱瞞、謊報或事后補簽考勤卡的，公司一經驗證屬實，給予經濟罰款。（三）中午有招待、宴會活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。因特殊情況需要推遲時間的，參加人員應及時告知各自的直接上級。第六條工作間歇時間為了提高工作效率、科學利用工作時間，上、下午上班兩個小時后可休息15分鐘左右。各辦公室負責人應掌握工作間歇時間。第七條下班時間（一）下班時間前，任何人員嚴禁談論就餐、購物等與工作無關的話題，各部門負責人要切實監督。下班后，應整理好桌面，防止文件的損毀、遺失和泄露。（二）中午就餐后為午休時間。在午休時間內，任何人嚴禁有足以影響他人休息的言行。（三）因私事而不得不在正常下班時間前離開公司，視為早退。早退應告知直接上級。（四）下午下班前不能回公司的，應告知直接上級。經直接上級同意后，第二天應由直接上級在考勤卡（表）上簽字確認。第八條遲到、早退當月遲到或早退一次在2小時（含）以內的，扣半日崗位基本薪酬的20%；當月遲到或早退一次在2小時以上，4小時（含）以內的，扣半日崗位基本薪酬；當月遲到或早退一次在4小時以上的按曠工一天處理。第十一條曠工（一）除了本制度所規定的有關情形外，以下情況確認為曠工：1、員工未經批準擅自缺勤，事后無正當理由補假；2、員工謊報、偽造證明，以不正當手段騙取假期；3、員工不服從或違反工作安排，消極怠工；4、其它任何未經直接上級批準或直接上級不知道原因而沒有正常上班，均視為曠工。（二）對曠工者，公司按以下規定予以處罰：1、月曠工扣當日薪酬的100%；2、有曠工情況者取消當月全勤獎200元。第十二條員工如因出差未按時進行考勤，應于出差歸來后三日內找直接上級辦理簽字確認手續，逾期將視作曠工處理。第十三條請假、休假規定（一）國家法定的節假日（根據國家每年放假規定）（二）病假1、員工因病需在工作時間內看病時，應事先向直接上級請假。2、員工因病需休息時，必須持有醫院就診的病休證明并按醫院建議病休時間休假。（三）事假1、為了不影響公司工作，員工有事應盡可能安排在公休假日辦理，必須占用工作時間辦理的，必須按規定辦理請假手續。2、按日扣除日崗位基本薪酬以及當天補助。3、員工因個人私事而請假、事假當年累計不得超過15天，超過15天以上者，無獎金，超過天數按曠工計。（四）婚假職員達到結婚年齡且在公司服務滿一年以上可請此假。根據《婚姻法》以及《計劃生育條例》的規定，員工結婚可享受以下待遇:1、執行國家規定的法定結婚假期3天；2、員工結婚請婚假，本人必須持有法定結婚證，經本部門直接上級批準，到公司辦公室辦理手續后方可休婚假；3、符合晚婚年齡(女23周歲，男25周歲)的初婚者，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)；婚假期間不計扣薪酬。（五）喪假1、員工及職員親人去世,且本人在公司服務半年以上,可申請此假,假期為3天,(時間不足者可以請事假)在假期內發本人全額其本工資。（六）產假1、在公司服務半年以上，達到法定婚齡，符合國家計劃生育政策之已婚的女員工，執行國家法定假期。2、凡產假或護理假未足規定天數，經直接上級認可而提前上班者，依基本工資折算發給補貼。3、產假期間工資由社保所發放，并執行國家相關規定。4、凡工齡滿一年的男員工，均可享有五天帶薪產假護理假。（七）哺乳假凡工齡滿兩年的女員工，產后嬰兒未滿周歲的，均可享有1小時/天帶薪哺乳假。（八）工傷假1、員工因工傷需休息時，須有醫療部門診斷和病休證明，經公司辦公室確認、總經理批準后方可按工傷假處理。需繼續休息時要按時交診斷書和病休證明。2、工傷醫療期內公司除了承擔法律規定的醫療費外另發放月工資。（九）年假：1、年假按國家規定給公司當前情況制定。2、休假方式：在不影響正常前提下，由辦公室初審，總經理批準生效。3、年假天數規定：一年以上兩年以下（5天）兩年以上三年以下（7天）三年以上（10天）。4、年休假原則年一次休完，不累計到二年5、如一年內事假超過15天，不享受年假第十四條員工申請各類假期（事假、病假、婚假、喪假、產假、護理假、工傷假、年假）均應填寫《員工請假單》，并附上有關證明，按相關審批權限審批和辦公室核實后才能休假。若因突發事件或急病不能先行辦理請假手續者，應使用電話其它快捷、準確方式向其直接上級請假，并于假后上班兩天內補辦相應手續。第十五條請假手續的審批（一）員工的婚假、喪假、產假、護理假、哺乳假的申請由直接上級予以核準，辦公室審核。（二）員工病假、事假、工傷假的核準權限如下：1、員工請假一天（含）以內，由所在部門負責人核準即可；請假三天（含）以內，除須經部門負責人核準外，還需分管副總經理的核準；超過三天，除部門負責人、分管副總經理批準外還需報總經理核準。2、部門負責人請假一天（含）以內，由公司副總經理批準；一天以上，由總經理核準。（三）員工請假理由不充分，或有礙工作時，上級可酌情不予準假，或縮短假期，或責令改期請假。（四）所有假期申請單辦妥手續后交由辦公室審查備案，作為考勤核查的依據。（五）員工請假先事先選定職務代理人，但需經直接上級核準。（六）違反上述規定的處罰：1、未按請假審批程序規定辦妥請假手續而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。休假期間未委托工作代理人，視為工作責任心不強，給予警告處分。第十六條上班時間臨時外出（一）工作時間臨時外出的，應將工作委托他人，并告知直接上級。沒有委托和告知而影響工作的，給予警告。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責者，給予警告。（二）員工公出，經公司安排或部門負責人批準，須向部門考勤員處登記。第十七條加班各部門負責人或分管總經理根據工作需要可適當安排加班。基本薪酬中已包括日常和正常公司休日的加班工資，不再另行計發加班工資，公司采用帶薪假形式予以補償。法定節日公司確因工作需要加班時，其補貼另行規定。第十八條帶薪假期所有部門員工，全年帶薪病、事假累計五天。第十九條全年沒有缺勤（無遲到、早退現象，全年病事假不超過5個工作日）的，公司發放全勤獎。全勤獎發放標準為500元/年。第二十條本制度由公司辦公室負責解釋。第二十一條本制度自頒布之日起施行。此前頒布的相關規定同時廢止。第三節辦公用品管理辦法第一條為規范公司低值易耗品與辦公用品管理工作，有效控制低值易耗品與辦公用品的采購、驗收、發放和使用，制訂本辦法。第二條低值易耗品與辦公用品的界定將單位價值為50元～200元（含）的工具、器具、辦公用用品,界定為低值易耗品。第三條低值易耗品與辦公用品的分類（一）屬于固定資產的辦公用品，如：小型辦公設備、電器等，參見《固定資產管理辦法》。（二）辦公自動化設備耗材：如：、墨盒、碳粉、磁盤、移動、存儲設備、打印紙等。（三）一般消耗品，如：簽字筆、白板筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、記事本、檔案袋、標簽、便條紙、橡皮、夾子、圓珠筆、書釘等。（四）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、裝訂機、打孔機、打碼機、計算器、印泥等。第四條低值易耗品與辦公用品消耗定額（一）屬于固定資產的低值易耗品與辦公用品：執行《固定資產管理辦法》的有關規定。（二）辦公自動化設備耗材：由辦公室核實后統一購買。（三）一般消耗品：每人每年不超______元。（四）耐用消耗品：以舊換新。第五條低值易耗品與辦公用品的采購（一）低值易耗品與辦公用品原則上由辦公室統一采購。（二）采購計劃的編制與審批1、每月20日-25日，公司各職能部門的負責人將填寫好的《低值易耗品與辦公用品需求計劃表》簽字后交行政人員。2、財務人員審批后，由行政人員負責采購。第七條低值易耗品與辦公用品的保管與發放（一）辦公室行政主人員負責對采購的低值易耗品與辦公用品進行登記，并妥善保管。（二）低值易耗品與辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領用”系本部門共同使用用品如打孔機、裝訂機等專用辦公用具。“部門領用”的專用辦公用具由部門負責人或其指定人員負責保管。辦公室負責建立“低值易耗品與辦公用品登記簿”，對低值易耗品與辦公用品的發放進行動態管理。公司全體員工應本著厲行節約的原則使用低值易耗品與辦公用品，能共同使用的盡可能共同使用，能重復利用的盡可能重復利用，嚴禁浪費、丟失、私用。（五）新入職人員由各部門負責人通報行政人員后，新入職人員到辦公室辦理領用手續。人員離職時，應將剩余辦公用品一并交部門內勤人員。第八條低值易耗品與辦公用品如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償或自購。第九條低值易耗品與辦公用品嚴禁帶回家私用。第十條印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。第十一條打印、復印耗材的使用（一）公司各部門要節約使用打印紙。復印時，要嚴格按照規程操作。復印的作廢紙張，由個人留存。嚴禁打印、復印與工作無關的資料，嚴禁私用打印、復印紙.（二）除了對外報送的文件資料，公司內部的紙張必須正反面使用。第十四條未盡事宜，本辦法由辦公室行政負責解釋。第十五條本辦法自頒布之日施行。序號用品名稱領用數量領用日期簽名倉管員備注辦公用品領用登記表第四節檔案管理辦法一、總則第一條為了加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司本部及項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。第三條職責分工（一）辦公室負責對公司的各類檔案實行統一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進行業務指導和培訓。（二）財務審計部在遵照本制度和財務檔案管理的有關法規性文件的前提下，負責公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監督、檢查。（三）各部門應指定本單位的檔案管理人員（兼）并報公司辦公室備案。（四）各部門負責人負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條檔案的分類公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。第五節檔案立卷、歸檔第五條辦公室及各職能部門的檔案（資料）管理員應定期（每月一次）進行檔案的收集。第六條立卷歸檔的時間（一）各類法規、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內交辦公室，由辦公室負責外來文件的統一登記、傳閱、保管。各經辦部門或個人視實際需要，可留存復印件。除了項目技術性文件外，其他內部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協議等，均應在當月內立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應把整理審定完畢的檔案資料。第六條移交辦公室保管。（三）在獲得證照后，除了“稅務登記證”在財務審計部保存外，公司的其它各類證照（營業執照、資質證書、企業代碼證等）應在7日內交辦公室保存。項目的各類批文、證照原件，在辦理結束后三日內移交辦公室保存。第七條立卷歸檔的要求（一）歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規律進行科學的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯系。（二）案卷要求1、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。2、歸檔文件要按規定的次序系統排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據目錄清點核對，并履行簽字手續。3、卷內文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業務的全貌，便于保管和利用。4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。（三）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。（四）影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第八條交接檔案的要求（一）交接的資料必須完整；（二）交接的資料必須準確，務必真實地記錄企業發展地全過程，做到文、圖、物相符，數據準確要靠，簽字手續完備；（三）歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經理助理批準；（四）交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經理助理審批方可歸檔；（五）檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內容實行統一的制作標準（六）卷內資料均按有書寫內容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標一律在右下角；（七）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執一份（如有需要可提供電子版）。（八）對工程資料檔案的特殊要求：1、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續要完備。文字材料尺寸規格應采用A4幅面（297mm*210mm）；2、用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面，圖標不要露在外面。3、文字材料應按事項、專業順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。第六節檔案的保管第八條歸檔后的檔案由辦公室統一保管。各部門、項目部臨時保管的檔案應設專用檔案柜，并由專（兼）職管理員負責保管。第九條檔案資料要按門類和載體進行科學的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業務的開展提供依據性資料。第十條辦公室要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術保護并定期檢查檔案保管情況。第十一條檔案柜內不得存放與檔案無關的物品。第七節檔案的借閱和保密第十二條檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續。借閱、復印一般檔案，應經辦公室主任批準；重要檔案（機密文，件、證照等需經公司總經理批準）第十三條各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經辦公室主任和原形成檔案的部門負責人批準，方可借閱。第十四條借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應積極配合、協助，嚴禁擅離崗位。第十五條借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借、涂改和私自復印。私自復印者，公司經查證屬實后給予“嚴重警告處分”。逾期歸還者，檔案管理人員應及時催收。如延長借閱時間，須辦理續借手續。第十六條檔案的保密（一）檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。（二）檔案室要堅固，保管設備要符合保密要求。（三）合理劃分并調整檔案密級，嚴格履行借閱手續，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經理以上領導簽字后方可借閱，涉及本部業務的由部門負責人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責人及相關部門負責人簽字方可借閱。（四）經常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。（五）企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。第八節會計檔案管理細則第一條會計檔案是公司經營管理的重要資料，為了保守公司的機密，維護會計檔案的安全與完整，特制訂本制度。第二條本細則適用于公司本部各類會計檔案的管理，包括：（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。（三）財務報告類：月報、季報、年度財務報告，包括會計報表、附注及財務狀況說明書，其他財務報告。（四）其它類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、付款簽報及招待費申請單及其他應當保管的會計核算專業資料、會計檔案移交清單、會計檔案保管清單等。第三條職責（一）財務部負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱等管理，嚴防毀損、散失和泄密。（二）公司辦公室負責監督本細則的執行情況。第四條會計憑證登記完畢后，必須按照分類和編號順序保管，不得散亂、丟失。第五條記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證起止號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。第六條會計檔案的保存（一）財務審計部應指定專人負責保管會計檔案，定期將財務審計部歸檔的會計資料按類別、按順序立卷登記有效。（二）會計檔案的保管期為永久保存和定期保存兩類，具體類別與保管年限限詳見附表。第七條會計檔案的借用（一）財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定借閱，及時歸還原處，若要查閱入庫檔案必須履行查閱會計檔案登記手續。（二）公司內部其他人員若因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部經理同意后方能由檔案管理人員接待查閱。（三）外來單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有效證明，并經總經理批準后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由。（四）會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，應由檔案管理人員進行復印。第八條會計檔案需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經總經理批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由財務審計部經理共同參加，并在銷毀清冊上簽名，銷毀清冊永久保存。第九條由于公司會計人員的變動等需要轉交會計檔案時，應辦理轉交手續，并由監交人、移交人、接受人簽字。第十條未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十一條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。附表會計檔案保存期限表序號檔案名稱保管期限（年）1記賬憑證及原始憑證152銀行存款余額調節表及對賬單53手工會計薄帳154計算機賬簿永久5輔助賬156各種報表37年度匯集報表永久（包括文字說明）8會計移交清冊159會計檔案保管清冊永久10會計檔案請銷毀清冊永久第九節檔案鑒定和移交第十七條公司辦公室檔案管理員、各部門、項目部專（兼）職檔案管理員應按照檔案保管期限的規定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。第十八條檔案的鑒定工作應在公司分管領導的指導下，由公司辦公室和有關業務人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經公司總經理或總經理助理批準后，由專人進行監銷，并在銷毀清冊上簽字。第十節附則第十九條本公司人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方可離開崗位。第二十條檔案人員應積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關部門編寫大事記、組織機構沿革等，為公司品牌建設服務。第二十一條公司所屬的各項目部的檔案管理工作遵照本辦法執行。第二章公司文件格式規范第一節關于公司制度文件格式的說明——請各部門根據模板修改相應格式公司的標準字體為黑體、宋體和仿宋體。如無特殊說明，公司所有文件執行以下標準：封皮凡有封皮的文本，請依據模板設置封皮，并在行政人事部備案。第二條文件標題各種文件中，文件標題均使用黑體二號字，加粗；副標題用黑體四號字體，不加粗；標題和正文之間空一行。第三條正文字體一般文件各級標題均用阿拉伯數字（1,1.1,1.1.1）區別。一級標題為黑體四號字，加粗；二級標題為黑體小四號字，不加粗；三級標題為宋體小四號字，加粗，正文為宋體小四號字，不加粗；另外，正文前如有填寫說明和目錄的，請依序安排，其中填寫說明與目錄的正文均使用黑體小四號字，不加粗。英文、阿拉伯數字使用Arial字體或與中文使用同一字體。各種通知、通告、信函和對外行文將標題、正文字號放大一級，標題使用宋體，正文使用仿宋字體，或根據外部要求或慣例使用其他格式。第四條行距、段落間距文件全文行距設置為1.5倍行距，段落之間和標題之間空一行，各條款中的小標題無需空行。第五條縮進段落設置一般為首行縮進（2個字符），含條款的（如合同）為懸掛縮進。第六條頁面設置頁邊距上下均為2.54厘米，左右為3.17厘米，頁眉距邊界為1.5厘米，頁腳為1.75厘米。第七條頁眉頁腳對外制度/規范性文件的頁眉為靠左“惠州市三木實業投資有限公司”；對內制度/規范性文件的頁眉文字為靠左“惠州市三木實業投資有限公司”，靠右為“文件編號”，一般制度/規范性文件均需要編號（見附錄）其他只作分類備案用文件無需編號；無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。第八條圖表圖表大小可根據需要設定，圖表標題需用黑體，三號字體，圖表內容中，標題欄需用黑體，四號字體，加粗，加入標準淡綠色底紋，其它文字內容用宋體，小四號字體，圖表的說明注釋文字則用楷體_GB2312，小五號字體。第九條落款文件底部若需要落款，簽名和日期請使用黑體四號字，加粗。第十條其他固定格式文件公司其他固定格式文件（公文、信紙、傳真、郵件、合同等），請按附件格式樣本（見附件）。附錄部門文件編號格式（150801：二〇一五年八月第一號文件）1、行政管理文件SM-XZ-1508012、人事管理文件SM-RS-1508013、財務管理文件SM-CW-1508014、銷售管理文件SM-XS-1508015、采購管理文件SM-CG-1508016、合同管理文件SM-HT-150801,依次類第二章印章管理辦法第一條為了保證印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發生，制定本制度。第二條公司印章包括：1、公司公章；2、法定代表人姓名章；3、財務專用章、發票專用章、合同專用章等各類專用章；4、相關公司或子公司各類印章。第三條印章的刻制（一）公司印章刻制均須報總經理批準，由辦公室憑公司介紹信到公安機關指定單位辦理刻制手續。（二）印章的形體、規格、材質、格式等應符合國家有關規定，數量滿足使用要求。第四條辦公室對新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。第五條印章的保管（一）公司印章必須分類由專人保管，其中：1、公司公章、合同專用章、法人代表人名章由辦公室主任保管；2、公司財務章（包括財務專用章和發票專用章）由財務部指定會計保管，法人代表人名章由財務出納保管。（二）印章保管必須安全可靠，公章、財務專用章、合同專用章要放在保險柜或有鎖的抽屜內。印章使用時，要隨用隨拿，用后歸位，嚴謹隨意放置。（三）保管人臨時出差超過兩個工作日的，應妥善移交并辦理移交手續，以免貽誤工作。第六條保管人變動時須辦理印章移交手續（書寫收條）。第七條印章的使用（一）印章的使用范圍1、公章（法人章）的使用范圍：（1）以公司名義對外發文、開具介紹信、報送報表等；（2）以公司名義對內行文，包括決定、請示、報告、通知、通報、批復、意見函、會議紀要等書面文件；2、合同專用章：以公司名義簽署合同、協議時使用。3、財務專用章：由財務審計部簽署支票時使用。4、發票專用章：由財務審計部對外收取各種款項，提供票據時使用。5、法人代表專用章：由財務審計部出具支票時使用或對外簽署合同、協議時使用。（二）公司實行印章使用審批制度。經辦人填寫《用印申請單》，本部門負責人簽字，副總經理、總經理簽字，到印章保管處蓋章。印章保管人應按以下程序謹慎使用印章：1、公章（普通法人章）：（1）審閱、了解用印的內容；（2）查看《用印申請表》；（3）用印。2、合同專用章：（1）審閱、了解用印的內容；（2）查看《合同簽訂審批表》；（3）用印。3、財務專用章：（1）查看《付款審批表》；（2）用印。4、發票專用章：（1）查看票據內容是否準確；（2）用印。5、法人代表專用章：（1）支票已加蓋財務專用章或法人代表已在合同、協議上簽字；（2）用印。（三）使用印章時，保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查，發現問題及時請示領導，妥善解決。（四）嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。特殊情況下，經總經理批準可在指定用途的特定格式的空白憑證上蓋章。（五）蓋章時要集中精力，用力均勻，蓋出的印章應端正、清晰、美觀、便于識別，防止蓋歪或顛倒。（六）帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在邊接線上。（七）在合同、協議書上蓋章時，要在落款處、騎縫處和修改處蓋章。（八）凡是在公司落款處加蓋印章的，要端正蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下不壓成文日期。沒有公司落款的，要壓成文日期。（九）除保管人外，其他人員不得將印章帶離公司。保管人因工作需要必須將印章帶出公司的，應妥善攜帶，防止遺失或被盜。第八條下列情況下應停止使用印章：（一）公司名稱改變；（二）有關部門通知改變印章圖樣；（三）印章損壞；（四）印章遺失或被竊，聲明作廢。第十條印章停用后，保管人應將印章交公司辦公室封存或銷毀。印章銷毀須由兩名以上的人員進行銷毀。第十一條印章遺失或被竊后，依法刊登“作廢聲明”廣告。第十一條罰則（一）如違反本規定，未造成嚴重后果的，每次給予相關責任人人民幣100元的處罰；（二）如違反本規定，且未造成嚴重后果的，每次給予責任人人民幣500元的處罰；（三）如因違反本制度相關規定，給公司造成嚴重損失的，將給予責任人人民幣1000元以上處罰或辭退并追究法律責任。第十二條未按本制度要求使用、保管印章造成丟失的或者盜用、仿制印章的，公司依情節輕重對責任者分別警告、罰款直至追究法律責任。第十三條公司各下屬項目部的印章管理應遵照本規定執行。第十四條本制度由辦公室負責解釋。第十五條本制度自頒布之日起施行。附：公司印章管理責任狀印章是企業的標志，具有法定性、權威性和效用性。為加強印章管理，明確印章管理人員所承擔的責任，現制定如下印章管理責任狀。一、本責任狀所簽訂者為負責管理、執掌公司公章以及業務專用章、法人代表的所有印章管理人員。二、印章保管要嚴謹、認真、保密。印章保管者要嚴格遵守用印制度，不得隨意用印，私自偷蓋，確保印章保管安全。如違反印章保管原則，一經發現，立即開除，并承擔相應的法律經濟責任。三、用印必須經公司領導批準同意。尤其是對外合同、協議、證明、擔保證明等具有法律效應的重要文件，一律報總經理同意后方可用印，如有失職，立即開除，所造成的一切后果，有印章管理人員負全部責任。四、嚴禁擅自委托他人代管印章或代用印，委托他人代管印章須經總經理批準。如經同意委托他人代管，須辦理交接手續，注明具體交接時間，以明確保管責任，如未經同意，擅自將印章交給他人保管或代用印，予以罰款500元，并立即開除，如由此發生用印事故或被他人偷蓋，一切后果，由印章保管人員負責。五、如必須攜印外出，經辦公室審批后，報總經理批準，同時印章保管者必須隨印同行。如印章管理人員私自放印外出，將予以200元罰款；如發生用印事故，將追究印章保管人員的法律和經濟責任。六、印章應存放在保險柜內，隨用隨取，用畢鎖好。鑰匙要妥善保管，嚴禁亂丟、亂放，如鑰匙丟失，要立即報告。如發生用畢未鎖、鑰匙丟失、亂存亂放，每發現一次罰款100元，二次以上予以開除；如發生用印事故，將追究印章管理人員的經濟和法律責任。七、建立健全印章使用登記表，準確登記用印情況。公司總經理辦公室負責檢查。印章管理人：簽訂日期：年月日用印申請表申請部門申請日期用印類別用印份數文件名稱及內容簡要說明印鑒留存經理簽字審核人簽字經手人簽字申請部門申請日期用印類別用印份數文件名稱及內容簡要說明印鑒留存經理簽字審核人簽字經手人簽字用印申請表第四章出差管理制度第一條為了嚴格實行出差審批制度，加強出差費用管理，提高出差辦事的效率，制定本制度第二條本制度適用于公司本部各級人員的出差管理，包括商務考察、談判、參觀、會議、學習培訓等。第三條管理職責財務審計部負責差旅費的標準控制，各職能部門負責本部門人員出差報批、安排，差旅費審批按規定的程序和權限執行。第四條出差申請出差人員應于出發前填寫《出差申請表》，一式三份，經批準后，一份報所在部門備案；一份報財務審計部；一份出差人員自留。如情形特殊來不及辦理出差申請手續的，應在出差歸來后補辦。第五條出差審核權限（一）部門經理以下人員出差：由部門經理批準。（二）部門經理出差：由分管副總經理批準。（三）副總經理等公司高級管理人員出差：一律由總經理批準。（四）總經理、副總經理出差需告知辦公室主任。第六條出差前，員工可按預算標準和實際需要預借差旅費。預借差旅費經由經理審批、財務審計部核準后借支。出差歸來后應在一周內呈報核銷。如當月未報銷者，財務審計部可在薪資中扣減。第七條差旅費（一）差旅費包括以下往來交通（火車票、飛機票、船舶票）費、市內交通費、住宿費及其他費用。（二）交通食宿費標準（后附）（三）出差人員出差期間補助標準（后附）。如出差或參加外地會議、學習班時餐費由單位支付，則不再享受出差補貼，報銷時，報銷單上應注明餐費自理，還是單位承擔。（四）出差期間借住親朋好友家，所節省住宿費用，按規定標準的50％發給個人。（五）出差人員必須嚴格執行規定的費用標準，超出部分自理。（六）低報銷標準人員隨高報銷標準人員出差，高報銷標準人員費用標準執行第八條差旅費報銷審批（一）差旅費報銷時，報銷人首先應將報銷單交財務審計部按規定的標準審核簽署意見。部門經理以下人員的差旅費在規定的標準范圍內，由部門經理審批，超出標準范圍內的由分管副總經理審查并簽署意見，報總經理審批。（三）部門經理的差旅費在規定標準范圍內經分管副總經理審批，超出范圍內的，由分管副總經理審查并簽署意見，報總經理審批。（四）副總經理以上人員差旅費，直接呈總經理審批。第九條自帶車輛出差的，在途中就餐的費用予以報銷，但標準不得超過差旅補助標準。第十條出差人員在出差前應事先與有關單位聯系，緊密安排行程計劃，盡量避開公休日。若無法避開公休日，應以公務為重，繼續執行出差任務。如遇工作聯系單位公休，無法開展工作時，可安排休息。第十一條出差過程中因生病、交通中斷或出現其它意外情況導致不能按期返回時，出差人員應及時告知直接上級。經直接上級同意后可以超期停留。第十二條超期出差歸來后應先上班，在處理完緊急事務后再休息。出差時間不足三天的，可休息半天；出差時間超過三天的，可休息一天；出差期間遇公休日而繼續工作的，可以調休。未調休的，公司也不支付加班費。第十三條公司各下屬項目部的出差管理可參照本規定執行，或另行制定相應制度文件，并報公司辦公室備案。各項目部對差旅費用進行有效控制；公司通過預算和管理費用包干管理對相關費用進行總體控制。第十四條未盡事宜，由辦公室負責解釋。第十五條本制度自頒布之日起施行。人事管理制度為實現公司的經營管理目標，規范管理行為，提高工作效率和員工責任感、歸屬感，特制定本制度。一、適用范圍1、本制度所稱員工，是指本公司、各項目部聘用的全體從業人員。2、本公司員工的管理，除遵照國家和地方有關法令外，都應依據本制度辦理。二、錄用1、公司各部門、項目部如因工作需要，必須增加人員時，應先提出申請，經人事辦審核、總（副總）經理批準后，由人事辦統一納入聘用計劃并辦理招聘事宜2、員工的甄選，以學識、能力、品德、體格及適合工作所需要條件為準。采用考核和面試兩種，依實際需要選擇其中一種實施或兩種并用。3、新進人員經考核或面試合格和審查批準后，由人事辦辦理試用手續。一般員工試用期一個月，主管員工試用期三個月，期滿合格后，方能正式錄用；但成績優秀者，可適當縮短其試用時間。4、試用人員報到時，應向人事辦送交以下證件：（1）畢業證書、學位證書原件及復印件；（2）技術職務任職資格證書原件及復印件；（3）身份證原件及復印件；（4）一寸半身免冠照片二張；（5）其它必要的證件。5、凡有下列情形者，不得錄用。（1）剝奪政治權利尚未恢復者；（2）被判有期徒刑或被通緝，尚未結案者；（3）吸食毒品或有其它嚴重不良嗜好者；（4）貪污、拖欠公款，有記錄在案者；（5）患有精神病或傳染病者；（6）因品行惡劣，曾被政府行政機關懲罰者；（7）身體條件不適合所從事的崗位者，經總經理特許者不在此列；（8）其它經公司認定不適合者。6、試用人員如因品行不良，工作欠佳或無故曠職者，可隨時停止試用，予以辭退。7、員工錄用分派工作后，應立即到所分配的地方工作，不得無故拖延推諉。三、福利待遇1、公司依照企業的發展和兼顧工作人員生活安定及逐步改善的原則，以貢獻定報酬、憑責任定待遇，給予員工合理的報酬和待遇。2、員工的基本待遇有基本工資、通訊補貼和績效獎金，按月計發，出勤天數未足月的，按日（實際出勤天數*基本工資/21.75天）計發。月薪工資在次月底前發放，如遇工程回款未及時到位，工資發放適當順延。3、新進人員從報到之日起計薪，離職人員自離職之日停薪，按日計發。4、轉正后，由公司統一辦理。6、公司依據有關國家規定，發放員工年終獎金，年終獎金的評定方法及額度由公司根據經營情況確定。7、在工程項目完工后，新項目未進場前，公司可根據需要安排項目部人員休假，休假期間的員工工資按當月工資的70%發放。四、休假及請假1、按國家規定，員工享有以下帶薪假日（有基本工資，無績效工資）：元旦：1天；春節：7天；清明節：1天（農歷清明當日）；勞動節：1天；端午節：1天；中秋節：1天；國慶節：3天（10月1日、2日、3日)；婚假：3天+晚婚7天；喪假：3天；產假：98天+晚育15天。2、由于業務需要，公司可臨時安排員工于法定的公休日、休假日照常上班，公司發送適當補貼或安排調休（調休不另計補貼）。、由于業務需要，公司可臨時安排員工于法定的公休日、休假日照常上班，公司發送適當補貼或安排調休（調休不另計補貼）。5、委托或代人打卡或偽造出勤記錄者，一經查明屬實，雙方均以曠工論處，不發薪資及獎金。6、員工請假須提前提出申請，2天以內的須經所屬部門主管、行政辦主任批準；3-5天的，須經副總經理批準；5天以上的須經總經理批準。未經準假離崗者，以曠工論處。五、培訓1、為提高員工業務、知識技能及發揮其潛在智能，使公司人力資源能適應公司日益迅速發展的需要，公司將舉行各種教育培訓活動，被指定員工，不得無故缺席，確有特殊原因，應按有關請假制度執行。2、新員工入職后，須接受公司概況與發展的培訓以及不同層次、不同類別的崗前專業培訓，培訓時間應不少于2小時，合格者方可上崗。新員工培訓由公司根據人員錄用的情況安排，在新員工入職的前三個月內進行，考核不合格者不再繼續留用。3、員工調職前，必須接受將要調往崗位的崗前專業性培訓，直到能滿足該崗位的上崗要求。特殊情況經將調往部門的主管同意，可在適當的時間另行安排培訓。4、公司對員工在業余時間(不影響本職工作和任務的完成)內，在公司外接受教育和培訓予以鼓勵，并視不同情況可給予適當報銷培訓費。由公司報銷培訓費的員工，如在此一年內離職（含辭退），須向公司退返該報銷的費用。5、公司所有員工的培訓情況均應登記，由人事辦保存在相應的員工檔案內。六、調職1、公司基于業務上的需要，可隨時調動員工的職務或工作地點，被調員工不得借故拖延或拒不到職。2、公司或項目部之間人員的調動，須經雙方部門主管、人事辦主任的書面批準。3、公司、項目部調動員工時，應充分考慮其個性、學識、能力，使其“人盡其才，才盡其用”。4、員工接到調動通知書后，限在2天內辦完移交手續，前往新職單位報到。七、辭職及辭退1、員工因故不能繼續工作時，應填寫書面離職申請，一般員工經部門主管、人事辦主任核準；主管以上員工須經副總經理、總經理批準后，方可辦理手續。并視需要，由人事辦開具《離職證明》。2、一般員工辭職，試用期需提前3-7天提出申請；部門主管辭職，需提前30天提出申請。3、違反國家法令、公司制度而被辭退者，在賠償公司的損失及辦理完交接手續后，限當天內撤離。八、保密1、不得泄露業務或職務上的機密，員工所掌握的有關公司、項目部的信息、資料和成果，應對上級領導全部公開。未經上級領導許可，不得向其它任何人公開或透露。2、明確職責，對于非本人工作職權范圍內的機密，做到不打聽、不猜測，不參與小道消息的傳播。3、非經發放部門或文件管理部門允許，員工不得私自復印和拷貝有關文件。4、樹立保密意識，涉及公司機密的書籍、資料、信息和成果，員工應妥善保管，若有遺失或偷竊，應立即向上級主管匯報。公司名稱個人職務員工檔姓名出生年月性別民族專業學歷籍貫現住址入職時間離職時間案員工檔案內容一覽表序號資料名稱齊全√1個人簡歷2入職登記表3個人照片4身份證復印件5畢業證復印件6職稱復印件7轉正審批8離職審批9工資調整記錄表10勞動合同三木實業投資有限公司員工入職登記表基本情況入職日期：年月日應聘職位：姓名性別出生日期年月日聯系電話身份證號碼Email戶籍地址政治面貌通訊地址教育背景學校名稱起止時間專業工作經歷工作單位起止時間職務/部門離職原因個人專長專長項目證書等級技能描述自我評價家庭成員及社會關系關系姓名工作單位聯系電話是否有親友在本單位工作：無（）有（）姓名：關系：部門： 惠州市三木實業投資有限公司員工轉正評議表填寫日期：年月日姓名試用部門入職時間自我鑒定請您對目前所從事工作的情況做出如實的選擇：難度：□很高□中等□較小□很容易壓力：□很大□較大□中等□較小□沒有興趣：□很喜歡□較喜歡□中等□不太喜歡□很討厭自我評價：□滿意□較好□一般□不太滿意，可以做得更好□不盡人意本部門集體評議意見記錄人簽名：日期：部門經理意見簽名：日期：總經理意見簽名：日期：以下各項由行政會同相關負責人填寫正式錄用部門正式錄用(崗位)職務實施日期：此表一式一份交行政部存檔員工辭職/辭退申請表填表日期：姓名部門職位入職日期擬離職/辭退日期離職事由（離職內容可增加附頁）部門經理意見批示□準予離職，生效日期：年月日□予以慰留□其他意見部門經理簽字：日期：行政人事部人事部經理簽字日期：總經理總經理簽字：日期：備注：離職核準后須辦理工作交接，填寫移交清單，未辦妥離職手續者公司可將其工資暫不發，直至完成離職手續。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔XXXX投資有限公司行政管理制度二0一四年十二月目錄第一部分公司簡介3第一章前言3第二章公司概況3第二部分行政管理制度6第一章總則6第二章計劃管理制度8第三章辦公環境與秩序管理制度10第四章衛生管理制度11第五章員工食堂管理制度12第六章工裝管理制度13第七章會議管理制度14第八章公文管理制度19第九章電話管理制度25第十章電腦管理制度26第十一章文印管理制度28第十二章辦公用品管理制度29第十三章接待管理制度31第十四章圖書報刊管理制度33第十五章檔案管理制度34第十六章印章管理制度36第十七章證照管理制度38第十八章保密管理制度39第十九章安全管理制度42第二十章公車管理制度46第一部分公司簡介第一章前言歡迎加入成都XXXX投資股份有限公司，成為XXXX大家庭中的一員。本制度將會幫助陌生而又滿懷期盼的您了解公司，熟悉公司的運作和各項制度，相信您會很快適應新的工作環境，融入XXXX文化，成為XXXX合格的員工。第二章公司概況一、公司簡介成都XXXX投資股份有限公司注冊于四川省成都市，是由西南財經大學柳林同學會中135位企業家同學發起設立的以金融資本運營為主業的多元化企業集團。公司起步于非銀行類金融服務和股權投資，致力于進軍資本市場，打造投融結合、提供上市輔導以及私募股權基金運營、項目投資等綜合性金融服務企業。公司組建了一支專業化管理團隊，設置了完善的企業法人治理結構、決策和風險控制機制，公司的終極目標是建立一個獨特、專業、有社會價值的現代投行。二、企業理念公正包容創新共贏公司主張以客觀公正的態度，包容萬物的胸懷，不斷開拓創新的精神，兼顧股東、員工和合作伙伴利益，實現社會、合作者與公司的共贏。三、經營理念規范運作、穩健進取、審慎高效成都XXXX投資股份有限公司秉承“規范運作、穩健進取、審慎高效”的經營理念，堅持價值投資原則，整合各類資源，不斷拓寬投融資渠道，回報股東，造福社會。四、管理思想搭平臺、定規矩、驗結果XXXX是在同學情誼中誕生的，因此非常看重這個大家共同搭建的平臺，如何能更好地“共建共享”，優秀的管理思想和體制的創新是關鍵。將個人規劃與企業發展有效結合，逐步吸納優秀專家和專業人才，包容中以結果為導向。“搭”不是“給”，強調主動參與和集體協作，“定規矩”更要求加強制度和流程管理，用“結果”說話，用結果證明自己，并和同事、合作伙伴、股東分享結果。搭平臺、定規矩、驗結果的管理思想始終貫穿公司經營活動的各個方面。XXXX，就是這樣興于制度創新所構建的平臺和心手相牽所締結的團隊，盛于以信而立所升華的文化以及直面市場、砥柱中流所激發的壯志豪情！五、企業文化信念信義信用“同信源于同學，同盛始于同行”成都XXXX投資股份有限公司特別看重這份源自同學的信任，并在不斷的共同學習中增強同信，在一路同行、快樂同行中尋求共贏，達成同盛。無論是對待員工，還是客戶，信念、信義、信用，都是XXXX人踐行的企業文化準則。六、組織架構第二部分行政管理制度第一章總則一、為適應公司發展和經營管理需要，確保公司各項工作規范化、科學化、制度化，提高工作質量和辦事效率，特制定本制度。二、公司領導由董事長（兼總裁）、常務副總裁組成。三、公司實行董事會領導下的總裁負責制。四、公司領導成員及中心負責人，應遵循公司發展戰略，認真履行崗位職責，依法經營公司業務；在工作中貫徹科學管理、民主集中、合理分工、協調配合、高效規范、勇于創新的指導原則，堅持“相互團結、相互尊重、相互支持、相互體諒、相互通氣”的工作方法。五、公司各職能中心要各司其職、各負其責，在職權范圍內獨立負責做好工作，要周密計劃、避免失誤、提高效率、保證工作質量。全面、圓滿地完成公司交給的各項任務。六、為保證各項工作正常運轉，提高工作效率，公司領導外出期間，其分管業務由總裁確定臨時代管負責人。代管負責人對連續性較強的事項，應督促主辦中心請示總裁后確定實施工作。總裁外出期間，由董事長代行職務或確定公司臨時負責人主持工作。七、公司領導在其分管工作職權范圍內進行決策與管理，涉及公司其他領導分管的工作，應事先協商。審批業務文件實行會簽制，不能形成一致意見的，由總裁決定，并及時報告董事長。八、常務副總裁應及時向總裁報告交辦工作的進展情況以及因職權界定不清，時間緊迫，已自行決策或處理的事項等。九、公司決定以簽發文件、批示簽報和口頭批示形式做出。接到口頭批示的中心應立即按程序書面請示，決定以書面批復為準。十、行政中心是公司綜合辦事中心，履行督促、檢查、執行、服務和協調的職能。行政中心對會議討論事項和公司領導決定事項，應按制度督促、檢查、催辦并及時向公司有關領導報告。會議議定事項和公司領導決定事項涉及多中心工作的，行政中心應協助有關中心辦理。十一、各中心均接受公司總裁的領導和管理，在職責范圍內主管有關工作，并對主管工作承擔直接責任。對年度工作計劃、階段性工作任務，應有具體的實施方案和工作措施，各中心之間要做好協調配合工作。十二、各中心在落實各項工作和完成各項任務后，應當及時向公司主管領導報告。根據工作需要，應當積極完成公司適時調整的本中心外的工作任務。十三、公司倡導學習型團隊建設，公司為員工提供學習培訓的條件和機會，努力提高員工綜合素質。計劃管理制度計劃是為完成公司工作任務而事前所做的安排，按時間長短分為長遠發展計劃、年度計劃、階段計劃、月度計劃。依范圍分為公司計劃、項目計劃、中心計劃、個人計劃。一、按時間分：（一）長遠發展計劃由公司董事會研究制定，董事長、總裁組織實施。（二）年度計劃由總裁組織各中心共同擬制，報董事會批準并組織實施。（三）階段計劃是根據各業務中心發展情況制定的某一階段的工作任務，由行政中心根據公司某一階段的工作任務而擬制，經總裁批準執行。（四）月度計劃是各中心以月為時間單位制定的工作任務。由行政中心負責會同各中心負責人共同擬制，報總裁批準執行。二、按類別分：（一）公司計劃是全公司為完成某項或某一階段的工作所做的綜合性計劃，全公司共同落實。（二）項目計劃是公司為做好某一項目所作的計劃，涉及到公司的有關中心，由相關中心編制和組織貫徹執行。（三）中心計劃是公司某一中心為做好某項工作或某一時期的工作所擬定的工作計劃，由本中心負責人組織執行。（四）個人計劃是公司員工為做好某項工作或某一階段的工作所擬制的工作計劃，由員工個人負責落實。三、擬制計劃必須目的明確，預見性強，內容客觀真實。四、計劃一經制定就必須認真執行，杜絕隨意變更。五、中心以上的工作計劃都必須一式二份，交公司行政中心存檔備查。六、加強對計劃執行情況的檢查督促和跟蹤，及時進行總結，努力提高工作效率。第三章辦公環境與秩序管理制度為進一步規范公司辦公環境與秩序管理，樹立公司良好形象，維護公司整潔、有序的工作環境與秩序，強化員工節約用電意識，增強全體員工的主人翁意識和責任感，特制訂本制度。一、辦公環境管理（一）辦公室是公司員工日常辦公場所，不得在辦公場所從事與工作無關的事。（二）辦公桌應保持清潔，不得擺放與工作無關的物品。（三）辦公區域的墻面、走道須保持整潔，不得懸掛與工作無關的圖片、廣告等。二、辦公秩序管理（一）工作期間應保持安靜，嚴禁高聲喧嘩、嬉戲；員工討論問題或打電話，不應影響他人正常工作。（二）不得在工作期間串崗、閑聊、玩游戲、長時間接打私人電話。（三）公共辦公區域不得吸煙，吸煙必須到指定地點（接待應酬時除外）。（四）注意文明禮貌和言行舉止，不得與同事、客戶尋釁滋事打架斗毆。（五）不得擅離職守，臨時離開辦公區域或外出，因將原因及返回時間告知上級主管，獲得同意后方可離開。（六）凡在辦公室工作期間閑聊、玩游戲、長時間接打私人電話、高聲喧嘩、在公共辦公區域不按規定吸煙的，普通員工、主管級（含）處罰金50元/次，部長級（含）以上處罰金100元/次。尋釁滋事打架斗毆的處罰金500元/次，并嚴重處理。（七）員工下班時須關閉自身辦公環境區域用電設備設施（包括臺燈、電腦、凈化器、空調等），最后一位離開公共辦公區域的員工須關閉該區域內所有公共用電設備設施（包括燈、空調、飲水機、復印機、碎紙機和傳真機等）后方可離開。（八）行政中心將對辦公室區域進行檢查并登記，對下班離開后未關閉個人辦公環境周邊用電設備設施電源或最后一位離開辦公室未關閉公共用電設備設施的人員給予50元/人、次的處罰。每月底行政中心將在公告欄張貼例行檢查登記表，公示檢查情況作為處罰依據。第四章衛生管理制度為維護公司的辦公環境，塑造良好的公司形象，特制定本制度。一、公司行政中心負責公司的日常衛生管理工作。二、員工應自覺愛護環境衛生，保持桌面與周邊地面整潔，不得隨地吐痰、亂扔垃圾。三、辦公場地應保持整潔，不得堆放垃圾、污物或紙屑。三、員工辦公桌面物品應擺放整齊。四、辦公區域應保持空氣流通。五、辦公室、走廊、階梯，每日至少清掃一次，以保持辦公區域清潔衛生。第五章員工食堂管理制度為保障員工飲食衛生，營造文明的用餐環境，特制定本制度。一、食堂開放時間：周一至周五12:00—12:50。二、進入小區請攜帶工作證。三、用餐時請依次排隊，按需取用，杜絕浪費。四、就餐時請放低音量。五、若發生食物或液體濺落，請立即處理，以免旁人滑倒。六、用餐完畢，請將餐盤放置在指定地點，將食物殘渣請倒入指定地點，關閉房間的照明及空調設備。七、值班人員就餐時間可提前10分鐘。第六章工裝管理制度為進一步提升公司整體形象，展現員工精神風貌，加強員工著裝規范管理，特制定本制度。一、公司員工的工裝統一由行政中心負責預算、選購、驗收、登記和發放。二、員工周一至周四須統一著工裝，周五可著便裝（男員工不得穿著無領T恤、短褲、拖鞋，女員工不得穿著過于暴露的服裝），總監及以上領導每周至少三天著工裝。三、出席公司重大會議或重大活動時，根據具體要求著工裝。四、尚未制作工裝的員工，工作期間必須著職業裝。五、行政中心負責監督、檢查員工著裝情況。凡未按制度要求著裝的，主管及一般員工處罰金20元/次，部級干部處罰金50元/次，總監及以上干部處罰金100元/次，罰金從當月工資中扣除。六、員工工裝制作費統一由公司承擔。凡工齡未滿一年的員工辦理辭職手續時，將承擔50﹪的服裝折舊費。第七章會議管理制度公司會議分行政辦公會、總裁辦公會、專題會、中心工作例會、年度工作總結會及其它臨時性會議。一、行政辦公會是僅次于董事會的高層議事會議，主要是分析研究公司中長期發展戰略和重大業務決策，傳達通報董事會的重要決定和公司的經營管理、經營效益情況。行政辦公會原則上每月召開一次，由總裁召集并主持，行政中心負責會議記錄，公司其他領導及公司各中心主要負責人出席，經會議召集人同意，可安排其他有關人員列席會議。總裁因故不能主持辦公會時，可委托常務副總裁召集并主持。總裁認為必要時，可臨時召開或推遲召開行政辦公會。行政辦公會議題，由行政中心會前根據總裁意見和工作任務整理匯總提出。行政辦公會議題和決定，應及時報知董事長，并征詢董事長是否出席或建議意見。二、總裁辦公會是日常管理工作最高決策會議，主要研究決定公司重要經營管理工作，其主要任務是：（一）研究確定公司各項業務發展計劃、經營和工作計劃。（二）審議公司基本規章和重要制度。（三）審議公司重要會議報告。（四）審議公司年度財務預算、決算報告。（五）研究公司經營、管理和發展中的重大業務事項。（六）審定、補充和修改有關授權權限。（七）決定以公司名義表彰和授予集體，個人榮譽稱號。（八）審定以公司名義簽訂的重要涉外文件。（九）研究決定其他重要事項和相關工作。（十）研究決定公司的機構配制、人員編制方案。總裁辦公會可以不定期召開，由總裁召集并主持，其他常務副總裁出席會議，行政中心負責會議記錄。總裁因故不能主持會議時，可委托常務副總裁召集并主持，但會議決定需經總裁同意后生效。行政中心總監列席會議，根據會議涉及的內容，會議主持人也可指定有關中心負責人列席會議。總裁辦公會召開前應充分研究審定議題和材料，以簽報形式報分管常務副總裁簽署意見后報總裁審定。行政中心根據議題的輕重緩急和公司領導工作情況安排會議。需經總裁辦公會決定的事項，在不具備召開會議條件時，可采用簽報傳批方式決定。在緊急情況下，可由分管常務副總裁向總裁或代理總裁主持工作的公司常務副總裁匯報決定，但事后須向會議報告情況或申請復議。總裁辦公會議題和決定應及時報董事長知曉。三、專題會依據董事會、總裁辦公會議定的原則性意見及總裁的指示，就某一具體工作進行研究并提出決策、措施。凡提交專題會解決的問題，不再提交總裁辦公會討論。總裁可以召開專題會，其他常務副總裁可以召開分管工作范圍內的專題會，參加會議人員由會議主持人確定。四、中心工作例會，一般安排在每周一的上午或下午，由中心總監主持召集，行政中心可以列席。會議主要內容是各中心對上周工作完成情況及需解決的問題在中心內部通報或協調并提出本周工作計劃。五、年度工作總結會主要是總結公司上年度工作，部署本年度工作計劃、任務、目標，表彰先進中心和優秀員工。年度工作會由總裁召集并主持，公司全體員工出席。公司年度工作會于每年年初召開，其程序、議題和工作報告經董事會或總裁辦公會研究決定。六、其它臨時會議根據工作需要臨時召開的會議。七、會議準備及要求（一）確定主持人與參會人員。（二）確定會議議題，參會者應根據會議議題做好會前準備。（三）對于重大或存在分歧的議題，有關人員應在會前單獨聯絡、溝通，在會議中爭執不下時，主持人應及時制止且擱置該問題，會后再議。（四）會議發言應圍繞議題，言簡意賅，并控制發言時間。（五）會議議定事項，由行政中心或會議主辦單位及時整理出會議紀要，會議紀要必須經主管領導簽發。對會議議定事項和決議，行政中心須及時進行催辦，保證決議落到實處。（六）參會人員就準時到會，不得缺席和遲到。對參會人進行考勤并按公司考勤制度進行管理。確因特殊原因不能到會，必須提前向分管領導請假。（七）參會人員須將手機置于靜音或振動狀態，如需接聽電話，應到會場外接聽。（八）參會人員須做好會前準備，包括會議研究問題的資料，部門工作匯報等。（九）開會時應認真做好記錄，對會議的決定事項須認真執行，并在時限內辦理完畢。（十）公司召開的會議原則上須著正裝。（十一）會議組織者根據會議的性質和內容確定是否保密，如需要保密，需要采取必要的保密措施。七、會議場所布置（一）主持人須坐在主席位置，記錄人須坐在主持人右側。（二）會議設備準備與調試。（三）出席者主賓座次桌牌、資料袋（內裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、筆記本電腦、光電筆、白板筆、電源插頭和延長線、麥克風和播放系統錄音（像）工具、投影儀、白板或黑板（必要時的翻譯或輔助視聽設備）、茶水、飲料、水果或點心會議禮品。會議通知、會務服務及后勤保障工作由行政中心負責落實。八、會議室管理（一）會議室由行政中心統一管理，統籌協調安排使用，并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理。（二）部門或個人需要使用會議室前，需提前向行政中心申請，由行政中心做統一安排。（三）會議室使用原則：先申請，后使用。沒有經過申請的部門或個人，在無使用沖突的情況下，可以使用，但如遇會議沖突，必須禮讓已申請使用會議室的部門或個人。如遇特殊情況，使用人自行協商會議室使用順序；若遇公司高層會議或緊急會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，部門或個人應先禮讓公司層級的重要會議。（四）會議室使用期間，使用人須保持會議室的整潔；使用完畢后，應將移動過的桌、椅、設施設備還原，離開時關閉電源、空調。九、會議流程確定會議議題安排會議議程確定會議議題安排會議議程確定主持人及參會人員擬定會議通知及下發會務準備會間準備（記錄、攝影）整理會議紀要審批后印發、歸檔、督辦第八章公文管理制度一、為使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高行政公文處理的效率、質量，做好傳達、落實及督促檢查工作，提升執行力，結合公司情況，特制定本制度。二、本制度適用于公司各中心的行政公文處理及督查。三、行政中心是公司公文處理的管理中心，負責公司的公文處理、督查工作。四、公文處理包括公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。報告、決定、通報、通知等文件，均以公司名義發文（各中心不能單獨對外行文）。五、公司適用的公文種類（一）決定——適用于對重要事項或重大行動的決策、部署、安排和對有關中心及人員的獎懲等。（二）通知——適用于公布規章制度、轉發外來文件、發布聲明及要求公司全體員工執行或周知的事項、任務和聘用干部等。（三）通報——適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。（四）報告——適用于下級向上級匯報工作、反映情況、提出申請或建