XX協同辦公系統（OA）OfficeAutomation白皮書

XX協同辦公系統（OA）OfficeAutomation白皮書一、系統概述 61.1通暢的協同辦公平臺 61.2系統的應用價值 61.2.1面向執行力提升 61.2.2面向管理完善 71.2.3面向根本問題解決 8二、理念與架構 92.1研發理念——魔方架構，智慧協同 92.1.1魔方架構 92.1.2智慧協同 92.1.3智慧協同的應用模型 102.2系統架構 10三、核心應用 123.1工作流管理專家 123.2企業即時通信系統 14四、系統應用解析 164.1短消息 164.2文件傳送 184.3個人文件柜 204.4電子郵件 214.5手機短信 234.6個人考勤 244.7今日外出人員 244.8通訊錄 254.9日程計劃 264.9.1我的工作日程 264.9.2他人工作日程 274.9.3工作日記 274.9.4工作計劃 274.10新聞管理 284.11圖片新聞 294.12公告管理 304.13通知管理 314.14電子期刊 324.15大事記 334.16文檔中心 334.16.1知識管理 344.16.2下載中心 344.16.3規章制度 354.16.4網絡硬盤 354.17審批流轉——工作流 364.17.1審批流轉功能簡介 364.17.2功能結構 374.17.3功能特色 374.17.4智慧流程的構成 384.17.5流程類型 384.17.6流程模板 394.17.7流程設置 434.17.8流程審批 454.17.9流程管理 464.18人力資源 464.18.1人事管理 474.18.2考勤管理 474.19論壇 484.20投票 494.21視頻會議 494.22領導信箱 504.23會議管理 514.24車輛管理 524.25辦公用品 534.26圖書管理 544.27客戶管理 554.28檔案中心 574.29固定資產 584.30系統管理 60五、系統主要優勢 625.1六大領先優勢 625.2細節全面提升 625.3極佳的易用性 635.3.1容易實施 635.3.2容易使用 645.3.3容易維護 655.4工作流管理專家 655.5界面風格自定義 655.6性能大幅提升 655.7無縫集成企業即時通訊系統 665.8徹底解決大文件傳送問題 675.9極為完善的權限管理 675.10文件更新的自動提醒 675.11先進的MVC體系結構 675.12完善的日志功能 675.13強大的安全設計 685.14信息到達的通知和回執 685.15訪問速度快 685.16在線文檔編輯，電子印章，痕跡保留 685.17可以在同一臺服務器上配置多套系統 685.18良好的服務 68六、OA辦公自動化系統平臺的選擇 69七、系統安全 717.1OA系統開發時的安全性考慮 717.1.1弱密碼檢測 717.1.2三次密碼失敗自動封鎖帳號 717.1.3密碼輸入通過軟鍵盤方式進行。 717.1.4圖形碼認證 717.1.5動態密碼，通過短信獲得登陸密碼 717.1.6密碼加密 717.1.7密碼加密的不可逆性 727.1.8數據加密存儲。 727.1.9硬件加密鎖 727.1.10數字證書 727.1.11電子印章 727.1.12詳盡的訪問日志 727.1.13內部IP訪問限制。 727.1.14特定區域的限制 737.1.15MAC地址訪問限制 737.1.16訪問時間段 737.1.17數據庫的默認密碼 737.1.18每項功能上有嚴格的權限劃分 737.2網絡安全 737.2.1網絡防病毒 737.2.2VPN虛擬專用網 737.2.3SSL安全傳輸協議 747.3系統安全 747.3.1權限管理體系 747.3.2數據備份容錯 747.3.3日志管理 757.4安全管理體系 757.4.1管理目標 757.4.2管理框架 757.4.3安全技術規范 767.4.4人員與組織結構 777.4.5應急事件與響應 777.4.6安全培訓 78八、實施與培訓 798.1實施準則 798.2實施流程 798.3培訓流程 818.4培訓方案 818.5培訓對象分類 828.6培訓課程 83九、技術服務和售后服務 849.1“五心”服務精神 849.2八項服務承諾 849.3六大服務內容 849.3.1定制服務 849.3.2升級服務 849.3.3二次開發服務 849.3.4咨詢服務 859.3.5跟蹤服務 859.3.6更高層次的合作 859.4三級服務體系 85十、網絡及硬件運行環境 8610.1網絡環境 8610.2服務器環境 8610.3客戶端環境 87十一、部分成功案例 88

系統概述通暢的協同辦公平臺XX協同辦公系統將先進的管理理念和辦公方式進行了工具化，以工作流為引擎，以知識、溝通、任務、門戶為載體，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，讓員工可以隨時、隨地的通過網絡來順暢的溝通和協作，實現跨地域、跨組織、跨系統、全移動的協同辦公。XX協同辦公系統幫助企業在管理上實現柔性與剛性的統一，在辦公上實現規范與效率的統一，快速提升整個團隊的執行力，幫助企業構建四大管理平臺：·交流（Communaction）——建立通暢的信息流通平臺·協調（Coordination）——建立精準的管控決策平臺·合作（Collaboration）——建立高效的流程協作平臺·共享（Sharing）——建立開放的知識積累與分享平臺XX認為，企業的核心競爭力源自組織對內外部資源的有效利用，對它們之間的關系進行協調，最大限度的發揮所有資源的作用，并用系統的觀點，在整個系統價值最大化的基礎上來發揮各個資源的作用，使資源的運作產生協同效用，因此可通過協同辦公系統打造組織的核心競爭力。XX協同辦公系統通過對信息管理、文檔管理、流程管理、行政管理、決策管理、安全管理等的全方位支持，實現組織管理和日常辦公從傳統的手工模式向數字化、網絡化、科學化的方向轉變，實現整個組織的協同辦公，將最大限度地提高辦公效率和辦公質量，降低管理和辦公成本，提高企業執行力，及辦公管理和決策的自動化和科學化水平。系統的應用價值企業光有優秀的人才遠遠不夠。更重要的是，如何將不同崗位的人有效的組織起來，建立規范、高效的協同執行體系，促成管理目標和戰略目標的實現。面向執行力提升從本質上說，企業成功=戰略能力×執行能力，戰略能力依賴于最高管理者的智慧和魄力，執行能力則依賴于整個團隊溝通與協作的效率。執行能力=員工能力＋員工態度＋員工管理，這三個方面相輔相成，缺一不可，如果能夠讓這三個方面互相促進，發揮出最大的綜合效應，企業就能夠將執行力最大化，這也是企業的核心競爭力。管理信息系統的作用就是在戰略能力和執行能力之間搭建一個橋梁，協助管理者釋放員工潛在的工作能力，培養員工積極的工作態度，優化員工高效的協作方式，從而打造學習創新、結果導向、團隊協同、執行有力的卓越團隊，實現企業成功。面向管理完善管理是藝術，但更是科學。它依賴于個人的能力，但更依賴于因科學的方法和工具而建成的一整套完善的體系。事實上，運營和管理更大、更復雜的企業，你需要新的工具，而經過改進的技術和統計、控制工具已催生出新的管理方法，能夠讓你在管理大型機構的時候不在力不從心。在全世界范圍內，依靠“本能直覺”來管理的日子已經一去不復返。如今的企業領導者正運用算法決策工具和高精尖的軟件來管理他們的機構。科學管理正從一項創造競爭優勢的技能，轉變為企業參與競爭的先決條件。XX協同OA系統的理想就是為企業的決策者、管理者、執行者提供一種切實可行的工具，完成從藝術到科學的轉變。我們主要通過兩方面來協助企業完善管理：1）將復雜的事情簡單化，用最簡單的方式解決最根本的問題，即幫助企業做好溝通、協作和管理問題。2）協助中層掌握管理思維與技巧，提升中層管理者上傳下達的溝通能力，以及帶領基層人員落實執行的能力。面向根本問題解決XXOA系統致力于解決企業最常見的三大根本問題：1）溝通問題：·溝通體系失效，層級、部門壁壘嚴重，溝通與反饋無法互動；·信息在傳遞過程中存在大量失真、丟失、延誤·領導層無法及時、準確了解一線員工的思想動態和工作進展2）協作問題：·工作流程繁瑣，多余中間環節造成大量重復工作，效率低下·推諉、越權、拖延、隨意現象嚴重，管理不可控、事后不可查·各種文檔、信息無法及時共享，項目的溝通和進度管理混亂3））管理問題：·手工方式耗費大量的人力、物力、財力、時間成本·過分依靠個人經驗和感覺來決策管理，不準確、不透明、風險高·企業制度難以落實，難以建設平等、開放、學習型的組織文化……XXOA系統的價值量化：通過XX協同辦公系統，企業可以加速組織的信息化進程，充分利用計算機和現代通訊手段面向組織服務，建立組織內部信息交流的快速通道，以共享信息資源，強化部門業務管理，加強各業務部門之間的交流，實現組織信息的快速上傳下達，促進協同辦公，提高辦公效率，為各級領導及業務人員提供輔助辦公和決策服務。通過使用本系統，將建立整個組織內高效的群體運行機制，在提高個人辦公效率的同時提高組織整體的辦公效率，使組織分享信息、統一決策、貫徹執行的難度和速度不因規模擴展而變大、變慢，保持持續的效率和活力。迅速成長為一個國內領先，國際知名的現代化企業，一個具有相當競爭力的優秀企業，一個備受信賴與尊敬的卓越企業。

理念與架構研發理念——魔方架構，智慧協同秉承“魔方架構，智慧協同”的理念，XX協同OA系統完美融合人員、目標、資源、過程管理，在給用戶帶來先進辦公方式的同時，也將給組織導入先進的管理理念，促成組織管理和業務管理的全面升級，工作更有效，管理更科學，執行力和競爭力更強。魔方架構XX協同辦公系統采用框架+組件的SOA架構，像魔方一樣可以靈活組合，具有平臺性、開放性、集成性、智能性的特點，能夠跨平臺、跨系統運行，是真正的協同辦公平臺。在這個平臺上，數據庫、操作系統、中間件、功能模塊、流程、界面、數據資料、菜單名稱都是獨立封裝和相對獨立的，你可以任意設置、修改、升級其中任何一個部分，而不影響整個系統的正常使用。在這個平臺上，用戶可以自定義個性化的功能模塊，而無需代碼級操作，實現動態部署和升級拓展，具有無限生長和擴充的能力，實現隨需應變的管理。智慧協同基于協同軟件“開放與整合”的發展趨勢，XX首創“智慧協同”的理念，構建智慧流程、智慧管理、智慧決策金三角，實現執行、管理、決策的完全協同一體化。1、“智慧”的含義：開放、智能、靈便、隨需而變，實現工作流統一化管理和數據整合，即時響應、動態適應企業管理和發展的需求。2、“協同”的構成：1）人員的協同：打破部門、崗位和層級的限制，以項目和事務為核心，實現團隊成員間無障礙的溝通和協作。2）流程的協同：整合、規范、簡化辦公流程，并實現多系統間辦公流程的整合，減少重復工作，提供工作效率和精度。3）數據的協同：既實現協同軟件內部的數據整合，又實現協同軟件和其他業務系統之間的數據整合，消除信息孤島。4）資源的協同：讓團隊成員隨時隨地的分享、獲取有價值的知識和經驗等資源，實現知識管理的積淀、傳承和發揚。智慧協同的應用模型XX協同OA系統通過流程引擎、自定義平臺、統計報表工具，右下至上分別面向企業的執行層、管理層和決策層，為之提供一整套切實好用的管理工具，實現辦公、管理、決策的高度協同一體化，發揮最大的團隊效能，從而有效提升企業的核心競爭力。系統架構XX協同OA系統采用了開放的技術架構，使之形成一個有強勁生命力的協同辦公平臺，可以即時、動態的響應企業辦公和業務管理的變化。在這個系統平臺中，底層結構、中間件、應用模塊、界面是獨立封裝和相對獨立的，具有極高的靈活性、開放性、拓展性和穩定性。用戶可以任意的更換、升級其中任何一個部分，而不影響整個系統的正常使用。這就像一個可以熱插拔的USB接口一樣，用戶可以自由的定義自己的個性化應用系統。

核心應用工作流管理專家XX的工作流完全超越同類產品，我們稱之為工作流2.0，相比工作流1.0，我們更加注重流程的智能性和數據整合、數據統計，可以滿足各項復雜的流程管理需求，實現辦公流程和業務流程的統一化管理和持續優化：1、支持自由流程、自由順序流程、固定流程、分支流程、并發流程、半自由流程、無流程等七大類型；2、純瀏覽器圖形化流程設計，通過拖拉方式實現工作流的編輯；3、人工節點和系統節點，自由流程和固定流程，文本表單和電子表單，絕對崗位和相對崗位融會貫通；4、可以按數值、時間、崗位、權限等各種設置進行條件跳轉，分流或合流，保證正確的審批流程；5、一張審批單可適用全單位，無需對不同部門重復設計多個表單的流程；6、具有靈活的崗位和角色設置，支持一人多崗、固定崗位、相對崗位等，可復制流程，大大減少流程設置的數量；系統截圖：可以構建財務、人事、行政等各種類型的工作流程系統截圖：可以設計漂亮的申請單，并插入個人簽名系統截圖：可以設計各種復雜而靈活的審批流程企業即時通信系統XXOA系統集成了免費的企業內部即時通訊系統（我們稱之為OA辦公助手），主要實現OA系統賬號內的人員即時通信功能，以及常用的消息、文件收發功能，并具有群聊、討論組、拖拽文件直接發送等特色功能。即時通訊系統是XXOA系統一個有機的組成部分，和OA系統中的用戶賬號、密碼完全同步。通過這個工具，用戶無需頻繁的登陸網頁版的OA系統，也可以實現消息收發、文件傳遞、審批文件等常用操作，大大提升了工作便利性。即時通信系統的特點：軟件本身類似于QQ，操作非常簡單和便捷，與WEB程序相比能節省大量時間；管理員可以控制用戶發送文件的大小和類型；界面美觀，具有多種皮膚風格，可隨意換膚；快速的消息提醒，無需主動登陸IE，即可實現快速消息的反饋，有新消息到達時，圖標會自動閃爍進行通知；可發送大文件。IE瀏覽器由于受WEB體系結構的限制，超過20M的文件很難上傳和下載，而且速度會很慢。但通過OA助手，可輕松實現大文件傳送；可實時多人對聊，具備如QQ、MSN等即時通訊工具的功能；與WEBOA是一個有機的整體，采用WEBService技術，OA助手和WEBOA調用同一份核心代碼，實現數據的完全共享；內存占用大概為12M，文件的傳送采用的是Socket傳輸方式，每次的傳輸僅為1K，所以，對CPU的占用率非常小。刷新時采用的多線程方式，不會影響到用戶的使用，上傳和下載的文件傳送的文件的大小不受限制，也可以通過管理員設置，控制每個人的文件傳送量；

系統應用解析短消息短消息分為兩種類型：系統短消息：系統自動發送的各種提醒消息，如待辦提醒、任務提醒、審批提醒等；個人短消息：用戶單獨向指定人員、部門、崗位、通訊組發送的短消息，使信息溝通更加順暢。發送消息時可上傳附件，并設置自動回執，發送人可以看到接收人是否閱讀了該消息。功能特點靈活選人：包括指定人員、部門、崗位、通訊組等多種形式的人員選擇方式，而且人員和部門可以同時選擇；自動回執：發送消息時設置自動回執，發送人可以看到接收人是否閱讀了該消息；短信提醒：可以通過手機短信提醒全部或部分接收人；內容編輯方便：短消息編輯區支持文本樣式和HTML樣式兩種類型，可上傳附件；消息收藏：可以收藏自己關心的短消息；消息歸檔：消息發送后可以直接歸檔。功能結構

文件傳送與短消息類似，用戶單獨向指定人員、部門、崗位、通訊組發送的文件，可代替大部分傳真和內部電子郵件，實現無紙化操作，使文件傳遞無失真、無延遲，效率更高，成本更低。發送文件時候可設置自動回執，發送人可以看到接收人是否閱讀了該文件。文件發送后可以歸檔。功能特點靈活選人：包括指定人員、部門、崗位、通訊組等多種形式的人員選擇方式，而且人員和部門可以同時選擇；自動回執：發送文件時設置自動回執，發送人可以看到接收人是否閱讀了該消息；短信提醒：可以通過手機短信提醒全部或部分文件接收人；內容編輯方便：文件內容編輯區支持文本樣式和HTML樣式兩種類型，可上傳附件；文件收藏：可以收藏自己關心的文件；文件歸檔文件發送后可以直接歸檔；強大的文件上傳方式：從本地上傳：上傳小文件方便快捷；批量上傳：可同時上傳多個文件和文件夾，并支持大文件上傳，通過技術優化使上傳速度極快，對建筑、機械、設計等用戶非常實用。從系統中選擇：可以從知識管理、下載中心、規章制度、電子期刊、個人文件柜等模塊中直接調用文件。三種文件上傳方式可同時使用：如從本地上傳三個文件后，再繼續從個人文件柜中上傳兩個文件，然后一起發送。功能結構個人文件柜作為用戶個人的網上文件柜，用戶可以將自己的文檔上傳到此處并分類保存。這樣做的好處有兩個：保證重要文件的安全。個人文件柜中的文件是保存在OA服務器上的，其安全性和穩定性肯定會超過個人電腦，如果個人電腦系統損壞，重要的文件還可以通過OA來找回來，相當于做了一個安全的備份。隨時隨地取用文件。一般企業的OA服務器都支持移動辦公和遠程辦公，這意味著無論你在家或者出差，都可以方便的通過互聯網登陸OA系統，調閱自己需要的文件，不必擔心遺忘。功能特點空間管理：系統管理員可以給每個用戶分配個人文件柜空間大小，每次上傳附件的最大容量：文件夾共享權限：用戶可以自己設置個人文件柜的文件夾，并為每個文件夾設置共享權限，包括允許查看人員，以及允許修改人員。文件讀寫權限：用戶可以直接在個人文件柜中新建文件，并為每一個新建的文件設置是否允許他人修改；設置當文件更新時，是否通過郵件、內部消息或手機短信給指定人提醒；上傳文件：可以在個人文件柜中直接上傳文件；查看他人共享文件：可以查看其他用戶共享給我的文件；全文檢索：可以對個人文件柜中的文件內容進行全文檢索，包括WORD/EXCEL/HTML等格式文件正文中的任何文字；文件發送：可以將個人文件柜中的文件直接通過短消息、文件、新聞、通知、公告、電子郵件等功能發送給其他用戶：功能結構電子郵件電子郵件功能相當于一個郵件收發中心，也就是一個類似OUTLOOK和FOXMAIL那樣的郵件客戶端，以方便的給同事或客戶發送外部電子郵件，消除傳統信函效率低，成本高的弊端。功能特點多賬號：用戶可以自己添加多個不同的郵件賬號；部門郵件：部門郵件可以設定相關郵件賬號的可查看人員和部門，便于各個部門組織間人員協同處理工作中的郵件。內部郵件和外部郵件完全整合，可互相轉發；郵件整合：內部郵件和外部郵件完全整合，可互相轉發；群發：支持郵件群發；郵件轉發：接收到的郵件可以通過短消息功能轉發給OA系統內的用戶；自定義郵件箱：用戶可以自己設置郵件箱的類型，如草稿箱、發件箱等，并將郵件保存在這里；兼容性：兼容多種字符形式，絕少亂碼出現；簽名：可以設置個人簽名和公司簽名，保證郵件的統一形象。功能結構手機短信可以方便的給同事、朋友、客戶等發手機短信，實現無障礙、全天候聯系，建立更加緊密的客戶關系。手機短信的作用主要有兩種：單獨發送：給相關人員單獨發送手機短信，如重要通知、節日祝福等；短信提醒：在OA系統中給相關人員發送信息時，自動向其發送手機短信提醒，如閱讀提醒、審批提醒、待辦提醒等。手機短信的實現方式三兩種：通過短信貓（短信群發器）實現，需要采購一個短信貓；通過internet的短信網關直接發送，需要OA服務器鏈接外網；如果用戶有短信貓或其他的短信接口，我們可以提供整合服務。個人考勤包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、個人考勤查詢等內容。上下班登記相當于網上簽到，既方便又防止作假。在個人辦公中的“今日外出人員”可以方便用戶查詢當日員工外出情況。功能特點上下班登記時間由管理員設定，并且可以設置上午上班、下班，下午上班、下班時間，還可以給相關人員單獨設置考勤時間，實現個性化管理；可以生成考勤報表，實現靈活的統計匯總和分析功能。今日外出人員可以按部門查看今日外出人員，更好的安排自己的工作。比如總經理秘書將總經理的常規日程發布到這里，其他人員在這里查看，在其沒有外出的時候進行聯絡。可以導出查詢列表。通訊錄包括公司通訊錄、個人通訊錄和公共通訊錄三種類型。用戶可以創建屬于自己的聯系人信息，對同事、朋友、客戶、合作伙伴、政府機關等處的聯系人資料分類記錄、查詢、管理。也便于單位記錄業務人員的客戶資料，在其離職時避免客戶流失。功能特點三種分類：通訊錄中包含了公司通訊錄、個人通訊錄、公共通訊錄三種類型，更方便查找人員；導入導出：支持通訊錄人員的導入和導出操作；對通訊錄中的人員可以直接發送短消息、手機短信和電子郵件。功能結構日程計劃我的工作日程合理安排自己的工作日程，并實現重要日程的提醒。可以按天、周、月、列表等各種形式查看自己的工作日程，未完成日程用紅色顯示，已完成日程用綠色顯示，便于用戶統籌安排工作，調整進度，及時跟進，徹底執行，確保各項工作的順利完成。他人工作日程查看自己下屬的工作日程，或其他自己有權限查看的他人日程，查看權限由管理員設置。查看方式與【我的工作日程】完全相同。同時，在這里也可以給下屬添加新事務。工作日記可以每天在系統上記錄下當天工作的內容和心得，便于日后查閱和總結，也便于和上級、同事之間的溝通。管理員可以設置不同的權限，以讓使用者查看同事或者下屬的日記，并進行回復，以在線交流和指導。工作計劃安排近期的工作計劃，一般指比較長期的計劃，如月度計劃、季度計劃、年度計劃等，領導可以查看下屬的工作計劃并進行回復指導，同事之間也可以在有權限的情況下互相查看和回復。新聞管理面向全體人員或部分人員發布企業內部新聞或其他重要信息，用戶可以隨時查看，第一時間了解企業大事。功能特點可以設置新聞的審批流程，包括是否允許所有人發布新聞，發布的新聞是否需要審批，新聞審批人是誰等；可以設置新聞的發布范圍，只發給指定人員閱讀，保證新聞安全性；可以向全部或部分接收人發送手機短信提醒功能；新聞內容可以自由編輯格式，插入圖片，并附帶多個附件；支持新聞評論，用戶可以直接在評論中上傳文件或圖片；可以對重要的新聞進行置頂，確保重要新聞的到達；可以查看新聞的閱讀記錄，了解接收人在何時閱讀了該新聞，便于事情的確認；新聞接收人可以直接對新聞發布人，或其他全部新聞接收人進行回復，發表對新聞的見解；可轉發已發、已收的新聞；“新聞收藏夾”的新聞可以直接歸檔，作為檔案保存。功能結構圖片新聞面向全員或部分人員發布重要新聞或其他重要信息，適用于需要突出顯示新聞圖片的新聞。和【新聞】功能的區別是：這里的新聞圖片直接顯示在系統首頁，而【新聞】功能中的圖片顯示在新聞內文中。功能特點系統主頁最多可同時顯示5個圖片新聞，它們將自動輪換顯示；功能結構公告管理用于對企業內部重要事項的發布，如人事任免公告、財務公告等，可以面向全員發布，也可以面向部分人員發布。功能特點可以設置公告的審批流程，包括是否允許所有人發布公告，發布的公告是否需要審批，公告審批人是誰等；可以設置公告的發布范圍，只發給指定人員閱讀，保證公告安全性；可以向全部或部分接收人發送手機短信提醒功能；公告內容可以自由編輯格式，插入圖片，并附帶多個附件；支持公告評論，用戶可以直接在評論中上傳文件或圖片；可以對重要的公告進行置頂，確保重要公告的到達；可以查看公告的閱讀記錄，了解接收人在何時閱讀了該公告，便于事情的確認；公告接收人可以直接對公告發布人，或其他全部公告接收人進行回復，發表對公告的見解；可轉發已發、已收的公告；“公告收藏夾”的公告可以直接歸檔，作為檔案保存。功能結構通知管理向全員或部分人員發送通知，可以用于企業內部的正式通知，也可以用于部門、人員之間的信息溝通。功能特點可以設置通知的審批流程，包括是否允許所有人發布通知，發布的通知是否需要審批，通知審批人是誰等；可以設置通知的發布范圍，只發給指定人員閱讀，保證通知安全性；可以向全部或部分接收人發送手機短信提醒功能；通知內容可以自由編輯格式，插入圖片，并附帶多個附件；支持通知評論，用戶可以直接在評論中上傳文件或圖片；可以對重要的通知進行置頂，確保重要通知的到達；可以查看通知的閱讀記錄，了解接收人在何時閱讀了該通知，便于事情的確認；通知接收人可以直接對通知發布人，或其他全部通知接收人進行回復，發表對通知的見解。可轉發已發、已收的通知；“通知收藏夾”的通知可以直接歸檔，作為檔案保存。功能結構電子期刊用于建立企業內部的電子期刊，作為企業新聞、知識、文化等內容的展示園地，可以讓員工更方便的分享知識，交流信息。功能特點管理員可以設置多個欄目，并設置每個欄目的維護權限，包括修改權限、訪問權限；當文件有更新時，可以有以下多種提醒方式：文件上傳人可以設置自己上傳的文件是否允許他人修改，并實現了附件上傳，在線編輯，大大提升工作便利性。大事記在這里記錄企業發展歷程中的重大事件，建立企業的歷史檔案，便于企業的宣傳和新進員工的培訓。可以在發表大事記時直接記錄事件內容，插入圖片，也可以上傳相關文檔。大事記在發表后所有人員都可以發表相關評論，有相關權限的用戶可以對事件記錄及評論進行維護。文檔中心文檔中心的作用就是對企業內的各種公共資源進行收集、管理、檢索、利用，這些資源包括各種制度、規范、成果、經驗、工具、文化、知識等，它們以文檔的形式得以有效的保存和繼承，讓企業全員進行學習和提升，發揮增值作用，是一個企業極為重要的工作。我們的文檔中心分為知識管理、下載中心、規章制度、網絡硬盤四個功能，他們各有特色，看充分滿足您的管理需求。功能特點：全文檢索：可以對各種格式的文檔（Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF）正文內容進行按權限的全文檢索；安全權限：可以按人、部門、群組設置每個文件夾的操作權限，包括修改、訪問和更新的權限，只有有權限的人員才可以進行相關操作；上傳限制：可以對每個人上傳附件的大小進行限制；上傳大文件：通過突破性的技術，我們可以上傳任意大小的文件，突破的IE文件上傳大小限制的瓶頸；在線編輯：有權限的用戶可以直接在線編輯文檔，無需下載編輯后重新上傳，更有利于文檔的更新；修改通知：文件修改時，可以選擇給指定的人員發送手機短信或短消息提醒；文檔移動：可以直接將文檔移動或復制到另一個文件夾。知識管理對企業內的各種知識、經驗、成果、規范、制度、說明、文化、工具等資源進行有效的收集、整理、檢索、分享、更新，將隱性知識顯性化，以文檔的形式得以有效的保存和繼承，實現充分的共享、利用，構建學習型組織，推動組織的持續創新和技能提升、工作優化。可以為每個目錄的文檔設置管理和共享權限，支持超大文件上傳、全文檢索、文件轉移和自動更新提醒等功能。下載中心主要用于各種文檔和工具的保存和下載，如工具軟件、表單樣式、合同模板等，適用于管理需要下載使用的文檔和工具。規章制度用于對企業規章制度的管理。網絡硬盤用于對大型文件的管理。因為受到IE的限制，一般來說，文件達到一百兆大小的都很難上傳到網絡上，網絡硬盤中的文件不需要上傳，而是OA服務器上的文件在這里的鏡像。只要將OA服務器的目錄在【網絡硬盤】中設為共享路徑，就可以無需上傳而直接查看目錄中的文檔。審批流轉——工作流工作流是協同OA系統應用的絕對核心，作為業內公認的“工作流管理專家，”XX的工作流技術以“智慧流程”為特點，強大、完善、靈活、易用，明顯領先業界同類產品。審批流轉功能簡介審批流轉功能的作用是實現網上協同辦公，申請人在網上起草申請，并發送給相關負責人進行審批，實現無紙化辦公。審批人可以在網上直接對申請內容進行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或簽名。申請內容在多個審批人之間按規范好的順序自動流轉，審批流程既可以在建立審批模板時設定，也可以由起草者設定。可以在審批管理中根據單位要求設置模板的統一格式，可以設置每個模板的使用者、管理者和修改者。具有使用權限的用戶能夠使用模板起草申請；具有管理權限的用戶能夠在表單管理中管理使用該模板起草的申請；具有修改權限的用戶能夠對模板進行維護。審批的流程即可以采用固定流程，一個模板梆定一個流程的方式，也可以設定允許在流轉過程中自定義流程或修改已設定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協辦、聯辦等復雜流程。在審批中，可以按照角色進行審批的流轉，可以通過相對路徑找到相應的崗位，如審批者的上級領導，當前審批者的上級領導。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發起人.在審批過程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注。可以實現對整個審批過程的催辦、督辦、統計。功能結構功能特色XX協同OA系統的審批流轉功能采用了業內領先的圖形化工作流、條件跳轉以及交叉統計等技術，可以滿足任意復雜的工作流管理需要，XXOA工作流的設計思想有四個基本要點：一張審批單適用全單位。無需對不同部門重復設計多個表單的流程。一些低級的工作流系統，經常會出現一個請假單要按部門來設定，也就是說需要一個部門做一個請假單，因為不同部門的審批流程是不一樣的。但是應用XX的工作流系統，就能夠完全實現用一張請假單一個流程實現全單位人員的請假，無論請假的條件多么復雜都可正常實現。自由流程和固定流程相結合。對于管理規范化的單位，一般流程上都是固定的。也就是說，辦一件事的流程是固定的，對于申請人來說，無權也無需更改審批的流程。而對于一些規模較小的單位或對于一些特殊的事務，在管理上往往不是很規范，流程就不能固定不變，這時可采用自由流程。所謂自由流程就是由上一步指定下一步的審批者。XX的工作流系統可根據實際情況設定，哪些流程啟用自由流程，哪些流程啟用固定流程。條件跳轉。就是可根據不同的值，走不同的流程。這里的跳轉條件可分為二類：一類是對錄入的值進行跳轉：比如請款單，金額大于3000是一個流程，小于3000是另一個流程。第二類是根據崗位跳轉：同樣借款3000元，副總經理和員工的借款流程是不一樣的，根據不同的崗位走不同的審批流程。XX的工作流可通過一個流程設計滿足不同人的使用需求。智慧流程的構成流程類型XX協同OA系統包括以下7種類型的流程，滿足了企業各種流程管理的需要。

1）固定流程：固定流程是指按照預定好的審批流程自動流轉，審批人不能更改流程，但可以在權限范圍內進行加簽、回退等操作。適用于審批人比較固定或者審批流程比較嚴格的事項，如報銷單、請假單等，可以保證流程的規范。2）自由流程：審批人可自行設置審批流轉步驟，由上一步指定下一步的審批者。可解決在實際審批中，不固定的特殊審批流程，比如某個新項目的審批，不確定應該需要哪些人來審批，便可以通過自由流程讓審批人根據當時的情況自由選擇下一步的審批者。通過使用預定義節點，指定下一步的時候只需要從已有的預定義節點中選擇，快捷方便。3）自由順序流程：在流程起草的時候由申請人指定幾個審批人，然后這些審批人依次執行審批操作。“自由”是指審批人不固定，可以在起草的時候由申請人臨時指定；“順序”是指選中的審批人依次執行審批。4）分支流程：是當節點的跳轉條件滿足多個跳轉條件的時候，如果沒有設置并發執行，那么會讓用戶選擇其中的一個流程來執行，由此產生了分支流程。比如一個發文審批流程，當部門審批完畢后，統一發給辦公室，由辦公室根據文件內容選擇之后的審批流程。5）并發流程：當節點的跳轉條件滿足多個跳轉條件的時候，如果設置了并發執行，那么流程的后續節點會并發同步執行。并發執行的步驟可以通過并發結束節點來實現并發審批合并。也就是說，流程可以設置出任意的并發與合并流程。比如一個合同審批單，同時在技術部、項目部、法務部審批，然后匯總到主管領導。6）半自由流程：是指在同一個流程中，結合自由流程和固定流程兩種用法，使流程的使用更加靈活，流程前半段是固定的，審批人在沒有權限的情況下不能修改流程，后半段是自由的，審批人可以自由指定下一步的審批人。7）無流程：通常也稱為“無需審批”。表單也可以設置為沒有流程，沒有流程的表單直接保存，沒有審批過程。比如僅僅記錄保存和備忘查詢、總經理出差單等。流程模板模板就是附帶有流程的標準格式的管理表單，如報銷單、請假單、請款單等，它一般由管理員設置好，普通用戶直接調用即可，如下圖示：XX流程模板中的表單可以設置表單內任何區域和字段的讀、寫權限，使用更安全；在建立表單的時候，還可以自動生成一對一，一對多的明細表，并實現對不同明細表的統計匯總。XXOA系統的工作流模板分為三種：文檔型、表單型、簽批單，包括Word、Excel、WPS、HTML等七種格式。1）文檔型。即WORD、EXCEL、WPS模板。文檔型模板適用于審批內容是基于文檔的，以文字內容為主的文件，如合同、發文等。一般不需要對文檔內容進行統計、按域查詢，文檔型模板設計簡單，并可以設置文件套紅、痕跡保留、電子簽名、加蓋電子印章等。2）表單型。即HTML模板，也稱電子表單，該種類型的模板是基于HTML表單的，類似于一個應用系統，可以有N多個輸入域，并且與實體的數據表相結合，可以方便地對每個域進行數據查詢和統計匯總。適用于需要對審批單的數據進行統計查詢的文件。如下圖示：3）簽批單。簽批單可有效實現html表單和office文檔的結合。可實現正文是word或excel文檔，而審批單本身是以html表單格式進行審批的單據。流程設置XXOA系統的流程設置是圖形化的，這種圖形化流程設計的好處是非常直觀和簡單，邏輯關系清楚，每個步驟的審批人、審批動作、審批順序、跳轉路徑都一目了然。下圖所示的是一個典型的“報銷申請”審批流程，這里面有6個節點：這個審批流程是基于崗位（角色）設置的，并具有條件跳轉的功能，基本的流轉過程是：申請人起草申請→部門經理審批→副總經理審批→總經理審批→財務經理審批→出納承辦。這樣就可以為每件工作建立統一的審批流程，當申請人調用該流程時，系統會自動選擇他的部門經理、主管副總來進行審核，無需為不同的人員和部門建立不同的流程，大大減少了流程設置的工作量。將鼠標放在流程圖的節點上，就能夠看到該步驟的詳細跳轉路徑：如果想修改這個審批流程也很簡單，用鼠標拖拉流程圖到合適的位置，就可以重新布局。用鼠標右鍵點擊流程圖，就可以修改步驟基本屬性、設置跳轉路徑，或者刪除該節點：流程審批待有文件需要審批人來審批的時候，系統會有多種提醒方式，包括彈出框口提醒、電子郵件提醒、手機短信提醒等等。可以對審批單進行加簽、退文、修改（可以設置修改權限，修改過的文件具有痕跡保留功能）等各種操作，可以通過密碼來加蓋電子簽章或個人印章。可以設置代理人審批。審批人可以在“經我審批”列表中查看自己審批過的流程：也可以打開具體的審批單，查看審批記錄：每個人都可以制作自己的電子印章：流程管理可以查看所有正在審批和審批完畢的表單，包括查看申請信息、當前狀態、當前流程、審批記錄和閱讀記錄等。對審批中的表單可以更改本步審批人，進行催辦，對審批完畢的表單可以進行歸檔，可以刪除錯誤的表單流程，可以打印表單。人力資源實現對單位全體人員從入職到離職的全方位管理，包括以下獨立模塊：人事管理；考勤管理；人事管理部門崗位新增員工員工管理合同管理未簽合同員工合同到期提醒離職管理獎懲管理培訓管理職務變更自定義信息離職性質維護離職問卷調查考勤管理考勤設置：考勤格式設定、打卡規則設定、考勤班別設定、班次排班、員工班次設定個人考勤考勤數據導入考勤報表考勤異常報表考勤異常統計表論壇作為一個網上交流的平臺，員工可以在這里自由、開放、輕松的討論各種話題，包括工作、生活、心情等各個方面。有利于員工之間更充分的溝通和交流，增進情感，解決問題。并利于管理層了解員工的思想動態，和發現人才。用戶可自行設置論壇板塊，并設置論壇管理員。投票通過網上投票的方式，對某些事項進行調查和表決，支持單選、多選投票，支持匿名、非匿名投票。視頻會議這是一套免費的軟件視頻會議管理系統，最多支持5個用戶（包括自己）同時在線視頻。用戶可以自行邀請參會人員，在不同的地區也可以實現面對面的交流。視頻會議窗口：領導信箱員工可以在這里給領導留言，提交合理化建議或反映相關事情。可選擇“實名發送”和“匿名發送”兩種方式。查看信箱的領導人由管理員設置，可以設置多人。會議管理對公司的會議進行管理，使會議的召開更加有序、有效，會議內容得以保存，便于日后查詢和使用。主要包括會議室預約、會議紀要查詢等功能。功能特點完善的會議權限控制：將會議對不同的人員開放，可設置會議的允許查看人員、允許修改人員、允許建立會議紀要人員：圖形化會議室占用：直觀顯示會議室的占用時間，方便使用人選擇會議室：會議紀要發送：可單據建立會議紀要，并發送給參會人員：功能結構車輛管理對單位的車輛使用和維護進行統一管理，實現規范用車、合理調度的目的，方便日后的查詢和統計，可對私車公用的情況進行管理。功能特點靈活的派車管理：可根據用車人的申請進行派車，也可以無需申請直接派車；公私分離：公用用車和私用用車分開管理；車輛信息一覽：可查詢所有車輛的使用情況和維護記錄；私車公用：對于借調私家車用于公共用途的情況進行記錄：短信通知：可通過手機短信直接向用車司機發送通知。功能列表辦公用品對單位的辦公用品進行規范管理，方便查詢和統計，包括購買登記、領用登記、在庫查詢、領用查詢等。功能特點數據關聯：物品的購買登記、領用登記、庫存查詢互相關聯，自動更新；查詢方便：可按物品查看領用記錄，也可按人員查看領用記錄。功能結構圖書管理對單位的圖書進行規范管理，提高圖書利用率，防止圖書丟失。包括登記、借閱和返還管理等。可上傳電子圖書。功能特點電子圖書：可上傳電子圖書，極大的提升圖書品種的豐富性和使用便利性；功能結構客戶管理客戶管理功能用于對企業的客戶進行全方位、規范的管理，包括客戶信息、代理商信息、聯系人信息、采購信息、項目信息、跟單記錄、合同管理、故障維修等。協助企業建立以客戶為中心的組織文化，為客戶提供更周到、及時、貼心的服務。功能特點整合資源：將客戶、供應商、代理商、項目、采購等相關信息與客戶緊密結合，更方便、有效的進行檢索和管理；相互關聯：客戶、供應商、代理商、項目、采購等各項內容相互關聯，自動更新，可及時、準確、全面的查看最新的客戶相關信息，如根據客戶查看項目，或根據項目查看客戶等，節省大量重復工作；客戶共享：可以將客戶信息和每次跟單記錄共享給其他業務員，避免客戶沖突，方便客戶移交，實現協同銷售。功能結構檔案中心對單位的檔案進行規范的管理，支持檔案編號和檢索查詢、借閱、銷毀等工作。【檔案中心】里面的檔案來源有三種方式：1）直接從本地上傳檔案文件；2）審批完畢的文件和表單直接歸檔；3）從系統功能（知識管理、規章制度等）中選取文件歸檔。功能特點1）來源靈活：檔案可以由本地直接上傳，也可將審批完畢的表單、文件直接歸檔，還可以從【知識管理】、【規章制度】等功能中轉存文件為檔案；形式多樣：可保存紙質檔案和電子檔案等各種形式；檔案審批：可以指定專人對檔案的借閱進行審批管理；兩種查看方式：可按檔案類目和檔案列表兩種方式顯示檔案信息；檔案摘要：可填寫并顯示檔案摘要，便于了解檔案內容；新建檔案：選擇類目和密級、填寫編號和名稱，可上傳附件，填寫摘要或全文；附件上傳：支持多種附件上傳方式：從本地上傳、批量上傳、從系統中選擇。功能結構固定資產對單位的固定資產進行比較全面的管理，包括資產登記、領用、保修、盤點、折舊、統計等一系列管理工作。具有詳盡的資產報表管理，可以實時查詢資產的臺賬、領用、報廢、報修、流向和折舊情況。?資產登記：1)根據資產大類選擇內容，關聯帶出折舊年限)殘值率；2)根據發票日期自動計算開始折舊年限，發票日期的下一個月；3)根據發票金額乘以折舊率，自動計算資產殘值率；4)根據資產編號，自動查詢資產流向和折舊歷史；5)刪除資產時，會校驗資產是否已經發生領用)歸還)報廢記錄，有以上任一條記錄，都不允許刪除；?資產領用：1)領用的資產，只能選擇在庫的資產；2)領用記錄直接寫入資產流向表；3)系統提供個人資產領用歷史及明細查詢，在“我的資產”模塊；?資產歸還：1)歸還資產，只能歸還當前歸還在用資產；2)歸還記錄直接寫入資產流向表；3)系統提供個人資產歸還歷史及明細查詢，在“我的資產”模塊；?資產報廢：1)資產報廢，可以對所有系統內登記的資產進行報廢操作；2)報廢的資產可以設定是否停止折舊；3)報廢操作直接寫入資產流向表；?資產折舊：提供兩套折舊觸發方式：1)自動折舊：根據設定的具體日期或每月最后一天，并可指定程序啟動具體時間。系統自動進行折舊計算。2)手工折舊：選擇具體年)月，進行手工立即折舊。功能結構系統管理組織機構：即單位的部門設置。部門采用樹式結構，可以在任意部門下定義子部門，可以設置某個部門的具體用戶，指定部門經理。用戶帳號：可以為新員工建立帳號；可以為遺失密碼的用戶初使化密碼；可以修改用戶所在的權限組及部門；可以設置員工的個人信息。崗位設定可以按照單位的實際崗位，建立層狀的崗位結構，在公文收發文、審批流轉等處可以采用崗位的方式來進行設定流程的設定，這樣避免了崗位人員的變動而造成的流程停滯的情況出現。在XX的軟件系統中，實現了相對崗位的概念，如申請者的直屬領導，當前審批者的直屬領導。權限組：可以將每個用戶設置到不同的權限組中以保證不同用戶具有與其身份相對應的權限。可以自由設置每個權限組的權限，本系統的權限設置不僅能夠設置用戶的菜單項，包括每個畫面每個功能都是可以設置的。不具備權限的功能用戶是不能看到不能使用的。XX在權限組方面的優勢是：可以設定權限到每個菜單，界面上的每個按鈕。系統日志：可以查看系統使用情況。可以查看系統中每個人，什么時候登陸，什么時候退出，每個登錄都操作了哪個功能。并且對使用者的IP地址和地區都做了詳細的記錄。管理員設置：單位名稱設置單位格言設置通知審批設置公告審批設置新聞審批設置內部IP地址段設定上下班時間設置實用工具網址鏈接管理員對通知、新聞、公告、消息等的刪除和強行編輯、置頂。設定每個用戶的服務器硬盤的使用容量以及每次上傳文件最大文件的尺寸限制。可以設置通知、公告、新聞審批人員，如果審批開關被打開，用戶在相應功能中發送信息時，被發送的信息將先被發送到審批者處，只有審批者通過審批，信息才能夠發布，達到管理的規范化，對于管理要求不是很嚴格的客戶，則可以設定關閉審批功能（系統默認為關閉狀態），以便于快速發布信息。

系統主要優勢六大領先優勢XX協同OA系統是一個技術先進、功能強大的網絡化協同辦公平臺。它集成了目前主流的計算機與通信技術科學、管理與行為科學、系統工程與人機工程學、數據庫技術、多媒體技術以及圖文處理技術，可以綜合處理各種格式的語音、數據、文字、圖像等文件。1、核心技術領先：自定義平臺、工作流引擎、全能報表三大技術代表業內最高水平；2、功能緊密關聯：任務與日程、流程與報表、內外部郵件等功能融會貫通，全面協同；3、“一視同仁”策略：國內唯一所有版本軟件統一平臺、統一服務、統一升級；4、適用為王：完美滿足用戶效率提升、數據整合、工作流統一、決策支持的關鍵需求；5、易用為先：輕松上手，無障礙融入企業，將實施、使用、維護變成一種樂趣；6、性價比最高：高端產品性能，中低端價格，總體擁有成本最低，使用價值最高；細節全面提升細節決定成敗，XXOA系統結合客戶的實際需要，進行了一系列改進和創新，使之無論在技術架構、系統結構、管理思想、使用性能上都達到了國內先進水平，并具有一些特色鮮明的優勢：一分鐘傻瓜式安裝，包括數據庫、WEB數據庫全程自動安裝；國內唯一從底層支持中、英、日、韓、繁五種語言，并提供語言開發接口；支持全文檢索，可以在WORD/EXCEL/PPT/PDF/TXT/HTML/XML中檢索文本。并且符合OA中的權限控制。內嵌基于角色的工作流引擎，并支持相對角色。國內唯一無需任何編程即可隨意切換數據庫；國內唯一真正的模板化設計，易用性空前提高；JAVA-J2EE-SOA-MVC架構，全面支持WebService，跨平臺、擴展無極限；多種界面風格，可隨時換膚，選擇自己喜歡的風格；根據不同級別設置權限管理，權限設置到每畫面每功能按鈕，確保信息安全；文檔在線編輯，支持WORD/EXCEL、痕跡保留、電子印章、手寫簽名；支持大文件上傳。極佳的易用性根據用戶反饋，在無定制開發的情況下，XXOA系統從安裝部署到全員使用的時間平均在10工作日左右，比同類型系統節約30—60%的時間，可節約大量的精力和成本。使用XXOA系統，普通用戶基本上無需專業培訓，即可直接上手操作常用功能。管理員通過圖形化、可視化的操作界面，可以很直觀的對系統進行設置和維護。如果使用我們的平臺版，還可以通過自定義平臺來快速搭建個性化的功能模塊，而不必依賴與廠商的二次開發。真正做到了容易實施、容易使用、容易維護。所以XXOA系統的價格也許不是最低的，但總體擁有成本（TCO）卻可以做到最低，這也正是用戶所應該關注的成本。容易實施1、完全“傻瓜化”安裝：集成安裝程序、開源數據庫和應用服務器（軟件），自動化配置，三分鐘即可完成安裝。在運行環境正常情況下，不需要安裝任何插件或補丁；2、集成“IE環境初始化”工具：可以一鍵初始化IE端基礎環境（包括彈出窗口設置、加入信任站點等），保證系統正常使用；3、終端用戶無需安裝客戶端軟件：直接通過IP地址或域名訪問OA系統服務器，無論在全球任何