108/108中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T11822—2000

代替GB/T11822--19891范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。某些形式專門的科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2定義本標(biāo)準(zhǔn)采納下列定義。2.1科學(xué)技術(shù)文件材料(以下簡(jiǎn)稱科技文件材料)scientificandtechnicalrecords記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其治理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。2.2科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱科技檔案）scientificandtechnicalarchives企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及治理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。2.3案卷file由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。2.4卷內(nèi)目錄innerfileitemlist登錄案卷內(nèi)文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷內(nèi)文件之前。2.5卷內(nèi)備考表

filenote卷內(nèi)文件狀況的記錄單,排列在卷內(nèi)文件之后。2.6檔號(hào)archivalcode以字符形式給予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。3組織案卷3.1組卷原則組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用。3.2組卷要求3.2.1案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其治理活動(dòng)的真實(shí)情況。3.2.2案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整。3.2.3案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。3.3組卷方法3.3.1直接針對(duì)具體項(xiàng)目的治理性科技文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。3.3.2產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其結(jié)構(gòu)或時(shí)期等分不組卷。3.3.3引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。3.3.4一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采納了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中講明并注明標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)。3.3.5底圖以張為單位單獨(dú)保存和治理。3.3.6產(chǎn)品更新?lián)Q代或更新零部件時(shí),保留新形式的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。3.3.7設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料能夠單獨(dú)組卷。4案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列4.1產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。4.2科研類案卷按課題預(yù)備立項(xiàng)時(shí)期、研究實(shí)驗(yàn)時(shí)期、總結(jié)鑒定時(shí)期、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等時(shí)期排列。4.3基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。4.4設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。4.5案卷內(nèi)治理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)刻或重要程度排列。4.6案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前,圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。5案卷的編目5.1卷內(nèi)科技文件材料頁(yè)號(hào)的編寫5.1.1案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。5.1.2單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁(yè)號(hào);雙面書寫的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角編寫頁(yè)號(hào)。圖樣頁(yè)號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。5.1.3成套圖樣印刷成冊(cè)的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁(yè)號(hào);與其他科技材料組成一卷的,應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后,將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁(yè)號(hào),可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。5.2案卷封面的編制5.2.1案卷封面印制在卷盒的正表面,也可采納內(nèi)封面形式(內(nèi)封面規(guī)格見7.3.1)。封面式樣見圖A1。5.2.2案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，要緊包括項(xiàng)目名稱或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、時(shí)期的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。5.2.3立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。5.2.4起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。5.2.5保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。5.2.6密級(jí)應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí)。5.2.7檔號(hào)應(yīng)填寫全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)。全宗號(hào)由各單位依照本單位法人的變更情況自行設(shè)定，需向國(guó)家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)另定；分類號(hào)是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類不號(hào)；項(xiàng)目代號(hào)是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)，目錄號(hào)一般指分類目錄號(hào)；案卷號(hào)指科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。5.2.8檔案館號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家檔案行政部門給予的檔案館代碼。5.3案卷脊背的編制案卷脊背的項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名，式樣及規(guī)格見圖A2。保管期限填寫方法同5.2.5,也可用色標(biāo)區(qū)分;紅色代表永久,黃色代表長(zhǎng)期,綠色代表短期;檔號(hào)填寫方法同5.2.7;案卷題名可依照各單位具體情況自行填或不填,填寫方法同5.2.2。5.4卷內(nèi)目錄的編制5.4.1卷內(nèi)目錄式樣見圖A3。5.4.2序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。5.4.3文件編號(hào)應(yīng)填寫科技文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。5.4.4責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或要緊責(zé)任者。5.4.5文件材料題名應(yīng)填寫科技文件材料的全稱。5.4.6日期應(yīng)填寫科技文件材料的形成日期。5.4.7頁(yè)號(hào)應(yīng)填寫每件科技文件材料的首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。5.4.8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁(yè)之前。5.5卷內(nèi)備考表的編制5.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖A4。5.5.2講明包括:案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要講明的問(wèn)題。5.5.3立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。5.5.4立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。5.5.5檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。5.5.6檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。5.5.7互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。5.5.8卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。6案卷的裝訂6.1案卷可采納裝訂和不裝訂兩種形式。6.2案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的要先修復(fù).幅面一般采納國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm)或國(guó)家通用16開型(260mm×185mm)。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。6.3案卷內(nèi)不同意有金屬物6.4不裝訂的案卷,應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章,式樣見圖A7。檔號(hào)填寫方法同5.2.7,序號(hào)填寫方法同5.4.2。7卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料7.1科技檔案案卷卷皮采納卷盒、卷夾兩種形式。卷盒、卷夾式樣見圖A5、A6。7.2卷皮規(guī)格和制成材料7.2.1卷盒的外表面規(guī)格為:305mm×220mm,厚度分不為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。7.2.2卷夾的外表面規(guī)格為:305mm×220mm,厚度為20mm。7.2.3卷皮宜采納牛皮紙板雙裱壓制,或黃板紙制作,外裱牛皮紙。本標(biāo)準(zhǔn)推舉使用無(wú)酸卷皮。7.3卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量7.3.1卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm或260mm×185mm。7.3.2卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采納70g/m2以上白色書寫書紙制作。7.4案卷脊背標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量7.4.1案卷脊背標(biāo)簽與卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同,即305mm×10(20,30,40,50,60)mm。7.4.2案卷脊背標(biāo)簽宜采納150g/m2白色書寫紙制作,案卷脊背格式也能夠直接印在卷盒脊背上。7.5卷皮上和卷內(nèi)表格中書寫的字跡要清晰端正。檔案分類標(biāo)引規(guī)則

GB/T15418-94

1994-12-28公布

1995-08-01實(shí)施

國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局公布目

次1.主題內(nèi)容與適用范圍2.引用標(biāo)準(zhǔn)3.術(shù)語(yǔ)4.分類標(biāo)引差不多規(guī)則5.各種類型檔案分類標(biāo)引規(guī)則6.各種主題檔案分類標(biāo)引規(guī)則7.檔案分類標(biāo)引工作程序8.檔案分類標(biāo)引質(zhì)量治理中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T15418-94

檔案分類標(biāo)引規(guī)則Guidelinesforthearchivesclassificationindexing

1主題內(nèi)容與適用范圍

1.1為了正確進(jìn)行檔案分類標(biāo)引,選用恰當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)表達(dá)檔案文獻(xiàn)的主題，保證檔案分類標(biāo)引的質(zhì)量，提高檢索效果，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，特制訂本規(guī)則。

1.2本規(guī)則適用于各級(jí)各類檔案館（室）使用《中國(guó)檔案分類法》對(duì)所藏各種類型的檔案進(jìn)行分類標(biāo)引。

1.3本規(guī)則適用于編制檔案分類目錄、索引以及建立檔案目錄中心和數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案分類標(biāo)引工作。

2引用標(biāo)準(zhǔn)

GB3860文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則

GB3792.5檔案著錄規(guī)則

ISO5963-1985(E)文獻(xiàn)工作──文獻(xiàn)審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞的方法

3術(shù)語(yǔ)

3.1檔案

過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.2《中國(guó)檔案分類法》（以下簡(jiǎn)稱《中檔法》）

用于對(duì)檔案進(jìn)行分類標(biāo)引的工具。包括：《中華人民共和國(guó)檔案分類表》、《清代檔案分類表》、《民國(guó)檔案分類表》以及《新民主主義革命檔案分類表》。

3.3主表

檔案分類法的主體，是一種文獻(xiàn)分類體系的具體體現(xiàn)。《中國(guó)檔案分類法》的主表是以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)組成的逐級(jí)展開的邏輯系統(tǒng)。

3.4復(fù)分表

也稱附表、輔助表。在編制《中檔法》時(shí)，將主表中采納同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步細(xì)分的相同類目合并起來(lái)，并配以號(hào)碼編排成表，附于正表之后。以節(jié)約篇幅，供主表的類目進(jìn)一步細(xì)分使用。復(fù)分表按其應(yīng)用的不同范圍分為通用復(fù)分表和專類復(fù)分表等。

3.5分類表索引

將主表中的類目（包括注釋）改編成主題標(biāo)目形式，按主題法原則依一定字順、次序排列起來(lái)，并標(biāo)明分類號(hào)，指引檢索者查找所需主題在主表中的位置。

3.6檔案分類標(biāo)引

將檔案主題的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成檔案分類檢索語(yǔ)言的過(guò)程，也確實(shí)是對(duì)檔案進(jìn)行主題分析的結(jié)果給予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。檔案條目按所給予的分類號(hào)排列起來(lái)，就形成了一個(gè)與分類體系相同的邏輯系統(tǒng)，從而達(dá)到系統(tǒng)反應(yīng)檔案，便于檢索、利用。

3.7類目

又稱類名，是一些在性質(zhì)上或特征上具有共同屬性的檔案總稱。類目規(guī)定了一類檔案的性質(zhì)和內(nèi)容范圍，以便區(qū)不于其它的檔案。類目是檔案分類表的構(gòu)成單元。一個(gè)類目一般包括一個(gè)檔案主題，但有時(shí)也包括一個(gè)以上的檔案主題，形成一個(gè)類組。

3.8分類號(hào)

類目的簡(jiǎn)明編碼、標(biāo)記符號(hào)，可固定全部類目的先后次序和明確一個(gè)類目在分類體系中的特定位置以便于標(biāo)引、排列和進(jìn)行檢索、組織館藏。

3.9類目注釋

對(duì)類目的講明，用于明確類目的內(nèi)容范圍，指出類目之間的關(guān)系，規(guī)定需要使用的專門分類方法。

3.10檔案主題

文件或案卷中用以表達(dá)檔案記述和反映的事物內(nèi)容的總稱，即檔案的中心內(nèi)容。一份文件或一個(gè)案卷能夠有一個(gè)以上的主題。

3.11檔案館

永久保管檔案并向社會(huì)提供服務(wù)的單獨(dú)設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

3.12檔案室

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

3.13立檔單位

構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項(xiàng)目的組織者。

3.14全宗

一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或同一生產(chǎn)、建設(shè)、科研活動(dòng)形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案的差不多分類和治理單位。

3.15案卷

由互有聯(lián)系的若干文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋內(nèi)的，裝訂或不裝訂的檔案保管單位。

3.16文件

是為處理各種事務(wù)而按著規(guī)范的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。

3.17卷內(nèi)目錄

案卷內(nèi)登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內(nèi)文件之前。

3.18卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄，通常排列在卷內(nèi)文件之后。

4分類標(biāo)引差不多規(guī)則

4.1檔案分類標(biāo)引的依據(jù)是以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。分類標(biāo)引時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案文件進(jìn)行周密的主題分析，把握所論述的對(duì)象，準(zhǔn)確地給予分類標(biāo)識(shí)。

4.2檔案分類標(biāo)引應(yīng)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》及其使用指南。

4.3檔案分類標(biāo)引時(shí),要正確地理解類目涵義和范圍，幸免脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。

4.4檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式,依照檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標(biāo)出確切的分類號(hào)外，必要時(shí)可對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類號(hào)。

4.5檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求,分入恰當(dāng)?shù)念惸浚胁豢煞秩胼^寬的上位類或較窄的下位類。當(dāng)分類表中無(wú)恰當(dāng)?shù)念惸繒r(shí)，可分入范圍較大的類目（上位類）或與檔案內(nèi)容緊密相關(guān)的類目。

4.6檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標(biāo)引的分類號(hào)均應(yīng)一致。遇有某些難以分類和分類表上無(wú)恰當(dāng)類目可歸的檔案，不管歸入上位類或歸入與其緊密相關(guān)的類目，以及增設(shè)類目，都應(yīng)作出記錄，以后遇有類似情況，均按此處理。

5各種類型檔案分類標(biāo)引規(guī)則

5.1檔案分類表的選用

5.1.1清代檔案使用《清代檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。該表的一級(jí)類目適用于清代往常各歷史時(shí)期檔案的分類標(biāo)引。

5.1.2民國(guó)檔案使用《民國(guó)檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。

5.1.3革命歷史檔案使用《新民主主義革命檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。

5.1.4中華人民共和國(guó)時(shí)期的檔案使用《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引。

國(guó)家綜合檔案館、黨政機(jī)關(guān)檔案室所藏的中華人民共和國(guó)時(shí)期的檔案應(yīng)選使《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引。

專業(yè)檔案館（室）、部門檔案館（室）、企業(yè)事業(yè)單位檔案館（室），在使用《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引時(shí)，本專業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。

5.2檔案分類標(biāo)引級(jí)次。一般以文件級(jí)、案卷級(jí)為單元進(jìn)行分類標(biāo)引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個(gè)案卷情況，也能夠作為一個(gè)單元進(jìn)行分類標(biāo)引。

6各種主題檔案分類標(biāo)引規(guī)則

6.1主題的類型

主題的類型依據(jù)檔案內(nèi)容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題（多元主題），多主題則由幾個(gè)單主題組成。

6.2單主題檔案的分類標(biāo)引

6.2.1單主題文件或案卷,一般依主題主體因素所屬的類目標(biāo)引，若是從一個(gè)方面對(duì)主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類目標(biāo)引；若是從多方面對(duì)主題論述，一般只依主題所屬類目作整體標(biāo)引。

6.2.2文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時(shí)應(yīng)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。

6.2.3文件或案卷論述的主題涉及國(guó)家、地區(qū)、民族、時(shí)代等因素時(shí)，若《中國(guó)檔案分類法》中注明需要復(fù)分則應(yīng)標(biāo)出復(fù)分號(hào)，否則能夠省略。

6.3多主題檔案的標(biāo)引

6.3.1文件、案卷論述的是兩個(gè)以上的主題,標(biāo)引時(shí)應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、參考價(jià)值大小以及各主題間的邏輯關(guān)系，加以綜合分析，再確定給予一個(gè)或幾個(gè)分類號(hào)。

6.3.2文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是并列關(guān)系,參考價(jià)值大，除對(duì)第一主題按其屬性給予分類號(hào)外，第二、第三主題也應(yīng)按其屬性給予分類號(hào)，以便充分揭示主題，為利用者提供更多的檢索途徑。

6.3.3文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是從屬關(guān)系,即上下位關(guān)系或整體與部分關(guān)系，一般依它們的上位類目作整體標(biāo)引，若較小主題具有檢索價(jià)值，也可依小主題的所屬類目作互見標(biāo)引。

6.3.4文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是因果或阻礙關(guān)系,一般依結(jié)果或受阻礙的主題所屬類目標(biāo)引。關(guān)于互為因果的、互相阻礙的主題做全面標(biāo)引。

6.3.5文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間,一個(gè)主題應(yīng)用于多個(gè)主題，一般依被應(yīng)用主題所屬類目標(biāo)引。必要時(shí)能夠?qū)ζ渌黝}附加相應(yīng)的分類號(hào)。

7檔案分類標(biāo)引工作程序

7.1研讀分類法──標(biāo)引人員在標(biāo)引工作開始時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)研讀《中國(guó)檔案分類法》的編制講明、主表、附表，了解該法的編制目的、適用范圍、分類原則、體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)識(shí)符號(hào)、類目注釋，辨清上位類、同位類、下位類、理論與應(yīng)用等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。

7.2檔案主題分析──應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過(guò)分析題名、掃瞄正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的要緊問(wèn)題，判明其屬性特征，以便正確歸類。

7.2.1分析題名──文件和案卷的題名,是責(zé)任者或立卷人對(duì)檔案內(nèi)容的概括，在題名準(zhǔn)確反映檔案的中心內(nèi)容的情況下，分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名，由于擬寫上的缺陷，不能準(zhǔn)確地、直接地揭示主題內(nèi)容，因此不能作為分類標(biāo)引的唯一依據(jù)，還應(yīng)掃瞄正文。

7.2.2掃瞄正文──通過(guò)分析題名不能確定檔案的確切內(nèi)容和類不時(shí)，應(yīng)掃瞄文件、案卷的正文。重點(diǎn)閱讀文頭、文尾、段落題名，了解作者的撰寫目的和意圖，從而確定檔案內(nèi)容論述或涉及的主題。

7.2.3查閱文件版頭和案卷封面──黨、政機(jī)關(guān)行文都有固定的文件版頭，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或通用簡(jiǎn)稱、發(fā)文字號(hào)，文尾有發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標(biāo)記有密級(jí)、緩急時(shí)限、閱讀范圍等。案卷封面上有機(jī)關(guān)全稱和組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷題名、年度日期、保管期限、檔號(hào)以及卷內(nèi)目錄、卷末備考表等。它關(guān)于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價(jià)值等，都能提供一定的參考。

7.3判定類不──進(jìn)行主題分析后,須確定對(duì)文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應(yīng)予以標(biāo)引，能為利用者提供檢索途徑。然后依照主題性質(zhì)，到《中國(guó)檔案分類法》中查找其所屬的類目。

7.4標(biāo)引分類號(hào)──是用《中國(guó)檔案分類法》中的類號(hào)來(lái)表達(dá)檔案主題性質(zhì)的標(biāo)引過(guò)程，也確實(shí)是將判定的類不給予分類標(biāo)識(shí)。給予分類號(hào)，應(yīng)依照文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對(duì)象、檢索需求等特點(diǎn)，采納恰當(dāng)?shù)姆绞胶头椒ǎ瑴?zhǔn)確、一致、適度地標(biāo)引出來(lái)。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料，分類表上無(wú)確切類目可歸時(shí)，各檔案館、室可增設(shè)新類目予以分類標(biāo)引，同時(shí)上報(bào)《中檔法》編委會(huì)確認(rèn)。今后若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。

7.5審校──審校是分類標(biāo)引的最后一道工序,是確保標(biāo)引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗(yàn)證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)、辨類是否準(zhǔn)確，同類檔案是否歸類一致，標(biāo)引的類號(hào)是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否正確無(wú)誤。審校程序分為自校、互校和總校。

7.5.1自校──標(biāo)引審校的第一環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過(guò)對(duì)自己標(biāo)引結(jié)果的校對(duì)，遇有主題分析不準(zhǔn)，歸檔不當(dāng)，前后不一致，符號(hào)舛誤，應(yīng)及時(shí)予以糾正。

7.5.2互校──標(biāo)引審校的第二環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過(guò)對(duì)標(biāo)引結(jié)果的相互校對(duì)，糾正因個(gè)人理解不同引起的錯(cuò)誤，保持彼此之間標(biāo)引的一致性。

7.5.3總校──標(biāo)引審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后,必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔(dān)任總校。通過(guò)總校進(jìn)一步消除檔案主題分析與標(biāo)引過(guò)程中的誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。同時(shí)能夠?qū)?biāo)引工作中所遇問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，統(tǒng)籌考慮合理的解決方案。

8檔案分類標(biāo)引質(zhì)量治理

8.1衡量標(biāo)引工作質(zhì)量的因素──要緊指標(biāo)引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。阻礙標(biāo)引工作質(zhì)量的因素是：標(biāo)引工作的組織治理、標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平和《中國(guó)檔案分類法》本身的質(zhì)量。

8.2制定分類標(biāo)引的規(guī)章制度──各單位可制定標(biāo)引工作細(xì)則。它是在檔案分類標(biāo)引規(guī)則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本館、室的檔案實(shí)際和利用者檢索適應(yīng)而制定的工作條例。具體內(nèi)容包括：分類標(biāo)引的程序和具體組織規(guī)程；《中國(guó)檔案分類法》簡(jiǎn)表、行業(yè)表、復(fù)分表的使用范圍和使用方法，集中歸類與分散歸類、交替類目的采納、標(biāo)引的深度，以及標(biāo)引責(zé)任制等等。

8.3分類標(biāo)引人員的素養(yǎng)和要求──標(biāo)引人員應(yīng)具備所標(biāo)引檔案的專業(yè)知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)；熟悉本館、室的檔案分類方法，并能用來(lái)標(biāo)引檔案材料；具有閱讀、分析、概括、提練檔案主題和準(zhǔn)確歸類的能力；認(rèn)真負(fù)責(zé)，周密細(xì)致，有良好的職業(yè)道德。標(biāo)引人員宜實(shí)行專業(yè)分工，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

8.4建立標(biāo)引人員與利用者的聯(lián)系──標(biāo)引人員應(yīng)多與利用者接觸，聽取利用者對(duì)分類標(biāo)引工作的要求、批判和建議，并通過(guò)對(duì)利用者提問(wèn)和檢索結(jié)果的分析不斷改進(jìn)工作。

8.5加強(qiáng)《中國(guó)檔案分類法》的治理──各檔案館、室在使用《中檔法》過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題和處理方法要作記錄，并填定“修改意見登記表”,報(bào)送主管部門,以便對(duì)《中國(guó)檔案分類法》定期增補(bǔ)和修改，使之日臻完善。CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案治理要求

1．總

則

1.1CAD電子文件的收集、積存、整理和歸檔，由CAD技術(shù)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，文件形成單位、業(yè)務(wù)治理部門和檔案治理部門在其領(lǐng)導(dǎo)下，都應(yīng)指定專人治理。

1.2依照維護(hù)檔案安全、完整、便于利用的原則，電子檔案由檔案部門歸口治理。

1.3為保證電子文件歸檔、檢測(cè)、電子檔案的安全保管和利用，在檔案部門應(yīng)建立“CAD電子文件盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案治理系統(tǒng)”。

l.4CAD電子文件的歸檔應(yīng)包括為生成CAD電子文件而開發(fā)的軟件產(chǎn)品和軟件講明，以保證電子檔案的完整性。

1.5對(duì)電子文件的形成、積存、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全過(guò)程治理，以保證電子檔案質(zhì)量。

1.6電子檔案應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案在產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)(含更改后的狀態(tài))、相關(guān)軟件文件及講明等方面相互保持一致。

2．CAD電子文件的收集積存

2.1收集范圍。在科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、試驗(yàn)和業(yè)務(wù)治理活動(dòng)中采納CAD技術(shù)形成的電子文件及其支持軟件，應(yīng)及時(shí)按歸檔范圍收集積存，范圍及類型如下：

2.1.1圖象文件：由圖紙掃描或其它方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件；

2.1.2圖形文件：由CAD系統(tǒng)生成的二維、三維圖形文件；

2.1.3數(shù)據(jù)文件：各種類型的分析、計(jì)算、測(cè)試、設(shè)計(jì)參數(shù)及治理等數(shù)據(jù)文件。

2.1.4文本文件：一般用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件，以及各種治理活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表和軟件講明等。

2.1.5計(jì)算機(jī)程序(命令文件)：計(jì)算機(jī)使用的或在某一軟件平臺(tái)上自行開發(fā)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件的程序。

2.1.6配套紙質(zhì)文件：包括軟件開發(fā)任務(wù)書、需求分析講明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書或驗(yàn)收講明、軟件測(cè)試報(bào)告、軟件修改記錄、軟件講明以及簽署、更改等紙質(zhì)文件。

2.2收集積存要求

2.2.1電子文件應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)收集積存，從申請(qǐng)立項(xiàng)開始，并指定專人負(fù)責(zé)。檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.2.2收集積存自行設(shè)計(jì)的軟件，應(yīng)包括軟件產(chǎn)品和軟件講明；通用軟件應(yīng)有軟、硬件平臺(tái)講明。

2.2.3電子文件在收集積存過(guò)程中，要及時(shí)登記。關(guān)于需要多年才能完成的項(xiàng)目，要分段積存、歸檔。

2.2.4電子文件的更改單應(yīng)收集積存、登記，并應(yīng)在檢索系統(tǒng)中體現(xiàn)出更改情況。

2.2.5積存過(guò)程中電子文件的更改，由設(shè)計(jì)者實(shí)施，更改后的電子文件必須與當(dāng)時(shí)的產(chǎn)品狀態(tài)一致。

2.2.6積存過(guò)程中，應(yīng)采取備分制，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。

2.2.7在積存過(guò)程中，電子文件可存儲(chǔ)在磁盤上，其積存、整理方法見3.1。

2.2.8積存多年才能歸檔的軟盤，應(yīng)一年拷貝一次，磁帶應(yīng)一年倒帶一次。

3．CAD電子文件的整理、鑒定與歸檔

3.1整理方法

3.1.1歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。

3.1.2產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類不分不保管。

圖形、圖象類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號(hào)順序排列，由幾個(gè)產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機(jī)排列；建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)治理等順序排列。

數(shù)據(jù)文件按計(jì)算、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)等屬類進(jìn)行整理。同一屬類文件按自然形成規(guī)律排列。

文本文件按文件及表格文件、軟件講明等屬類進(jìn)行整理。

計(jì)算機(jī)程序按形成時(shí)刻順序排列。

歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

3.1.3存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套不、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。

編號(hào)：歸檔項(xiàng)目電子文件的光盤編號(hào)，由檔案類目號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、電子文件類不代碼、光盤序號(hào)組成。

a.檔案類目號(hào)按檔案分類執(zhí)行，依照需要可用到二級(jí)類目號(hào)。

b.項(xiàng)目代號(hào)指產(chǎn)品代號(hào)、課題代號(hào)以及建設(shè)項(xiàng)目代號(hào)等。各類代號(hào)由標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)務(wù)主管部門給定。

c.電子文件類不代碼用字母表示。其中：

G—圖形文件I—圖象文件D—數(shù)據(jù)文件T—文本文件P—計(jì)算機(jī)程序如遇到一個(gè)光盤中存儲(chǔ)一種以上類不的電子文件時(shí)，應(yīng)將所包含的類不部分不填寫上。

d.光盤序號(hào)是光盤排列的順序號(hào)，由阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

套不：歸檔電子文件套號(hào)，用大寫英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查閱利用。

名稱：歸檔項(xiàng)目名稱。

密級(jí)：盤內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最高密級(jí)。

保管期限：盤內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最長(zhǎng)保留時(shí)刻。

軟、硬件平臺(tái)：識(shí)不或運(yùn)行光盤內(nèi)電子文件的軟、硬件環(huán)境。

歸檔的電子文件應(yīng)依照其類不等將已整理好的電子文件按順序?qū)懭牍獗P，光盤寫入的具體操作，可與形成部門共同完成。

3.1.4電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”一式兩份。

3.1.5編寫歸檔講明

寫內(nèi)容：項(xiàng)目名稱、任務(wù)來(lái)源、要緊技術(shù)(指標(biāo))要求、完成任務(wù)過(guò)程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負(fù)責(zé)人、參加人、起止日期、密不、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、形成單位負(fù)責(zé)人簽字、檔案接收單位負(fù)責(zé)人和接收人簽字、蓋章。

編寫要求：文字力求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，字跡清晰、書寫工整。

3.2歸檔電子文件格式要求。歸檔的CAD電子文件光盤存儲(chǔ)格式應(yīng)符合GB／Tl76782CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案治理要求第二部分光盤信息組織結(jié)構(gòu)的規(guī)定。

3.3歸檔電子文件的完整性、有效性和安全性

3.3.1歸檔的電子文件，在其生命周期內(nèi)一定要保持電子檔案的完整性、有效性、安全性。

3.3.2軟件講明應(yīng)與電子文件同時(shí)積存，一同歸檔治理，保證電子檔案的完整性。

3.3.3在符合軟、硬件平臺(tái)的條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)不、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。

3.3.4歸檔電子文件應(yīng)保證其載體安全和信息安全。

3.4歸檔電子文件的鑒定與檢查

3.4.1鑒定歸檔電子文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；

3.4.2檢查載體有無(wú)病毒、有無(wú)劃痕；

3.4.3鑒定歸檔電子文件內(nèi)容的有用價(jià)值和確定電子檔案的保管期限；

3.4.4檢測(cè)在指定存在的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件；

3.5.5檢查存儲(chǔ)歸檔電子文件的介質(zhì)是否符合歸檔要求；

3.4.6檢查存儲(chǔ)歸檔電子文件的介質(zhì)和軟、硬件平臺(tái)技術(shù)條件的一致性；

3.4.7檢查合格后，將檢查結(jié)論填寫在“電子檔案登記表”中。

3.4.8歸檔軟件從生成到歸檔，其技術(shù)狀態(tài)必須嚴(yán)加操縱。驗(yàn)收后填寫計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品登記表。

3.4.9歸檔電子文件要通過(guò)電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試。

3.5歸檔程序

3.5.1歸檔時(shí)刻

產(chǎn)品研制、工程設(shè)計(jì)的電子文件歸檔時(shí)刻。產(chǎn)品研制、工程設(shè)計(jì)的電子文件在各研制時(shí)期結(jié)束、產(chǎn)品定型、工程竣工后，由有關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行系統(tǒng)整理，并在3個(gè)月內(nèi)完成歸檔。

科研課題的電子文件歸檔時(shí)刻。科研課題中的電子文件應(yīng)在課題驗(yàn)收或經(jīng)評(píng)審、鑒定測(cè)試合格后立即歸檔。

其它類目的電子文件歸檔時(shí)刻。其它類目的電子文件歸檔時(shí)刻，按各類目歸檔時(shí)刻要求執(zhí)行。

3.5.2歸檔手續(xù)

歸檔單位將按3.1整理方法整理好的電子文件和其配套的紙質(zhì)文件、軟件講明以及歸檔講明、“電子檔案登記表”等移交檔案部門驗(yàn)收。

驗(yàn)收合格后，檔案部門在“電子檔案登記表”中簽字蓋章，一份退歸檔單位，一份留檔案部門備查。

歸檔的電子文件若需作“使用權(quán)限愛(ài)護(hù)”，應(yīng)填寫“電子文件使用權(quán)限愛(ài)護(hù)單”。

3.6歸檔電子文件的狀態(tài)與數(shù)量

3.6.1歸檔的電子文件應(yīng)為本時(shí)期產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本。

3.6.2歸檔的計(jì)算機(jī)程序一般不加密，如加密，應(yīng)將密鑰同時(shí)歸檔。

3.6.3歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管(A)，一套供查閱利用(B)。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。

4.電子檔案的治理4.1治理要求

4.1.1檔案部門要執(zhí)行電子檔案歸口治理的職責(zé)，對(duì)電子檔案定期檢查，按照電子檔案保管環(huán)境的要求，嚴(yán)格執(zhí)行治理制度。

4.1.2檔案部門應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行登記、建帳，帳目中要注明相應(yīng)紙質(zhì)檔案的檔號(hào)，同時(shí)建立機(jī)讀目錄。

4.1.3由電子檔案轉(zhuǎn)換成的紙質(zhì)檔案，要及時(shí)歸入相應(yīng)檔案門類的紙質(zhì)檔案中。按紙質(zhì)檔案治理要求進(jìn)行治理，并在登記帳中注明其所在的光盤編號(hào)及文件名。

4.1.4存儲(chǔ)電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放。A、B兩套電子檔案應(yīng)分開保管。

4.2保管環(huán)境

4.2.1歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，幸免陽(yáng)光直接照耀。要執(zhí)行存儲(chǔ)與維護(hù)的

有關(guān)規(guī)定。

4.2.2環(huán)境溫度為14℃～24℃，相對(duì)濕度45%—60%。

4.2.3遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)。

4.3檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案應(yīng)每5年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，如發(fā)

現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)拷貝。如軟、硬平臺(tái)發(fā)生改變，則應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)

換。檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要登記。

4.4利用

4.4.1歸檔光盤不外借，只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├茫?yīng)登

記。使用者不得私目復(fù)制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送他人。

4.4.2電子檔案可在歸檔與治理系統(tǒng)的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的電子檔案，如需查閱超越權(quán)限的電子檔案，需按本單位有關(guān)

規(guī)定執(zhí)行。

4.4.3已批準(zhǔn)為“使用權(quán)限愛(ài)護(hù)”的電子檔案項(xiàng)目要在臺(tái)帳、目錄、載體

上標(biāo)識(shí)。檔案部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的“使用權(quán)限愛(ài)護(hù)”和密鑰治理規(guī)定。

4.4.4電子檔案如進(jìn)行更改，應(yīng)隨時(shí)愛(ài)護(hù)A、B兩盤內(nèi)容一致并及時(shí)更改原轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案，同時(shí)將更改情況及時(shí)填寫更改登記表。

4.4.5電子檔案如上網(wǎng)傳送，只有通過(guò)檔案部門的計(jì)算機(jī)治理系統(tǒng)對(duì)用戶使用權(quán)認(rèn)可后，才能提供利用。

4.5統(tǒng)計(jì)。檔案部門應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子文件歸檔情況、電子檔案的更

改、治理、愛(ài)護(hù)、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并納入檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。

4.6鑒定與銷毀

4.6.1鑒定與檢測(cè)。電子檔案的鑒定要緊是對(duì)已到保管期限的電子檔案鑒定，同時(shí)還必須進(jìn)行有效檢測(cè)。

檢查已到保管期限的電子檔案是否還有利用價(jià)值；

檢查載體有無(wú)劃傷、是否可用、是否清潔；

檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否正確讀出電子文件；

檢查存貯電子檔案的介質(zhì)是否符合歸檔要求；

檢查存貯電子檔案的介質(zhì)和軟、硬件平臺(tái)技術(shù)條件的一致性。

4.6.2銷毀

依照保管期限表，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格審批后方可銷毀；

在銷毀過(guò)程中應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)過(guò)機(jī)密信息的介質(zhì)進(jìn)行完全銷毀，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳遞的機(jī)密信息完全清除。檔案著錄規(guī)則GB3792.5-85DA／T18一19991引言

1.1檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)之一。為建立健全我國(guó)統(tǒng)一的檔案檢索體系，開展檔案的報(bào)道與交流，充分發(fā)揮檔案在我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)中的作用，特制訂本規(guī)則。

1.2本標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)GB3792.1-83《文獻(xiàn)著錄總則》的原則,結(jié)合檔案的特點(diǎn)和我國(guó)檔案工作的實(shí)際情況制訂的。

1.3本標(biāo)準(zhǔn)是各類檔案進(jìn)行著錄的依據(jù),某些內(nèi)容和形式極其專門的檔案可遵照本標(biāo)準(zhǔn)制訂細(xì)則。

1.4本標(biāo)準(zhǔn)不包含檔案目錄組織的方法。

2名詞術(shù)語(yǔ)

2.1檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲象等形態(tài)的歷史記錄。

2.2案卷：是一組關(guān)系緊密的單份文件的組合,有時(shí)稱檔案保管單位。

2.3檔案著錄：在編制檔案目錄時(shí),對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

2.4著錄項(xiàng)目：揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。其要緊部分（包括題名與責(zé)任者項(xiàng)、文本項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)刻項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、叢編項(xiàng)、附注項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)、提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)）稱為大項(xiàng)，組成各個(gè)要緊部分的特定內(nèi)容稱為小項(xiàng)。

2.5著錄格式：著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。

2.6條目：檔案著錄的結(jié)果,是反映單份文件或案卷內(nèi)容和形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。

2.7檔案目錄：按照一定的次序編排而成的條目組合,是檔案檢索和報(bào)道的工具。

3著錄項(xiàng)目

3.1題名與責(zé)任者項(xiàng)

3.1.1正題名

3.1.2并列題名

3.1.3副題名及講明題名文字

3.1.4文件編號(hào)

3.1.5載體類型標(biāo)識(shí)

3.1.6第一責(zé)任者

3.1.7其它責(zé)任者

3.2文本項(xiàng)

3.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)

3.3.1密級(jí)

3.3.2保管期限

3.4時(shí)刻項(xiàng)

3.5載體形態(tài)項(xiàng)

3.5.1數(shù)量及單位

3.5.2規(guī)格

3.5.3附件

3.6叢編項(xiàng)

3.7附注項(xiàng)

3.8標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)(一般不著錄)

3.9提要項(xiàng)

3.10排檢與編號(hào)項(xiàng)

3.10.1分類號(hào)

3.10.2檔案館(室)代號(hào)

3.10.3檔號(hào)

3.10.4縮微號(hào)

3.10.5主題詞

4標(biāo)識(shí)符號(hào)

4.1著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符

4.1.1本標(biāo)準(zhǔn)各著錄項(xiàng)目之前冠以一定的標(biāo)識(shí)符。

．－各大項(xiàng)(題名與責(zé)任者項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)、提要項(xiàng)除外)。

＝并列題名。

：副題名及講明題名文字、文件編號(hào)、規(guī)格。

／第一責(zé)任者。

；其他責(zé)任者、保管期限。

＋附件。

4.1.2著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符講明

除“.－”符占兩格并在回行時(shí)不應(yīng)拆開外，其他符號(hào)占一格，前后均不再空格。

除題名與責(zé)任者項(xiàng)外,各大、小項(xiàng)回行時(shí)，均不省略標(biāo)識(shí)符。

凡重復(fù)著錄一個(gè)項(xiàng)目,需重復(fù)添加該項(xiàng)目的標(biāo)識(shí)符；不進(jìn)行著錄的項(xiàng)目，其符號(hào)連同項(xiàng)目一并省略。

4.2著錄內(nèi)容識(shí)不符。

()責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職務(wù)、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、外國(guó)責(zé)任者國(guó)不及姓名原文、叢編項(xiàng)。

[]自擬著錄內(nèi)容、載體類型標(biāo)識(shí)。

？推測(cè)的不能確定的著錄內(nèi)容，與[]結(jié)合使用。

□每一個(gè)殘缺文字。未考證出的責(zé)任者、時(shí)刻及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”號(hào)。

.外文縮寫。

～起止連接。

5著錄格式

按不同著錄對(duì)象，區(qū)分為文件和案卷級(jí)兩種條目著錄格式。

5.1文件級(jí)(以單份文件為著錄對(duì)象)條目著錄格式分類號(hào)檔案館(室)代號(hào)

檔號(hào)縮微號(hào)

正題名=并列題名：副題名及講明題名文字：文件編號(hào)[載體類型標(biāo)識(shí)]第一責(zé)任者;

其他責(zé)任者.－文本.－密級(jí)：保管期限.－文件形成時(shí)刻.－數(shù)量及單位：規(guī)格＋附件.－(叢編).－附注

主題詞

提要

5.2案卷級(jí)(以卷、冊(cè)、袋、盒為著錄對(duì)象)條目著錄格式分類號(hào)檔案館(室)代號(hào)

檔號(hào)縮微號(hào)

正題名=并列題名：副題名及講明題名文字[載體類型標(biāo)識(shí)].－密級(jí);保管期限.－案卷內(nèi)文件起止時(shí)刻.－數(shù)量及單位：規(guī)格.－附注

主題詞

提要

5.3著錄格式講明

5.3.1文件級(jí)和案卷級(jí)條目著錄格式，按其載體形式均可分為卡片式和書本式。

5.3.2卡片式著錄格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中分類號(hào)與檔號(hào)分不著錄于卡片左上角的第一、二行。檔案館(室)代號(hào)與縮微號(hào)分不著錄于卡片右上角的第一、二行。第三段落從檔號(hào)下一行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任者項(xiàng)、文本項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)刻項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、叢編項(xiàng)和附注項(xiàng)，各項(xiàng)目回行時(shí)，齊頭著錄。第三段落為主題詞，另起一行齊頭著錄。第四段落為提要，另起一行空兩字著錄，回行時(shí)與一、二、三段落齊頭。

5.3.3如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。

5.3.4卡片尺寸為12.5cm×7.5cm。著錄時(shí)，卡片四周均應(yīng)留1cm空隙。

5.3.5書本式條目著錄格式除在正題名前加順序號(hào)(以黑體字印刷)其后空一格,且第二段落著錄項(xiàng)目相應(yīng)后移外，其余與卡片式條目相同。

5.3.6文件級(jí)、案卷級(jí)書本式目錄均采納雙欄排版形式,各條目之間空一行。

例一：(文件級(jí)卡片式條目)

1090301031008

3-4-74-5364-43

關(guān)于水頭區(qū)檔案被燒的通報(bào):(65)浙檔字第4號(hào)；浙江省檔案局.-正本.-機(jī)密；

長(zhǎng)期.-1965.4.11.-3頁(yè):16開+中共溫州地委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)平陽(yáng)縣委辦公室“關(guān)于水頭區(qū)委檔案被燒情況的報(bào)告”

水頭區(qū)火災(zāi)檔案愛(ài)護(hù)例二：(文件級(jí)卡片式條目)

J06052000108

4058754-755

中型催化裂化高效再生試驗(yàn)報(bào)告[膠片]蔣重仁.－副本.－長(zhǎng)期.－1976.6.－2張：16mm

催化裂化再生工藝Ｙ型分子篩催化劑側(cè)餾分餾分油中試裝置

再生煙氣中的一氧化碳在稀相再生管燃燒時(shí)，溫度及停留時(shí)刻對(duì)其燃燒反應(yīng)的阻礙。

例三：(案卷級(jí)卡片式條目)

IO80932000102

16-2-3092-1

各省、自治區(qū)、直轄市1972年糧食產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表.-永久.-1973.3.14～1973.5.20.-西藏自治區(qū)統(tǒng)計(jì)表因污漬大部不清

1972年全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市耕地面積、糧食作物播種面積、總產(chǎn)量和各種糧食作物產(chǎn)量。

例四：(書本式條目)

1080932

000102

16-2-30

92-1

016345各省、自治區(qū)、直轄市1972年糧食產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表.-永久.－1973.3.14～1973.5.20.－西藏自治區(qū)統(tǒng)計(jì)表因污漬大部不清。

1972年全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市耕地面積、糧食作物播種面積、總產(chǎn)量和各種糧食作物產(chǎn)量。

6著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次

6.1著錄項(xiàng)目分為必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。

6.1.1必要項(xiàng)目：正題名、第一責(zé)任者、時(shí)刻、分類號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞。

6.1.2選擇項(xiàng)目：并列題名、副題名及講明題名文字、文件編號(hào)、載體類型標(biāo)識(shí)、其他責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館(室)代號(hào)。

6.2著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次分為簡(jiǎn)要級(jí)次和詳細(xì)級(jí)次。

6.2.1凡條目?jī)H著錄必要項(xiàng)目的稱簡(jiǎn)要級(jí)次。

6.2.2凡條目除著錄必要項(xiàng)目外，還著錄部分或全部選擇項(xiàng)目的稱詳細(xì)級(jí)次。

7著錄用文字

7.1著錄用文字必須規(guī)范化。

7.2文件編號(hào)、時(shí)刻項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

7.3少數(shù)民族文字檔案著錄時(shí)必須依照少數(shù)民族文字書寫規(guī)則。

8載體類型標(biāo)識(shí)

檔案的載體類型分為甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤等。

9著錄來(lái)源

9.1檔案的著錄來(lái)源是被著錄檔案的本身。要緊依據(jù)文頭、文尾、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。

9.2其他有關(guān)的檔案資料。

10著錄項(xiàng)目細(xì)則

10.1題名與責(zé)任者項(xiàng)

a.題名是直接表達(dá)檔案內(nèi)容特征、中心主題并區(qū)不于另一檔案的名稱。

b.責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行制造，負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。

10.1.1正題名

檔案的要緊題名，一般指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱。正題名照原文著錄。

10.1.2并列題名

以第二種語(yǔ)言文字書寫的與正題名對(duì)比并列的題名。必要時(shí)并列題名與正題名一并著錄。并列題名前加“＝”號(hào)。

10.1.3副題名及講明題名文字

副題名：解釋或從屬于正題名的另一題名，副題名照原文著錄。正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。副題名前用“：”號(hào)。

講明題名文字：指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的講明文字，照原文著錄，其前加“：”號(hào)。

10.1.4沒(méi)有題名的單份文件

依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號(hào)。

10.1.5題名含混不清的文件或案卷

單份文件的題名不能揭示內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，并依照其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號(hào)。

案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，一般應(yīng)重新擬寫，改寫原案卷題名后再著錄。

10.1.6文件編號(hào)

文件編號(hào)是文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人編寫的順序號(hào)，包括發(fā)文字號(hào)、圖號(hào)等。文件編號(hào)照原文字和符號(hào)著錄，其前加“：”號(hào)。

例如：

：中發(fā)[1980]16號(hào)

：J6-021-001

10.1.7載體類型標(biāo)識(shí)

以紙為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據(jù)實(shí)著錄，并加“[]”號(hào)，見第8章。

10.1.8第一責(zé)任者

第一責(zé)任者是指文件上列于首位的責(zé)任者。其前加“”號(hào)。

責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)作第一責(zé)任者照原文著錄。

10.1.9其他責(zé)任者

其他責(zé)任者指除第一責(zé)任者以外的責(zé)任者，其前加“;”號(hào)。

單份文件有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，除著錄第一責(zé)任者外，其他責(zé)任者最多著錄2個(gè)，以“；”號(hào)相隔，并加“等”字。立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄。

10.1.10機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者

團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡(jiǎn)稱。如“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱“中共中央”，“中華人民共和國(guó)外交部”簡(jiǎn)稱“外交部”，“中國(guó)人民解放軍總參謀部”簡(jiǎn)稱“總參”，“河北省人民政府人事局”簡(jiǎn)稱“河北省人事局”，“國(guó)家檔案局檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處”簡(jiǎn)稱“國(guó)家檔案局二處”等；不得著錄為“本部”、“本委”、“本省人事局”、“二處”等。

歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者,著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“()”號(hào)。如(清)內(nèi)閣，(民國(guó))教育部。

10.1.11個(gè)人責(zé)任者

個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名,必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)，并加“()”號(hào)。如吳學(xué)謙(外交部長(zhǎng))。

文件所署個(gè)人責(zé)任者為不名、筆名等時(shí),均照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)姓名附后，并加“()”。如茅盾(沈雁冰)。

清代及其往常的個(gè)人責(zé)任者的著錄與本條項(xiàng)相同。

外國(guó)責(zé)任者,應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)不的國(guó)不簡(jiǎn)稱，統(tǒng)一的中文姓氏譯名、姓氏原文和名的縮寫，一般采納姓在前，名在后的順序。國(guó)不、姓氏的原文和名的縮寫均加“()”號(hào)。

如：(蘇)斯大林(CTAJINH,N·B·)。

10.1.12未署責(zé)任者的文件

應(yīng)著錄依照其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者,并加“[]”號(hào)。經(jīng)考證仍無(wú)結(jié)果時(shí),以三個(gè)“□”代之。著錄為“□□□”。

10.1.13文件的責(zé)任者有誤

仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后，并加“[]”號(hào)。

10.2文本項(xiàng)

文本是文件稿本的名稱。依實(shí)際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖等,其前加“.－”號(hào)。

10.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)

10.3.1密級(jí)

一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的，應(yīng)著錄新的密級(jí)，其前加“.－”號(hào)。

10.3.2保管期限

一般按案卷組成時(shí)擬定保管期限著錄，對(duì)已更改的，應(yīng)著錄新的保管期限，其前加“；”號(hào)。

當(dāng)密級(jí)與保管期限項(xiàng)中不著錄密級(jí)時(shí)，小項(xiàng)保管期限前不加“；”號(hào)。

例如：.－長(zhǎng)期

10.4時(shí)刻項(xiàng)

時(shí)刻項(xiàng)視著錄對(duì)象分為文件級(jí)的文件形成時(shí)刻和案卷級(jí)的案卷內(nèi)文件起止時(shí)刻。其前均加“.－”號(hào)。

10.4.1文件的形成時(shí)刻

一般公私文書、信札為發(fā)文時(shí)刻，決議、決定、命令為通過(guò)時(shí)刻或公布時(shí)刻，條約、合同為簽署時(shí)刻；報(bào)表打算為編制時(shí)刻；工程、產(chǎn)品圖紙為設(shè)計(jì)時(shí)刻等。

時(shí)刻著錄，可省略年、月、日，在表示年、月的數(shù)字右下角加“.”號(hào)。

例如：1982年6月5日著錄為.－1982.6.5

歷史檔案應(yīng)著錄原紀(jì)年，將換算好的公元紀(jì)年附后，并加“()”號(hào)。

例如：清乾隆十年九月二十六日著錄為

.－清乾隆10.9.26(1745.10.21)

沒(méi)有形成時(shí)刻或形成時(shí)刻不清的文件，應(yīng)依照其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成時(shí)刻著錄，并加“[]”號(hào)；或著錄文件上的其他時(shí)刻(收文時(shí)刻、審核時(shí)刻、印發(fā)時(shí)刻等)，并在附注項(xiàng)中講明。如考證無(wú)結(jié)果，且無(wú)其他時(shí)刻，則以三個(gè)“□”代之，著錄為“□□□”。

時(shí)刻記載有誤的文件，仍照原文著錄，再將考證的時(shí)刻附后，并加“[]”號(hào)。

10.4.2案卷內(nèi)文件起止時(shí)刻

著錄卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時(shí)刻，其間用“～”連接。

例如：1980年3月4日至1980年12月7日著錄為

.－1980.3.4～1980.12.7

10.5載體形態(tài)項(xiàng)

載體形態(tài)項(xiàng)著錄檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特征。

10.5.1數(shù)量及單位

數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字,單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位,如：“頁(yè)”、“卷”、“冊(cè)”、“盒”等。著錄時(shí)其前加“.-”號(hào)。

10.5.2規(guī)格

指檔案載體的尺寸及型號(hào)等，著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。

例如：

.－1盒：35mm

.－5頁(yè)：16開

10.5.3附件

指文件正文后的附加材料，一般只著錄附件題名，其前冠“＋”號(hào)。

載體形態(tài)項(xiàng)中不著錄小項(xiàng)數(shù)量及單位和規(guī)格時(shí)，附件前不加“＋”號(hào)。

例如：

.－中共溫州地委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)平陽(yáng)縣委辦公室“關(guān)于水頭區(qū)委檔案被燒情況的報(bào)告”

如附件具有自己的題名，并能單獨(dú)使用，具有獨(dú)立檢索意義時(shí)，亦可另行著錄條目，但應(yīng)在附注項(xiàng)中加以講明。

10.6叢編項(xiàng)

叢編是指在一個(gè)總題名下，匯合若干同一類型、統(tǒng)一編號(hào)公布的系列文件，一般照原文著錄叢編題名，并將著錄內(nèi)容置于“()”號(hào)中，“()”號(hào)前加“.－”號(hào)。

例如：.－(全國(guó)檔案工作會(huì)議材料之二)

10.7附注項(xiàng)

附注項(xiàng)著錄各個(gè)項(xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)，依各項(xiàng)目的順序著錄，見第3章，項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的列在最后。

10.8標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)

此項(xiàng)一般不著錄。

10.9提要項(xiàng)

提要項(xiàng)是對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡(jiǎn)介和評(píng)述，應(yīng)力求反映其主題內(nèi)容。一般不超過(guò)300字。

10.10排檢與編號(hào)項(xiàng)

排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館(室)業(yè)務(wù)注記項(xiàng)

10.10.1分類號(hào)

依據(jù)檔案分類法的有關(guān)規(guī)定著錄。置于條目左上角第一行。

10.10.2檔案館(室)代號(hào)

依據(jù)檔案館(室)代碼的有關(guān)規(guī)定著錄。置于條目右上角第一行。

10.10.3檔號(hào)

檔案館(室)在檔案整理過(guò)程中對(duì)檔案的編號(hào)。檔號(hào)通常包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)。

全宗號(hào)：著錄館藏每一全宗的編號(hào)。

案卷目錄號(hào)：著錄全宗內(nèi)每一案卷目錄的編號(hào)。

案卷號(hào)：著錄案卷目錄內(nèi)每一案卷的編號(hào)。

件號(hào)或頁(yè)號(hào)：著錄案卷內(nèi)每一文件的順序號(hào)或其首頁(yè)的編號(hào)。

某些科技檔案可著錄具有檢索意義的專業(yè)號(hào)、工程號(hào)、專題號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)等編號(hào)。

檔號(hào)中各號(hào)之間用“－”號(hào)，占半格。

檔號(hào)著錄于條目左上角第二行，與分類號(hào)齊頭。

10.10.4縮微號(hào)

縮微號(hào)是檔案縮微品的編號(hào)，著錄于條目右上角第二行，與檔案館(室)代號(hào)齊頭。

10.10.5主題詞

主題詞是揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范詞。

依據(jù)GB3860-83《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》的原則進(jìn)行標(biāo)引。

文件級(jí)條目一般著錄3～8個(gè)主題詞，案卷級(jí)可適當(dāng)增加。

主題詞著錄于第二段落之下，另起一行齊頭著錄。

各主題詞之間空一格。檔案工作差不多術(shù)語(yǔ)DA/T1-20001范圍

2一般概念

3檔案收藏

4檔案鑒定

5檔案整理

6檔案檢索

7檔案利用

8檔案的保管與愛(ài)護(hù)

9檔案統(tǒng)計(jì)1范圍本標(biāo)準(zhǔn)確定了檔案工作的差不多術(shù)語(yǔ)及其定義。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案工作、文書工作及有關(guān)領(lǐng)域。2一般概念2.1檔案archives

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

2.2檔案價(jià)值archivalvalue

檔案(2.1)對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。

2.3檔案工作archiveswork

治理檔案(2.1)和檔案(2.1)事業(yè)的活動(dòng)

2.4檔案治理archivesmanagement

檔案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鑒定(4.1)、統(tǒng)計(jì)(9.1)和提供利用(7.1)的活動(dòng)。

2.5檔案學(xué)archivalscience

研究檔案(2.1)的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作(2.3)方法與進(jìn)展規(guī)律的科學(xué)。

2.6公共檔案publicarchives

國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的為社會(huì)所有的檔案(2.1)。

2.7私人檔案privatearchives

私人或私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案(2.1)。

2.8文書檔案administrativearchives

反映黨務(wù)、行政治理等活動(dòng)的檔案(2.1)。

2.9科學(xué)技術(shù)檔案scientificandtechnicalarchives

反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、差不多建設(shè)等活動(dòng)的檔案(2.1)。

2.10專業(yè)檔案specializedarchives

反映專門領(lǐng)域活動(dòng)的檔案(2.1)。

2.11音像檔案audio-visualarchives

記錄聲音或影像的檔案(2.1)，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

2.12文件record;Document

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

2.13電子文件electronicrecord

以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體(8.8)，依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?2.12)。

2.14原件originaldocument

最初產(chǎn)生的區(qū)不于復(fù)制件(2.15)的原始文件(2.12)。

2.15復(fù)制件copy;Duplicateddocument

與原件(2.14)內(nèi)容相同的復(fù)制品。

2.16文稿draft;Manuscript

文件(2.12)起草過(guò)程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。

2.17文本text;Version

同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本(2.18)、副本(2.19)、試行本、修訂本、各種文字文本(2.17)等。

2.18正文officialtext

有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本(2.17)。

2.19副本copy;Duplicate

再現(xiàn)正本(2.18)內(nèi)容和形式特征的復(fù)本，備存查和通知有關(guān)方面之用。

2.20手稿manuscripts

由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。

2.21文種recordtype

按性質(zhì)和用途確定的文件(2.12)種類的名稱。

2.22檔案行政治理部門archivaladministrativedepartment

具有政府行政治理職能的檔案(2.1)事業(yè)治理機(jī)構(gòu)。

2.23檔案室recordoffice

國(guó)家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中治理本單位檔案(2.1)的專門機(jī)構(gòu)。

2.24檔案館archives

集中治理特定范圍檔案(2.1)的專門機(jī)構(gòu)。

2.24.1綜合檔案館comprehensivearchives

按照行政區(qū)劃或歷史時(shí)期設(shè)置的治理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案(2.1)的具有文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)的檔案館(2.24)。

2.24.2專業(yè)檔案館specializedarchives

治理特定范圍專門檔案(2.10)的檔案館(2.24)。

2.24.3部門檔案館departmentalarchives

專門主管部門設(shè)置的治理本部門及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的檔案館。

2.24.4企業(yè)檔案館businessarchives

企業(yè)設(shè)置的治理本企業(yè)檔案的檔案館。

2.24.5事業(yè)單位檔案館institutionalarchives

事業(yè)單位設(shè)置的治理本單位檔案(2.1)的檔案館(2.24)。

2.25檔案資料目錄中心archivaldescriptiveinformationcenter

集中治理若干檔案館(2.24)、檔案室(2.23)特定范圍檔案(2.1)資料目錄并提供檢索服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)。

2.26文件中心recordscenter

介于文件形成機(jī)構(gòu)和檔案館之間的中間性或過(guò)度性文件治理機(jī)構(gòu)。3檔案收藏3.1收集acquisition;Collection

檔案館(2.24)、檔案室(2.23)接收(3.1.3)及征集(3.1.4)檔案(2.1)和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。

3.1.1歸檔filing

辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件(2.12)經(jīng)系統(tǒng)整理(5.1)交檔案室(2.23)或檔案館(2.24)保存的過(guò)程。

3.1.2移交transfer

檔案室(2.23)或檔案館(2.24)等按照國(guó)家規(guī)定把檔案(2.1)交給同意方檔案館(2.24)保存的過(guò)程。

3.1.3接收accession

檔案館(2.24)、檔案室(2.23)按照國(guó)家規(guī)定收存檔案(2.1)的過(guò)程。

3.1.4征集acquisition

檔案館(2.24)按照國(guó)家規(guī)定征收散存檔案(3.6)、散失檔案(3.7)和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。

3.2寄存deposit

檔案(2.1)所有者在保持其法定所有權(quán)的情況下，將檔案(2.1)存放在檔案館(2.24)的行為。

3.3捐贈(zèng)donation

檔案(2.1)所有者將檔案(2.1)無(wú)償贈(zèng)送給檔案館(2.24)的行為。

3.4交換exchange

國(guó)家（地區(qū)）之間、檔案(2.1)部門之間、檔案(2.1)部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換檔案(2.1)和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。

3.5館藏holdings

檔案館(2.24)收藏的檔案(2.1)及其他藏品的總和。

3.6散存檔案stray

未保存在法定保管處所的檔案(2.1)。

3.7散失檔案removedarchives

從原形成國(guó)家（地區(qū)）散失到國(guó)外的檔案(2.1)。4檔案鑒定4.1鑒定appraisal

判定檔案(2.1)真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。

4.2保管期限r(nóng)etentionperiod

對(duì)檔案(2.1)劃定的存留年限。

4.3保管期限表recordsretentionschedule

規(guī)定檔案(2.1)保管期限(4.2)的文件(2.12)。

4.4銷毀destruction

通過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案(2.1)作毀滅性處置的過(guò)程。

4.5銷毀清冊(cè)destructionlist

登錄被銷毀(4.4)檔案(2.1)題名、數(shù)量等內(nèi)容并由責(zé)任人簽署的文件(2.12)。5檔案整理5.1整理archivalarrangement

按照一定原則對(duì)檔案(2.1)實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和差不多編目(6.2)，使之有序化的過(guò)程。

5.2來(lái)源原則principleofprovenance

把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案(2.1)作為一個(gè)整體加以治理的原則。

5.3檔案實(shí)體分類physicalarchivesclassification

依照檔案(2.1)的來(lái)源、形成時(shí)刻、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案(2.1)實(shí)體進(jìn)行的分類。

5.4立檔單位fundsconstitutingunit

構(gòu)成檔案(2.1)全宗(5.5)的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

5.5全宗funds

一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案(2.1)整體。

5.6聯(lián)合全宗combinedfunds

由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位(5.4)形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗(5.5)而作為一個(gè)全宗(5.5)對(duì)待的檔案(2.1)整體。

5.7匯合全宗collectedfunds

由若干個(gè)文件(2.12)數(shù)量專門少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗(5.5)組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

5.8全宗群fundscomplex

由若干個(gè)具有時(shí)刻、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗(5.5)組成的群體.

5.9案卷file

由互有聯(lián)系的若干文件(2.12)組合成的檔案(2.1)保管(8.1)單位。

5.10立卷filing

將若干文件(2.12)按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷(5.9)的過(guò)程。

5.11卷內(nèi)備考表filenote

卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件(2.12)之后。

5.12檔號(hào)archivalcode

以字符形式給予檔案(2.1)實(shí)體的用以固定和反映檔案(2.1)排列順序的一組代碼。6檔案檢索6.1檢索retrieval

存儲(chǔ)和查找檔案(2.1)信息的過(guò)程。

6.2編目cataloguing;Description

按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案(2.1)著錄(6.5)并將條目組織成目錄(6.11)的過(guò)程。

6.3檔案信息分類archivalinformationclassification

以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案(2.1)內(nèi)容所記述和反映事物的屬性關(guān)系對(duì)檔案(2.1)信息進(jìn)行的分類。

6.4條目entry

反映文件(2.12)或案卷(5.9)內(nèi)容與形式特征的著錄(6.5)項(xiàng)目的組合。

6.5著錄description

對(duì)檔案(2.1)內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

6.6標(biāo)引indexing

對(duì)檔案(2.1)內(nèi)容進(jìn)行主題分析，給予檢索(6.1)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

6.6.1分類標(biāo)引classifiedindexing

對(duì)檔案(2.1)內(nèi)容進(jìn)行主題分析，給予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

6.6.2主題標(biāo)引subjectindexing

對(duì)檔案(2.1)內(nèi)容進(jìn)行主題分析，給予主題詞(6.8)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

6.6.3受控標(biāo)引controlledindexing

依據(jù)主題詞表等操縱工具進(jìn)行的標(biāo)引(6.6)。

6.6.4自由標(biāo)引freeindexing

不用主題詞表等操縱工具而直接使用關(guān)鍵詞(6.7)等自然語(yǔ)言進(jìn)行的標(biāo)引(6.6)。

6.7關(guān)鍵詞keyword

在標(biāo)引(6.6)和檢索(6.1)過(guò)程中，取自文件(2.12)、案卷(5.9)題名或正文用以表達(dá)文獻(xiàn)主題并具有檢索(6.1)意義的非規(guī)范化的詞或詞組。

6.8主題詞descriptor

在標(biāo)引(6.6)和檢索(6.1)中用以表達(dá)文獻(xiàn)主題的規(guī)范化的詞或詞組。

6.9檔案主題詞表archivesthesaurus由表達(dá)檔案(2.1)內(nèi)容主題的自然語(yǔ)言中優(yōu)選出的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的科學(xué)術(shù)語(yǔ)所組成的規(guī)范化詞典。在檔案(2.1)標(biāo)引(6.6)與檢索(6.1)過(guò)程中，它是用以將檔案(2.1)、標(biāo)引(6.6)人員及用戶的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的主題詞(6.8)檢索(6.1)語(yǔ)言的一種術(shù)語(yǔ)操縱工具。

6.10檢索工具findingaid

用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案(2.1)信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄(6.11)、索引(6.12)、指南等的統(tǒng)稱。

6.11目錄catalogue

由揭示檔案特征(2.1)的條目(6.4)匯合而成并按照一定次序編排的檔案(2.1)檢索工具(6.10)。

6.11.1案卷目錄folderlist;Filelist

以全宗(5.5)為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。

6.11.2卷內(nèi)文件目錄innerfileitemlist

登錄卷內(nèi)文件(2.12)題名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件(2.12)之前。

6.11.3案卷文件目錄file-itemlist

全引目錄file-itemlist

以全宗(5.5)為單位將案卷目錄(6.11.1)與卷內(nèi)文件目錄(6.11.2)相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。

6.11.4分類目錄classifiedcatalogue

依據(jù)分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案(2.1)目錄(6.11)。

6.11.5主題目錄subjectcatal