工程設計工程咨詢項目設計技術文件控制程序1目的為保證工程設計技術文件在設計過程中和工程的設計年限內(nèi)的系統(tǒng)性和完整性，有效地控制設計技術文件的使用、歸檔和調用，制定本程序。2范圍本程序適用于所有設計技術文件的控制，設計技術文件包括：a）各階段設計輸出文件，如可行性研究報告、設計說明書、概（預）算書、設計圖紙（包括設計更改圖紙）、《工程設計變更單》等文件。b）工程設計計算文件，如各專業(yè)設計計算書。c）設計過程中的作業(yè)文件，如提供校對、審核的設計文件，各專業(yè)的互提資料等文件。d）由CSADI對外發(fā)出的與設計、服務有關的文件，如對外發(fā)出的工作聯(lián)系函、有關事項（問題）確認函等文件。e）外來的與設計、服務有關的文件，如設計招標書、委托書、設計要求、紅線圖、審批文件、工程設計合同、勘察資料、改（擴）建資料、工藝使用功能資料、圖紙審查意見書、工作聯(lián)系函、有關事項（問題）確認函、會議記錄、試驗報告、需經(jīng)CSADI確認的工程聯(lián)系單和工程驗收資料等文件。3職責3.1生產(chǎn)部門的職責3.1.1負責按質量管理體系有關程序文件要求編制、評審、收集、登記、標識、傳遞、使用和保管設計技術文件。3.1.2督促本部門設計人員在工程項目設計出圖、工程竣工驗收后收集、整理本部門保存的所有設計技術文件，并及時送交信息中心歸檔。3.2技術發(fā)展部的職責3.2.1負責收集在技術發(fā)展部蓋章的有關設計技術文件，定期送信息中心歸檔。3.3信息中心的職責4程序4.1設計技術文件的編制和收集4.1.1由CSADI編制的設計技術文件應符合以下要求：a）各階段設計輸出文件、工程設計計算文件、設計過程中的作業(yè)文件應按相關程序文件規(guī)定要求編制，標識、傳遞與收集。b）由CSADI對外發(fā)出的與設計、服務有關的文件應由文件編制人簽署、責任部門的有關責任人批準，加蓋技術發(fā)展部章（必要時可蓋公司章）標識后方可對外發(fā)出；發(fā)出時應作發(fā)文登記或記錄。4.1.2外來的與設計、服務有關的文件應做收文登記，其適用性、合法性、與合同規(guī)定的符合性應予以評審，其中工程地質勘察報告的控制見《工程地質勘察報告使用管理辦法》QMS319。外來技術文件應及時傳遞至相關崗位，傳遞的方式可以是傳閱紙質文件，或在《管理信息系用》上共享電子文件。對于傳閱的紙質外來文件，評審后應在文件上標識，標識包括文件是否能用于設計或服務的意見、評審人簽署以及評審日期；如果文件上只有評審人的簽名，沒有寫明具體意見，則視為評審人確認文件可以使用。對于共享的電子文件，應通知到各相關崗位，如果沒有人提出異議，則視為所有評審者確認文件可以使用。4.2設計技術文件在使用過程中的保管4.2.1在使用過程中應妥善保管設計技術文件，不得丟失、損壞。文件上除了可以做評審、校審、確認等標識外，不得隨意涂畫。4.2.2來往的與設計、服務有關的設計技術文件應在設總所在部門集中保管，文件應按項目建立“工程設計項目文件袋（資料袋）”。需調用時，應予以登記或復制副本。4.2.3工程設計計算文件、設計過程中的作業(yè)文件由設總或相關專業(yè)負責人保管。4.3設計技術文件的歸檔及保存4.3.1設計技術文件歸檔保存的責任部門及保存期限見附錄。4.3.2設計技術文件的歸檔時機：a）各階段需蓋出圖專用章的設計輸出文件（包括設計變更文件、工程設計變更單）的底圖或原件由技術發(fā)展部收集，定期（每月一次）送信息中心歸檔。b）所有蓋技術發(fā)展部章、竣工驗收章的來往文件和設計文件審查意見書，除不需歸檔保存的驗收記錄表格外，均留存技術發(fā)展部一份，并送信息中心歸檔。設計文件審查意見書在完成了年度信息統(tǒng)計后歸檔，其他文件每月歸檔一次。c）除a）、b）所述文件外，其他文件由各生產(chǎn)部門送信息中心歸檔。在設計過程中形成或收集到的文件，應在出圖之后的15個工作日之內(nèi)歸檔（最后一輪方案可隨初步設計一同歸檔）；在服務過程中形成或收集到的文件，應在辦理竣工驗收備案表相關手續(xù)后的15個工作日之內(nèi)歸檔。4.3.3設計技術文件的歸檔管理：a）由各生產(chǎn)部門統(tǒng)一保存的設計技術文件，如：各專業(yè)配合資料與記錄，互提資料圖、文，提供校對、審核的圖文資料，各生產(chǎn)部門應指定專人保管，統(tǒng)一保存到出圖之后一年（對于工程變更或停止建設而造成資料失效的情況，應及時清理，撤出工作現(xiàn)場）。b）送信息中心歸檔保存的工程項目設計技術文件由信息中心接收人員與歸檔人員一道對歸檔技術文件進行清點登記，填寫《設計技術文件歸檔目表》（QMS409）并簽字確認。4.3.4信息中心對已歸檔的工程項目設計技術文件按有關規(guī)定要求進行按項目分類、登記、編目，并裝訂成冊，物帳相符、方能入庫。對于陸續(xù)收到的歸檔文件，見4.3.2-a）、b）條，可在按4.3.2-c）條要求收齊后裝訂成冊。4.4設計技術文件歸檔后的借閱和清理4.4.1歸檔設計技術文件的借閱執(zhí)行《科技檔案管理規(guī)定》（QMS315）。4.4.2清理歸檔設計技術文件的過程和要求如下：a）信息中心應定期清理歸檔的設計技術文件，識別超過保存期的文件，列出其名錄。b）完成清理后，信息中心會同技術發(fā)展部對文件的保存價值予以鑒定。鑒定范圍除了上述名錄中的文件外，還應包括此前鑒定為有保存價值的超過保存期的文件。c）鑒定為無保存價值的文件應列入《處理文件清單》?！短幚砦募鍐巍窇?jīng)信息中心和技術發(fā)展部負責人簽名確認。d）信息中心將《處理