金蝶K3--采購處理操作金蝶K3--采購處理操作金蝶K3--采購處理操作xxx公司金蝶K3--采購處理操作文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度金蝶K3采購操作說明目的：掌握采購業務的基本流程和基本采購業務的操作。要求：根據下述給出的案例資料，完成采購訂單、外購入庫單、采購發票的填制工作。內容：采購資料設置；采購業務處理（多種情況）；采購系統單據及報表查詢一、采購系統與采購業務介紹采購管理系統，是通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發票處理、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理、質量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統，對采購物流和資金流的全過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理。采購管理系統可以獨立執行采購操作；與供應鏈其他子系統、應付款管理系統等其他系統結合運用，將能提供更完整、全面的企業物流業務流程管理和財務管理信息。金蝶K3系統中預置了現購、賒購、直運采購、受托入庫采購四種采購處理流程以及退購流程，可以滿足企業中大多數采購業務的處理。三、采購資料設置采購資料設置可以對采購價格管理、供應商供貨信息、多計量單位、批號管理等資料進行設置。對一些特定資料進行設置，如采購價格等，有利于企業采購業務的管理和控制，這些資料不一定非得設置。采購價格管理采購價格管理是企業的一個重要的采購政策之一，靈活的價格體系和價格信息查詢可以降低采購成本，嚴密的限價預警控制手段可以杜絕采購漏洞。采購價格管理可以進行采購價格維護、采購價格參數設置。（1）采購價格維護采購價格維護主要對各種物料對應不同的供應商進行價格設置。步驟：限價設置：供應鏈→采購管理→供應商管理→采購價格管理→進入采購價格管理窗口→點擊工具欄［限價］→設置價格設置：供應鏈→采購管理→供應商管理→采購價格管理→進入采購價格管理窗口→供應商（物料）→選定對應的供應商（物料）→新增→保存→審核或：系統設置→基礎資料→采購管理→采購價格管理采購價格設置好后，采購單據錄入時，單據中的采購價格項可以根據設置好的采購價格自動進行匹配。采購價格是否含稅，與系統維護/系統設置/采購系統選項中含稅選項有關。（2）采購價格參數設置可以進行限價控制，是指對控制強度與適用單據及控制點（如采購訂單、委外加工入庫單、購貨發票）等參數的設置。主要包括以下內容：控制強度（該選項包括四個參數值：不控制、預警提示、密碼控制、取消業務）和其他選項設置（即采購價格應用選項設置）。步驟：供應鏈→采購管理→供應商管理→價格參數設置四、采購業務處理（一）常用采購流程常用采購流程（貨先到發票后到，最后付款）常用采購流程：采購申請單→采購訂單→收料通知單→外購入庫單→采購發票→付款單除付款單外，其他流程在采購系統處理。黑體單據是基本的業務流程。外購入庫單也可以在倉存系統中新增。該流程體現的實際業務是：貨先到，發票后到，最后付款，同時入庫單了發票都在同一個期間入賬，處理相對簡單。注意：如果發票和入庫單不在同一個期間入賬，則倉庫賬和財務賬可能存在不一致的情況，為了保證賬實相符，此時需要財務根據入庫單進行估價入賬處理。1．采購申請單采購申請單是各業務部門或計劃部門根據主生產計劃、物料需求計劃、庫存管理需要、銷售訂貨、或零星需求等實際情況，向采購部門提請購貨申請、并可批準采購的業務單據。采購申請單是企業需要采購物料時向上級提交的申請單據，此單據用戶不一定要填制。單據生成后要審核。步驟：供應鏈→采購管理→采購申請→采購申請-新增→填制→保存→審核2.采購訂單采購訂單是企業采購部門根據各種采購申請單制定，并將給供應商作為訂貨依據的單據。是購銷雙方共同簽署的、以確認采購活動的標志。步驟：供應鏈→采購管理→采購訂單→采購訂單-新增→關聯方法填制→保存→審核3.收料通知單收料通知單是采購部門在物料到達企業后，登記由誰驗收、由那個倉庫入庫等情況的詳細單據，便于物料的跟蹤與查詢。步驟：供應鏈→采購管理→收料通知→收料通知單-新增→關聯方法填制→保存→審核4.外購入庫單外購入庫單，又稱收貨單、驗收入庫單等，是確認貨物入庫的書面證明。系統將采購、銷售的出入庫單據，分別歸入相應的采購、銷售系統處理，以使流程清晰，方便用戶處理，用戶可以在相應的模塊直接操作。庫存子系統主要集中處理其他的各種出入庫形式，如調撥、盤盈、盤虧等，但仍然保存采購入庫、銷售出庫等單據的處理，以達到業務、庫存對極其重要的出入庫單據進行雙重處理、共同控制的目的。步驟：供應鏈→采購管理→外購入庫→外購入庫單-新增→關聯方法填制→保存→審核5.采購發票采購發票包括采購專用發票和采購普通發票。，它們的區別在于專用發票涉及增值稅，而普通發票不涉及。兩種發票都包括藍字、紅字發票，它們的生成方式也不同。藍字發票是真正的采購發票，而紅字發票則是指退貨發票。步驟：供應鏈→采購管理→采購發票→采購發票-新增→關聯方法填制→保存→審核6.費用發票費用發票是運輸單位開給購貨單位或加工單位開給來料單位等用于付款、記賬的依據。步驟：供應鏈→采購管理→費用發票→費用發票-新增→關聯方法填制→保存→審核7.采購發票鉤稽采購發票的鉤稽，其實際意義是采購發票與入庫單的核對，主要作用是進行實際成本的匹配確認，最后通過外購入庫核算后，使外購入庫單的成本與采購發票保持一致。已鉤稽的發票才可以執行入庫核算、根據憑證模板生成記賬憑證等操作，無論是本期或以前期間的發票，鉤稽后都作為當期發票來核算成本。步驟：供應鏈→采購管理→采購發票→采購發票-維護→條件過濾→選擇需要鉤稽的采購發票→鉤稽→選擇對應的發票和入庫單→鉤稽發票鉤稽窗口的上半部分顯示了參與鉤稽的發票列表，左邊是數量，下半部顯示了參與鉤稽的外購入庫單列表，左邊是鉤稽的數量。兩個數量原則上應保持一致。（二）暫估入庫（貨先到發票后到）暫估入庫操作是貨先到采購發票后到，倉庫先入賬，財務收到發票時再入賬，所以在發票到達前實際的倉庫賬與財務賬是有差異的。但其中有一點要注意單據在當月無法到達，單據和貨物的處理不在同一個會計期間內，所以財務上一般使用暫估入庫，在核算成本時人為的給該物料一個單位成本。處理流程：采購申請單→采購訂單→收料通知單→外購入庫單→采購發票（下月做）如果企業沒有采購申請單和采購訂單這些程序可以不做。注意：暫估入庫業務發票當月不處理，月底在存貨核算系統中做暫估處理。1.收料通知單步驟：供應鏈→采購管理→收料通知→收料通知單-新增→填制→保存→審核2.外購入庫單步驟：供應鏈→采購管理→外購入庫→外購入庫單-新增→關聯填制→保存→審核（三）發票先到貨后到處理流程：采購申請單→采購訂單→采購發票→收料通知單→外購入庫單1.采購發票步驟：供應鏈→采購管理→采購發票→采購發票-新增→填制→保存→審核2.收料通知單步驟：供應鏈→采購管理→收料通知→收料通知單-新增→關聯方法填制→保存→審核3.外購入庫單步驟：供應鏈→采購管理→外購入庫→外購入庫單-新增→關聯方法填制→保存→審核4.鉤稽外購入庫單和采購發票步驟：供應鏈→采購管理→采購發票→采購發票-維護→條件過濾→選擇需要鉤稽的采購發票→鉤稽→選擇對應的發票和入庫單→鉤稽（四）退貨業務特點：一般先退貨，然后供應商再開發票。處理流程：原收料通知單→退料通知單→紅字外購入庫單→紅字采購發票→退款單1.退料通知單步驟：供應鏈→采購管理→退料通知→退料通知單-新增→填制→保存→審核退料通知單可以直接錄入，也可以從原收料通知單獲取，但注意要更改退料數量。2.紅字外購入庫單步驟：供應鏈→采購管理→外購入庫→外購入庫單-新增→點擊“紅字”按鈕→關聯方法填制→保存→審核3.紅字采購發票及鉤稽步驟：供應鏈→采購管理→采購發票→采購發票-新增→點擊“紅字”按鈕→關聯方法填制→保存→審核→鉤稽→選擇對應的發票和入庫單→鉤稽（五）分次收到貨物處理流程：→收料通知單1→外購入庫單1采購申請單→采購訂單→收料通知單2→外購入庫單2→采購發票→收料通知單→外購入庫單→付款單1.采購訂單步驟：供應鏈→采購管理→采購訂單→采購訂單-新增→填制→保存→審核2.收料通知單1步驟：供應鏈→采購管理→收料通知→收料通知單-新增→關聯方法填制→保存→審核3.外購入庫單1步驟：供應鏈→采購管理→外購入庫→外購入庫單-新增→關聯方法填制→保存→審核4.收料通知單2步驟：供應鏈→采購管理→收料通知→收料通知單-新增→關聯方法填制→保存→審核5.外購入庫單2步驟：供應鏈→采購管理→外購入庫→外購入庫單-新增→關聯方法填制→保存→審核6.采購發票及鉤稽步驟：供應鏈→采購管理→采購發票→采購發票-新增→關聯填制（按shift或ctrl鍵選擇多張）→保存→審核→鉤稽→選擇對應的發票和入庫單→鉤稽（六）代管物資處理流程：收料通知單→退料通知單收料時采用收料通知單，代管物料發出時采用退料通知單。收料通知單步驟：供應鏈→采購管理→收料通知→收料通知單-新增→填制→保存→審核（七）受托代銷收到代銷商品時，先放入代管倉。根據實際銷售的數量情況，先做同樣數量的采購入庫，同時再做銷售出庫，未銷售完成的商品退回給受托方。處理流程：收料通知單→外購入庫單→采購發票→付款單↓銷售出庫單→銷售發票→付款單↓退料通知單注意：①收到受托商品時，做一張收料通知單，此時倉庫為代管倉，代管倉只核算數量，不核算金額。②銷售受托商品時，要從代管倉轉出銷售數量的商品，先做外購入庫單，入庫單必須是關聯收料通知單的方法錄入，錄實倉，同時生成采購發票（此發票是與受托方的結算發票），同時還要做一張實際的銷售發票和銷售出庫單，發到目標客戶。③當還有受托商品要退回受托方時，只要再做一張退料通知單，從代管庫發回給受托方。三、采購系統單據及報表查詢日常業務處理完畢，需要隨時查詢已錄入的單據或分析采購訂單執行情況，則需要通過賬簿報