基于檔案管理的人才市場論文一、開展人才市場檔案管理工作的必要性〔一〕開展人才市場檔案管理工作是用人單位的實然需要“得人才者得天下〞，知識經濟的勃然興起，使國家之間、用人單位之間的競爭愈加聚焦于人才之上。用人單位以“唯才是舉〞作為選人的重要標準，都從本身利益出發來決定人才的留用和培養。檔案記錄了一個人所遭到的教育、培訓、走向社會以后的經歷，從事過的工作、收獲等信息，這些信息是對一個人做出客觀評價的重要根據，能夠幫助用人單位對本單位人員做出綜合分析和配置。在此經過中一方面能夠避免“學非所用、用非所學〞，另一方面能夠“用其所長，避其所短〞。由此看來，檔案已不再只是政機關部門的使用專利，而是關乎整個社會行業的發展。〔二〕開展人才市場檔案管理工作是社會發展的必然趨勢人才市場檔案管理形式預示著更大范圍內檔案管理的一種方向和發展趨勢。作為華南地區規模最大、影響最大、專業經歷最豐富的人力資源服務機構———南方人才市場，于1997年實現了檔案信息網絡化。據調查，只要在南方人才市場檔案管理覆蓋的網絡區域就能夠搜索到成千上萬條各類人才檔案信息，不僅如此，它還能夠為用人單位提供人才信息網絡終端，能夠通過已開發成功的人才測評軟件系統為個人進行人才綜合素質測評，這些都已經經過實踐操作并獲得了很好的效果，有力地講明了我們國家實行人才市場檔案管理形式既是必要的，也是可行的，必將是社會發展的大勢所趨。二、現行人才市場檔案管理工作中存在的問題分析據有關資料顯示，沈陽人才市場有四千多份找不到“主人〞的檔案；成都人才中心的“棄檔〞高達三萬多份。根據我們國家人事部和上海、南京、成都等地大型人才市場的不完全統計，全國至少有70萬“棄檔族〞。不僅如此，如若在網上任意搜索“人才市場〞或“人才中心檔案管理〞方面事宜，會出現一系列“檔案收費不合理、服務人員態度傲慢、懊悔把檔案托管于人才市場〞等差評，這不得不讓我們提高警覺，反思人才市場檔案管理現狀。〔一〕檔案收費管理不合理，增加流動人員經濟負擔當前，人才市場對流動人員檔案的保管、利用、轉遞等業務都要求支付相應的費用。21世紀初我們國家各地人才市場對托管后的檔案要求每月支付100-500元不等的檔案管理費。而自2013年元旦起，我們國家對人才市場托管檔案開場施行新的收費標準：個人由每份每月15元降為10元〔即120元/年〕；單位由每份每月20元降為12元〔即144元/年〕；單位或個人委托單純存檔由每份每月5元降為3元〔即36元/年〕。可是，當前廣州、天津等地的收費稍高于國家標準，各地人才市場檔案管理部門在對檔案人員辦理個人業務時收費標準并不一致，往往還會采取單次收費，比方：開一個證實要交“證實費〞，加急要交“加急費〞，調檔要交“調檔費〞，評職稱要交“評審費〞等，這類收入已經成為很多國有人才市場的主要收入來源〔占收入的60%-80%左右〕。社會流動人員不同于在國有單位、事業編制單位的員工，他們在求職、就職的經過中本身就面臨著種種成本和風險，而年復一年的檔案管理費用仿佛已經成為流動人員不小的經濟負擔。〔二〕“人檔分離〞現象導致檔案內容陳舊失真和檔案功能的弱化相對于市場經濟條件下人才流動日益活潑踴躍的趨勢，記載個人經歷的檔案內容更新速度顯然已經跟不上節拍。部分用人單位以為這類缺少新增記錄的檔案不能客觀真實地反映流動人員的整體素質與相貌，也就無法以此為根據為單位選拔人才。“人檔分離〞帶來的材料搜集困難、信息補充不及時、查閱手續冗雜、工作環節冗雜等現實困擾，愈加劇了檔案內容陳舊失真的問題，阻礙了人才市場誠信建設和人才素質評價機制構建。由此，檔案功能不僅不能得到提升反而會逐步弱化。〔三〕檔案管理歸屬關系不明確并伴隨信息管理方式不完善1.人才市場檔案管理部門和用人單位雙方檔案管理歸屬關系不明，職責不清，成為人才流動的“絆腳石〞。目前，普遍現象是用人單位和人才市場相互依靠于對方對相關材料進行收集、整理、歸檔、轉遞、政審等，相互職責劃分不清，一旦出現問題就相互指責、推諉、逃避責任。2.檔案管理分散，查詢手續冗雜，增加用人單位檔案管理員的工作量。在單位人事活動中，每年都會產生大量的員工績效考核表、工資核定表、職稱評定表以及學歷、技能等級證書等，這些材料的收集、整理、鑒定、移交等工作一般都由用人單位內部人員完成，然后再移交給人才市場檔案管理部門。此外，用人單位在辦理員工入、生育證等事宜時，必需要前往人才市場檔案管理部門進行一系列借閱程序來查閱員工檔案，手續繁瑣，這期間明顯會增大用人單位工作人員的時間和精神，降低了工作效率。3.材料更新、移交不及時，缺少時效性。當前很多用人單位對檔案工作并不重視，有的是兼職人員主持工作或者根本不設置該崗位，這類人員檔案基礎知識和專業技能欠佳，不能科學地管理員工檔案。加之用人單位到人才市場往往有一定距離，來往不便，經常造成歸檔材料移交不及時、手續不得當等情況出現，人才市場檔案管理部門也就無法保證檔案的完好性和準確性，不能全面、動態地反映一個職工的全貌。這使得檔案在用人單位和個人之間沒有發揮到“橋梁〞的作用，不利于人才合理流動及充分就業。4.管理手段落后，操作程序不規范，管理設備有待更新。社會流動人員諸多，檔案管理工作量激增，人才市場檔案管理部門的基礎設施建設明顯滯后于社會人員的流動頻率，難以到達市場經濟條件下優質高效服務的標準。人才市場檔案管理的部分工作人員不具備專業素質，加上資金投入缺少，基礎設施落后，檔案管理工作幾乎處于被動應付狀態，服務質量很難得到提高。〔四〕人才市場檔案管理部門的服務理念亟待轉變人才市場檔案管理部門有義務、有責任對已經收集到的材料及時整理歸檔，積極為用人單位和檔案人員提供優質服務。然而事實上目前的人才市場檔案管理人員的工作經過中沒有具體表現出“為人民服務〞的理念，很多業務還是用人單位和檔案人員本人奔波辦理，比方：明明有更簡便的收費方法、辦理程序，人才市場檔案管理人員往往只字不提，只按最高標準收費，不清楚交代用戶在辦理相應手續所需證件和詳細時間，導致他們屢次奔波，浪費大量的時間、精神和車旅費，影響辦事效率。這樣的人才市場檔案管理部門只是提供一個保存檔案的“海市蜃樓〞。三、現行人才市場檔案管理工作建設探尋求索〔一〕規范檔案管理工作收費標準，加大財政投入，深化公益性服務程度，做到“取之有道、收支有據〞〔流動人員人事檔案管理暫行規定〕指出“人才市場應當以社會效益為主，根據國家和物價局、財政部門的相關規定實行有償服務〞。據此，我們能夠得知人才市場檔案管理收費是有法律根據的,應當根據規定統一規范各地區收費標準。各地人才市場溝通中心應當優先為人民大眾服務，不能以盈利為目的，同時，為了更好地為廣大人才提供優質、方便的服務，公共財政應當加強財政投入。如若條件允許，各地人才市場皆可向南京人才市場看齊：〔南京人才市場檔案管理費退費公告〕規定“我中心自2009年1月起取消人事檔案保管費〞，如遇特殊情況需要收費時，人才市場檔案管理部門應該合理核定檔案收費標準，張貼公告，公開透明，做到取之有道、收支有據。〔二〕加強檔案信息化建設，及時更新現有檔案信息，“人才信息數據庫〞結合“用人單位信息庫〞，從縱向、橫向加深對檔案的開發與利用程度由于人才流動的日益頻繁，人才市場的時效性特征日趨明顯，這對檔案工作效率提出了更高的要求。人才市場檔案管理部門應該在現有檔案信息基礎之上，及時更新信息，建立真實、可靠、權威的“人才信息數據庫〞。同時，可根據人才市場所采集的市場信息，做好分析與綜合，建立起分門別類、內容豐富、特點鮮明的“用人單位信息庫〞，進而構造一個各地區、各部門分工協作、縱橫相連、具有靈敏反響能力的人才供求信息網絡。根據需要可進一步開發人才檔案信息網頁，人才信息，把個人信息檔案和業績檔案分類建立、全網絡管理，并建立“個人誠信檔案專欄〞，一方面，能夠用誠信檔案來約束其道德行為，另一方面，能夠為流動人員和用人單位提供及時、準確的供求信息，讓檔案成為個人的“介紹信〞、用人單位的“講明書〞，真正發揮其作用和價值。目前我們國家上海市人才市場已經建立了人才績效檔案，主要是結合了SWOT分析法元素，通過是對優秀人才進行整體測評、分項評估，為單位人才選拔、個人職業規劃提供有價值的參考，現已有大量流動人員在此登記建檔，讓流動人員擁有一份能不斷升級的人才績效檔案，使之成為求職者的“新型武器〞，進而提高就業率，實現人才充分就業。與此同時，江蘇省吳江市人才市場建立了畢業生網絡在線管理系統，為畢業生提供查詢服務，讓用戶及其單位隨時把握最新的檔案情況。只要在該系統界面輸入要查詢的用戶姓名，點擊“搜索〞按鈕，就能夠查詢到法律法規規定范圍內的檔案信息，還能夠在線互動及時反應信息、解答疑問。〔三〕調整現有法規政策，出臺配套行為準則，建立系統的檔案委托保管工作制度以保證檔案代管工作有章可循、良性發展我們不僅要真正貫徹執行現有的人才市場檔案管理法律法規和政策，還應該出臺與之相配套的詳細行為準則，加強對人才檔案的依法管理，規范操作程序，強化服務功能，上級主管部門更應加強對人才市場檔案管理活動進行監督和管理。從人才市場檔案管理部門和用人單位職責不清、相互推諉的情況來看，人才市場必須建立一套科學、規范的檔案委托保管工作制度，在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交、保管等工作中明確各自職責范圍，保證檔案代管工作有章可循、有法可依，進而促進人才市場檔案代管工作健康、規范、有序發展。從人才市場檔案管理分散、檔案管理員的工作壓力大和材料收集不及時等情況來看，檔案部門應該與用人單位加強溝通和協作，理順辦事程序，減少不必要的手續。例如：在出國政審時，人員的政審表填寫、上報審查等工作可由人才市場檔案管理部門完成。有條件的人才市場可增加人員、購置專用車輛，定期到用人單位接收歸檔材料，通過主動服務減輕用人單位檔案管理員的負擔，保證代管人事檔案的完好和時效性，用實際行動讓廣大用人單位及人員體會到人才市場檔案制度的優越性。〔四〕提升檔案管理人員的整體素質，從根本上扭轉服務理念，開展形式多樣的宣傳活動，加強與用戶互動反應，使用人單位與人才市場檔案部門成為推動檔案事業發展的兩股積竭力量人才市場檔案管理人員應當切實轉變工作作風，牢固樹立“為人民服務〞意識，不僅要熟知相關政策和法律法規，還要把握檔案知識、現代化管理技術和業