高星級酒店制度與標準作業程序編號：FD/PRO/002內容：采購程序部門：財務部生效日期：200x年1月1日批準：目的：明確制定各種物品及服務的標準采購申請程序，確保每項采購均通過指定的手續與審批程序辦理。程序：1.采購方式經審批后之請購單（表格ACF001）或每日購貨表（表格ACF003）由采購部按不同品種或情形以各種形式進行采購任務。每日購貨表每日購貨表只限于餐飲部請購每日所需之鮮活食品用，由行政總廚核準后交采購部執行。此類物品供應商之選定，由采購部負責預先聯系送交測試，經總廚認可合格后提交報價單，貨比三家，以市場銷售價為參考，選擇價廉物美的供應商，按以下1.2之“報價、審批制度”落實報價。凡落實后之報價，在報價有效期內采購部可依照每日購貨表以電話定貨方式向供應商發出定貨通知，并在購貨表上記錄定貨資料。購貨表一式三份，定貨后由采購部自留一份，一份送回請購部門，一份送收貨部作為收貨依據。供應商報價經落實后仍需定期重新檢討，嚴格操縱進價，報價單過期無效。1.2報價、審批制度：審批范圍：酒店月結方式的大宗、鮮活食品原材料，包括禽蛋魚肉、水果蔬菜、海河鮮水產、成品食品等；禽、蛋、魚、肉類報價時刻：每月一次，報批時刻：每月29日蔬菜、水果、海鮮類報價時刻：每月2次：即每月1-15日、16-31日、報批時刻：每月29日、14日。工作程序：采購部于報批時刻分類填好“供貨價格審核表”（ACF002），填列供應商報價、采購部核準價格及供應商聯系資料，交財務部成本核算操縱審核，成本操縱依照歷史資料及市場、供應商調查，審核并作出價格確認或價格調整，交財務總監批準后執行。以上批準后的審核表，應發：采購、財務、收貨、餐飲、供應商各1份。收貨部憑此檢查進貨價格，不符合時應拒絕收貨并通報采購部，專門情況的收貨，報財務總監批準。印刷品的報價所有印刷品，由供應商填寫酒店之《印刷品報價單》（表格ACF025），作出成本分析，以便采購部比價和成本操縱的價格檢查。請購單經采購部經理核準后，報財務總監與總經理批準的請購單方可落實采購，才可向頁數：1/3編號：FD/PRO/002供應商發出定貨通知。關于在審批流轉中的請購單應建立收、發登記記錄，對已完成采購任務的請購單應注明完成日期，并妥善保管。請購單一式四份：第一份采購部（白色）第二份應付款（紅色）第三份收貨部（黃色）第四份請購部門（綠色）1.5采購合同除巨額采購或需供應商保證對某些資源作長期或穩定供應外，一般情形不需定立采購合同。定約前，按一般程序申請，試樣、報價、比價與審批。采購合同由財務總監與總經理簽訂后交采購部執行，我方合同三份，采購部自留一份，一份交收貨部作為收貨依據，另一份交財務部，另復印一份交申請部門存檔。凡采購合同規定供應商分期送貨者，采購部負責督促通知對方按期送貨。1.6現金采購采購部須建立足夠的采購渠道，了解市場情形與變動，保證酒店所需物資的供應不斷。原則上供應商均采納月結形式支付貨款。但關于某些非經常性而金額在人民幣壹佰元以下的雜項采購，能夠用采購部備用金支付。采購員須定期進行報銷以維持備用金，報銷前所有收貨記錄與發票須通過應付款會計審核。1.7凡屬于非實物之請購單或合同，申請部門無須辦理驗收記錄即可送財務部辦理付款。1.8遇專門情況，如本地市場缺乏之貨品，或供應商提供之貨品與價格或質量偏高或不穩定，阻礙酒店營運時，總經理或財務總監可決定運用現金于本地或外地市場先行購買，直至情況改善。注意事項2.1供應商之報價經審批落實后，如因專門緣故需調整價格者，需取得供應商書面調價通知，由采購經理批示意見后呈交財務總監與總經理認可后方可執行采購。2.2供應商若不能如期送貨，采購部須跟進緣故，通知請購部門并與供應商重定送貨時刻或取消請購單。如屬取消請購單，采購部須向請購部門及收貨部收回請購單，將整套單據蓋上作廢章，注明取消緣故，完整保存以便翻查。2.3采購部職員須經常了解市場情形，通曉供應渠道并作價格比較，對酒店常用物料的品質具備相當認識，以便于對供應商及物料取舍的推斷，提高工作質量。采購部負責不斷引進符合酒店對物料質量、價格、服務等要求的供應商，為酒店拓展貨源，惟供應商之取舍均須取得財務總監與總經理的核準，采購部不得私自更換供應商。頁數：2/3編號：FD/PRO/0022.4為便于采購部檔案治理工作，采購部須對全部有業務往來的供應商進行編號并建立檔案及供應商登記本。3檔案治理3.1供應商編號檔案為每家供應商進行編號并建立“供應商資料卡”（ACF022），內存供應商差不多資料，將該供應商定期呈交的報價單及往來函件存入其中。3.2請購單請購單按請購日期分不存入《未完成請購單》及《已完成請購單》檔案中，以便跟進工作。3.3每日購貨表每日完成采購后按日期存入特定的檔案中，以便翻查。3.4采購合同所有采購合同均須順序編號并設合同登記本進行記錄，將未完成及已完成的采購合同分不按編號存入兩個檔案中，以便跟進及翻查。4.建立貨品標準采購部應注意搜集酒店貨品需求標準資料，與使用部門定期討論，結合市場價格和供貨情況，經財務總監批準，建立酒店合適的貨品標準，并設立《貨品標準》卡（酒店表格ACF023），詳細列