1、檔案資料料管理規(guī)規(guī)程一、檔案案管理規(guī)規(guī)定（一）檔檔案管理理規(guī)定1、為加加強檔案案管理，確保文文件、記記錄資料料收集、整理、歸檔、保管、借閱、借閱、銷毀管管理規(guī)范范，制訂訂本規(guī)定定。2、各部部門在工工作中形形成的具具有保存存價值的的文件資資料都應(yīng)應(yīng)收集整整理歸檔檔。3、檔案案資料的的形成和和收集應(yīng)應(yīng)納入工工作計劃劃中，在在專（兼兼）檔案案管理員員崗位職職責(zé)中予予以明確確。4、文件件資料的的收集應(yīng)應(yīng)從多方方面積累累，形成成內(nèi)部和和外來料料資料收收集累積積的網(wǎng)絡(luò)絡(luò)系統(tǒng)。5、檔案案資料按按資料形形成的先先后排序序進行分分類、編編制類目目、分冊冊、裝訂訂歸檔。6、歸檔檔資料按按類別按按年份擺擺進檔案案柜

2、,并按形形成時間間自上而而下，自自左至右右順序排排列。7、歸檔檔資料要要求字跡跡工整、完整、準確、真實，紙張及及文件格格式應(yīng)符符合要求求，禁止止將用鉛鉛筆等材材料書寫寫及傳真真文件未未經(jīng)復(fù)印印處理的的資料歸歸檔。8、歸檔檔資料原原則上使使用原件件歸檔，如確要要用復(fù)印印件歸檔檔時，應(yīng)應(yīng)在歸檔檔復(fù)印件件上加蓋蓋“歸檔件件”專用印印章。9、資料料歸檔時時間一般般在某一一項目工工作完成成后或在在年度工工作完成成后，建建設(shè)項目目、改造造項目工工程的資資料在竣竣工后一一個月內(nèi)內(nèi)歸檔。新購設(shè)設(shè)備（包包括引進進設(shè)備或或技術(shù)改改造）于于完工后后連同調(diào)調(diào)試記錄錄等文件件材料一一齊整理理歸檔。各類管管理運行行記錄及

3、及相關(guān)資資料必須須在年度度完成后后于次年年第一季季度整理理歸檔。10、歸歸檔份數(shù)數(shù)一般要要求一式式一份，主要的的或使用用頻繁的的文件材材料可根根據(jù)需要要增加備備份。11、檔檔案必須須嚴格按按規(guī)定要要求保管管，檔案案保存的的地方要要嚴格做做到“七防”（防火火、防盜盜、防潮潮、防高高溫、防防蟲、防防塵、防防腐蝕）工作；檔案管管理人員員嚴格遵遵守檔案案保管保保密制度度，借閱閱必須有有借閱登登記手續(xù)續(xù)。（二）檔檔案借閱閱制度1、重視視檔案的的保護，借閱檔檔案必須須辦理借借閱登記記手續(xù)。重要檔檔案只閱閱不借。一般檔檔案借出出后155天內(nèi)歸歸還，如如需延長長借用期期，需歸歸還后辦辦理續(xù)借借手續(xù)。2、借閱閱

4、者要愛愛護檔案案，不得得丟失、損壞。所借檔檔案不得得隨意折折疊和拆拆散，嚴嚴禁對檔檔案資料料隨意更更改、涂涂寫。3、檔案案資料只只允許在在借閱范范圍內(nèi)借借閱，僅僅供閱覽覽的檔案案只能在在檔案室室查閱，保密檔檔案不供供查閱。4、在確確保檔案案資料不不泄密的的前提下下，可對對內(nèi)對外外交流檔檔案目錄錄。5、檔案案借出和和歸還時時，應(yīng)辦辦理清點點和簽名名登記手手續(xù)，由由檔案管管理員和和借閱者者當面核核對清楚楚。6、檔案案如有丟丟失、損損壞或泄泄密，檔檔案管理理員須立立即寫出出書面報報告，請請示上司司按情節(jié)節(jié)輕重追追究當事事人的有有關(guān)責(zé)任任。7、員工工調(diào)職、離職時時，必須須清理移移交、歸歸還所借借閱的檔

5、檔案資料料，移交交清楚后后方可辦辦理調(diào)離離手續(xù)。8、外單單位人員員查閱檔檔案須持持所在單單位介紹紹信和本本人有效效證件，經(jīng)主管管檔案的的領(lǐng)導(dǎo)批批準，辦辦理有關(guān)關(guān)查閱手手續(xù)后，方可查查閱。9、非財財務(wù)人員員查閱財財務(wù)檔案案須經(jīng)財財務(wù)部門門主管或或所在管管理處經(jīng)經(jīng)理批準準，辦理理查閱手手續(xù)后，方可查查閱（三）檔檔案銷毀毀制度1、檔案案必須經(jīng)經(jīng)鑒定認認為可銷銷毀后才才進行銷銷毀。鑒鑒定該銷銷毀的檔檔案應(yīng)列列出檔案案銷毀清清單，報報主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批批準后方方可進行行銷毀處處理，銷銷毀清單單和銷毀毀報告由由檔案室室保存。2、檔案案銷毀時時，要由由二人以以上監(jiān)銷銷并在銷銷毀清冊冊上簽名名。3、銷毀毀檔案時時

6、要嚴格格執(zhí)行檔檔案保密密規(guī)定。對在銷銷毀檔案案過程中中出現(xiàn)失失密或?qū)驹煸斐蓳p失失，將按按公司的的有關(guān)規(guī)規(guī)定進行行處理。（四）檔檔案保管管期限規(guī)規(guī)定1、物業(yè)業(yè)規(guī)劃建建設(shè)基礎(chǔ)礎(chǔ)資料（包括規(guī)規(guī)劃報建建、測量量、施工工監(jiān)理、竣工驗驗收、移移交接管管）等圖圖紙資料料永久保保存；2、業(yè)主主權(quán)屬資資料，公公眾管理理制度、來往文文書等記記錄資料料永久保保存。3、物業(yè)業(yè)管理內(nèi)內(nèi)部運作作資料，人事勞勞資檔案案永久保保存；財財務(wù)經(jīng)營營檔案長長期保存存；設(shè)備備設(shè)施維維修和技技術(shù)改造造資料長長久保存存；一般般日常工工作記錄錄保存55年。二、檔案案類目編編制方法法（一）檔檔案類目目編制方方法1、形成成的資料料應(yīng)按年

7、年份、按按文件性性質(zhì)進行行分類，公司檔檔案類目目以英文文字母加加阿拉伯伯數(shù)字混混合編制制。2、總分分類表由由公司統(tǒng)統(tǒng)一編制制，給出出每大類類的固定定代碼，細分類類表由各各部門依依據(jù)總分分類表的的分類基基礎(chǔ)上，根據(jù)自自身的實實際情況況編制。如果總總分類表表列出的的分類不不符自身身檔案的的要求，可根據(jù)據(jù)實際編編寫分類類，但需需將分類類表報辦辦公室備備案。3、年份份應(yīng)在檔檔案盒封封面及冊冊內(nèi)封面面目錄示示出。（二）檔檔案類目目編碼表表1、檔案案總類目目編碼表表A行行政文書書 B人人力資源源管 C財財務(wù)經(jīng)營營管理 D管管理制度度 E合同同管理 F采購購管理 G計計劃管理理 H設(shè)備備管理 I房屋屋管理

8、J環(huán)境境管理 K綠化化管理 L治安安管理 M消消防管理理 N車場場管理O服服務(wù)管理理P社社區(qū)文化化Q物業(yè)業(yè)接管資資料R住戶戶資料S業(yè)業(yè)主委員員會資料料T檔案案管理U智智能化管管理V圖圖書管理理2、檔案案分類目目編碼表表檔案代碼碼文件名稱稱A 行政文書書A01 政府部門門文件A0101 區(qū)街部門門文件A0102 物價部門門文件A0103 物業(yè)主管管部門文文件A0107 物業(yè)管理理協(xié)會文文件A0105 公安部門門文件A0104 消防部門門文件A02 企事業(yè)單單位文件件A0201 供電部門門文件A0202 供水部門門文件A0203 開發(fā)商文文件A0204 外來其它它文件A03 公司內(nèi)部部文件A030

9、1 公司會議議紀要A0302 公司資源源部下發(fā)發(fā)文件A0303 公司品質(zhì)質(zhì)督導(dǎo)部部下發(fā)文文件A0304 公司秘書書下發(fā)文文件A0305 公司財務(wù)務(wù)部下發(fā)發(fā)文件A0306 公司經(jīng)營營部下發(fā)發(fā)文件A04 管理處內(nèi)內(nèi)部文件件A0401 管理處會會議紀要要A0402 管理處發(fā)發(fā)文（內(nèi)內(nèi)）A0403 管理處發(fā)發(fā)函（外外）A0404 管理處通通知A0405 批復(fù)文件件A0406 管理處月月報A0407 管理處其其它文件件B 人力資源源管理B01 員工檔案案B02 員工培訓(xùn)訓(xùn)B03 員工考勤勤、考核核C 財務(wù)經(jīng)營營管理C01 財務(wù)分析析C0101 財務(wù)報表表C0202 財務(wù)分析析報告C02 經(jīng)營收入入C02

10、01 物業(yè)管理理費C0202 停車場經(jīng)經(jīng)營C0203 有償服務(wù)務(wù)C0204 營業(yè)外收收入C03 經(jīng)營支出出C0301 員工工資資C0302 管理支出出費用C04 專項資金金管理C0401 維修基金金C0402 水電運轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)金C0403 資產(chǎn)管理理D 管理制度度D01 質(zhì)量管理理體系文文件D0101 質(zhì)量手冊冊D0102 程序文件件D0103 作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書D0104 記錄表格格D02 財務(wù)管理理制度D03 公眾管理理制度D04 其他專項項制度E 合同管理理E01 物業(yè)管理理合同E02 外判管理理合同F(xiàn) 采購管理理F01 采購計劃劃F02 倉庫進帳帳記錄F03 倉庫領(lǐng)出出記錄F04 倉庫庫存存盤點G

11、 計劃管理理G01 公司計劃劃、總結(jié)結(jié)G02 管理處計計劃、總總結(jié)G03 各部門計計劃總結(jié)結(jié)H 設(shè)備管理理H01 綜合要求求H01-01 設(shè)備總帳帳H01-02 機電設(shè)備備臺帳H02 設(shè)備運行行H02-01 設(shè)備運行行分析H02-02 設(shè)備運行行記錄H02-03 交接班記記錄H04 設(shè)備保養(yǎng)養(yǎng)H0-001 設(shè)備年度度保養(yǎng)計計劃及完完成情況況H0-002 設(shè)備月度度保養(yǎng)計計劃及記記錄H05 任務(wù)單I 房屋養(yǎng)護護I01 房屋年度度養(yǎng)護計計劃及完完成情況況I02 裝修管理理J 環(huán)境衛(wèi)生生J01 衛(wèi)生檢查查K 綠化養(yǎng)護護K01 綠化檢查查L 安全管理理L01 應(yīng)急管理理L02 防范管理理L02-01

12、保安部工工作記事事簿L02-02 保安巡邏邏記錄L02-03 消防中心心值班工工作記錄錄L02-04 閉路電視視監(jiān)控運運行記錄錄L02-05 來訪登記記L02-06 貨物出行行證明M 消防管理理M01 消防檢查查記錄M01-01 消防設(shè)施施月檢記記錄M02 消防操作作記錄M02-01 消防監(jiān)控控中心設(shè)設(shè)備運行行記錄N 車場管理理N01 車場資料料N02 車輛出入入情況記記錄N03 車場交接接班記錄錄O 服務(wù)資料料O01 服務(wù)評議議O0101 滿意調(diào)查查O0102 專項意見見征詢O0103 住戶走訪訪O0104 住戶投訴訴O0105 住戶表揚揚O02 服務(wù)工作作記錄O0201 值班記事事O03 服務(wù)資料料O0301 服務(wù)簡介介O0302 各項收費費標準 P 社區(qū)文化化P01 社區(qū)文化化實施方方案P02 社區(qū)文化化活動資資料P03 內(nèi)部宣傳傳資料P04 員工板報報Q 物業(yè)移交交資料Q01 規(guī)劃報建建資料Q02 設(shè)備設(shè)施施移交資資料Q03 房屋建筑筑移交資資料R 住戶資料料R01 業(yè)主檔案案目錄R02 通訊錄T