1、合同與付款管理作業指引編號：SZVK-OM-01版 本：A/0生效日期：2008年8月1日合同與付款管理理作業指引1.流程要素1.1 流程目目標：實現公司合合同的規范化化管理，規范范付款流程，避避免法律風險險及提高資金金管理能力。1.2 流程主主要責任部門門: 各部門1.3 流程關關鍵業績指標標(KPI):流程KPI責任部門/崗位位數據來源合同的出錯率各部門總經理辦公室合同審核及時率率各部門業務部門付款計劃準確率率各用款部門月度資金計劃付款差錯率各用款部門、成成本管理部財務管理部付款及時性財務管理部財務管理部退票次數或帳號號資料錯誤單單數各業務部門財務管理部1.4流程關鍵鍵點(CP):流程關鍵

2、點關鍵點說明備注合同的審批、簽簽署5.4合同的履約及付付款5.4及時準確提交月月度付款計劃劃5.52.適用范圍:2.1. 公司司各類合同的的簽訂、審核核、執行、歸歸檔、反饋；2.2. 公司司所有對外付付款，含工程程付款及非工工程類費用支支付3.術語與定義義3.1. 散單單：各類付款款必須在集中中付款日進行行支付，其余余在非集中付付款日支付的的款項為散單單。地價款、政政府稅費除外外。4.職責4.1. 經辦辦部門4.1.1. 起草合同文文本4.1.2. 辦理合同報報批4.1.3. 合同基本信信息錄入信息息系統4.1.4. 合同交底。4.2. 成本本管理部4.2.1. 工程、設計計合同成本測測算及審

3、核4.3. 財務務管理部4.3.1. 營銷、管理理類合同審核核。4.3.2. 合同支付條條款、發票處處理防哪個市市和稅務條款款合理性。4.3.3. 負責支付經經審批通過的的各類款項。4.4. 總經經理辦公室4.4.1. 營銷、設計計、土地合同同審核。4.4.2. 代表公司進進行各類合同同糾紛調解、仲仲裁或訴訟。4.4.3. 公司各類標標準合同的組組織制定、審審核、發布與與管理。4.5. 總經經理4.5.1. 對合同業務務的最終審批批進行授權。4.5.2. 對授權范圍圍內的合同行行使最終審批批權。4.6. 執行行部門4.6.1. 代表公司執執行合同條款款。4.6.2. 合同執行中中的內部和外外部

4、溝通。4.6.3. 負責提供集集中付款資金金計劃、付款款所需各類資資料及審核。4.6.4. 對合同執行行情況進行評評估和總結，提提出改進公司司標準化合同同的建議。4.6.5. 出現履約糾糾紛時進行協協調。5. 工作程序序5.1. 合同同辦理的原則則5.1.1. 合法性原則則：合同管理理必須全面符符合有關法律律法規及行業業規定，使得得公司的權益益能夠依法受受到保護。5.1.2. 書面合同原原則A）必須簽訂書書面合同的三三種情況：工程類金額在人人民幣10萬萬元以上的，非非工程類金額額在人民幣11萬元以上的的經濟業務；工程類金額在110萬元人民民幣以下的，非工程類金額在人民幣1萬元以下，但由于牽涉到

5、驗收、保修肖像權等無法即時清結的情況，則此種業務也必需簽署合同；原合同單價、業業務范圍、付付款條件、結結算時間等重重要條款需要要發生變化的的，須以補充充協議的方式式予以明確。 B）可以不簽簽書面合同的的三種情況：10000元（含含）以下的零零星業務采用用零星業務務申請及驗收收單直接委委托；10萬元（含）以以下的工程委委托書在原合同經濟業業務范圍內由由于數量的變變化所導致合合同實際結算算價超出原合合同假的經濟濟業務；根據雙方所簽署署的長期戰略略合作協議而而直接以訂單單形式進行委委托的；5.1.3. 招標原則：合同單位應通過過招標方式確確定，擬簽合合同正文及其其補充協議（包包括工程類合合同設計變更

6、更與現場簽證證協議、工程程保修協議、廉廉潔合作協議議），應作為為招標文件之之附件一并發發給投標單位位，投標單位位需對其進行行確認。但以以下情形除外外： A）某項業務務或產品已經經集團審批確確定了長期合合作伙伴； B）政府、行行業壟斷或媒媒體廣告等具具有壟斷性質質的業務； C）按其他程程序文件要求求可以直接采采購的業務。5.1.4. 利益明晰原原則： 合同同應清楚地界界定、描述各各方的權利和和義務，以杜杜絕模糊、歧歧義、推委、扯扯皮現象；合合同中尤其應應有明確的、可可以界定清楚楚的合同價款款、結算辦法法及付款方式式；如果合同同價款可能調調整，則應明明確調整依據據、調整方式式（如何計價價、總價如何

7、何最后確定等等），并就各各類變更，如如工程類合同同設計變更與與現場簽證的的有效性、可可控性作出明明確規定。5.1.5. 標準文本原原則： 訂訂立合同應采采用公司統一一制訂的合同同標準文本；尚未制訂標標準文本的，參參照區域最相相類似的合同同標準文本。5.1.6. 事前簽定原原則： 對對應該簽定書書面合同書并并有款項收付付內容的業務務需事先簽訂訂合同，然后后開始履行。特特殊緊急情況況下，應有審審批權限領導導的郵件審批批，但應在一一周內按已審審批郵件簽訂訂書面合同，補補全手續。5.1.7. 訴訟原則（適適用于工程類類合同）：工工程類合同條條款中關于合合同爭議解決決辦法一律采采用訴訟方式式解決，不得得

8、選用仲裁或或其他方式。5.2. 公司司合同的類別別詳見深圳圳區域各公司司合同分類及及編號管理規規范5.3. 標準準合同管理5.3.1 合合同標準文本本由相關業務務部門提出制制定、修改與與標準合同的的執行，總經經理辦公室負負責標準合同同的審核和定定稿，并負責責標準合同的的統一發布實實施。5.3.2. 標準合同制制定以實現公公司利益最大大化為原則，合合同簽署以簽簽署本公司標標準化合同和和不改變標準準化合同原條條款為原則，但但商務條款可可視交易內容容、合作方地地方強弱等具具體情形而有有所變更。5.3.3. 在客觀條件件發生重大變變化（如國家家法律法規、政政府法令、客客戶重大投訴訴與訴訟、市市場變化等

9、）使使原有標準文文本不再適用用時，由業務務部門提出修修訂建議，由由總經理辦公公室進行審核核，并會同財財務管理部、成成本管理部等等相關部門審審定。5.3.4. 總經理辦公公室是標準合合同的管理部部門，負責持持續評審、改改進格式合同同文本。工程程類標準合同同日常管理由由采購管理部部負責。5.4. 合同同管理的一般般流程流程要點流程說明合同擬訂1）各部門根據據業務需要及及訂立合同的的原則擬訂合合同文本；2）公司已發布布過標準合同同文本的（公公司標準合同同文本目錄參參見標準合合同目錄，應首先在標準文本的基礎上以“修訂”（明確標注修改）的形式進行擬訂。如簽約雙方有特殊約定，可以增加補充條款或對標準條款進

10、行適當修改；3）政府有關部部門有強制性性規定、應采采用其提供的的示范合同文文本的，業務務部門應根據據公司利益草草擬補充條款款；公司尚未未制定或不宜宜采用合同標標準文本的業業務，應參照照區域最相類類似的合同示示范文本擬定定合同文本；4）公司與合作作方簽定年度度戰略合作合合同的，年度度內零星業務務可采用訂單單的形式進行行。5）合同擬稿款款項支付規定定詳合同擬擬稿款項支付付規定合同審批及簽署署1）經辦人根據據公司的合合同及付款審審批流程表報送合同審核、審批。所有合同由公司法定代表人或授權代表人進行簽署（附授權委托書）；2）合同經雙方方充分溝通后后由相對方簽簽署蓋章后再再報公司審批批簽署蓋章；3）學校

11、、幼兒兒園等教育設設施及電力設設施資產移交交協議、項目目報批報建過過程中的政府府格式合同由由經辦部門負負責人、成本本部負責人、財財務部負責人人、總經理辦辦公室、項目目總經理審簽簽。合同履行及付款款1）各合同執行行部門應嚴格格按照合同條條款履行合同同；2）合同履行過過程中，需要要對來往函件件或者單據進進行簽字的，應應報部門負責責人審簽；3）在合同對方方已經發生或或可能發生違違約、或者發發生與合同有有關的爭議時時，經辦人員員須及時向部部門負責人報報告同時抄送送總經理辦公公室；4）合同一方當當事人提出解解除合同或因因客觀條件發發生變化（如如不可抗力）需需要解除合同同的，應按照照該合同訂立立的審批權限

12、限及流程履行行審批手續后后，才能簽訂訂補充合同；5）當合同約定定的解除合同同條件成就，合合同對方據此此要求解除合合同或我方要要求解除合同同的，經辦人人員應立即報報告總經理辦辦公室及部門門負責人，由由總經理辦公公室負責解決決，經辦人員員予以協助；6）合同執行部部門錄入合同同管理系統中中付款計劃信信息；相關負負責人或部門門跟進審核審審批；7）經辦人辦理理付款時應已已經取得對方方開具的合法法稅務發票及及帳戶資料。款款項結算一般般采用轉帳方方式，特殊情情況下必須采采取現金結算算的，應事先先報財務管理理部審批。財財務管理部要要在付出款項項后一天內將將實際支付合合同款項的數數據錄入合同同管理系統。合同執行

13、情況反反饋執行部門在履行行合同過程中中，應及時反反饋合同存在在的問題：1）如果合同的的執行由于條條款的模糊造造成糾紛，應應對條款進行行必要的明確確，或增加審審核點；2）如果因某些些合同條款缺缺失造成糾紛紛，按照合同同訂立原則，制制定格式化條條款，并在以以后合同中使使用。合同歸檔1）對外簽訂合合同時原件至至少一式兩份份（如另一方方或第三方需需要，可增加加份數），一一份交合同另另一方，一份份交總經理辦辦公室存檔。2）經辦人員對對合同履行過過程中的各種種雙方確認的的清單、確認認書、補充協協議等文件材材料，也應作作為合同附件件交總經理辦辦公室及時歸歸檔。3）總經理辦公公室負責公司司合同的編號號管理，并

14、對對公司業務部部門報送的和和總經理辦公公室認為應歸歸檔保存的合合同進行分類類、編號、登登記及歸檔，以以保證存檔的的合同內容完完整，具體審審查以下內容容（合同分類類及編號詳見見深圳區域域各公司合同同分類及編號號管理規范）；A）合同各方當當事人是否簽簽字蓋章；B）合同規定的的附件是否齊齊全；C）屬于合同保保管范圍的其其他材料是否否齊全。4）合同文本原原件保管期限限一般最短為為合同實際履履行完畢或終終止后三年，但但下列情況除除外： C）房地產產項目合作合合同、公司章章程、土地使使用權出讓或或者轉讓合同同、項目主體體工程的設計計、施工合同同、外接物業業委托管理合合同應永久保保存； D）商品房房買賣合同

15、以以及其他與不不動產有關的的重大合同，保保管期限最短短為土地使用用權期滿后兩兩年； E）其他合合同標的金額額在50萬元元以上的合同同，保管期限限最短為履行行期滿后五年年。5）涉及訴訟或或仲裁的合同同，相關人員員應在訴訟或或仲裁生效并并執行完畢后后一個月內隨隨案卷一起交交總經理辦公公室存檔保存存。6）因履行合同同而發生的結結算單據及發發票由財務部部負責保管，其其保存要求按按會計檔案管管理規定執行行。合同使用登記1）合同檔案全全文掃描存檔檔，網上查閱閱，合同資料料原件一般不不外借。2）因特殊需要要須調閱合同同資料原件的的，應在總經經理辦公室辦辦理登記手續續；絕密級合合同的調閱，須須經辦公室負負責人

16、與調閱閱者所在的部部門負責人簽簽字批準。2）歸還被調閱閱的合同時，如如在合同有被被損壞或缺失失的情況，借借閱人應向總總經理辦公室室負責人作出出書面說明，按按公司檔案管管理處罰規定定確定處罰措措施。5.5. 付款款管理5.5.1. 指定月度資資金計劃 A）各業務部部門每月上報報三個月滾動動資金計劃，要要求各部門根根據年度資金金計劃統籌安安排，并按實實際情況動態態調整。 B）財務管理理部每月匯總總各部門資金金計劃，在資資金平臺錄入入。5.5.2. 制定集中付付款資金計劃劃 A）各業務部部門每月在財財務管理部規規定日期前上上報集中資金金計劃，要求求必須對應各各供應商，明明細到單筆金金額，同時列列示索

17、賠及罰罰款金額。 B）財務管理理部按資金中中心要求上報報集中付款資資金計劃。 C）財務管理理部按各業務務部門資金計計劃準備資金金，相關要求求見資金管管理程序，5.5.3. 集中付款 A）付款滿足足的一般原則則：合同性付款已簽簽訂滿足和有有效的合同，并并滿足合同要要求的付款條條件。非合同付款有相相關款項發生生法定原始單單據及情況說說明。款項包含在上報報的集中付款款計劃內。 B）各業務部部門按時提交交完整的付款款資料，相關關要求見請請款單資料要要求。 C）付款審核核的一般原則則：實質性原則即業業務實際發生生并達到付款款條件。付款資料完整性性。審批完整性。各部門付款審核核的具體要求求，見合同同及付款審批批流程表相相關要求。5.5.4. 付款執行情情況反饋 A）財務管理理部每月集中中付款后反饋饋付款情況，對對退票及散單單進行通報。各各業務部門應應從源頭做起起，加強與供供應商的溝通通，杜絕退票票。 B）財務管理理部每月反饋饋資金計劃準準確度。各業業務部門加強強計劃性，不不斷提高資金金計劃準確性性。6.支持性文