1、企業行政管理工作之我見一、企業行政管理概述行政學對行政管理的解釋為運用國家權力對社會事務的一種管 理活動，而其中所談及的企業行政管理是企業管理與行政管理相結合 而產生的一個概念。這就決定了企業行政管理不單單是企業內部事務 的管理統籌，也牽扯到對外部事務的處理解決。具體事務包括以下六 大模塊，分別是：流程制度管理、會務外聯管理、文印資產管理、檔 案資料管理、采購資產管理、后勤安保管理。同時基于我們行政部現 階段的職能，在行政管理的具體事務中還包含一項人力資源管理。其 實在很多人看來，行政工作是不需要多高的專業性來支撐的，但是自 從我來到深青工作以后，通過對大學所學的行政管理課程進行回顧， 讓我覺

2、得，我現在所做的工作本質上都是圍繞著行政管理的四項基本 職能開展，即計劃、組織、領導、控制。不論是大型活動的舉辦還是 行政部日常事務的處理，都離不開這四項職能，通過前期計劃安排， 中期組織領導，后期跟蹤控制來達到提高行政工作效率的目的。在日常的工作中我們是無法直接用企業經濟效益來衡量具體的 行政管理行為，也就是說行政部是一個無法直接創造企業經濟效益的 部門。但是，企業當中的行政管理工作與企業的經濟效益同樣是密不 可分的。如果通過我們的工作，降低企業的運營成本、提高員工的工 作積極性，也是在為實現企業經濟效益的提升做出貢獻。二、行政管理工作優化根據七大模塊所涉及到的內容，在我所接觸到的行政工作中

3、，針廣州深青機電設備有限公司青海分公司SQME GUANGZHOU SHENQING MACHINERY EQUIPMENT CO.,LTD.QINGHAI FILIALE 對以下幾個方面可以進行適當的優化改善，以提高行政管理工作的效 率和效果。行政部檔案的整理檔案管理對于行政工作而言是至關重要的，完善的檔案資料可以 為之后的工作節省時間、提高工作質量和工作效率，同時系統完善的 檔案在一定程度上可以有效的保護企業資料不會隨著員工的離職而 造成丟失。在我整理行政部歷年檔案的時候，就發現2014年之前的 行政相關檔案是找不到的，這就造成我對之前行政部的工作無法更深 入的了解。我們目前的檔案主要是以

4、2015年至今為主，涵蓋員工資 料、考勤、社保、培訓、采購計劃、付款計劃等，對紙質檔案現在是 按照年度以及類別裝訂成冊存放起來。考慮到之后各個部門的檔案會 越來越多，相當一部分往年的檔案平時是不會經常使用但是有必要保 存的，我的想法是可以考慮建立專門的檔案室，保管幾個部門的紙質 檔案，方便查詢同時節省空間。同時，專門設立行政部門的檔案機， 將日常工作和檔案管理區分開來，現在我們行政部的電子版檔案主要 存于前臺的兩部電腦以及行政部硬盤中，但是其中一些電子版的文件 經過幾任行政工作人員的管理，存在重復，查找使用起來很不方便。 所以我認為應該對前臺的電腦以及行政部硬盤進行重新整理，將近年 來所有的資

5、料歸入行政部專門的檔案機中，做好對電子檔案的收集管 理，將檔案管理做到更規范細致。并且伴隨著四川蓉青潔華工作將逐 步進行開展，一開始就做好對檔案的收集整理，會大大減少日后對檔 案的重復管理工作。公司影像資料的質量提升這一部分應該也算是檔案管理的內容之一，影像資料更能直觀的 記錄我們的工作內容、公司活動以及公司的發展成長。通過整理硬盤 中的照片以及視頻，讓我對于往年公司的一些活動和項目都有了很深 的認識，并且在我初入公司之時，對公司的直觀體會也來自于十周年 的宣傳片。這種影像資料的寶貴性在于不可能被復制，也不能重新建 立，所以在我看來，我們不僅是要記錄，更是要高質量的留下這些珍 貴的過往。目前我

6、們拍攝的影像資料多半質量不高，考慮到日后很多 宣傳性資料需要使用照片作為素材，所以在舉辦周年慶、年會等大型 活動的時候考慮邀請專業團隊，一般內部活動安排有一定專業性技巧 的同事進行拍攝，最大程度上保證我們每次留下來的影像資料不僅可 以日后回顧更能作為優質素材為公司宣傳提供資源。辦公用品的采購管理辦公用品的支出在行政部門的日常支出中占大部分，如果能有效 的控制這一部分的費用，就能夠降低行政部門的運營成本。目前行政 部已經建立了紙質版的簽領表和電子版的入庫表，對于日常辦公用品 可以實現直觀的監控。但同時因為各個部門的職能不同，對于辦公用 品的需求也存在差異，所以在采購辦公用品這一部分，基本是以各部

7、 門需求為主的，這就造成了采購環節的繁瑣。而且現在從公司繳稅方 面考慮，零散的采購不利于開具增值稅發票，所以目前計劃是針對各 部門所用物資每半個月統計一次需求后綜合購買，同時尋找一家辦公 用品相對齊全且能開具增值稅發票的商家進行長期合作。另一方面， 對于新成立項目部的辦公物資采購，之前是按照項目負責人口頭要求 進行準備，但是這樣就造成每次物資準備都不全面而且行政部門沒有 可查詢的存檔，所以接下來對于新項目物資的準備，統一由項目負責 人提交辦公物資申請書，既能夠保證物資完整的配備也方便我們核查 管理物資，避免在物資采購上造成不必要的浪費。培訓問題在我最初的工作中就已經涉及關于培訓這一塊內容，之前

8、針對的 主要是關于新員工培訓這一塊，但是之后的部門培訓中還是存在培訓 課程質量參差不齊的問題。部門培訓不等同于之前新員工的培訓，因 為新員工的培訓建立的基礎是相對比較低的，但是入職之后的課程就 需要更具有專業性，質量也應該更高一些。所以在之后的部門課程選 擇的時候，我認為應該先由部門的負責人對于選擇的課程進行了解， 不單單是為了選課而去選課，提高課程質量才能更好的滿足補充知 識、發展能力、轉變觀念的培訓要求。另一方面介于對四川蓉青潔華管理層工作的考慮，對于管理人員 這一部分的培訓可以參考設置助理職務，這樣不僅可以減輕主要負責 人的負擔，使他們從繁忙的日常管理中脫出身來，專心致力于重要問 題的考

9、慮和處理，也可以更好地培訓待提拔管理人員。讓助理通過接 觸和處理較高層次的事務積累高層管理的經驗，采取實操性的培訓使 助理人員得到更多鍛煉和成長，更好地熟悉公司的管理并且滿足公司 未來發展的要求。溝通問題溝通在管理中具有很重要的意義，它是協調各個體、各要素，使 企業成為一個整體的凝聚劑，也是企業與外部環境之間建立聯系的橋 梁。在我看來，現階段我們最為欠缺的就是和現場項目部同事之間的 溝通，之前我對項目現場的工作并沒有很了解，但是這一周的實習， 真的讓我體會很多。項目同事駐守一線，工作環境艱苦且擔負著更大 的責任，這也就需要我們后方人員給予他們更多的支持，一般情況下 只有到月底需要制作考勤的時候

10、，才會主動聯系他們。但是我認為作 為行政后勤人員，應該每周都與項目同事保持聯系，縮短信息傳遞鏈， 拓展與他們的溝通渠道，在加強溝通的過程中大致了解項目進度以及 知曉行政部可以為他們提供哪些方面的幫助。員工職業生涯規劃設計職業生涯規劃又稱職業發展管理，是企業為其員工實現職業目標 所進行的一系列計劃、組織、領導和控制、培訓與開發等管理活動。 它既是一種系統的人力資源配置手段，也是一種系統的人力資源開發 手段，更是一種高層次的激勵手段。目的在于把員工的個人需要與企 業的需要統一起來，做到人盡其才并最大限度地調動員工的積極性， 滿足其自我實現的需要。隨著我對招聘工作的深入了解，現在很多求 職對象對自己

11、的認知是不明確的，我接到很多求職電話是詢問有什么 崗位合適他，而不是他適合什么崗位，這正是基于對自己的職業發展 沒有一個準確的定位。而在我第三次入職面談的時候也曾被問到關于 自己的職業生涯規劃，我當時的回答只是說出了對于崗位上的簡單規 劃，相對來說公司這邊沒有一個可以參考和期待的具體發展方向。我 想對于新員工而言，能夠看到自己未來的職業發展和具體可循的晉升 崗位，不僅是可以幫助其明確未來職業生涯的道路更是可以起到激勵 的效果，所以在對新員工進行轉正考評的同時應該注重對其職業生涯 規劃的幫助認識，將其崗位的未來發展空間給予明確的告知，最大限 度的挖掘和激發員工的潛力。從而大大提高企業的凝聚力、吸

12、引力， 在一定程度上避免因為崗位不合適而造成的人才流失問題。法律事務的了解學習對于這個問題的認識，主要還是因為這次大通項目工人的摔傷， 在后期的處理過程中暴露出了行政部對于法律事務，尤其是勞動法相 關內容根本沒有做到應有的了解，使得我們在這次事故中處于比較被 動的狀態。在行政管理的日常事務中其實有很多方面都滲透著法律風 險，比如我們的勞動合同管理、印章管理、車輛管理、社會保險管理 等，其實都要求我們行政人員具備一定的法律知識，有必要針對一些 企業經常接觸的例如勞動法、合同法知識進行學習，使管理與決策都 能做到有法可依，在保障員工的合法權益的同時也能夠做到維護公司 的合法權益。員工福利的健全員工

13、福利的設立不僅是為了凸顯企業文化中的人文關懷，更是員 工激勵形式的一種，基本表現就是物質上的獎勵。合理的福利待遇其 實有很多正面的意義，它可以很好地提高員工工作的積極性，增強員 工的凝聚力，從而吸引員工，留住員工。在福利設立方面，我們公司 已經做的相當全面，不論是基本的社會保險、話費車費補貼還是日常 關懷，都是很多私企做不到的。但是因為我們公司的行業性質，主要 工作人員多以項目施工現場管理為主，長期赴現場工作，所以在員工 福利這一方面很有必要加入每年定期的身體體檢。因為員工的身體健 康直接關系企業的穩定發展，定期的身體檢查在做到掌握員工健康情 況的同時做到對疾病的有效防范，讓每一位員工都能對自己的身體狀 況有清楚的了解，從而更為合理的協調安排自己的工作。電子化辦公對于電子化辦公，更多的還是針對日后與四川蓉青潔華工作的對 接，未來兩個團隊的員工人數一定不少，考慮到成本問題，很多時候 直接碰面是不現實的，工作需要跨地域進行。電子化辦公的優勢在于 不僅能夠克服因為地域問題造成的限制，還可以在一定程度上降低辦 公費用支出，提高工作效率。主要方式為開發屬于我們自己的OA辦 公系統，實現網絡化辦公，并且引入視頻會