1、1系統功能設計1.1公文管理公文收發系統是對公文在機關內部流轉過程中所有環節進行電子化處理的 信息系統。主要功能包括公文起草、收發文管理、文件催辦與督辦管理、公文流 轉、審批、催辦等全過程的電子化處理，其目標是實現公文管理的格式標準化， 流程規范化和運行電子化，使公文處理的每個環節責任明確，并能對文件的辦理 情況和落實各級領導的辦理意見進行實時的監控和反饋。公文處理系統能夠與通用的辦公處理軟件兼容，符合國家檔案管理相關要 求。公文流轉的模板格式可以根據需求定制，符合公文格式及辦公流程，提供表 單打印功能。在保證安全權限的前提下，允許對公文進行各種形式的查詢，如： 按不同來源、不同等級、不同時間

2、段。公文流轉結束后即可歸入檔案系統進行歸 檔，并符合國家檔案管理相關要求。1.2會議管理會議管理包括會議申請、會議安排、會議室管理、我的相關會議、會議綜合 查詢：（1）會議申請管理：由申請用戶登陸后，填寫會議申請，描述需要會議 主題，參會人員、計劃時長，所需設備與其它，提交給審批用戶，系統生成待辦 任務；圖4.2.1會議申請（2）會議安排：由會議管理人員受理會議申請，分配會議室，及開會時 間；（3）我的相關會議：列出個人相關的會議安排信息；（4）綜合查詢：按照會議主題、會議室、會議時間（時間段）進行會議 安排的綜合查詢。會議類型：開始時間：會議室：會議主題：結束時間：1會議狀態：圖4.2.3會

3、議查詢功能說明：用戶可自行查詢所有會議室的使用情況和空閑時間；用戶可自行提交會議室的使用申請；會議室管理員統一受理和分派會議室；會議管理功能部署與組織站點范圍內，用于組織范圍內的會議管理；用戶分為會議申請用戶、會議管理員；申請用戶可進行查看會議室安排情況，提交會議申請；會議管理員受理申請信息、安排落實后發送信息給申請用戶；會議通知由申請單位接到會議安排信息后來通過消息發布。13文檔管理文檔管理包括文檔目錄和分類管理、文檔的綜合管理（創建、移交、銷毀、 文檔的審批（我的提交、我的審批、審批處理）、搜索查詢。（1）文檔目錄管理：用戶點擊管理目錄，進入目錄管理頁面，目錄分類多 用分層的形式分層的級數

4、不限，文檔采用分布存儲，一級類別物理上對應唯一的 文檔庫；口 I全局導航國當前導航巨項目資料&共享文檔招標文件&投標文件E3列表勤日歷即任務&投標準備工作安排C3討論&工作組討論EJ網站LJ人員和組圖4.3.1分級的文檔目錄管理（2）文檔審批：在文檔操作欄右端點擊我的審批，進入待審批列表，審批 后文檔進入歸檔狀態；圖4.3.2文件待批列表（3）綜合管理：授權的用戶和文檔管理員可進行文檔的創建，首先選擇文 檔存放的目錄位置，以文件的形式上傳文檔，并填寫文檔相關的信息（標題、關 鍵字等）后提交，己提交的文檔系統會自動生成審批任務；審批后完成歸檔，實 現歸檔工作的統一管理；文檔銷毀需文檔管理員來做，

5、銷毀需通過審批后方可執 行。銷毀的文檔會存放于回收站，系統不提供銷售的文檔還原功能。（4）綜合查詢：用戶可按類別、標題、生成日期、創建人進行綜合查詢外， 可按內容進行模糊查詢。功能說明：文檔可建立多級的分類目錄，分層級數不限;文檔可按類別進行定位，也可以按照創建部門去定位;文檔可按照文檔類別、部門、生成日期（時間段）查詢，也可按標題和內容 進行搜索;用戶可分為文檔管理員、和普通用戶;普通用戶可創建和提交待歸檔的文檔;文檔管理員可進行歸檔審核，并進行文檔目錄的管理。1.4督察督辦督查督辦系統是支持工作督查及其他事項的催辦督辦等業務進行管理的信 息系統。其主要功能包括對各種工作任務的安排、執行，對

6、交辦工作中的布置、 安排、指派、反饋等環節進行統一管理。當辦理人完成指定工作后，可以通過反饋表將工作完成的情況反饋給督辦人，從而實現閉環的督查督辦管理，并提供查詢、統計功能，以及對督辦事件在各個處理環節的實時監控。圖4.4.1任務分配用戶任務類型 任務.|數字油庫技術方案修改項目鍛接截止日期2010/5/24 0:00圖4.4.2用戶任務處理任務使用“任務”列表可跟蹤您或您的工作組需要完成的工作。新建操作-設置視囹：所有任芳id CH彥改者標題O分斷對象狀態優先綴截止日期完成百分比白智力數字油庫技術方案修改白智力進行中中2010/5/2450%圖4.4.3任務跟蹤1.5個人事務1.5.1名片信

7、息管理通常名片都是使用名片簿，保存紙質名片，一不小心輸錯或是輸漏，會對工 作造成一定的影響。名片信息管理提供電子化的管理模式，智能化管理，將相關 信息保存到服務器上，避免信息的丟失。圖4.5.1新增名片信息1.5.2日程管理日程管理為用戶提供了管理自己工作日程了功能，系統在指定的日期時間對 用戶進行提醒，幫助用戶管理自己的重要工作。日程管理提供按照日、周、月三 種視圖的管理模式。使用按鈕每次查看一天、一周或一月。使用箭頭在月、周或天之間移動。要快速移動到不同的年或月，可以使用快速啟動欄上方的小日歷。在“新建菜單上，單擊箭頭，然后單擊“新建項目。如果要創建定期條目，請設置項目的定期模式。編輯或刪

8、除項目單擊日歷中的項目以打開表單。在表單頂部，單擊“編輯項目或“刪除項目。L編輯項目X刪除項目圖4.5.2日程管理月視圖圖4.5.2-1日程管理周視圖圖4.5.2-2日程管理日視圖1.5.3待辦事宜待辦事宜功能統一管理所有用戶需要待辦的事項，為用戶快速處理相關事務 提供支持。公司新聞待批.通知公告畝批 關于在公司內部停止使用QQ的通知2010-3-12待批1月份大掃除安排2010-3-12待批公司公文宙批標題狀態優先級 截止曰期完成百分比創建時間 O創建者O分甑對象該“公司公文審批流程任務”列表視圖中沒有可顯示的項目。若要新建項目，請單擊上面的 W建”.回添加新項目公司周月報待批標題 狀態 優

9、先級截止曰期完成百好比創建時間O創建者該“公司周月報待批列表視圖中沒有可顯示的項目。若要新建項目，請單擊上面的“新建。回添加新I頁目圖4.5.3待辦事宜列表1.5.4網絡硬盤所謂“網絡硬盤”，即將服務器的磁盤空間提供給用戶使用，用戶可以通過 這種方式在互聯網上實現文件的轉移和備份。通過網絡硬盤，不僅可以備份電腦 系統文件，且可以輕松實現移動化辦公，你可以隨時隨地進行個人文件的上傳、 下載、刪除及文件目錄的創建、刪除等操作，還可以實現文件網絡共享、網絡文 件快遞、快速下載通道等。用戶可以與網絡上的所有人共享存放在網絡硬盤上的 文件。當然，如果自己不愿意的話，那誰也看不到你的文件。和E_Mail不

10、同的 是，網絡硬盤側重于個人文件的存儲、共享、發送等各式網絡文件管理。這樣就 可以突破E-mail的附件中對文件大小的限制。“網絡硬盤”實現了在客戶端來完成對服務器系統文件或文件夾的訪問、創 建和刪除等功能。該模塊提供的功能包括以下幾個方面：1查看文件夾內容2文件夾的創建及相關屬性的設置3文件夾間跳轉4上傳文件到指定文件夾5下載文件到本機或在線查看文件內容6刪除文件或文件夾1.6行政資源管理1.6.1車輛管理車輛管理模塊包括用車申請審批、車輛檔案管理功能。車輛檔案對單位所有 車輛建立檔案，用戶進行申請后，主管人員根據車輛使用情況進行分配。通過該 模塊功能，能夠掌握所有車輛的動態。圖4.6.1車

11、輛申請圖4.6.1-1車輛申請審批1.6.2固定資產管理固定資產管理包括資產登記，資產管理（領用、退還、刪除），資產查詢等 功能。資產登記對新購或轉入的資產進行登記；資產管理提供了資產的領用、刪 除功能；用戶可以建立資產類別，可以通過資產類別、名稱、編號進行資產的查 詢。資產名稱：:*:型號：資產編號：:*:資產價值：0（元）資產類別:般資產 :+:領用時間：|2010-5-27購置.人:購時間:2010-5-27領用部門：領用人：r番注：登記人：羅旭登記時間：2010-5-27確定 取消圖4.6.2資產登記領用 A：資產類別：一清選擇一 資產名稱：資產編號：X刪除粉llj跳轉| 1 | 頁號

12、：1,1總記錄數：3資產名稱資產端號資產類別資產型號領用人領用時間登記人登記時間kkkkkkk般資產kk管理員2010-5-26蘇曉2010-5-26資產名稱X01254689固定資產0aiifTiiri2010-5-27羅旭2010-5-27ertert固定資產ert黃燕2010-5-26蘇曉2010-5-26圖4.6.2-1資產管理資產類別：一請選擇一資產名稱：資產編號：睡）闞0 IH跳轉 E 頁號：1/口總記錄數：田資產名稱資產編號資產類別資產型號領用時間登記人登記時間圖4.6.2-2資產查詢1.6.3辦公用品管理辦公用品管理提供辦公用品的登記、領用、退還等功能，各項功能類似于資 產管理

13、模塊。1.6.4值班管理值班管理建立單位每周的值班表，系統將值班活動納入到值班人的任務列表 中，并發送郵件通知值班人。圖4.6.4本周值班表1.6.5人事資料管理人事資料管理提供管理單位內部人事相關信息的功能，包括人員信息的新 增、修改、刪除、查詢功能，并且可以管理人員的勞動合同記錄。1.7輔助辦公1.7.1通訊錄通訊錄由用戶自己維護，用戶維護后系統將最新的通訊錄進行發布，所有用 戶可以查看通訊錄。圖4.7.1通訊錄1.7.2通知公告通知公告提供新建、修改、審批、發布的功能，具有權限的用戶創建通知后，經審批部門進行審批，發布后所有用戶可以查看到相關通知公告。擇工作流模板審批 隕集反憒使用此網頁

14、可為此列表設置工作流。鍵入此工作流的唯一名稱:名稱鍵入此工作流的名稱。該名稱將用于向此列 表的用戶標識此工作流。諷明：使用“任務”列表可跟蹤您或您的工作組需要 完成的工作。諷明：工作流的歷史記錄列表。0允許由擁有端輯項目權限的已驗證用戶手動啟動此工作流。要求擁有管理列表枳限，以便啟動此工作流。工作流選擇要添加到此列表的工作流。如果沒有顯 示所需的工作流模板，請與管理員聯系，以 便將其添加到網站集或工作區。選詛明：通過允許參與者決定保持或刪除過期文檔，A 而對文檔過期和保持期進行管理。啟動迭項指定可以.啟動此工作流的方式。任務列表選擇要與此工作流一起使用的任務列表。您 可以.選擇現有的任務列表，或者請求新建任 務列表。選擇任務列表任