1、.稱號會議預備作業指點書編號編制/修正部門審核版本頁碼第 PAGE 5 頁 共 NUMPAGES 5 頁所屬流程：.；會議預備作業指點書目的明晰會議預備任務的本卷須知，協助 會議組織者勝利進展會議預備。范圍集團開展管理部、總部各職能部、各地域公司職責集團開展管理部擔任制定本指點書，各職能部和地域公司遵照執行。會議預備任務程序對一次會議而言，高效的會議其真實正式宣布開場之前就開場了，可見會議預備任務的重要程度。4.1、確定能否真的有必要開會 一次高效會議的第一步預備任務是確定能否真的有開會的必要性。這一步確定任務的作用相當于一個“挑選器，使那些沒有必要開的“會議提早落選，從而為高效會議的產生把好

2、第一關。4.1.1、無需開會的“五個假設 假設還有比開會更好的方法，即假設可以經過一些看似原始的方法到達與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打或發郵件等，這些方式簡約有效，對于一些問題的處理具有經濟適用的優勢。 假設他是獨一可以做決策的人，那么一定不要浪費本人和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。首先，由于他人的參與能夠只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由他做出，就無需聚集他人集團討論，結果又全盤推翻他人的意見，這種做法既不利于處理問題，又容易令本人墮入為難境地。 假設會議本錢過高。會議本錢是一個不容忽視的問題，一定要做好會議本錢的預算，不能用高昂的會議本錢來換取某些會議的發生，

3、由于長此以往公司必然會不堪重負、得不償失。 假設曾經按慣例每周聚會。 假設沒什么特別的事情需求討論。4.1.2、必需開會的“五個假設 “聽取部門匯報任務最好采用會議的方式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于方式，容易使公司上下構成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內部缺乏溝通，問題和建議無法暢順流通。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報任務，使各種信息在公司內部高效流通。 采用會議的方式表揚或批判，有利于充分發揚表揚或批判的作用。在大會上當眾表揚“明星員工可以樹立標桿，充分發揚典范的好作用，有效推進競爭；當眾批判某些情節嚴重的錯誤行為，有利于警醒員工，

4、防止類似事情再度發生。 當他給某一個工程小組，或者給他的部門分配義務時，最好用會議的方式，而不宜采用郵件或者其他書面方式。由于分派義務意味著要到達團結上下、協作完成義務的目的，只需經過會議把義務公共化、明確化，才干促進協作，從而保證義務的及時完成。 必需把信息同時傳達給很多人。 要讓他人參與決策以集思廣益。4.2、計算會議本錢 會議本錢包括時間本錢、直接會議本錢和效率損失本錢3種，會議本錢是非常可觀的一筆數目，不能等閑視之。在每次決議開會前，把以下三種本錢思索一下，并大致算一下，也許會令他改動主意。4.2.1、會議的時間本錢 會議的時間本錢 = 參與會議的人數與會者的預備時間與會者的游覽時間會

5、議組織者預備時間 假設時間本錢不太直觀，可以將其轉換成金錢本錢，即開會的時間本錢參會者平均時薪。4.2.2、直接的會議本錢 直接的會議本錢 = 會議設備租用費與會者的差旅食宿費文件預備費4.2.3、效率損失本錢 開會時，主管人員必需分開本人的崗位，這有能夠呵斥公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而呵斥的損失，就是效率損失本錢。效率損失本錢包括以下三種情況： 因不能及時接聽重要客戶的而損失一筆生意； 不能及時處置客戶的贊揚而得罪一批客戶； 不能及時處理本人管轄范圍內的突發事件而停工停產。4.3、確定會議的各項預備任務就緒根據會議預備核對單檢查能否有脫漏的事項；根據高效會議預防性管理措施進展核

6、對會議預備情況。詳見作業表單。4.4、會議議題、議程、文件報告的預備4.4.1、議題預備環節會議的議題預備是非常重要的環節，會議效率不高和會議流于方式根本上都有會議議題預備不充分相關。會議召集人必需對會議的議題預備擔任，擬定總議題、分議題，并根據重要程度安排各個議題的討論時間。4.4.2、議程安排確定各個分議題的討論時間、安排順序、主持人，即會議的議程，會議議程以打印會電子文檔方式分發到每個參會人手中。4.4.3、確定會議記錄人根據會議的規格和詳細要求，比如說議題范圍、專業程度、嚴密級別選定條件適宜的會議記錄人。4.4.4、會議文件預備通知各項文件資料預備的擔任人，讓其清楚需預備資料內容、篇幅

7、、質量、以及完成時間通知和聚集人，并有專人進展跟蹤資料預備情況，保證在會議召開前保質保量完成一切所需文件資料的預備任務。大型會議可成立會議籌備組，由籌備組來跟蹤和督辦會議文件的預備。需在會前討論的文件和資料，應另行書面通知文件討論稿完成時間、討論時間、討論地點、參與人員。4.5、選擇最恰當的決策方式 在議題預備環節，召集人還必需為需求表決的議題選擇最恰當的討論和表決方式，選擇的原那么是基于議題的重要程度、緊急程度、議題涉及范圍、決策的影響層面。通常根據對提案的支持程度，可分為權威決策、少數服從多數決策、共識決策和無異議決策四種。召集人可根據議題選擇最小目的，即最小支持率必需到達多少才經過。 4

8、.5.1、權威決策 權威決策出現于最高掌權者具有決策權和否決權，一方面做出決議時。適宜運用：當組織授權團隊指點人做最終決策并全權擔任時。 不宜運用：當團隊指點人希望團隊成員接納并支持某項決策時。優點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最適用；在權益界限明顯的地方最有效。缺陷：雖然可迅速做出決策，但實踐支持和執行建議也不易；當復雜性增高時，權威決策的質量會由于思索面不寬而遭到影響。4.5.2、少數服從多數決策 少數服從多數決策出現于多數成員贊同議案時，它以民主原那么為基礎。適宜運用：當時間有限，而決策結果不會對反對者呵斥消極影響時。 優點：允許絕大多數人對問題發表本人的意見。決議可經過簡單唱票，相

9、對迅速和高效做出。缺陷：投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項決議的質量和執行。投票容易導致勝負之爭，輸方將難以盡職和投入。4.5.3、共識決策 共識決策出現于一切成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。共識決策提供一種反映一切成員想法的全面處理方法，可以提高成員實施決策的積極性，表達平等之風。但假設斷策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧時，決策就難以構成。優點：保證一切問題和思想得到公開爭辯，每個團隊成員有時機發表意見。復雜的決議經過沉思熟慮，從而產生高質量的決議。缺陷：達成一致需求相對長的時間，并具有挑戰性。而且需求大量的溝通、耐心的傾聽并了解他人觀念；為確保一切團隊

10、成員有時機發表意見和分享其見解，會議上，必需進展有效的推進。4.5.4、無異議決策 無異議決策產生于一切成員對某項提議完全贊同時。當提案非常重要，要求一切成員達成完全一致時，團隊應做出無異議決策。然而，由于沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會破費很長的時間。而且無論團隊具備什么樣的閱歷，達成無異議決策都很高。4.6、會議主持人的預備任務會議支持人能夠是會議召集人，也能夠是會議指定的主持人，主持人必須在會前對會議的議題、議程、希望達成目的、表決方式、主要參會者能夠的態度都心中有數。會議主持4.6.1、主持人的四個預備任務：設定溝通目的、制定行動方案、預備能夠的爭論、進展SWOT分析。4.6.2、SWOT分析 本身Strengh優勢Weakness優勢