1、行政秘書學原 理 篇 第一章 行政秘書學的基礎知識第一節 秘書與秘書學第二節 秘書機構第三節 秘書工作第四節 秘書的職業道德和能力結構第五節 秘書與領導章節安排 第一節 秘書與秘書學一、秘書的定義及分類 1、“秘書”詞義的演變（1）宮中秘藏之書（2）輔臣（3）行政職業（4）社會職業 2、秘書的定義 所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務是在認可的職權范圍內，提供輔助工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。從事辦公室程序性工作，協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員 2003秘書職業技能標準 3、秘書的職業特點 1.直接性2.穩定性 3.知

2、識化4.年輕化 5.女性化 4、秘書的分類 橫向分類 按單位性質不同機關秘書，企業秘書，私人秘書，商業秘書，涉外秘書。 按工作內容不同行政秘書、機要秘書，文字秘書，教學秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫學秘書，法律秘書等。按服務對象不同公務秘書、私人秘書。 縱向分類（層次）高級、中級、初級 我國黨政機關秘書 高級秘書： 秘書長、辦公廳（室）主任。一般是省、廳兩級的秘書人員。中級秘書 ：辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。一般是處、科兩級的秘書人員。 初級秘書：是指在辦公廳（室）、秘書處（科）內從事文件收發保管、打字、印校、接待、聯絡、會務工作和辦理其它事務工作的人員。

3、企業秘書高級秘書：包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。這是處于高級領導層的要職，這是秘書職位的頂點。要求有長期的相關工作經歷，良好的外語條件，良好的溝通能力、協調能力、判斷能力和預見能力而具備這些條件的人才更是鳳毛麟角。中級秘書：包括部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經理秘書。權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在2535歲左右。初級秘書：包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。職責一般比較單一，技術含量較低，薪金相對低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。企業秘書的各種類型總經理行政助理Execu

4、tive Assistant Manager 總經理助理Assistant to General Manager總經理秘書Executive Secretary 總經理秘書Secretary to general Manager 行政秘書Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 機要秘書Secretary 接待文員Clerk 企業部分秘書崗位工作職責 【辦公室主任崗位職責】1.領導辦公室工作并具體主持行政事務工作；2.召集公司辦公室每周例會,制定每周工作計劃;3.審核批準公司1000元以下行政費用開支報告;4.審核上報公司1000元以上行

5、政費用開支計劃;5.負責公司防火防盜及交通等安全管理工作;6.公司員工及住房管理;7.對外經濟合同的審核簽章及公司法律事務協調;8.總經理辦公室人員編制管理;9.對外聯系的工作計劃制訂與實施. 【行政主管崗位職責】1.按合同實施物資采購和小型用品采購;2.員工午餐的具體安排;3.電話費繳納;4.環境衛生管理;5.外來賓客的住宿安排;6.車輛年檢、年審、保險、維修的具體辦理及與管理部門聯系；7.辦理公司員工暫住證及與治安委員會聯系。8.其他工作配合。 【前臺文員崗位職責】1.交換機電話轉接；2.傳真收發與登記；3.前臺接待、登記；4.來賓引見、招待、接送；5.打印監督與考勤匯總；6.請假及加班申

6、報單的保管、匯總、造表；7.鎖門、電梯管理、檢查燈光和門窗；8.報刊函件收發及報紙的整理保管。 1、秘書學的學科發展全國性秘書雜志目錄 秘書工作（中共中央辦公廳秘書局編） 秘書（上海大學編） 秘書業務（中共廣東省委辦公廳） 秘書之友（蘭州大學） 秘書界（成都市秘書學會編） 秘書學研究（江漢大學編） 文秘（沈陽大學編） 秘書學刊（鄭州秘書專科學校編） 二、秘書學的學科發展與研究對象2、秘書學的研究對象“秘書工作”說“輔助管理”說“對象多元”說“秘書活動”說秘書學的研究對象=秘書工作+秘書人員3、秘書學的學科特征秘書學是研究秘書工作規律及其應用的學科。 其學科特征體現在： 1）知識的綜合性（與管理

7、學、 領導科學、文書學、檔案學、寫作學、信息學、公共關系、心理學等學科有著密切的關系 ） 2）理論的應用性 3）學科的群體性（理論秘書學、應用秘書學） 第二節 秘書機構一、秘書機構的概念 廣義的秘書機構，是指具有參謀助手、溝通協調、督促檢查的等功能，并為領導工作和機關工作服務的辦事部門 。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、文書、調研、信訪、行政、督查、接待和值班等部門。秘書機構圖辦公室（主任、副主任） 調研科室 秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室 機要科室 狹義的秘書機構，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領導機關及其負責人辦理秘書業務的部門，如秘書局、秘書處、秘

8、書科等。是直接為領導工作服務的辦事部門。 秘書機構圖辦公室（主任、副主任） 調研科室 秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室 機要科室 秘書部門無論是在黨政機關還是在企事業單位，都是直接為單位領導層服務的。它處于承上啟下、協調左右、溝通內外的樞紐地位。如圖 ：二、秘書機構的地位、性質與作用1、秘書機構不是決策機構，而是輔助決策機構2、秘書機構不是職能部門，而是綜合協調機構3、秘書機構不是延展性機構，而是相對封閉機構4、秘書機構不是“前臺”機構，而是“幕后”機構秘書機構的地位 秘書機構的性質 秘書部門是領導的左右手，必須保守機密；秘書部門是輔助機構，而不是權力機關；秘書部門是綜合辦事部門；秘書

9、部門是服務、協調部門。秘書機構的作用 1、組合作用 2、樞紐作用 3、過濾作用1、助手2、參謀3、樞紐4、協調5、保密6、公關三、秘書機構的職能（一）因人分設制（A為主要領導者；B為分管領導者；c為辦公部門領導者； 未標序數的D為綜合機構，標有序數的D為其他秘書機構； 橫虛線以下為辦公部門）四、秘書機構的組織模式及設置(二) 因事分設制圖 因事分設制模式圖(A為領導者；B為辦公部門；c為若干秘書機構) (三) 混合分設制案例：【國務院辦公廳】1998年：秘書一局，秘書二局 ，秘書三局，人事司，行政司，中辦國辦信訪局。國務院秘書長1名，國務院副秘書長5名。2008年：秘書一局，秘書二局，秘書三局

10、，人事司，行政司，國務院應急管理辦公室（國務院總值班室），督查室，電子政務辦公室，財務室（副司局級）。另外還包括機關黨委，離退休干部局。國務院秘書長1名、國務院副秘書長9名（含兼職）。1各級秘書工作機構 （1）中央機關的秘書機構 （2）省、市、縣級的秘書機構 （3）基層單位的秘書部門 2各類秘書工作機構（1）人民解放軍的秘書工作機構 （2）企事業單位的秘書機構 （3）民主黨派和人民團體的秘書工作機構3臨時秘書工作機構 各級各類秘書部門的設置中國2010年上海世博會組織機構1、集中式2、分散式秘書機構的布局方式（一）隊伍建設 1、保持相對穩定 2、提高綜合素質 3、優化隊伍結構 4、組建和管理秘書團隊年齡結構智能結構非智力因素情緒智商優秀的秘書團隊應具備的要素1、共同的目標2、互相合作，彼此認同3、責任心4、學習精神五、秘書機構的建設 （二）制度建設 1、秘書工作制度 2、管理制度：秘書的錄用、考核、獎勵、升降、培訓、交流等制度；工作責任制；目標管理制度。 你怎樣看待這兩個人的做法？ 某外企的兩個部門秘書同時去找總經理裁斷，這兩個秘書一個擬寫文書，另一個制作和發文。為了是把文件送過去還是過來拿，兩個人各執一詞。一個