1、電子公文管理(1)2022/7/29電子公文管理(1)第1頁，共51頁。第6章 電子公文管理本章學習要求:1了解電子公文的一般概念。2熟悉公文流程的定義方法，掌握收發文管理的基本操作。3 了解電子檔案管理。電子公文管理(1)第2頁，共51頁。第6章 電子公文管理教學內容:6.1 電子公文概述6.2 公文管理流程6.3 電子發文管理6.4 發文流程實例6.5 電子收文管理6.6 電子檔案管理結 束電子公文管理(1)第3頁，共51頁。6.1.1 電子公文定義 電子公文（Electronic official document）是指電子化的正式公文。 電子公文是指國家機構及其它社會組織在公務活動中為

2、行使職權、實施管理而在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的具有法定效用和規范體式的文件。6.1電子公文概述電子公文管理(1)第4頁，共51頁。6.1.2 電子公文管理 電子公文管理，遵循電子政務活動中產生的有價值的電子公文應歸檔的原則和歸檔電子公文應規范的原則，遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，確保歸檔電子公文得到科學保管和有效利用。6.1電子公文概述電子公文管理(1)第5頁，共51頁。6.1.2 電子公文管理 電子公文文檔一體化業務流程包括形成、辦

3、理、歸檔、保管、利用或銷毀五大部分，形成發文管理、收文管理和檔案管理三大塊。 電子公文管理中另一個重要問題就是公文留痕信息的管理。對于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內容，即修改內容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。6.1電子公文概述電子公文管理(1)第6頁，共51頁。6.2.1 工作流程概述 工作流程是指一個有始有終，工作狀態存在多個環節，各環節可來回往復進行的全部過程。工作流程分固定流程與可變流程兩類。 固定流程的特點是流程簡單、確定，涉及人員較少，流程的各節點固定。 可變流程的特點是流程復雜、多變，涉及人員較多，流程的流向、各節點都可以發生變化，因此

4、可變流程往往需要自行定義，也稱為自定義流程。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第7頁，共51頁。6.2.1 工作流程概述 公文管理流程分發文流程和收文流程兩種，一般都是自定義流程。 傳統的公文管理也是以流程的方式進行的，但傳播工作流程的介質是可見的紙介質。 OA系統上的公文管理中，其傳播工作流程的介質是不可見的電子信息，操作手段、方法與效果發生了根本的變化。 無論是公文管理流程還是其它可變的事務管理流程，在流程流轉前都必須通過流程定義。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第8頁，共51頁。6.2.2 流程名稱定義 流程名稱定義用于定義主流程名稱。由系統管理員完成。 登錄OA系統，單擊“系統維

5、護”|“系統設置”|“流程設置”|“流程名稱”進入流程名稱視窗。 單擊【新建流程名稱】按鈕，“流程類型”欄目里填“發文”，單擊【保存并關閉】按鈕返回。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第9頁，共51頁。6.2.3 待辦名稱定義 待辦名稱設定在個人首頁的“待辦事宜”欄里滾動顯示的內容。 系統管理員登錄OA系統后，單擊“系統維護”|“系統設置”|“流程設置”|“待辦名稱”進入待辦名稱視窗。 單擊【新建待辦名稱】按鈕，打開一個新建待辦名稱對話框，在“選擇類型”中填寫主流程名稱“發文” 。 待辦事宜域名對應表單中還有下列屬性：數據庫路徑、服務器名稱、主題、擬稿單位、狀態、校對、處理意見、預定時間。6

6、.2公文管理流程電子公文管理(1)第10頁，共51頁。6.2.4 套文模板定義 套文模板是指發文流程中公文最后成文時所套用的版式。套文模板在排版格式上應符合GB/T 9704-1999要求。 系統管理員身份登錄OA系統，單擊“公文管理”|“發文管理”|“套文模板”進入套文模板視窗。 單擊【新建套文模板】按鈕，彈出“套文模板”對話框。需要填寫包括“套文模板名稱”、“序號”、“套文文件頭”和“印發機構頭”四項。 “套文模板名稱”供流程中選擇時使用。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第11頁，共51頁。6.2.5 發文流程定義 發文流程定義是指定義流程中的每個節點名稱、流向、參加人員的部門和崗位、

7、職責等，它是公文流程管理中最重要的內容，流程定義得合不合理直接關系到流程運行結果，從而影響整個單位的工作效率。 發文流程定義由系統管理員完成。 登錄OA系統后，單擊“系統維護”|“系統設置”|“流程設置”|“流程定義”進入流程定義視窗。 單擊【新建流程定義】按鈕，打開一個新建流程定義對話框，流程定義包括三個部分：基本設置、流程設置和流程幫助。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第12頁，共51頁。6.2.5 發文流程定義 1. 基本設置 流程的基本設置包括流程類型、流程名稱、具有新建包含本流程設定的文檔權限的角色、發送時是否同時以郵件通知、具有本流程管理權限的角色等內容。 (1) 流程類型 流

8、程類型是指主流程名稱。 (2) 流程名稱 流程名稱在此是指子流程名稱。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第13頁，共51頁。 (3)具有新建包含本流程設定的文檔權限的角色 新建權限角色是指哪些部門及哪些崗位能夠新建本流程。 (4) 發送時是否同時以郵件通知 如果流程需要在發送給用戶審批的同時以郵件通知用戶，則選擇“是”，反之選擇“否”選項。 (5) 具有本流程管理權限的角色 管理權限角色是指哪些部門、哪些崗位、哪些人員能夠管理本流程。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第14頁，共51頁。 2. 流程設置 流程設置是流程定義的核心部分。流程設置包括“流程”、“人員”、“發送”、“控制”、“信

9、息”和“權限”五個部分。 (1) 流程 流程中需要確定流程節點數、節點名稱、后續節點及可操作選項內容，從而表示出流程審批的具體步驟。 設流程節點分別為：起草、審核、簽發、校對、套文、分發、歸檔共7個步驟，該流程的節點數為“7”，流程最后處理節點的后續節點為空或選擇“結束”，6.2公文管理流程電子公文管理(1)第15頁，共51頁。 (2) 人員 人員設置是針對流程審批過程中，需要指定處理人而設計的。該設置需要確定某節點是否需要指定處理人，若不指定處理人則該節點的處理人由前一個節點操作人員提交時動態選擇，若指定處理人則該節點只能由指定的人員處理，若指定處理人則還要確定是否單人處理。 (3) 發送

10、發送設置是針對流程審批過程中，需要指定發送對象與方式而設計的。該設置需要確定某節點“下一流程發送方式”、“發送條件”、“處理意見”、“主送”對象和“抄送”對象。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第16頁，共51頁。 (4) 控制 控制設置主要針對發送方式的范圍、形式和處理時間的控制處理。 處理人員范圍: 分別為部門和崗位。 并行或串行 “并行”表示處理順序沒有設定先后，誰先進入誰先處理；“串行”表示處理順序有先后區別。 多人處理時何時向下流轉 該項設置是指當多個處理人處理同一個流程節點時，需要確定在什么時候流轉到一個節點處理。 限辦時限 該項設置規定節點處理時限，兩個基本選擇項是“小時”或“

11、天數”。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第17頁，共51頁。 (5) 信息 信息是指處理人看到的與節點相關的信息。 節點幫助說明節點幫助說明是指每個環節處理時的幫助說明提示。 意見欄名稱 是指在處理流程中，各處理人提交時所填處理意見的欄目名稱。該名稱一般與節點名稱相關。 采用電子簽名 是指是否需要在填寫完處理意見后加上處理人自己的電子簽名。 “意見欄位置” 是指意見欄在文檔中的排列順序。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第18頁，共51頁。 (6) 權限 “權限”設置包括“短信通知”、“打印控制”、“取消任務”、“指定工作暫停”、“工作重送”、“動態用戶授權”、“禁止代理工作”、“編輯權

12、限”等8項，各項的含義明確。 3. 流程幫助 該功能是管理員設置完流程后編寫的幫助文檔，用戶在進行流程處理時可參考幫助了解流程詳細操作方法。6.2公文管理流程電子公文管理(1)第19頁，共51頁。6.2.6 收文流程定義 收文包括對來文（紙質或電子來文）進行登記、擬辦、批示、辦理、傳閱、入檔等環節，收文管理提供流程監控、查詢、統計、退回、督辦等監督管理手段來保障收文流程順利進行。 收文流程定義是指定義收文流程中的每個節點名稱、流向、參加人員的部門和崗位、職責等。 設收文流程的子流程是“通用收文”，包含6個節點分別是“收文登記”、“擬辦”、“局領導批示”、“承辦”、“收文分發”、“歸檔”。6.2

13、公文管理流程電子公文管理(1)第20頁，共51頁。 電子發文管理是指對一個文件從起草開始一直到歸檔的整個流程進行監控、查詢、統計、退回、督辦等監督管理，保障發文流程順利進行，發文管理是OA系統的基本功能。 一份發文在其生命周期中存在三種狀態，即起草狀態、辦理狀態和正式發文狀態，發文管理的各種操作使發文從一種狀態轉換到另一種狀態。6.3電子發文管理電子公文管理(1)第21頁，共51頁。6.3.1 發文操作 發文管理分為“在辦發文”、“異常發文”和“發文歸檔”三種形式。 在辦發文是指正在操作的發文，顯示發文的項目包括“擬稿日期”、“文件標題”、“狀態”、“處理部門”、“處理人”、“校對”、“擬稿部

14、門”。 異常發文是指發文在申請提交處理過程中，申請被“取消”或“暫?！钡犬惓Ｇ闆r的記錄，用戶可以根據情況點擊異常申請文檔恢復申請流程處理。 發文歸檔是指已正式發文的文件。6.3電子發文管理電子公文管理(1)第22頁，共51頁。6.3.2 發文草稿 新建發文是一份發文在生命周期中的開始，在“在辦發文”窗口單擊【新建發文】按鈕將啟動一份發文的生命航程。新建發文只有在保存之后，其生命才真正開始。 發文草稿的管理主要分兩種，刪除作廢的草稿或編輯后使其流轉，這些操作一般由具有權限的起草人完成。6.3電子發文管理電子公文管理(1)第23頁，共51頁。6.3.3 辦理發文 1. 簽收操作 簽收是指用戶接收文

15、檔，進入當前節點的工作狀態。 2退回操作 退回是指用戶將當前文檔退回給本流程的上一節點提交人。 3收回操作 收回操作是指在流程下一節點的處理人簽收之前，文檔的提交人收回該文檔。 4流程跟蹤 流程跟蹤顯示整個流程的流轉情況，主送與抄送人以及當前所處的狀態。6.3電子發文管理電子公文管理(1)第24頁，共51頁。6.3.4 正式發文 發文流程全部結束后，文檔進入正式發文狀態。處于正式發文狀態的文檔只能閱讀，不能作任何修改。6.3電子發文管理電子公文管理(1)第25頁，共51頁。 “海濱市統計局”下發標題為關于做好2007年人口變動、勞動力和群眾安全感調查各項工作的通知的文件，由辦公室具體辦理該發文

16、，采用已定義的“局內部發文”流程。6.4發文流程實例起草審核校對分發歸檔簽發套文電子公文管理(1)第26頁，共51頁。6.4.1 起草 1填寫文件頭 文件頭信息包括：當前狀態、文稿標題、擬稿部門、擬稿時間、密級、緊急程度、發文類型、擬稿人、校對、套文、分發、歸檔、文號、份數、主題詞、主送單位、抄送單位等。 2撰寫正文 啟動Word 軟件將寫好的發文草稿打開，在Word窗口中按【Ctrl+A】鍵選擇全文，按【Ctrl+C】鍵將所選內容復制到“剪貼板”中備用，打開起草的編輯窗，將已寫好的內容粘貼過來。6.4發文流程實例電子公文管理(1)第27頁，共51頁。 3添加附件 單擊【附件】按鈕，打開粘貼附

17、件對話框，單擊該對話框中的【瀏覽】按鈕，選取要添加的文件，單擊對話框中的【粘貼】按鈕，再單擊【提交】按鈕，附件被粘貼到發文草稿上。 4保存 單擊【保存】按鈕，撰寫的正文及添加的附件被保存起來。6.4發文流程實例電子公文管理(1)第28頁，共51頁。 5提交 發文草稿寫好后，單擊發文管理窗口的【提交】按鈕，彈出填寫處理意見對話框。 填寫意見后單擊【提交】按鈕，進入節點與處理人選擇對話框。 處理人選擇好后，單擊【確定】按鈕，發文結束“起草”狀態，進入“辦理”狀態的審核節點。6.4發文流程實例電子公文管理(1)第29頁，共51頁。6.4.2 審核 1簽收 進入發文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，正式對草

18、稿進行審核，發文管理窗口右上角的按鈕將變為【保存】、【流程跟蹤】、【幫助】、【退回】、【提交】、【關閉】。 2審核 審核主要是對發文草稿的內容、行文進行全面的審查，確定內容是否正確、全面，行文是否合理，根據需要對原文進行修改和補充。 3提交6.4發文流程實例電子公文管理(1)第30頁，共51頁。6.4.3 簽發 1簽收 進入發文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，對文稿進行簽發操作。 2簽發 簽發是局領導從政策的角度對發文作最后的審定，可根據實際情況對文稿作必要的修改。 3提交6.4發文流程實例電子公文管理(1)第31頁，共51頁。6.4.4 校對 1簽收 進入發文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對文

19、稿進行校對操作。 2校對 校對是對發文號作正式確認，對正文內容進行校對，修改文字上的錯誤，并對發文文件頭的其它屬性作最后的定稿。 3提交6.4發文流程實例電子公文管理(1)第32頁，共51頁。6.4.5 套文 1簽收 進入發文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對文稿進行套文操作。 2套文 套文是將發文的文件頭信息及正文內容填充到發文模板中，形成正式紅頭文件。 單擊【套文】按鈕，彈出套文模板選擇對話框，選擇“統計局發文模板”，單擊【確定】按鈕進入套文視窗。 在套文視窗圖中，單擊【生成打印件】按鈕，將生成發文的正式紅頭文件。 3提交6.4發文流程實例電子公文管理(1)第33頁，共51頁。6.4.6

20、分發 1簽收 進入發文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對文稿進行分發操作。 2分發 分發是指將正式紅頭文件發送給相關人員，分發的文件根據需要可以是打印的紙質文件也可以是電子文件。 發布：將正文的電子文檔向整個單位內部發布。 通過待辦事宜發布：有選擇地分發文件。 通過郵件發布：有選擇地分發文件。系統以電子郵件的形式通知所選對象。 3提交6.4發文流程實例電子公文管理(1)第34頁，共51頁。6.4.7 歸檔 1簽收 2歸檔 歸檔是指將發文作為正式文件管理，并移交檔案室，歸檔的發文不能再作任何修改。 3提交6.4發文流程實例電子公文管理(1)第35頁，共51頁。 電子收文管理是指對一個收文從登記開

21、始一直到歸檔的整個流程進行監控、查詢、統計、退回、督辦等監督管理，保障收文流程順利進行。 收文三種狀態：收文草稿狀態、辦理狀態和正式收文狀態。 典型的收文管理流程： “收文登記”、“擬辦”、“領導批示”、“承辦”、“收文分發”、“歸檔”六個環節。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第36頁，共51頁。6.5.1 收文操作 在辦收文是指正在操作的收文； 異常收文是指收文在申請提交處理過程中，申請被“取消”或“暫停”等異常情況的記錄，用戶可以根據情況點擊異常申請文檔恢復申請流程處理。 收文歸檔是指已正式收文的文件，主要用于閱讀已有的正式收文。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第37頁，共51頁。

22、6.5.2 收文登記 收文文件頭的內容包括：當前狀態、標題、登記人、登記日期、登記部門、收文類型、來文單位、收文流水號、來文字號、來文日期、密級、緊急程度、主題詞等。 正文部分填入來文內容。若收文是電子版的Word文檔，則可直接將文件內容拷貝到正文欄內，若是其它格式的文檔且不能轉換為文本格式，則視原文的長短而定，若原文不長，可人工錄入，若原文太長，則可將其作為附件處理。若收文是紙質文件，則先將其掃描成電子文檔作為附件處理。 操作選擇：保存、提交、附件、關閉。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第38頁，共51頁。6.5.3 辦理收文 擬辦人進入收文管理-擬辦窗口。 單擊【簽收】按鈕，單擊“展開

23、信息內容”對收文進行閱讀，單擊文件名稱可對附件進行閱讀。單擊【存儲文檔】按鈕，可把當前收文存在到“個人文件柜”或“單位文件柜中”。 單擊【提交】按鈕，擬辦人填寫擬辦意見，選擇下一節點“領導批示”。 批示人操作，承辦人批示人操作，收文分發人操作，歸檔人操作。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第39頁，共51頁。6.5.4 正式收文 正式收文是指已歸檔的收文。若歸檔人還未對其進行分類歸檔，則正式收文的文檔名稱顯示在檔案管理-未分類文檔-收文文件窗口中供單位所有用戶查閱。 對于已分類歸檔的正式收文，一般人員應在“已入卷文件-收文文件”窗口中查閱。6.5電子收文管理電子公文管理(1)第40頁，共51

24、頁。 電子檔案管理是指對各種電子文檔進行管理，在OA系統中電子文檔包括發文歸檔的文件、收文歸檔的文件及會議歸檔的文件； 檔案管理分為兩個方面：即文件管理和文件借閱。6.6電子檔案管理電子公文管理(1)第41頁，共51頁。6.6.1 基本操作 單擊“檔案管理”|“檔案管理”進入檔案管理視窗。 “未分類文檔”：從公文管理流程轉入的收文或發文文檔，還未作分類處理。 “待入卷文檔”：已作分類處理，還未入卷的文檔。 “已入卷文檔”：已作入卷處理，還未組卷。 “收文文書檔案”：收文組卷處理。 “發文文書檔案”：發文組卷處理。 “文檔序號設置”：設置發文和收文的順序號。 “檔案借閱”：審批檔案的借閱事項。6

25、.6電子檔案管理電子公文管理(1)第42頁，共51頁。6.6.2 檔案歸檔 檔案歸檔操作可分為四個步驟：分類入卷組卷登記案卷目錄。 1分類 單擊“檔案管理”|“檔案管理”|“未分類文檔”|“發文文件”進入發文文檔列表視窗。 雙擊選中的文件標題，在“收文分類”欄內填寫“統計局發文”，單擊【保存】按鈕，該正式發文文檔將從“未分類文檔-發文文件”列表中消失，加入到“待入卷文件-發文文件”的相應文件分類中。6.6電子檔案管理電子公文管理(1)第43頁，共51頁。 2入卷 單擊“檔案管理”|“檔案管理”|“待入卷文檔”|“發文文件”進入發文文檔列表視窗。 雙擊選中的文件標題，打開文檔閱讀界面。單擊【入卷

26、】按鈕，打開發文卷內目錄表單。表單的內容包括順序號、文件分類、年度、標題、責任者、文號、文件頁數、日期、全宗號、備注和發文內容。 單擊【保存與關閉】按鈕，“待入卷”狀態變為“已入卷”，“待入卷”中的文檔自動消失，該文檔出現在已入卷文檔的發文文件列表中。6.6電子檔案管理電子公文管理(1)第44頁，共51頁。 3組卷 單擊“發文文書檔案”，展開目錄為“卷內目錄匯總”、“目錄未組卷”、“目錄已組卷”、“卷內文件目錄”及“案卷目錄”。 單擊“發文組卷”，打開“發文卷內目錄文件”表單。 單擊【選擇組卷文件】按鈕，彈出文件選擇對話框，選中組卷的發文文檔。 單擊【確定】按鈕返回, 單擊【保存并關閉】按鈕完成組卷操作。 文檔狀態由“未組卷”變為“已組卷”，同時生成卷內