1、辦公室工作實務 會說 會寫 會做事 會做人 辦公室文書管理 學習目標 知識點 1、了解文書管理的內容和要求 2、了解公文的行文制度 3、掌握公文處理的程序與方法 4、掌握文書的立卷歸檔的方法 能力點 1、具備辦公室文書處理的能力 2、掌握文書的立卷歸檔的工作技能 素質點 1、培養恪盡職責、嚴守機密的職業道德素養 2、養成嚴謹、規范的文書處理工作習慣 3、培養求真、務實的職業素養會說 會寫 會做事 會做人Company Logo會說 會寫 會做事 會做人 文書 立卷歸檔Company Logo 情景案例 某汽車銷售公司的檔案管理人員小肖在文書立卷歸檔過程中發現上次公司大型車展活動中的文件缺少一些

2、新聞報道和相關圖片，邀請的上級領導的講話稿也不見了，同時還有些重要的機密文件跟一般文件放在一起。幾經查找，她將文件收集齊全，并且將機密文件和一般文件進行了分開處理。事后她將發現的問題寫了份報告交給領導，分析文件收集不全以及機密文件與普通文件的混雜原因，據她分析文書歸檔出現遺漏的主要原因有：一是有些承辦人員不愿意將自己認為有用的文件歸檔，擔心用起來不方便；二是一些文書人員未按歸檔范圍收集文件；三是公司內部未進行立卷分工，存在遺漏立卷和重復立卷的情況。另外在區分機密文件與普通文件的問題上主要是歸檔人員沒有注意保管期限的劃分標準，針對這些現象她提出了一些合理化的建議，受到了領導的表揚。 會說 會寫

3、會做事 會做人Company Logo項目任務 1、針對該汽車銷售公司文件出現的缺失和遺漏情況，你認為該怎樣補救？ 2、根據肖秘書分析的原因，你以后打算怎樣做好文書的立卷歸檔工作呢？有何建議？會說 會寫 會做事 會做人Company Logo 任務分析 文書的立卷歸檔是檔案管理工作中一個十分重要的環節，它直接決定了檔案的案卷質量，而案卷質量的高低又最終決定著檔案的檢索、利用和信息資源的開發。上述案例提到的某汽車銷售公司之所以會出現文件缺失和遺漏情況，就是因為單位的文書立卷歸檔工作沒有做到位。實際上，文書的立卷歸檔就是對檔案進行收集和鑒定，這是檔案工作的基礎。案例中的肖秘書在整理文書時就發現了公

4、司的文書在收集方面出了問題，但是她能及時進行收集補充，找全了資料，避免了檔案不全的錯誤，這也提醒辦公室秘書人員以后對于所有需要歸檔的文件應該在第一時間歸檔，以免出現遺漏遺失。在歸檔的時候注意要按照公司相應的文書歸檔分類方法進行，雖然文書歸檔有通用的方法和原則，但是鑒于每個單位的不同實際情況，需要歸檔文書的范圍、內容、分類方法、保管期限也隨之不同，這就需要文秘人員在文書立卷歸檔時首先要熟悉公司有關工作流程，掌握文書立卷歸檔的分類方法，列出準確的文書檢索條目，為文書的檢索利用提供及時的信息。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo文書立卷歸檔的概念會說 會寫 會做事 會做人 什么是“卷

5、” 立卷的“卷” ，即案卷，也稱“卷宗”，指有關某一問題或某一工作活動的系統的、具有密切聯系的文件材料的組合體Company Logo文書立卷歸檔的概念會說 會寫 會做事 會做人 什么是“立卷歸檔”是對已經辦理完畢的文書材料，挑選其有保存價值的，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。Company Logo文書立卷歸檔的概念會說 會寫 會做事 會做人 文書管理內容文書立卷歸檔文件的管理(檔案管理)文書的利用(檔案管理)發文處理收文處理包括對應立卷文件材料的收集、立卷和歸檔等諸環節包括對所有即將發出公文的擬稿、核稿、簽發和發放等諸環節包括對所有收到公文的登記、擬辦、承辦和催辦等諸環節

6、立卷是文書辦理過程的最后環節也是現行文件轉化為檔案的必經步驟Company Logo文書立卷歸檔的作用會說 會寫 會做事 會做人 有利于今后的查找利用有利于文件的完整安全為檔案管理奠定基礎 對文件進行系統的收集整理，有規律地排列與組合，并且編制詳細的檢索目錄，這就為今后的查考和利用提供了方便 立卷過程中，在收集齊全的基礎上，按一定的方法，將一份份文件組成案卷，加上封皮裝訂成冊，這就保證了文件的完整性，使之不易在查考利用中磨損和丟失，也維護了文件的安全 高質量的文書立卷，能為檔案管理打下基礎，使檔案充分發揮歷史憑證作用，為將來的工作提供服務Company Logo需要進行立卷的文書材料 會說 會

7、寫 會做事 會做人公司企業任何文件材料都要立卷嗎? 確定立卷范圍之必要性要了解哪些文件材料該立卷，哪些不要,劃定文書材料立卷的范圍目的是保證確有查考價值的文件能齊全完整地立卷保存，把沒有查考價值的文件剔除出去既避免遺漏主要文件，又不使案卷重復和龐雜臃腫工作中形成的文件材料很多，需要立卷歸檔的只是其中的精華，并非有文必立卷Company Logo需要進行立卷的文書材料 會說 會寫 會做事 會做人 需要立卷的文書材料本單位的文書材料為開展工作而發出的請示、報告、通知、決定、條例和規定等有關文書材料的原稿、正件、附件和重要修改稿等；為開展工作而形成的只供單位或者部門內部執行和參考的各種計劃、總結、調

8、查報告、制度、守則、統計表和情況反映等文書材料的原稿、正件、重要的修改稿；會議中的工作報告、講話、會議紀要、會議記錄等各種文書材料的原稿、正件、附件和重要的修改稿；上級來文上級單位發來的通知、決定、批復、計劃、規定、命令等指令性和指導性的文書材料，一般需要正件；從上級開會帶回的需要單位貫徹執行的有關文書材料；下級呈文下級單位的報告、統計報表等重要文書材料；同級函件與同級或者其他單位為聯系工作或共同工作所形成的函件、合同、協議書等文書材料的原稿和正件；其它其他如反映單位歷史沿革、重要活動的大事記、剪報、照片、錄音帶、電報等。Company Logo不需要收集和歸檔的材料 會說 會寫 會做事 會做

9、人 需要立卷的材料范圍不好 記憶，不需要收集和立 卷的材料范圍很好掌握！ 不需收集立卷的材料1、重份文件（特別重要的文件保留兩份，其他只需一份）。2、無參考價值的臨時事務性文件，如一般的會議臨時通知、洽談工作的介紹信、節假日放假通知、值班安排等。3、未經簽發的文書草稿，一般文件的歷次修改稿。4、無特殊保存價值的信封，一般性的詢問、表態的群眾來信。Company Logo文書立卷歸檔的要求會說 會寫 會做事 會做人 1、 2、 。 3、。 1.嚴格管理制度對于各類收集來的文件材料實行收發登記制度和立卷歸檔制度，認真做好文件材料的登記、核實、檢查工作，對不需要歸檔或不符合要求的文件及時進行清退。2

10、.注意文書資料完整收集文件材料時，要留心收集散落在個人或部門手中的零散文件，盡量保存原件，以保持歸檔材料的的完整性3.保證立卷文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用 Company Logo文書立卷歸檔的工作程序編制案卷目錄立卷的準備集中文件組卷調整類別案卷排列會說 會寫 會做事 會做人裝盒 歸檔 1、編制立卷類目2、平時的歸卷Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 立卷的準備 立卷類目 也稱立卷計劃、立卷方案! 編制立卷類目 是一年的實際文件沒有形成以前，單位各個部門在每年初根據本部門工作活動的規律，預計該年度可能形成文件的類別和數量，主要依據各部門文件材

11、料的歸檔范圍，事先擬制出來的歸卷條目，作為平時文件材料立卷的指南。01立卷類目主要由類名和條款兩部分組成Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 類名。即類別，是綜合概括歸卷文件的類屬名稱，如組織類、宣傳類、工交類、城建類、財貿類、文教類、綜合類等。 條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標題。 條款順序排定以后，依次編上順序號。如第一類第一條為“11”、第二類第二條為“22”等等。 如：宣傳類 “11” 長沙民政學院歷年校園文化節文件 “12” 長沙民政學院歷年職工文化活動文件 立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時文件歸卷的“索引表”，

12、指導文件“對號入座”。 每一條款準備一個卷盒（或卷夾），將立卷類目中的條款和順序號打印在紙條上，貼在準備好的卷盒背上。卷盒按條款的順序排放，平時文件處理完畢后，秘書人員即可將文件“對號入座”歸入相應的卷盒內，并在收（發）登記簿上注明文件存入的卷號，以備查找。 Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 立卷的準備平時歸卷工作 指單位的秘書依據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。 注意做好文件材料的收集工作； 對已經歸卷的文件材料，要進行定期檢查和調整； 事先預編的立卷類目，要注意調整修改； 可以確定組卷的，也可以提前進行編目裝訂； 一

13、些文件不便歸卷，可單獨設立一個卷夾，注明“待歸文件”02Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 03集中文件 文書立卷的第一個程序就是在年終或第二年上半年，將單位組織在本年度或上一年度所形成和運轉的文書材料中需要立卷歸檔的部分全部擺放在一起，以便及時發現遺漏或者不齊全的部分，一旦發現，則要立刻收集補充，確保立卷文書材料的齊全完整。在平時公文辦理完畢后，應當及時將公文定稿、正本和有關材料交本部門文秘人員整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 04調整類別 在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材

14、料，進行適當地調整，并且最后確定組合案卷的一項工作 具體而言，調整類別就是按照文書的來源、內容、時間和形成的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系。其原則就是要把立卷文書分門別類，更加具體更加細致化。按時間分類按組織機構分類按問題分類分類的方法Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 年度歸類法就是把文件資料按照時間來區分，每年的1月1日至12月31日為一年，所有這一年內形成的各類文件都歸為一類。但是由于各類文件在形成和處理的具體過程中的差異，造成同一文件存在兩個日期的現象，有的日期還可能不屬于同一年度，針對這種情況，一般采取如下辦法：一般文件以制發日期（落款日期）為準

15、，法律法規性文件以批準、通過或生效日期為準歸類。 某公司文件2003年2004年2005年2006年年度分類法Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 按組織機構分類最主要的是確定制發文件的單位或部門，誰制發了該文件，就歸入哪個機構當中。具體方法是： 對于一般文件，以文件上的發文機關標識歸類。 對于幾個部門共同承辦的文件，則歸入牽頭機構或最后經辦機構的類別中。 以單位名義召開的綜合性會議文件，歸入辦公室；以單位名義召開的專業性會議文件，歸入對口業務部門。 單位領導外出開會學習帶回的文件資料，歸入辦公室。 某公司文件辦公室生產部公關部財務室銷售部組織機構分類法Compan

16、y Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 問題歸類法是相對比較復雜的一種，由于各單位性質的不同，文件的內容也不一致，因此在文件的歸類中可能會出現文件資料不易查找的現象，因此我們在具體的立卷歸檔中，要根據情況的需要，更進一步細分案卷。某公司文件銷售業績計劃總結工資業務培訓問題分類法Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 掌握六個特征 組卷法! 組卷 對應立卷的文書材料進行組卷，是立卷工作中的一個關鍵性環節，又是一個復雜的環節，需要考慮文書的不同特征和固有價值。文書的組卷過程是一個比較靈活的過程，不能夠只單純按照一個特征來組卷，有時候需要靈活的結合運用二到三個

17、特征來組立一個案卷。經過長期的工作經驗積累，出現了許多有效的組卷方法，這里主要介紹最常用的一種方法，即六個特征組卷法。05Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 所謂六特征組卷法指的是把文件分為作者、問題、時間、文種（名稱）、地區、通訊者六個方面的特征，文件之間如果在某些特征上有相同點，則表明它們之間存在一定的聯系，在歸檔時就把這些文件歸為一類。這些相同點可以是一個或多個特征，可以根據工作的需要靈活的組織搭配。其中最常用的是作者、問題兩個特征，通常會將這兩個特征與其他特征結合進行組卷，以方便查找文件。 Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人

18、如：公司2005年各部門工作計劃 作者 時間 問題 總公司關于員工業務培訓的方案、總結 作者 問題 文種（名稱） 2005-2007年文秘教研室會議記錄 時間 作者 文種 Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 按通訊者特征立卷實例 （1）化工大學關于王蘭工作調動的函 （2）工業大學關于王蘭工作調動的復函 （3）化工大學關于劉海工作調動的函 （4）工業大學關于劉海工作調動的復函 以上案例是按照文件的通訊者相同來立卷的，案卷的標題為：化工大學與工業大學關于王蘭、劉海工作調動問題的來往文書 Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 案卷排列 案卷在

19、存放的時候，需要考慮確定案卷的前后次序，以便更好理解案卷之間的邏輯聯系，方便查考。06 案卷排列法（1）按照案卷所反映的工作上的聯系排列。（2）按照案卷內容所反映的一定問題排列。 （3）按照案卷所屬的起止時間進行排列。 （4）按文件的作者、收發單位或部門以及內容所涉及的地區進行排列。 （5）按姓氏、漢語拼音字母等順序排列。 Company Logo小知識會說 會寫 會做事 會做人 按照文件的保管期限立卷：案卷的保管期限分為永久，長期，短期三種 凡是記載和反映本機關或者部門的主要職能活動和基本歷史面貌等的文件，有長遠的查考利用價值的文件，屬于永久保管類； 在相當長一段時間里開展工作，總結經驗需要

20、查考的文件，屬于長期保管類，時間大概在16年到50年； 其他一些只在短期內需要查考的文件，則為短期保管類，一般時間在15年以下。 Company Logo立卷歸檔的內容 2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人07編制案卷目錄 在案卷的開始，都需要有一個卷內文書材料目錄（卷內目錄），主要用以介紹卷內的文書材料內容，方便以后查找。一般卷內目錄需要包括：順序號，作者，文書材料標題，文號，文書材料日期，頁號以及備注。Company Logo立卷歸檔的內容 卷內目錄 會說 會寫 會做事 會做人 順序號 作者 標題文號（日期） 頁號 備注 1人事部關于調整工資結構的通知

21、*20053號 1-2 2 人事部 關于改革分配制度的通知 *200515號 3-4 3人事部 關于修訂*發放條例的通知 *200530號 5-8 4人事部 關于補辦醫保手續的通知 *200539號 9-12Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 裝盒 裝盒就是將已經整理好的文件按順序裝入檔案盒，并填寫封面、盒脊及備考表項目。 檔案盒封面應注明全宗名稱。檔案盒還應根據擺放位置不同，在盒脊上寫明全宗號、年度、起止件號、盒號等必備項，還可設置機構等選擇項。 08Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人 歸檔文件目錄封面 全宗名稱_ 年 度_保管期限

22、 機 構 件 號 Company Logo立卷歸檔的內容會說 會寫 會做事 會做人文件側脊標簽模板： 位置編碼部門名稱 小類名稱1-K-1人事處考 核Company Logo文檔的管理及查閱會說 會寫 會做事 會做人 1、文檔中的文件應每年清理一次。 2、新增的文件需要歸檔時，應依據其內容、文種等，將其歸入相應的文件夾，并及時在該類文件的首頁目錄中添加相關內容。 3、需查閱文檔時，可依據目錄指引找到該份文件。查閱完畢后，應依據文件的卷內編號，將其整齊地擺放至原位。Company Logo相關鏈接會說 會寫 會做事 會做人 什么是檔案立卷類目 立卷類目也稱立卷計劃、立卷方案，是各個部門在每年初根

23、據本部門工作活動的規律，預計該年度可能形成文件的類別和數量，主要依據各部門文件材料的歸檔范圍，擬制出來的歸卷條目，作為平時文件材料立卷的指南。 立卷類目主要由類和條款組成，每一條款準備一個卷盒（或卷夾），將立卷類目中的條款和順序號打印在紙條上，貼在準備好的卷盒背上。卷盒按條款的順序排放，文件處理完畢后，秘書人員即可將文件“對號入座”歸入相應的卷盒內，并在收（發）文登記簿上注明文件存入的卷號，以備查找。 Company Logo相關鏈接會說 會寫 會做事 會做人 以下是院系2004年檔案立卷類目的范例，院內各部門可根據本部門形成的文件材料的實際情況和歸檔范圍，制定自己的立卷類目 綜合檔案室 系（

24、院）2004年檔案立卷類目 黨群類（DQ） DQ11 黨務工作方面的文件材料（包括本系（院）黨總支、支部工作計劃、總結、報告、黨建工作和黨員獎懲材料） DQ14 學生思想政治工作方面的文件材料（包括本系（院）有關學生思想政治工作的計劃、報告、典型調查材料、學生政工人員名單） DQ17 共青團工作方面的文件材料（包括本系（院）團委、團總支的工作計劃、總結和開展重大活動的材料、團員名冊、聲像材料） Company Logo相關鏈接會說 會寫 會做事 會做人 教學類（JX） JX11-1 有關行政管理、教學管理的文件（包括本系（院）的計劃、總結、報告、規章制度和統計材料） JX11-2 有關教學改革

25、方面的文件材料 JX11-3 有關學生管理工作的文件材料 JX12-1 有關學科、專業設置和實驗室建設的文件材料 JX14-1 有關學生獎懲材料 JX15-1 有關教學與教學實踐的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理、實習、見習材料） JX15-2 有關教研室活動的材料 JX15-3 重點課程的試題庫 JX15-4 典型教案、課件 JX16-1 本科學生學位論文目錄及優秀畢業論文 JX17-1 有關畢業生工作文件材料 JX17-2 畢業生合影照片 JX18-1 院（系）各專業使用的教材目錄和自編教材Company Logo相關鏈接會說 會寫 會做事 會做人 聲像檔案類（SX） SX12 院系

26、重大活動形成的照片及底片 SX13 院系重大活動形成的錄像帶 SX19 院系重大活動形成的刻錄光盤 實物檔案類（SW） SW12 院系集體或個人獲獎的證書、錦旗、獎狀和獎杯 電子檔案類（DZ） DZ12 院系重要文件、重大活動刻錄的光盤 DZ13 院系重要文件、管理制度的磁盤Company Logo實踐訓練 課堂討論 1、什么是文書的立卷歸檔？ 2、文件歸檔的方法有哪些？ 3、文書立卷歸檔的程序是什么？ 4、文書分類的方法有哪幾種？ 5、什么是六特征組卷法？會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練 案例分析 漢陽紙品印刷有限公司羊城分公司在年底清理文件時，發現了這樣一些文件：

27、 漢陽紙品印刷有限公司員工考核制度 漢陽紙品印刷有限公司羊城分公司2006年生產計劃 漢陽紙品印刷有限公司羊城分公司關于加強安全生產的通知 漢陽紙品印刷有限公司關于元旦放假的通知 漢陽紙品印刷有限公司關于召開2005年終總結大會的通知 漢陽紙品印刷有限公司羊城分公司關于擴大2號生產線的請示 漢陽紙品印刷有限公司關于任命公司副總經理的通知 漢陽紙品印刷有限公司關于上半年生產銷售情況的通報 漢陽市紙品印刷有限公司羊城分公司關于組織參加總公司職工文藝會演的通知會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練會說 會寫 會做事 會做人分析與討論 請將上述材料調整類別，按相應的方法分類，并說明

28、理由。Company Logo實踐訓練會說 會寫 會做事 會做人參考答案 請將上述材料運用相應的特征進行立卷歸檔。參考答案： 第一組：（2）（3）（6）（9） 第二組（1）（4）（5）（7）（8） 寫出分類的方法，并說明理由參考答案： 上述材料主要包括倆個公司文件，一個是總公司，一個是分公司，所以第一層采用作者特征分類法區分，然后在相同作者情況下按照文種進行二次分類 Company Logo實踐訓練 楊睛是一名即將畢業的文秘專業的學生，為了更好的提高自己的實踐能力，她申請去系部檔案室幫忙整理檔案。第一天去檔案室，打開文件柜一看，發現里面塞滿了檔案盒，檔案盒外面還有很多散亂的文件，她隨手把這些散

29、亂的文件抽出來看了下，發現有以下幾份文件： *大學關于人事分配制度改革的方案（草案） *大學關于調整學位評定評委會組成人員的通知 *大學*學院關于增加實訓室的請示 *大學關于“十一”放假的通知 *大學*學院關于期末寒假及開學安排的通知 *大學關于做好2005級畢業論文指導工作的通知 *大學關于成立2006年招生工作領導小組的通知 *大學*學院關于組織開展學生技能大賽的通知 *大學*學院關于開展學生技能大賽的方案 *大學*學院關于開展學生技能大賽的總結 *大學關于實施崗位聘用方案修訂意見通知 *大學迎接省評估專家組來校指導工作的活動安排 *大學*學院2005年工作總結 *大學*學院2005年工作

30、計劃會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練會說 會寫 會做事 會做人分析與討論 1、哪些文件屬于歸檔范圍？哪些文件可以剔除？ 2、 根據六個特征立卷法，哪些文件可以組成案卷？ 3、所組成的案卷如何擬制案卷名？Company Logo實踐訓練會說 會寫 會做事 會做人 哪些文件屬于歸檔范圍？哪些文件可以剔除？ （1）（也可以歸檔）（4）不須歸檔，其他都要歸檔 根據六個特征立卷法，哪些文件可以組成案卷？ 第一層采用作者特征分類法區分：第一組（1）（2）（6）（7）（11）（12）第二組（3）（5）（8）（9）（10）（13）（14） 第二層在相同作者情況下按照問題特征進行二次分類，因為分析各組文件之間的特征，只有問題特征使這些