1、公文寫作格式及范例第一節 公文概述第二節 通知 第三節 報告 第四節 請示 第五節 函 第一節 公文概述 一、公文概念、特點和種類 公務文書簡稱公文，它是黨政機關、人民團體、企事業單位在行使職權和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規范格式的文書，是傳達政令，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況，聯系公務、記載工作活動的重要工具。 (一)公文概念(二) 、公文的特點作者的法定性文體的規范性語言的莊重性嚴格的程序性法定的權威性明確的公務性公文的特點第一節 公文概述 一、公文性質、特點和種類 (三)公文種類 1.2000年8月24日國務院發布的國家行政機關公文處理辦法規定，我國現

2、行行政公文為：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要共13種。 2.公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。 3.按內容及所限定的閱讀范圍程度，公文可分為秘密公文、普通公文。 4.按時限要求，公文可分為緊急公文和常規公文。什么是公文格式 公文格式，也稱公文體式。它是公文通用的紙張要求、印制要求及公文書面結構各組成要素排列順序和標識規則的總和。 這種格式是公文的形式標志，它不僅可以區別于應用文的其它文種，而且也表示出公文的法規性，使公文更好地發揮效用。二、公文的一般格式1.用紙格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白邊(天頭)空37m

3、m，訂口(左白邊)空28mm。 2.排版格式：正文使用3號仿宋體字。字形有小標宋體、黑體、楷體等。一般每面排22行，每行排28個字。3.印裝格式：左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。 4.書面格式 二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發1.眉首區：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等 2.主體區：公文標題、主送機關、公文正

4、文、附件、成文時間、印章、附注等 3.版記區：主題詞、抄送單位、印發機關和印發日期等二、公文的一般格式 (一)眉首包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等。 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發二、公

5、文的一般格式 1.公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發二、公文的一般格式 2.秘密等級和保密期限 ，表明“絕密”、“機密”和“秘密”。000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發二、公文的一般格式 3.緊急程度，標明“特急”、“

6、急件”。000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發二、公文的一般格式 4.發文機關標識 ，由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。 二、公文的一般格式 例如 上海金融學院文件中共中央文件000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發二、公文的一般格式 5.發文字號 ，由發文機關代字、年份

7、和序號組成。二、公文的一般格式 例如國發 2004 40號 機關代字年號序號滬金院發 2008 5號機關代字年號序號二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件 發號 簽發人 ： 關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發6.上報的公文需標識簽發人姓名 。此時發文字號居右側。二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印

8、發單位) 2年年日印發7.紅色反線 。二、公文的一般格式 (二)主體包括標題、主送機關、正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等。 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發1.標題，由發文機關名稱+關于+主要內容+的+公文

9、種類構成。發文機關、主要內容、公文種類稱為公文標題三要素，但不是所有的標題都具備三要素。二、公文的一般格式 例如中國銀行關于發現偽造人民幣的通報 發文機關主要內容文種關于召開教師節表彰大會的通知省略發文機關通告省略發文機關、主要內容二、公文的一般格式 病例部、 部、 部、 部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知 介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。二、公文的一般格式 從下面這句話中概括可以作為標題的主要內容： 某市人民政府對歷年來制定的

10、規范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件。概括為：廢止部分規范性文件二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發2.主送機關，即公文的主要行文對象。除直接面向社會發布的普發性公文外，一般都有主送機關。二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發3.正文

11、，是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。 二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發4.附件，是指隨公文轉發、報送的文件或資料。二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發此處的發文機關可以寫，也可省略。二、公文的一般格式 000001 機密年 特

12、 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發5.成文日期，公文生效的時間，一般公文以負責人簽發的日期為準 。二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發6.公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。 二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通

13、知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發7.附注是指需要說明的其他事項。 二、公文的一般格式 (三)版記包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期、版記中的反線、版記的位置等。 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2

14、. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發1.主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發2.抄送機關，是除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。 二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (

15、附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發3.印發機關和印發日期。印發機關是指公文的印制主管部門;印發日期以公文付印的時間為準。 二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章) (附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年月日印發4.版記中的反線 。版記中各要素之間加一條反線隔開，是為顯示各要素之間的區別。二、公文的一般格式 000001 機密年 特 急文件發號關于工作的通知(主送機關名稱)： (正文) 。附件：1. 2. (發文機關名稱) 二年月日(印章)

16、(附注：)主題詞：通知 抄送：，。 (印發單位) 2年年日印發5.版記的位置 。版記置于最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。 四、公文寫作要求據國家行政機關公文處理辦法第五章第二十五條規定，草擬公文應當做到如下事項：（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。（二）情況屬實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不由，字詞規范，標點準確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。（四）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層“（1）

17、”。必須使用國家法定的計量單位。（五）用詞用字準確、規范 文內使用非規范化的簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。 公文文體常識公文概說（概念、種類、特點）公文格式行文規則公文處理（任務、程序圖）書面格式、印裝格式排版格式、用紙格式行文關系行文方式行文原則本節小結節后復習題一份公文的主題詞位于公文的哪個部分？A眉首區B主體區C版記區D附注區 公文的標題必須包括（）A發文機關B主要內容C發文意圖D文種 部、 部、 部、 部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知 介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文

18、意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。第二節 通知 一、通知的適用范圍 通知，適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，發布規章，傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項，任免或聘用干部。 轉發和批轉性通知 1、轉發性通知：上級或同級的來文要傳達到下屬單位貫徹執行，需要用通知的形式，這種通知叫轉發性通知。其寫法一般有二種：其一是照轉照發。其二是除轉發文件以外，再根據本地區、本部門的具體情況，提出一些具體要求和希望。2、批轉性通知：上級領導部門轉發下屬單位的來文，如報告、請示、意見

19、等所用的通知稱為批轉性通知。有的照批照轉，有的加些指示性的意見。范例：上海市財政局關于轉發財政部關于印發基本建設財務管理規定的通知的通知滬財建2002189號國務院批轉國家土地管理局關于加強農村宅基地管理工作的請示的通知國發xx4號第二節 通知 二、通知的特點 通知是常用公文中使用頻率最高的文種。它有三個特點：使用范圍的廣泛性。 1 功能的多樣性。 2 明顯的時效性。3基本格式 標題：發文機關+事由+的+“通知”主送：正文：緣由和目的、通知事項、執行要求 落款：署名、日期第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(一)發布性通知的寫法1.標題 如：大學關于轉發國家教育委員會研究生學籍管理規定的通知

20、由發文機關+關于+發布(印發、轉發、批轉)+被發布文件標題+的+通知組成，也可省去發文機關名稱。 第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(一)發布性通知的寫法2.正文 發布性通知的正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、 “原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、 “參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。 第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(一)發布性通知的寫法2.正文 如：省人民政府同意省公安廳關于我省農村人口遷入城鎮落戶情況報告，現批轉給你們，請認真貫徹執行。 農村人口遷入城鎮落戶，是一項政策性很強的工作，是關系到全局

21、和群眾切身利益的大事。各級政府和有關部門要通觀全局，把有限的“農轉非”指標重點用于解決那些確需解決戶口的人員入戶問題。一些市、縣不考慮本地的實際情況和承受能力，盲目地把大批的農業人口“農轉非”，是非常錯誤的，必須堅決糾正。今后，各地應嚴格執行規定，從嚴控制，不得自立法規，擅開口子，隨意擴大“農轉非”控制指標。第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(二)指示性通知的寫法 1.標題 如：國務院關于堅決制止亂集資和 加強債券發行管理的通知 由發文機關+關于+主要內容+的+文種組成，也可省去發文機關名稱。第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(二)指示性通知的寫法 2.正文 由緣由、執行事項、執行要求三部

22、分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。執行事項要具體明確、條理清楚。執行要求主要對執行事項的檢查落實提出要求。 第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(二)指示性通知的寫法 2.正文 如：目前一些單位層層召開表彰大會，并借表彰會之機，巧立名目，濫發獎金實物，不僅浪費了國家資財，增加了財政負擔，而且敗壞了社會風氣，為了加強廉政建設，節約財政開支，各級國家機關采取不同措施加以糾正。市人民政府發出通知，要求各區、縣原則上不再召開表彰大會。確需召開的必須報經市人民政府批準，凡經批準召開的縣、區和各系統范圍的表彰大會，可發獎狀或口頭表揚，一律不得發獎金、實物、紀念品等。各級財務部門和財會人員必須實行嚴格的財經

23、監督。凡違反上述規定的，要追究領導責任，嚴肅處理。第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(三)告知性通知的寫法 如：為了全面推進素質教育，推動本地區教育事業的發展，在教師節來臨之際，我局決定表彰本年度在教育上有突出成就的先進教育工作者。希各縣、市教育局在2004年8月30日前將先進教育工作者的材料上報我局辦公室。評選辦法見附件。 特此通知 附件：評選先進教育工作者辦法 正文主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。一般包括形成該事項的過程、原因、根據，事項的具體內容(性質、狀態)。 (四)任免通知 上級機關對于所任免的人員需要用通知行文任免和聘用。有的行政機關負責人的任免，除向規定范圍發通知外，還

24、要向社會公布。 第二節 通知 三、通知寫作的基本格式(五)會議通知的寫法 會議通知的正文通常由發文緣由、具體任務、 執行要求等組成。會議通知的內容一般應寫明召開 會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。 第二節 通知 四、通知寫作的注意事項1 內容準確，措施具體。2 講求實效和時效。3 語言簡潔明了。節后復習題常用公文中使用頻率最高的文種是（）A通知B報告C請示D函 任免和聘用干部的公文文種為( )A命令 B、指示 C、通報D、通知第三節 報告 一、報告的適用范圍和特點 報告是下級機關向上級機關匯報工作，反映 情況，答復上級機關詢問時所使用的一種陳述性公 文。 報告

25、的特點：實踐性 1單向性 2陳述性 3 報告的種類：工作報告：基本情況、成績和經驗、問題與不足、改進辦法情況報告：情況或問題發生的經過、原因、責任分析、處理意見、應吸取的教訓等答復報告：報告的原因、回答詢問第三節 報告 二、報告寫作的基本格式 (一)標題 1.可以由發文機關+主要內容+文種構成。 如：市商業局關于百貨大樓 重大火災事故的報告第三節 報告 二、報告寫作的基本格式 (一)標題 2.可以由主要內容+文種構成。 如：關于我市2008年度星級飯店 復核工作的情況報告第三節 報告 二、報告寫作的基本格式 (二)正文 1.緣由 交待報告的起因、緣由或說明報告的目的、主旨、意義。一般用“現將有

26、關情況報告如下”承啟下文。 如：根據省局關于開展2003年度全省星級飯店復核工作的通知精神，我局對全市2003年以前評定的22家星級飯店進行了復核工作。現將有關情況報告如下：第三節 報告 二、報告寫作的基本格式 (二)正文 1.緣由 答復報告開頭要先引述來函文號及詢問的問題，然后過渡到下文。 如：前接政發2004106號函，詢問我縣水質污染原因及治理問題，現將有關情況報告如下：第三節 報告 二、報告寫作的基本格式 (二)正文 2.報告事項 將工作的主要情況、措施與結果，成效與存在的問題等分段加以表述。 工作報告一般以“成績、做法、經驗、體會、打算、安排”為主。 情況報告一般以“情況原因教訓措施

27、”的結構來寫。 答復報告一般寫答復的意見或處理結果。第三節 報告 二、報告寫作的基本格式 (二)正文 3.結束語 工作報告和情況報告的結束語常用“特此報告”、“請審閱”、“以上報告，請審查”；答復報告多用“專此報告”。第三節 報告 三、報告寫作的注意事項1 要正確使用文種。2 要重點突出。3 材料要真實。節后復習題報告屬于？A、上行文 B、下行文 C、平行文報告分為那三種？A、工作報告 B、情況報告C、請示報告 D、答復報告第四節 請示 一、請示的適用范圍和特點 請示是下級機關向上級機關請求指示和批準的上行公文。 第四節 請示 一、請示的適用范圍和特點 請示與報告比較具有三大特點： 請示屬于呈

28、批性公文，報告是呈閱性公文。 請示必須在事前行文，報告則在事前、工作進 程中和事后均可行文。 請示要求一文一事，報告一文可寫一事或數事。 一是訴求性二是事前性三是單一性第四節 請示 二、請示寫作的基本格式(一)標題 1.可以由發文機關+主要內容+文種構成。 如：學院關于建立計算機中心要求撥款的請示第四節 請示 二、請示寫作的基本格式(一)標題 2.可以由主要內容+文種構成。 如：關于調整函授學員培訓費標準的請示第四節 請示 二、請示寫作的基本格式(二)正文 正文包括請示緣由、請示事項、請示要求三部分。1.請示緣由 請示緣由一般是寫請示問題或事項的原因、背景、理由。 如：房地產開發公司自今年組建

29、以來，配合市舊城改造，業務發展很快，最近已中標開發市五號地塊。該公司現有干部、職工60余名，隨著業務擴大，工作人員逐步增加。鑒于目前公司辦公用房系租用遠郊舊房，面積小，交通不便，影響正常業務的開展。 第四節 請示 二、請示寫作的基本格式(二)正文 2.請示事項 將請示上級機關給予指示、批準或批轉的具體問題及事情全盤托出，請求上級機關作出答復。 如：為此，該公司擬自籌資金建造綜合樓一座，建筑面積7000平方米。其中，為解決拆遷戶回遷用 房5300平方米，辦公用房1700平方米，總投資1100 萬元。 第四節 請示 二、請示寫作的基本格式(二)正文 3.請示要求 請示要求是請示的結語部分，常用的結

30、語有：“是否妥當，請批示”、“以上請求，請批復”、“特此請求”等等。 如：現予申報，請求批準列入2004年計劃。 第四節 請示 三、請示寫作的注意事項1 堅持一事一文。 2 避免多頭請示。3 不可越級請示。4 不可請示和報告混用。5 請示不得抄送下級機關6 語言要謙恭。五、相關鏈接請示與報告的區別： 1.行文目的不同 2.行文時間不同 3.內容含量不同 4.公文處理不同 5.主送機關的數目不同 6.結尾不同報告、請示均屬于報請性上行文，使用的范圍和頻率都很高。報告是用來向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關的詢問請示是下級機關請求上級機關對某項工作或問題作出指示、答復或者批

31、準的。請示和報告是兩個不同的文種，注意區分。小結節后復習題請示的結構由以下選項的哪幾部分組成( ) A、標題，寫明制發機關名稱、事由與文種 B、主送機關C、正文，包括請示理由、請示事項及請示的具體要求D、制發機關名稱與成文日期關于請示的特點，說法正確的是( )A、請示的內容必須是屬于本機關職權范圍內無權或確實難以處理問題與事項B、使用范圍廣泛C、具有執行性 D、有較強的時效性，強調及時快捷第五節 函 一、函的適用范圍和特點 函是上下級之間、平行或不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準事項時，使用的公文。第五節 函 一、函的適用范圍和特點 函主要有三個特點： 適用范圍廣泛，使用靈活方便。1主送機關只能有一個2單一性(一事一函)。 3第五節 函 二、函寫作的基本格式(一)標題 1.可以由發文機