1、-PAGE . z.*學院畢業論文題 目：傳統辦公與現代辦公的比擬 作 者：系 別：專 業：導 師：日 期：容提要辦公室是各類企事業單位辦理事務的場所，辦公室工作是有效協調管理與執行的中樞，是行政事務管理工作的起始，從謀劃決策、信息調研總結、信訪接待、會議論證、文書草擬等全方位綜合事務管理都需通過辦公室系列化運作來完成。就世界圍而言，辦公室工作的開展趨勢是日益普遍化和社會化且專業化分工越細，而所有分工繁瑣細微，工作強度的增加必然要求辦公室的眾多事務由人工操作向智能型方向開展，這一方面突出表現為辦公自動化技術的引用與逐步完善，許多事務如速記、校對、報表等普遍由手工操作轉向使用電腦技術來完成。辦公

2、自動化，是一種以計算機為核心依托高科技術設備進展數據信息處理的現代化辦公工作方式。信息時代的降臨預示著以計算機為核心的一系列現代化辦公設備將悄然掀起第三次技術革命，其歷史意義在于從根本上促使信息時代工作方式的轉變及辦公效率的飛躍，最終實現高科技環境下的無紙化辦公這一世界趨勢。目錄一、傳統辦公概述41.辦公的開展歷史42.傳統辦公的特點43.傳統辦公的缺乏4二、現代辦公概述51.辦公自動化的出現52.辦公自動化的概念及特點53.辦公自動化的系統構造64.辦公自動化的開展過程65.辦公自動化的技術組成6三、現階段辦公自動化的開展情況及未來的開展趨勢71.現階段辦公自動化產品72.OA的本質73.O

3、A的開展趨勢8四、致.9五、參考文獻.10一、傳統辦公概述：1.辦公的開展歷史 古代的中國帝王的就是在皇宮接見大臣、處理軍機大事等一系列國家事物?；蕦m就是帝王的辦公室，這些帝王自然是CEO的先驅了。讓我們先回憶一下辦公的歷史。自從人類社會出現了國家，也就有了辦公的概念。處理人群集體事務的活動就稱之為辦公，各類機關的管理活動也可以稱為辦公。辦公活動處理各種形式的信息，對于物質的處理如各類生產活動不屬于辦公的疇，但需要辦公活動的支持。這是傳統意義上的辦公概念。在農業時代，變革主要表現在人們稱為老三機即筆，紙和算盤的辦公工具上，這三件工具得到了人們普遍使用，完全拋棄了原始的鐵石，石制的雕刻，繪畫的工

4、具，是信息和文字的生成存儲和輸出手段發生了很大的變化。支持這次變化的主要技術是造紙術和印刷術的創造，特別是活字印刷術的創造保證了這種古老文字處理形式延續了一千多年。在工業時代，國際上發生了屢次產業革命。18世紀末以實現初步新能源的開發和利用，機器逐步代替了人們的體力勞動，非直接性生產部門的各種辦公機構與日劇增，促成了辦公活動的一次變革，新的辦公設備主要有老三機：打字機，機，電傳機。打字機的使用，對于使用拼音文字的國家可以說是文字處理的根本性變革。的使用，也從根本上改變了傳統的語言信息傳遞方式。隨著第二次工業革命的不斷深化，電力促進了科學技術的飛速開展，促使受人們歡送的辦公新三機的產生，即復印機

5、 機和縮微設備，它們具有更強的處理文字圖形和圖像的綜合處理能力。復印機的使用從根本上改變了傳統文件印刷輸出方式，提高了效率。 機擴大了電傳機的圍，縮微設備根本改變了信息的存儲方式。老三機和新三機的開發利用，促成了辦公工具的第二次大變革。2.傳統辦公的特點 傳統的辦公室管理工作主要承當著上傳下達、辦公物品管理、檔案管理、制度實施過程中的監視以及其它事務辦理等工作。在傳統的辦公模式中，工作人員之間最根本的聯系是溝通、協調和控制，即所謂的概念。就一般而言，辦公管理離不開文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、存檔。部門部及部門之間的任務完成完全靠人力或借助傳統的交通工具等手段完成。傳統的辦公室采取自上而

6、下的管理模式，上級向下一級一級的傳達指示和任務，領導的意志能得到很好的貫徹，同時下級可以一級一級的向上反映工作中存在的問題，一般不存在越級的問題。工作統一安排制定，統一實施完成，工作成績易于評估。在當時的工作環境下，傳統辦公發揮了重大的作用，根本滿足了當時的經濟工作和行政工作需要。3. 傳統辦公的缺乏 傳統辦公也存在著眾多的弊端：1。管理模式舊辦公室只與自己業務密切相關的局部有聯系，企業的各種信息被分成了一個個孤島。管理中隨意現象、混亂現象以及官僚主義比擬普遍。2。辦公區域狹小傳統辦公室受條件限制，往往就集中在一個房間里。3。管理本錢昂貴，人力資源和辦公資源經常被閑置或利用率低。 4。缺乏個體

7、創造力人不能從繁瑣的事務、森嚴的等級、刻板的環境中解放出來，無法釋放人的創造力。員工成天圍著主管轉，普通員工與管理層之間的距離在物理空間上存在，心理距離也被人為拉大。5。辦公效率和管理效率低下。決策的制定和實施周期人為地增長。傳統的管理方式過分依賴領導者的個人能力、精力、經歷、風格、習慣、感覺等人為因素，而員工的辦公也過分依賴其個人意愿甚至喜好來進展，由于這些因素的不科學性、不正規性、不確定性，造成整個單位辦公環境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生，管理本錢居高不下而收效甚微，不能建立安康、高效的組織辦公文化。二、現代辦公概述：1.辦公自動化的出現 隨著社會生產的飛躍開展，現代信息時代已經

8、到來，而且組織管理工作日趨復雜，組織運轉的節奏也日趨加快，現代管理的領導機關對其辦公機構的要求越來越高。所以，傳統的手工方式的辦公模式已經不能適應現代組織管理辦公的需要，推進辦公自動化建立迫在眉梢。早期的辦公自動化只是限于引進一些設備，如打字機，復印機等來代替人們大量的重復性手工勞動，把辦公室人員從單調乏味的工作中解脫出來。在引進了計算機技術的初期，計算機也只能被用來完成涉及大量數值計算的工作。隨著文字處理機的引進，辦公自動化的容又增加了文字材料的生成，編輯，刪除和打印輸出等文字處理工作。當把信息技術通信技術及管理科學和管理行為引進辦公自動化之后，就賦予了計算機新的生命價值。從此，計算機不再是

9、一個簡單的數據處理和文字處理設備了。它通過對個種管理控制信息的加工處理，實現對管理，政策活動的支持，已開場具有系統的概念，它所處理的對象成為文字，數據，圖形，和聲音等豐富信息的綜合。今天的辦公室自動化已經是一個包括數據處理，文字處理，辦公事務處理，管理信息系統決策支持系統和網絡信息處理在的綜合一體化的辦公自動化系統。2.辦公自動化的概念及特點 辦公自動化(簡稱為OA-Office Automation)，是一個不斷成長的概念，是利用先進的科學技術(主要是計算機技術)，使辦公室局部工作逐步物化于各種現代化設備中，由辦公室人員與設備共同構成效勞于*種目標的人機信息處理系統；其目的是盡可能充分利用現

10、代技術資源與信息資源，提高生產效率、工作效率和工作質量，輔助決策，以取得更好的效果。70年代美國麻省理工學院教授為初露端倪的辦公自動化下了如下的定義：辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學及行為科學應用于傳統的數據處理難以處理的數量龐大且構造不明確的、包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術.日本人工智能專家渡部和先生對辦公自動化的概念作了富有哲理性的解釋，他指出，凡能夠清楚地設定其指標的業務屬于工場型的事務，將來應由辦公室機器人來處理。辦公自動化的長遠目標是改善人們在辦公室中的工作效率，使辦公室的工作人性化。這意味著在這樣的辦公室系統中，人的活動集中于辦公業務的核心局部，而這些活

11、動是無論科學多么興旺都不能完全由機器所取代的。這樣，人的精力將只用于創造性的智力工作，辦公自動化將對智能型業務提供強有力的支持，辦公室將真正成為智力活動的場所。80年代中期，我國制定了辦公自動化的開展目標及遠景規劃，同時，國務院電子振興辦辦公自動化專家會議對辦公自動化作了如下定義：辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成效勞于*種目標的人機信息處理系統。其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量、輔助決策、求取更好的效果以到達既定即經濟、政治、軍事或其它方面的目標。3.辦公自動化的系統構造 一個比擬完整的辦公

12、自動化系統應包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存這四個根本環節。核心任務是為各領域各層次的辦公人員提供所需運用的信息。辦公自動化一般可分為三個層次：事務型、管理型、決策型。事務型為根底層，包括文字處理、個人日程管理、行文管理、處理、人事管理、資源管理，以及其他有關機關行政事務處理等等；管理型為中間層，它包含事務型，管理型系統是支持各種辦公事務處理活動的辦公系統與支持管理控制活動的管理信息系統相結合的辦公系統；決策型為最高層，它以事務型和管理型辦公系統的大量數據為根底，同時又以其自有的決策模型為支持，決策層辦公系統是上述系統的再結合，具有決策或輔助決策功能的最高級系統。4.辦公自動化的開展

13、過程 在辦公自動化引入的近二十年時間里，其開展可分為三個階段：起步階段1985年1993年：是以構造化數據處理為中心，基于文件系統或關系型數據庫系統，使日常辦公也開場運用IT技術，提高了文件等資料管理水平。這一階段實現了根本的辦公數據管理如文件管理、檔案管理等，但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致應用效果不佳。應用階段1993年2002年：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網絡技術的迅速開展也促進了軟件技術發生巨大變化，為OA的應用提供了根底保證，這個階段OA的主要特點是以網絡為根底、以工作流為中心，提供

14、了文檔管理、電子、目錄效勞、群組協同等根底支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極方便了員工工作，規了組織管理、提高了運營效率。典型的解決方案是Lotus Notes，該產品通過置的文檔型數據庫系統，有效地解決了組織量非構造化數據的處理及平安控制，并借助強大的工作流平臺、Email系統實現協作性應用，最大程度地釋放了網絡平臺的價值，使OA真正進入實用階段。開展階段2002年至今：OA應用軟件經過多年的開展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息效勞，逐步擴大延伸到組織部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織局部。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公

15、應用軟件應具有更高更多的涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現部各級組織、各部門以及人員之間的協同、外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平臺。5.辦公自動化的技術組成 辦公自動化技術分為個人辦公與群體辦公自動化技術兩大局部。其中，個人技術局部偏重應用軟件的根本概念與操作，群體局部偏重系統方面的知識容。顯然，這二者之間并不存在涇渭清楚的界限. 數字化辦公的根本框架一、個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數據處理、電子報表處理、多媒體技術等容。一數據處理技術從應用軟件的角度來看，在一般辦公室環境下，數據處理是通過數據庫軟件、電子報表軟件以及應用數據庫軟

16、件建立的各類管理信息系統或其它應用程序來實現的。它們包括了對辦公中所需信息的存儲、計算、查詢、匯總、制表、編排等容。二文字處理技術文字處理是指應用計算機完成文字工作，其核心部件是文字處理軟件。文字處理技術包括文字的輸入、編輯排版以及存儲打印等根本功能。三語音處理技術指計算機對人的語言聲音的處理，從應用角度來看，主要包括語音合成和語音識別技術。四圖形圖像處理技術就辦公室環境的計算機應用而言，是指包括圖形像的生成繪制、編輯和修改，圖形像與文字的混合排版、定位與輸出等。漢字的自動識別技術也可以被看作一種對圖形的智能化處理技術。二、群體辦公的自動化 (一) 群體辦公的自動化概念是支持群體間動態辦公的綜

17、合自動化系統，為區別傳統意義上的辦公自動化系統，特指針對越來越頻繁出現的跨單位、跨專業和超地理界限的信息交流和業務交匯的協同化自動辦公的技術和系統。其極端形式是不以行政的或地理的界限為根底的動態的電信社會單位，社會信息化進程正越來越多地創立出各種大大小小的電信單位。不管其組織形式如何，協同交互的電子辦公能力是新時代環境下組織生存和開展的技術根底。 (二) 支撐群體辦公的自動化技術的特征網絡化Internet/Intranet：系統從一開場就是建立在網絡上、依靠網絡和網絡信息的支持而運轉，信息系統支持組織的動態變化和任何形式的協同交互業務；智能化Intelligence：具有人工智能和多媒體等技

18、術的支持，實施知識管理的組織機制，能夠挖掘隱性知識、提醒信息的價值和意義、到達組織知識共享的目的，使之成為組織運用信息進展創造性智能活動的技術根底。三、現階段辦公自動化的開展情況及未來的開展趨勢 1. 現階段辦公自動化產品 OA所解決的問題歸根到底都是塑造一個利于企業運轉的工作流程，以前是這樣，將來也是這樣?，F在OA產品有兩個熱點，一是協同辦公，一是知識管理，其實它們都是制造了一個流程。前者是企業將所有相關的人、財、物等部和外部資源通過一個辦公平臺實現協同互動，這是一個整合工作流的流程；后者是對企業積累的各種知識進展主動的收集、整理、分析、存儲和增值應用，這是一個整合知識流的流程。其次，在系統

19、里面，各種信息的傳輸是無障礙、無失真、無延遲的，領導人和員工能及時、直接得到對方思想，不再依靠個人溝通能力；各種資源、知識、文件、制度統一存檔管理，杜絕喪失、泄密和混亂；員工責任明確，權限清楚，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮；開放、科學、高效的信息化平臺降低工作耗，防止世故人情，消除暗箱操作；擺脫低級、繁瑣、落后的工作容，致力于核心事務的處理，讓整個工作流程變得規高效。最后，系統實現了無紙化辦公，節約紙等大量辦公用品的消耗，節省費，更節省人力、時間、精力、管理等各種無形的本錢，將珍貴的資源用于促進企業開展上。由此看出，好的OA塑造好的流程，好的流程能夠讓企業管理趨向一種理想的境界，

20、只要有效應用，會對管理起到很好的輔助作用。如果充分挖掘，還可以得到更多的成效，比方幫助企業發現人才。*些人由于職位或性格所限，有好的思想不能直接反響給上層，卻可能寫在OA系統的論壇、工作日記里面，這時候上層在瀏覽信息的時候就會很容易注意到他，給他更多的時機、更大的空間去施展自己的才能。在新的時期，基于多年辦公自動化建立經歷和互連網技術的開展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于部網(Intranet)，從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建立的角度來看，辦公自動化應是信息化建立的根底。2.OA的本質 辦公自動化建立的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織構造，調整管理體制，在提高效率的根底上，增加協同辦公能力，強化決策的一