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文檔簡介

1、第 PAGE4 頁 共 NUMPAGES4 頁東星國際投資有限公司檔案管理制度檔案管理制度為加強公司檔案管理工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，結合公司實際情況，特制定本制度。一、公司檔案范圍（一）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議紀要、會議記錄等。（二）公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。（三）公司各種工作計劃、管理制度、辦法、總結、報告、請示、批復、統計報表及簡報等。 （四）公司與有關單位簽訂的合同、協議書、備忘錄等文件。（五）公司貸款擔保、投資、融資的各種文件、資料、報表等業務材料。（六）公司員工勞動合同書、社會保險、福利

2、方面的文件材料。（七）公司員工人事檔案。（八）公司大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。（九）本制度規定范圍內的所有檔案由辦公室集中統一保管。二、歸檔要求（一）總要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的關系，分類歸檔登記。（二）歸檔的文件材料種數、份數均應齊全完整。（三）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、復印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別訂立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的會議文件放在會議開幕年。（五）檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后，正

3、件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。（六）案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。三、檔案管理人員職責（一）按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。（二）按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。（三）工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。四、檔案的利用（一）公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱人都要填寫借閱單，報主管領導批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門領導簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。（二）檔案借閱的時間為當天，并在檔案室內（或辦公室）查閱，用畢按時歸還。如需跨日延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。（三）查閱檔案時不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪、貼涂改其字句等，不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。檔案如發現損壞、丟失或未還，應及時向借閱人追查收回，并報告總經理根據具體情況處理。（四）檔案管理員或檔案查閱人必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等，不準轉借，必須專人專用

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