1、文書檔案收集整理歸檔規(guī)范文書檔案收集整理歸檔規(guī)范1范圍本規(guī)范對公司文書檔案的定義、歸檔范圍、歸檔要求和整理歸檔程序等作了明確的規(guī)定和要求。本規(guī)范適用于集團公司所有文書檔案的管理。2文書檔案的歸檔范圍2.1 文件材料的歸檔范圍反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司具有利用價值及憑證價值的文件材料；其他對公司發(fā)展具有查考價值的文件資料。2.2 文件材料的不歸檔范圍其他單位所發(fā)的不需本公司辦理的文件材料（如其他單位所發(fā)的供本公司參閱的簡報、抄閱件等）；公司形成的無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性的文件資料；一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；其他與本公司無關(guān)的文件材料。2.3 各部門檔案的歸檔范圍

2、2.3.1 綜合辦a）公司章程文件：公司章程，公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算文件等；1/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范b）股東會文件：股東會議記錄、股東會議通知、股東出缺席會議記錄、股東名冊、股東印章等；c）董事會文件：董事就任書、董事會議記錄、總裁（副）、總經(jīng)理發(fā)文、批復(fù)、業(yè)務(wù)執(zhí)行文件等；d）財年總計劃、重要契約、訴訟文件、公司知識產(chǎn)權(quán)資料、公司歷史沿革及重大事件記錄等；e）重要會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議記錄等；f）總經(jīng)辦日常工作文件：簽呈、督辦記錄、來訪接待記錄等；g）其他具有保存價值的文件材料。2.3.1.1 基本文件：人力資源戰(zhàn)略、年度人

3、力資源工作績效目標(biāo)、人力資源政策和管理制度、薪酬福利制度、獎懲制度、績效管理制度等；2.3.1.2 人事業(yè)務(wù)具體文件：公司職員花名冊、職員工資、人事檔案、考核資料、招聘文件、招聘考試題目匯集、聘用通知書、勞動合同、晉升資料、任免文件等；2.3.1.3 人力資源部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；營銷部a）銷售管理策略和規(guī)劃、年度行銷計劃與銷售目標(biāo)、市場及行業(yè)銷售分析、銷售預(yù)測、銷售渠道的2/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范規(guī)劃和建設(shè)、產(chǎn)品生命周期管理作業(yè)、定價政策文件等；b）經(jīng)銷合同、客戶名單、客戶訂單和客戶投訴受理文件、產(chǎn)品物流服務(wù)體系文件等；c）銷售部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的

4、文件材料；成本部a）公司年度采購策略及績效目標(biāo)、采購計劃、年度采購成本控制目標(biāo)、新產(chǎn)品物料采購計劃、各類采購合同（設(shè)備、包裝材料、食品原材料）、進貨渠道文件等；b）供應(yīng)商資料、詢比價資料、供應(yīng)商品質(zhì)管理年度策略和行動計劃、新供應(yīng)商的開發(fā)和認(rèn)證計劃、供應(yīng)商評審和業(yè)績考核、供應(yīng)商采購價格的維護和應(yīng)付賬款的審核等；c）采購部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；工程技術(shù)部2.3.1.4 審計報告、審計作業(yè)流程、審計規(guī)劃等；2.3.1.5 財務(wù)審計、績效審計、紀(jì)檢督察工作、專項審計相關(guān)文件等；2.3.1.6 投訴、舉報方面的相關(guān)資料；文書檔案收集整理歸檔規(guī)范3/52.3.1.7 審計部日常工作中

5、產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；財務(wù)部a）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。b）會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿，其他會計賬薄；c）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告；d）其他類：財務(wù)預(yù)算、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料；e）財務(wù)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；前期開發(fā)部a）公司質(zhì)量方針與產(chǎn)品安全目標(biāo)、質(zhì)量體系與食品安全體系、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和品質(zhì)規(guī)劃、質(zhì)量工作統(tǒng)計年報等；b）各項質(zhì)量管理活動產(chǎn)生的報告與記錄，如品質(zhì)稽查報告、原始質(zhì)量記錄、質(zhì)量改進方案、質(zhì)量改進效果評

6、估等；4/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范c）產(chǎn)品質(zhì)量事故相關(guān)文件，如質(zhì)量事故調(diào)查報告等；d）質(zhì)量管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；設(shè)計部a）公司產(chǎn)品配方資料及其相關(guān)資料等；b）公司產(chǎn)品研發(fā)規(guī)劃、研發(fā)流程、研發(fā)建議、研發(fā)目標(biāo)、研發(fā)技術(shù)報告相關(guān)文件等；c）產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品技術(shù)改進、產(chǎn)品成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品質(zhì)量危機預(yù)案等；d）各類生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品標(biāo)簽、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)備案、政府項目申報文件等；e）新產(chǎn)品立項資料、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研究開發(fā)記錄、技術(shù)報告、檢測報告、重要實驗數(shù)據(jù)及結(jié)果、工藝設(shè)計圖等；f）研發(fā)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；市場部a）品牌建設(shè)

7、、行業(yè)發(fā)展趨勢、競品信息、消費者需求文件等；b）新品開發(fā)規(guī)劃、舊品改良規(guī)劃、產(chǎn)品生命周期管理、日常產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)、各品項毛利率評估文件等5/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范c）各品牌媒介費用年度預(yù)算、媒體談判、媒體投放評估、媒體發(fā)布文件等；d）廣告創(chuàng)意評估、廣告制作、各類促銷活動相關(guān)文件等；e）各品類廣宣品、贈品、陳列工具的開發(fā)設(shè)計、制作改良及管理相關(guān)文件等；f）市場部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；信息流程部a）流程管理體系與發(fā)展規(guī)劃、流程管理目標(biāo)、流程優(yōu)化專項工作相關(guān)文件等；b）公司IT發(fā)展規(guī)劃、IT工作目標(biāo)、IT項目建設(shè)相關(guān)文件等；c）公司受控文件等；d）信息流程部日常工作中產(chǎn)生的其他

8、具有保存價值的文件材料；制造部a）公司制造工作規(guī)劃與目標(biāo)、公司安全生產(chǎn)體系、改進與完善制造流程工作文件等；b）技術(shù)革新和改造工作（含設(shè)備和IE）及相關(guān)專案項目管理工作相關(guān)文件等6/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范c）制造部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；各基地品質(zhì)管理部a）產(chǎn)品質(zhì)量事故調(diào)查報告、公司質(zhì)量工作統(tǒng)計年報、本公司制定并頒發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（非受控文件）、公司頒發(fā)的質(zhì)量工作規(guī)定、辦法（非受控文件）等；b）基地關(guān)于技術(shù)、環(huán)保、計量管理的各項規(guī)定等；c）本部門年度工作計劃、總結(jié)，重要的請示、批復(fù)，一般技術(shù)工作通知等；d）基地檢測設(shè)備類、其它計量（能源計量除外）類檔案的收集、整理；e）基地品

9、質(zhì)管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；各基地生產(chǎn)計劃部本部門年度工作規(guī)劃、總結(jié)，基地生產(chǎn)統(tǒng)計年報，各項經(jīng)濟指標(biāo)完成情況匯總表，生產(chǎn)計劃指標(biāo)等；重要的請示與批復(fù)、有關(guān)生產(chǎn)管理的通知、生產(chǎn)的組織與調(diào)度文件、專案審計材料（調(diào)查、旁證、公證、結(jié)論）、物資報廢審批表等；關(guān)于物資管理的規(guī)定、制度、辦法（非受控文件）,上級頒發(fā)的需本部門執(zhí)行的文件等；7/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范貨物進口證明書（進口設(shè)備）、進口檢驗單（進口設(shè)備）等；各基地生產(chǎn)計劃部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；各基地工程部2.3.1.8 基建檔案和設(shè)備儀器檔案具體參見基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范、設(shè)備檔案管

10、理流程,2.3.1.9各基地工程部日常工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，如公司機械設(shè)備年度統(tǒng)計報表、本部門年度工作規(guī)劃、總結(jié)、重大工程施工方案的審批、請示、批復(fù)等；2.3.1.10 日常基建檔案。2.3.1.11 生產(chǎn)設(shè)備類、能源計量類檔案。i .購置、引進設(shè)備儀器的申請報告、批復(fù)、合同、協(xié)議、來往信函、圖紙和招標(biāo)、報關(guān)等；ii .設(shè)備儀器的隨機資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗收單、安裝圖、原理圖、附件圖、電子文件、使用維護說明書等；iii .設(shè)備儀器安裝調(diào)試運行記錄和檢測報告等；iv .設(shè)備儀器操作規(guī)程和履歷表等；v .設(shè)備儀器大、中修記錄，故障分析處理文件等；8/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)

11、范vi .設(shè)備儀器報廢申請、鑒定材料、批復(fù)、處理結(jié)果等；各基地塑杯制造部、果凍海苔部、沖調(diào)飲料部2.3.1.12 技術(shù)改造項目的可行性研究、立項審批、圖紙、施工、竣工、驗收文件等；2.3.1.13 向上級的請示及上級的批復(fù)；2.3.1.14 本部門年度、月度工作計劃、總結(jié)；2.3.1.15 簽呈（含全過程文件）；2.3.1.16 其他具有保存價值的文件材料。基地項目（新廠）指揮部2.3.1.17 基建檔案具體參見基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范。2.3.1.18 前期準(zhǔn)備階段，如基建計劃、工程項目建議書、請示、批復(fù)、設(shè)計任務(wù)書、可行性研究報告、選址報告、投資計劃、項目評估、環(huán)境預(yù)測、工程合同

12、、協(xié)議等2.3.1.19 設(shè)計階段文件，如設(shè)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、等設(shè)計基礎(chǔ)材料；初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、技術(shù)秘密材料、專利文件等設(shè)計文件。2.3.1.20 施工文件，如施工組織設(shè)計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等9/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范2.3.1.21 監(jiān)理文件，如監(jiān)理工作專項報告、驗證材料、監(jiān)理通知、協(xié)議書及監(jiān)理工作中形成的文件材料等；2.3.1.22 竣工驗收階段文件，如竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程結(jié)算、總結(jié)等；2.3.1.23 使用維護階段文件，包括在使用、維修、維護、改造、擴

13、建中形成的文件。3文書檔案的歸檔要求3.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變（如傳真件）的文件應(yīng)予復(fù)制，并與原件一并歸檔。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。未翻譯的文件，應(yīng)譯出中文標(biāo)題，并附簡短的內(nèi)容題要。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，不得擅自修改。3.2 要求做到收集整理的檔案材料正確。經(jīng)辦人員要確保檔案材料按照行程規(guī)律保持有機聯(lián)系，使歸檔文件能真實地反映職能活動的歷史原貌。要求做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，及要求紙質(zhì)檔案與電子檔案的實際情況相符、數(shù)量一樣、內(nèi)容一致。3.3 紙面過小的書寫材料要加貼襯紙，超大紙張需按A4紙張大小進行折疊，

14、文件頁數(shù)較多時宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。10/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范4文書檔案的整理歸檔程序4.1整理歸檔程序各部門應(yīng)以件為單位，按照分類、排列、裝訂、編號、編目、入盒等步驟整理歸檔文件。分類文件分類采用“年度-部門-保管期限”的辦法進行。4.1.1.1 分年度：將文件按其形成或所涉工作的年度分開。一般文件歸入形成年度。跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，一般可歸入文件內(nèi)容涉及的第一個年度；跨年度的總結(jié)歸入文件內(nèi)容涉及的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般可以歸入會議開幕的年度。4.1.1.2 分部門：將文件按其形成部門或承辦部門分類。4.1.1.3 分保

15、管期限：檔案從立卷時算起，其保管期限分為以下三種：永久、長期、短期。排列歸檔文件以件為單位按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，即將同一問題的文件材料進行相鄰排列。一般每份文件為1件。文件正本與定稿為1件；正文與附件為1件；原文與復(fù)制件為1件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件；會議記錄、會議紀(jì)要、刊物等成套性材料以次（期）11/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范為1件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為1件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、去函與復(fù)函）為1件；原件與譯文、多種文字形成的同一文件為1件。裝訂歸檔文件按件裝訂。裝訂時，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)

16、文在前，來文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文處理表在前，文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。永久、長期保管的歸檔文件應(yīng)去掉會生銹的金屬物，要用檔案管理部門統(tǒng)一指定使用的裝訂材料裝訂（包括棉線、不銹鋼釘?shù)龋Ｑb訂要結(jié)實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。編號歸檔文件應(yīng)按類別和排列順序逐件編號。各部門在每件文件首頁的右上角用鉛筆標(biāo)上件號。編上歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和部門所編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目，并保證目錄上的編號與文件的編號一一對應(yīng)。來文與復(fù)文作為1件時,只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、12/5文書檔案收集整理歸檔規(guī)范文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。具體內(nèi)容如下：1）件號：各部門按類別和排列順序自行編制2）責(zé)任者：即文件形成部門。3）文號：文件的發(fā)文