1、第二節 時間管理與日程安排本節要點本節要點三、本節小結三、本節小結二、二、日程安排日程安排一、時間管理一、時間管理四、技能訓練四、技能訓練 時間管理的好壞直接決時間管理的好壞直接決定著秘書的工作效率和工定著秘書的工作效率和工作前景，秘書應學習先進作前景，秘書應學習先進的時間管理理論，從而為的時間管理理論，從而為自己的個人發展奠定好良自己的個人發展奠定好良好的基礎。好的基礎。周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。1 1、

2、給某客戶打電話，與對方聯系你的上司下周四將與他約會的、給某客戶打電話，與對方聯系你的上司下周四將與他約會的事宜；事宜；2 2、為下午部門經理會議所要討論的報告復印每人一份（、為下午部門經理會議所要討論的報告復印每人一份（8 8人，每人，每份份1010頁）及會議日程表；頁）及會議日程表；3 3、向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日；、向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日；4 4、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；5 5、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；6 6、布置下午要使用的會議室，準備茶水

3、和咖啡；、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡； 7 7、為上司預訂周末去天津的火車票（北京出發）；、為上司預訂周末去天津的火車票（北京出發）；8 8、將財務部新發的辦公經費報銷規定復印一份備存，原件放置、將財務部新發的辦公經費報銷規定復印一份備存，原件放置文件傳閱夾中個部門同事傳閱；文件傳閱夾中個部門同事傳閱；9 9、在做這些事情的同時，她還接待了、在做這些事情的同時，她還接待了3 3位訪客、接應電話等事宜。位訪客、接應電話等事宜。案例分析 一、時間管理時間管理 （一）時間管理的陷阱（一）時間管理的陷阱（二）跨越時間陷阱（二）跨越時間陷阱（三）（三）ABCABC時間管理法時間管理法 （一）

4、時間管理的陷阱（一）時間管理的陷阱1 1、豬八戒踩西瓜皮、豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2 2、不好意思拒絕別人、不好意思拒絕別人 3 3、“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 4 4、文件滿桌病、文件滿桌病5 5、喋喋不休的、喋喋不休的“電話粥電話粥”6 6、源源不斷的信息、源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是滑到哪里是哪里哪里 v沒時間做計劃沒時間做計劃v工作是程序化，規律化，根本沒必要做計劃工作是程序化，規律化，根本沒必要做計劃v計劃常常被打斷計劃常常被打斷 v不喜歡被計劃束縛不喜歡被計劃束縛v“船到橋頭自然直船到橋頭自然直” ” 建立明確的目標并排列好先

5、后順序，制定出十建立明確的目標并排列好先后順序，制定出十年以上的長期目標、五年時十年的中期目標年以上的長期目標、五年時十年的中期目標和一至五年需實現的短期目標。特別是每天和一至五年需實現的短期目標。特別是每天抽出一定時間列出一天計劃。抽出一定時間列出一天計劃。 2. 不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而導致請托者報拒絕請托會觸怒請托者從而導致請托者報復復我想做一個廣受愛戴的人我想做一個廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3“反正時間還早”拖延 v帕金森定律帕金森定律v工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。

6、v時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節奏以使用間從事一項活動，你會放慢你的節奏以使用掉所有分配的時間。掉所有分配的時間。 4文件滿桌病文件滿桌病 v安全感安全感v猶豫的個性猶豫的個性v半途而廢的工作習慣半途而廢的工作習慣v個人的喜好個人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“電話粥電話粥”v不分優先順序打電話不分優先順序打電話v沒有充分準備就打重要電話沒有充分準備就打重要電話v電話的談話離題電話的談話離題v與喜歡的人打電話，容易失去對時間的控制與喜歡的人打電

7、話，容易失去對時間的控制6源源不斷的信息源源不斷的信息 v紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告雜志、期刊、報告v電子的形式：電子郵件、互聯網電子的形式：電子郵件、互聯網v聲音的形式：面談、電視、廣播、電話聲音的形式：面談、電視、廣播、電話（二）跨越時間陷阱（二）跨越時間陷阱（返回返回）要事第一要事第一 （ABC法則 ，大石頭理論）以最終的結果來開始行動（以終為始）以最終的結果來開始行動（以終為始） 學會說學會說“NONO！” 辦公桌上的清理運動辦公桌上的清理運動 恰當、有效地使用電話恰當、有效地使用電話篩選信息篩選信息把辦公室變成一個省時

8、工作站。對于自己的辦把辦公室變成一個省時工作站。對于自己的辦公場所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。公場所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。 （三）ABC時間管理分類法 （重點分類法）1 1、分類法的基本原理、分類法的基本原理事務事務80%80%的價值集中在的價值集中在20%20%的組成部分中，即表的組成部分中，即表現為現為“關鍵的少數、次要的多數關鍵的少數、次要的多數”把把80%80%的時間用于的時間用于20%20%的工作中（柏拉圖法則）的工作中（柏拉圖法則）2 2、列表分析、列表分析ABCABC時間管理分類時間管理分類 見表見表2-12-13 3、確定、確定ABCABC工作的先后順序工作的

9、先后順序4 4、判斷工作的有效性、重要性、關鍵性、創、判斷工作的有效性、重要性、關鍵性、創造性和迫切性造性和迫切性分分類類比例比例特征特征管理管理要點要點A A 重要又緊重要又緊迫迫（1 1）最重要，具有本質上的重）最重要，具有本質上的重要性要性（2 2）最迫切具有時間上的迫切）最迫切具有時間上的迫切性性（3 3）有后果）有后果B B重要不緊重要不緊迫迫（1 1）重要）重要（2 2）一般迫切）一般迫切（3 3）無大的后果）無大的后果C C不重要也不重要也不緊迫不緊迫（1 1）無關緊要）無關緊要（2 2）不迫切）不迫切（3 3）影響小或無后果）影響小或無后果不管不管理理可以可以忘掉忘掉5 5、實

10、行、實行ABCABC時間管理方法的步驟時間管理方法的步驟A A 獨處。把應做的工作列出清單獨處。把應做的工作列出清單B B 歸類歸類 把清單上的工作分為特殊工作和日常把清單上的工作分為特殊工作和日常工作工作C C 分析分析 三類三類D D 填寫分類表填寫分類表E E 實施實施 全力以赴投入全力以赴投入A A類，直到完成或預計類，直到完成或預計完成再轉入完成再轉入B B類。類。C C類可以忘掉，如果有人追類可以忘掉，如果有人追問，把其納入問，把其納入B B類。類。F F 每天堅持如上步驟每天堅持如上步驟 二、日程安排（一）日程安排的內容（一）日程安排的內容（二）日程安排的基本要求（二）日程安排的

11、基本要求（三）日程安排的形式（三）日程安排的形式（四）日程安排的注意事項（四）日程安排的注意事項（五）日志系統（五）日志系統 、各種接待、約會。、各種接待、約會。、商務旅行活動。、商務旅行活動。、參加各類會議。、參加各類會議。、到車間進行實地檢查或指導。、到車間進行實地檢查或指導。、組織的各類重大活動的安排。、組織的各類重大活動的安排。、領導私人活動的安排。、領導私人活動的安排。（一）日程安排的內容（一）日程安排的內容 （二）（二）日程安排的基本要求日程安排的基本要求1 1、統籌兼顧、統籌兼顧 2 2、安排規范、安排規范3 3、效率原則、效率原則 4 4、突出重點、突出重點(ABCD(ABCD

12、法則法則)5 5、留有余地、留有余地 6 6、適當保密、適當保密7 7、事先同意、事先同意（三）日程安排的形式（三）日程安排的形式1 1、年預定表、年預定表、2 2、月預定表、月預定表、3 3、周預定表、周預定表、4 4、日預定表（日程表）、日預定表（日程表） 年預定表 （未完） 一月一月 5日日(星期一星期一) 開工典禮開工典禮 8日日(星期四星期四) 董事長視察董事長視察 二月二月 2日日(星期二星期二) 常務董事會常務董事會 9日日(星期一星期一) 公司紀念日公司紀念日 25日日(星期三星期三) 成本會議成本會議 三月三月 2日日(星期一星期一) 常務董事會常務董事會 3日日(星期二星期

13、二) 分行經理會議分行經理會議 25日日(星期三星期三) 成本會議成本會議月月 預預 定定 表表（未完）（未完）1 1 一一 9 9：00009 9：3030林處長來訪林處長來訪1212：00001616：0000周會周會6 6六六 2 2 二二 9 9；00001212：00 00 董董事會事會7 7日日3 3 三三 15 15 ： 00001616：0000上海起飛上海起飛南京南京8 8一一 9 9：00001717：0000分公司會議分公司會議4 4 四四 南京南京9 9二二 9 9：00001212：0000銷售會銷售會議議5 5 五五1 10 0三三 1515：0000貝爾公司古經貝

14、爾公司古經理約見理約見 周預定表周預定表（未完）（未完） 22日日(一一) 28日日(日日)日日期期星星期期 上上 午午 下下 午午 備備 注注 22 22 一一 9 9：3030光大銀行光大銀行吳處長來本公吳處長來本公司司參加金茂參加金茂畫廊酒畫廊酒會會* *( (要與吳處長聯要與吳處長聯系系)(1)(12020光大光大銀行來信銀行來信) )2323二二 8 8：3030i0i0：3030人事科高科長人事科高科長面談，第一會面談，第一會議室議室華靈集團華靈集團李部長李部長洽談洽談* *1(1(要準備好人要準備好人事組織表事組織表) )* *2 2新產品介紹約新產品介紹約4545分鐘分鐘242

15、4三三 8 8 ：0000早餐：與劉早餐：與劉 行長行長1010：0000惠普公司惠普公司林經理訪問林經理訪問參觀參觀* *1313：3030從公司從公司出發；林處長同出發；林處長同行行（四）日程安排的注意事項（四）日程安排的注意事項以以記敘、說明記敘、說明為主要表達方式。為主要表達方式。編寫要編寫要留有余地。留有余地。 所有日程安排都要應所有日程安排都要應按領導的意思按領導的意思去辦。去辦。活動與活動之間要有一定的活動與活動之間要有一定的間隙時間間隙時間。要要認真核查認真核查日程表，以提高工作效率。日程表，以提高工作效率。是否已處理完工作，一般都應是否已處理完工作，一般都應注明結果注明結果。

16、（五）日志系統（五）日志系統1 1、日志概述、日志概述 日志是根據日志是根據周計劃表周計劃表寫出的一天時間內寫出的一天時間內組織領導活動計劃。組織領導活動計劃。 一般分為兩種類型：一般分為兩種類型： 縱縱以以時間時間為線索為線索; ; 橫橫以以事務事務為線索為線索 。 2 2、日志的方法、日志的方法 （1 1）手工填寫的工作日志）手工填寫的工作日志 （一本為上司用，另一本為自己用）一本為上司用，另一本為自己用） 工作日志通常兩本：上司使用；自己使用使用工作方法：使用工作方法：1 1、提前了解，當日一早再次確定補充、提前了解，當日一早再次確定補充2 2、在自己日志上標明當日應完成的任務、在自己日

17、志上標明當日應完成的任務3 3、輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明，、輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明，還可使用不同色彩還可使用不同色彩4 4、信息完整（時間、地點、姓名、聯絡）、信息完整（時間、地點、姓名、聯絡）5 5、當日出現情況變化，立即更新日志，并告知上司、當日出現情況變化，立即更新日志，并告知上司出現的變化出現的變化6 6、上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更、上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更變的善后工作變的善后工作7 7、自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落、自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落實實8 8、協助和提醒上司執行日志計劃、協助和

18、提醒上司執行日志計劃注意事項v秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁v若有突發事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達若有突發事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達v預有足夠的時間來安排會議預有足夠的時間來安排會議3、上司工作日志的內容（1 1）上司在單位內部參加的會議、活動（要記錄清）上司在單位內部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點、內容）楚時間、地點、內容）（2 2）內部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳）內部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間）情、約會時間）（3 3）單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚）單位外部參加會議、活動、約會（要

19、記錄清楚時間、地點、細節、聯絡方式）時間、地點、細節、聯絡方式）（4 4）個人的安排（看病）個人的安排（看病）（5 5）私人的信息（親屬生日）私人的信息（親屬生日）時間時間活動內容活動內容地點地點參與人員參與人員備備注注8 8 ：3030部門經理例會部門經理例會公司會議室公司會議室各部門經理（張紅、各部門經理（張紅、李曉、彭麗）李曉、彭麗）9 9 ：000010 10 ：0000總經理面試營銷總監總經理面試營銷總監總經理辦公室總經理辦公室面試人員（五位：面試人員（五位：ABCDEABCDE）11 11 ：000012 12 ：0000總經理聽取培訓經理匯報總經理聽取培訓經理匯報并共進午餐并共進

20、午餐公司餐廳公司餐廳培訓經理培訓經理 許峰許峰13 13 ：000014 14 ：0000總經理與法律顧問會面總經理與法律顧問會面總經理辦公室總經理辦公室法律顧問鄭直）法律顧問鄭直）1515：00001616：0000JBJB項目團隊會議項目團隊會議項目主要負責人（項目主要負責人（F F、G G、H H、J J、K K）注意事項v所有日程安排，均由上司的意向決定，高級秘書的所有日程安排，均由上司的意向決定，高級秘書的任務是使其規范化、系統化表格化。任務是使其規范化、系統化表格化。v每周每日的工作活動都不能排得太滿，要留出適當每周每日的工作活動都不能排得太滿，要留出適當的空隙，以便安排臨時性工作

21、，同時要考慮上司的的空隙，以便安排臨時性工作，同時要考慮上司的習慣，留出其處理日常公務的時間。習慣，留出其處理日常公務的時間。v兩項活動之間要留出適當的間隔，尤其對外出的活兩項活動之間要留出適當的間隔，尤其對外出的活動，一定要給上司留出足夠的路途上所需的時間。動，一定要給上司留出足夠的路途上所需的時間。4、秘書日志內容v包含上司日志內容包含上司日志內容v上司各項工作活動的準備事宜上司各項工作活動的準備事宜v上司交辦的工作上司交辦的工作v自己職責中應作的工作（撰寫總結、值班）自己職責中應作的工作（撰寫總結、值班）工作日志總經理秘書日志（表2-3）9月月28日（星期五），日（星期五），2001 時

22、間時間 地點地點 活動內容活動內容 備注備注0909：00 00 辦公室辦公室 工作人員會議日工作人員會議日程程0909：30 30 會議室會議室 會議開始進行會議開始進行 帶帶A A文件文件1010：30 30 辦公室辦公室 會議結束，整理會議結束，整理信函信函1010：45 45 辦公室辦公室 信函分類處理，信函分類處理，文件經理簽字文件經理簽字1111：00 00 辦公室辦公室 打字機維修工維打字機維修工維修打字機修打字機1111：30 30 辦公室辦公室 約會提醒：王總約會提醒：王總會見貝爾先生會見貝爾先生1212：00 00 銀行銀行 匯款：人民幣、匯款：人民幣、美元美元1414：3

23、0 30 辦公室辦公室 工作人員會議記工作人員會議記錄錄1515：00 00 區郵政局區郵政局 郵寄公司信函郵寄公司信函1717：00 00 大森林酒店大森林酒店 1818：0000開始的招開始的招待會，提醒總經理待會，提醒總經理5、日志的變更v原定結束時間延長超時原定結束時間延長超時v追加緊急的或新添的項目追加緊急的或新添的項目v項目的時間調整、變更項目的時間調整、變更v項目的終止或取消項目的終止或取消v注：應盡量想辦法將日程安排的變更限制在注：應盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍最小的范圍針對變更，秘書應注意v1 1、安排活動之間要留、安排活動之間要留10-1510-15分鐘左右的

24、時間分鐘左右的時間間隙間隙v2 2、項目調整，應遵循先急重后輕緩的原則、項目調整，應遵循先急重后輕緩的原則v3 3、變更后，做好通知、說明原由，防止誤解、變更后，做好通知、說明原由，防止誤解v4 4、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改注意事項v1 1、確保上司日志信息的保密，只給上司授權、確保上司日志信息的保密，只給上司授權的人查閱的人查閱v2 2、保持兩本工作日志的一致和準確、保持兩本工作日志的一致和準確v3 3、應熟悉上司工作習慣和約會時間的長短，、應熟悉上司工作習慣和約會時間的長短，每天最早和最晚可安排約會的時間，以便安每天最早和最晚可安排約會的時

25、間，以便安排的約會符合要求排的約會符合要求v4 4、熟悉上司用餐和休息的時間，以便避開上、熟悉上司用餐和休息的時間，以便避開上司的休息司的休息v秘書和上司的時間管理非常重要，秘書要學會判斷事情的重要程度并據此安排上司和自己的時間。本節小結技能訓練v技能訓練一v技能訓練二v技能訓練三v20062006年年6 6月月5 5 日（下周三）公司總部副總裁王明一行日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來我公司視察。視察內容包括：聽本公司領導五人將來我公司視察。視察內容包括：聽本公司領導敘職（上午敘職（上午9 9：00-1100-11：0000在公司主樓第二會議室）中在公司主樓第二會議室）中午午1111

26、：30-1230-12：3030在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經理、副總經理（共二人）、公司陪同人員有我公司經理、副總經理（共二人）、辦公室主任、公關部部長，經理秘書紀穎，共辦公室主任、公關部部長，經理秘書紀穎，共6 6人；人；出席本公司科技人員獲國家科技獎表彰大會（出席本公司科技人員獲國家科技獎表彰大會（1515：20162016：2020在本公司禮堂舉行，下午在本公司禮堂舉行，下午1313：30153015：0000）；檢查實驗大樓的建設情況（）；檢查實驗大樓的建設情況（1515：20162016：2020在在工地現場）；晚餐在工地現場）；

27、晚餐在1717：00190019：0000舉行（地點同中舉行（地點同中午）。請列出工作日志。午）。請列出工作日志。技能訓練技能訓練 一一時間時間工工 作作 內內 容容9 9：0000部門會議，部門會議，4 4樓樓412412室，帶相關文件資料室，帶相關文件資料1010：00001111：0000確認所訂的上司與客戶的午餐確認所訂的上司與客戶的午餐1212：0000午餐前，將午餐前，將3 3位應聘人的資料分關有關人員位應聘人的資料分關有關人員1313：0000確認面試地點在確認面試地點在315315房，擺桌椅，準備相關資料房，擺桌椅，準備相關資料1414：00-1500-15：0000面試人員，

28、每人用時面試人員，每人用時3030分鐘分鐘1616：0000面試小組討論面試小組討論1717：0000檢查準備上司第二天參加會議的資料檢查準備上司第二天參加會議的資料工作日志工作日志 20052005年年4 4月月1515日日 星期三星期三v天地公司銷售部經理第三季度會議較多天地公司銷售部經理第三季度會議較多, ,v七月的前兩周要在上海開會七月的前兩周要在上海開會; ;v八月的第二周要去香港參加八月的第二周要去香港參加5 5天會議天會議; ;v每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議部門會議; ;v八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議八月最后一個星

29、期三要參加公司的辦公會議, ,v七月的第三周星期二要在公司開銷售會議七月的第三周星期二要在公司開銷售會議, ,傳達上海會議精神傳達上海會議精神, ,v八月第一周的星期一還要面試三個營銷員八月第一周的星期一還要面試三個營銷員; ;v九月的前兩周希望安排休假九月的前兩周希望安排休假第二季度會議時間表第二季度會議時間表（2005.79） 月份月份周次周次七七八八九九一一上海會議上海會議周一上午周一上午: :面面試試3 3位營銷員位營銷員( (小會議室小會議室) )休假休假二二上海會議上海會議香港會議香港會議休假休假三三周二：銷售會議周二：銷售會議, ,傳傳達上海會精神達上海會精神( (大會大會議室議

30、室四四周五周五( (上午上午) )部門部門會議會議周三周三: :辦公會議辦公會議( (大會議室大會議室) )周五周五上午上午: :部門會議部門會議周五上周五上午午: :部門部門會議會議v你的上司明天要完成以下工作：上午八點半你的上司明天要完成以下工作：上午八點半參加公司中層以上管理干部會議；從外地來參加公司中層以上管理干部會議；從外地來的老客戶朱先生要求與上司見面，并已經訂的老客戶朱先生要求與上司見面，并已經訂好明天下午好明天下午5點半回去的火車票，有幾份文件點半回去的火車票，有幾份文件需要他親自批閱，他的老上司明天將約幾位需要他親自批閱，他的老上司明天將約幾位老部下聚餐，地點是榮華富貴，其他還有一老部下聚餐，地點是榮華富貴，其他還有一些日常性的工作也需要他處理。些日常性的工作也需要他處理。v你的上司到你的上司到A市考察經濟開發取的建設情況，市考察經濟開發取的建設情況，明天上午九點的飛機，你需要安排司機羅師明天上午九點的飛機，你需要安排司機羅師傅送一下飛機，正點到達傅送一下飛機，正點到達A市機場的時間是市機場的時間是上午上午11點點10分，需要