1、ERP系統控制程序序 號修 改 內 容版本提 出 部 門生效日期1首次發行A/0 1.目的 建立程序以控制公司ERP系統正常運作以及規范各部門的操作流程。2.適用范圍 該流程所涉及的所有ERP系統內部的操作。3.定義無4.職責與權限4.1 ERP: 4.1.1 負責ERP系統基礎資料的建立，監控公司ERP系統的整個運作流程，協調處理和解決各部門遇到的系統問題，負責ERP操作人員的權限開放； 4.1.2 負責所有系統單的輸入和輸出，負責單據處理和溝通，協助部門單據的查詢和導出，負責公司系統單位的打印。5.程序5.1 工程部5.1.1 商品信息的建立A) 點擊基本信息中的商品信息，按新增，根據編碼

2、原則輸入商品的品號（即物料編碼）。B) 庫存單位，根據物料的實際情況確定單位，如PCS，M等。C) 商品分類：根據物料類型選擇相應的分類。D) 主要倉庫：必須給物料選定歸屬倉位。E) 主要來源：如分為廠內生產件，采購件，委外件三種，根據實際情況確定物料來源。F) 主供應商：確定此物料從哪個供應商采購加工。G) 采購單位：一般情況下采購單位和庫存單位一致，若不一致，一定要根據實際情況選擇采購單位變更。H) 特別注意：按需要補貨欄必須要勾選。5.1.2 BOM資料的建立及維護A) 點擊生產選擇產品結構，進入BOM界面，按新增或更改。B) 根據工程師提供的BOM清單或技術更改逐一輸入系統可進行相應更

3、改。C) 對于需物料編碼的新物料,請按第“5.1.1”項執行。D) 輸入完后，對需要委外的物料進行展料，展料的未階應該為該物料的采購件。E) 在單頭輸入文件編號，版本及建立日期。F) 確認無誤后進行保存。5.1.3 用戶名的建立及權限的開放點擊公用設置中的用戶錄入/權限，在操作界面上按新增，根據不同部門不同操作人新增用戶代碼及密碼，完成后點選裝入作業，根據操作人的實際系統需要操作項目，選擇相對應的作業，在不同的作業區開通適當的權限，檢查無誤后進行保存。5.1.4 數據庫的備份為了保證系統不因操作失誤或外部環境影響而使數據丟失，系統應設置自動備份以保存數據。操作流程如下：點擊SQL-Server

4、并一直打開其下面的目錄，直到出現數據維護計劃，在右邊圖框雙擊點開，設置備份路徑，備份周期及備份的時間。5.2 計劃部5.2.1 訂單接到客戶訂單評審確認后，輸入轉成系統訂單，點擊訂單選擇新增，在單頭里輸入訂單號，客戶代碼及業務代碼，在單身里輸入所有訂單產品型號,注意預交貨日期必須根據出貨日期做出相應更改，核對檢查無誤后，進行保存，并通知部門經理對訂單進行審核。5.2.2 物料需求計算訂單審核后，需要轉成各種工單，采購單及委外單那么就要經過物料需求計算來完成，點擊物料需求計算，進入參數設置檢查，此時無需做任何操作，按下一步，默認項為訂單，此時需要輸入訂單單號，完成后按下一步，此界面展算公式有四種

5、計算方式：A) 需求量。B)需求量-實際在庫量。C)需求量-(實際在庫量-安全庫存)。D)需求量-(實際在庫量-安全庫存量+預計入庫量-預計出庫量)。計劃可根據實際需要選擇相應的展算公式在生產及采購計劃合并欄統一選擇同品號，預計完工日合并發放，在單身欄出現要發放的產品型號，可全選也可只選擇要發放的產品，確認無誤后按下一步，進入訂單生產確定，全選后,按下一步，此時進入需求建議生產界面，點開廠內源工單按全選(也可只選要發放的)，點開工單按全選(也可只選要發放的)，點開委外按全選(也可只選要發放的)。確認先誤后按發放，此時所有物料需求計算完成。5.3 采購部5.3.1 采購底稿A) 采購底稿是由計劃

6、物料需求計算生產，其中采購數量計劃已根據損耗修改好，采購部不得私自更改。B) 采購底稿由采購部經理審核，在審核采購底稿前，應對供應商做正確的選擇。C) 對于采購數量較大的物料，一家供應商可能難以滿足我司的交期，需要把物料分成幾家供應商來做，采購部經理在拋轉采購底稿前應該事先把此物料在采購底稿中分配好供應商及數量，但數量總數不可改變（如計劃給 的損耗量太少，可與計劃負責人商討修改）。 D) 為避免采購訂單中沒有單價，在拋轉前最好事先在采購底稿中輸入單價，注意若是含稅必須勾選含稅字樣。E) 確認采購底稿修改完善后，再進行審核，最后進行拋轉采購單。5.3.2采購單A) 采購單是由采購底稿拋轉生產，負

7、責采購單人員應該填寫訂單號（訂單號需在備注和訂單號中同時填寫）采購人必須是下單本人（采購人選擇更改）同時再次確認供應商是否正確，采購單中是否單價都有（注意含稅情況）。B) 若在采購底稿中對物料數量較大沒有事先分配好，在采購單中進行分 配時，應該新增采購單據，新增單據按以上要求重復，但數量總數不可有變化。C) 采購單做好確認無誤后，采購人應該通知采購經理進行確認審核，其他人不可代替審核，只有審核后的采購單方可外發采購。D) 對于已發出去的采購單，某些供應商不能滿足我司交期或做不了貨，采購人員必須事先以書面形式取消之前的訂單，并通知相關部門和供應商，然后再取消審核更改此份訂單，最后相關人員審核外發

8、。E) 供應商做出的物料必須和采購單上完全一致，若供應商答復達不到采購單上的要求（如采購單上要求為電鍍件而供應商只能做粗胚件），有兩種解決 方法：a.取消此采購單,轉新供應商,按4項操作；b.更改采購物料名稱(特別注意:不能把名稱更改，必須是重取實際要采購物料的物料編碼)。F) 若因資料少下或漏下的物料，采購部應知會計劃部門，由計劃部門補單，采購根據計劃單據再新增采購單。G) 沒有單價的采購單一律不準外發采購。5.3.3 委外單A) 委外單也是由計劃物料需求計算生產，負責委外單人員必須在備注和訂單號中填寫我司的訂單號，同時根據訂單的出貨日期、修改預計開工日和預計完工日。B) 委外單必須要輸入產

9、品單價（注意是否含稅）另外稅率處全部更改為零。C) 委外單在沒外發前不得審核，以區分有外發和沒外發。D) 對于委外單數量較大的貨，一家供應商可能沒辦法滿足我司要求，采購部根據情況把這類委外單分配好供應商及數量，采購部可以根據系統新增分配供應商及數量，新增的委外單必須要有訂單號，預計完工日期及單價。注明用途和原因，并在子件品號末尾的備注欄注明原因。5.3.4 委外送料單A) 委外送料單應該根據委外單的單據填寫。B) 委外送料單必須在訂單號及備注中注明相關的訂單號C) 供應商選擇時必須同委外單一致，否則沒辦法取單D) 委外送料單在取單前，首先檢查確認相應的委外單有無審核，未審核的單據委外送料單是無

10、法取單。E) 在取單時，選擇相應的委外單號，并選擇與委外單相對應的委外倉。F) 按重查，系統自動帶出單據，帶出單據后注意查看帶出送料數量，若數量與要求相符就可直接按確定。若不符請根據實際情況更改數量，但數量不可大于委外單數量。G) 數據輸入后進行檢查確認，無誤后方可保存審核 H) 對于同一委外單，可能供應商分幾次送貨，來滿足這個委外單數量，則 委外送料單可以根據供應商送貨情況分批次外發，但取單和供應商必須是同一個委外單號及供應商，否則無法取單。I) 委外送料單外發后，如果因供應商忙或回復不能準時交貨，這種情況下， 首先取消委外單和委外送料單，通知相關部門和供應商后，然后在系統中刪除委外送料單，

11、刪除后，返回委外單對供應商進行更改，（操作步驟按前面委外送料單相關條款）。J) 采購人員必須憑電腦系統的委外送料單到倉庫備料，不得以手工單據和 口頭通知倉庫備料。K) 委外送料單因每一張一個單，這樣打印煩瑣又浪費，可以從報表中打印，進入相應的委外送料表根據需要在表中進行篩選，然后轉入EXCEL進行打印外發。5.3.5 委外報表查詢(進入系統后，點擊生產管理，點擊報表)A) 委外明細表查詢，若要查看訂單的委外數量是多少，可點擊此表委外明細表系統有四種查詢方式：a按單據查詢b按主件查詢c按供應商查詢，根據實際情況及方便度，選擇其中的查詢方式，進入后，直接接左上角的查詢，然后出現前面選擇方式的委外明

12、細表，明細表內容比較多而雜，讓人一下子無法查到想要的資料或無從入手，這時可以點擊設置屬性，選擇篩選，這時題目欄每個名稱可以選擇你想要看的資料，從而縮小查看范圍。B) 委外送料明細表要查我司外發給供應商有哪些物料及數量，可點擊此進入查詢，步驟及選擇可參看委外明細表C) 委外退料明細表我司外發給供應商加工的物料，供應商發現我們送去的物料有明顯缺陷而不能加工退回我司，這種退貨可能會影響我司的訂單出貨，采購負責人應及時查看此表，決定是否要重新補料給供應商。D) 委外送退料明細表可以有三種查詢方式a按日期a按供應商a按委外。根據需要選擇查詢方 式，此表綜合第3、4條，在表內可以同時看到委外送料情況和退料

13、情況。E) 委外進退貨明細表有四種查詢方式：a按日期 b按主件 c按供應商 d按委外。可以根據 需要及方便情況選擇查詢方式，此表可以查看供應商的送貨情況以及不良品我們退供應商情況。E) 超期未完工跟催表此表可查看我司委外物料到期后，哪些料還沒有回來以及沒回來的物料還有多少，此表可以幫助提醒采購部跟催未回來的物料。F) 生產進度表此表記錄了我司委外的數量，以及供應商交了多少貨回來，有助于了解訂單物料的狀態及采購部的跟蹤。G) 生產月報表通過此表可以清楚的看到哪些供應商在哪個月做了什么產品以及做了多少數量，有助于幫助財務對賬，以及對供應商結貨款。H) 委外倉分庫明細表此表主要反映我司物料或委外尾數

14、有多少在供應商那里，如果訂單完成供應商找不到此物料退還我司，證明在供應商處丟失，我司可以根據表內數量及成本扣供應商的款。5.3.6 采購報表查詢(點擊訂單/采購選擇報表)A) 采購明細表采購明細表有五種查詢方式：a按單據b按供應商c按采購d按產品e按預交貨日，可以根據實際情況和需要來選擇查詢方式，進入后點擊上角的查詢，出現相對應的采購明細表，明細表中的內容多而雜，這時可以點擊設置屬性，選擇篩選，則表框內的題目欄都變成了有選擇性，這樣可以根據自己的需要選擇了。B) 采購未進明細表采購未進明細表有四種查詢方式：a按供應商b按采購c按產品d按預交貨日，同樣也是根據需要和方便情況選擇查詢方式，步驟可參

15、看采購明細表，此表可查采購數量、已交數量、未交數量，采購部可以根據此表來追蹤物料。C) 采購超交明細表采購超交明細表有兩種查詢方式：a按供應商b按產品，此表可查看哪些產品有超交量的及超交數量是多少。5.4 生產部5.4.1 生產領料單A) 工單領料a) 生產部根據計劃提供的某訂單中工單明細表完善各個工單屬于的線別及工單單號數量。b) 完善后交系統組輸單打印工單。c) 生產部憑系統工單到倉庫領料。e) 倉庫必須嚴格的按照系統工單的數量和名稱規格顏色備料發料。f) 對于系統打出工單物料的數量，有兩種情況一定要及時解決。第一種， 系統數量大于倉庫數量，這種情況下，生產領料員必須及時到系統組進行數量銷

16、帳，若未銷帳，系統會認為發出了那么多物料；第二種，系統數量小于倉庫數量,這種情況，庫一定按單據上的數量發料，同時記錄下發完料后的庫存數量，交系統組進行物料的數量調整。B) 工單以外的領料a) 生產領料員填寫領料單據，領料單據必須清楚的寫明訂單號，工單號，型號規格顏色，數量，線別以及領料原因。同一工單號的物料必須寫在一起，同時領料單必須有部門主管和計劃的簽名，否則視為無效的領料單據。 b) 填寫完領料單據后,交系統組進行輸單打印。 c) 倉庫根據系統打印的領料單進行發料。 d) 正常情況下，倉庫不得借料給生產部，特殊情況借料的，必須在兩天之內補回領料單(按a項操作),并在單上注明此物料已領。e)

17、 所有工單的物料領料都嚴禁超單，原則上是先退料后領料，這樣容易控制物料的超單情況。5.4.2 生產退料流程A) 生產部退料員根據工單的領料情況認真填寫退料單，原則上必須領哪個工單的物料就退哪個工單的物料，不可張冠李戴，否則數量會形成兩倍的差異。B) 同一工單的退料必須寫在一起，退料單上必須有正確的訂單號，工單號，名稱規格型號顏色數量，必須有部門主管和品管負責人的簽字，然后交系統組輸單打印(退倉庫的物料生產部門必須按原包裝好并且分類好)。C) 系統組輸單在生產管理中的生產退料中進行輸單,特別注意,生產退回的物料領料倉應該改為不良品倉。D) 退料員憑系統打印的單據到倉庫退貨,若物料沒包裝好或分類好

18、,倉庫可以拒收。E) 倉庫應把生產退的物料分類擺放好,并做好相關記錄,以便到時再開單退給相應的供應商。F) 退料單必須在成品入庫之前全部系統打單退完，否則系統成品入庫后無法再進行退料。規定成品入庫后兩天之內必須要退完所有物料。5.4.3 生產入庫流程A) 生產部根據工單填寫好入庫單，單據必須有正確的工單號，訂單號，數量以及線別。并有部門主管的簽名。B) 系統組根據生產交上來的單據輸入系統，若單據有問題，反映給生產部協助解決。注意數量必須與生產填寫的數量一致。C) 單據輸入系統后(單據必須在生產管理中的生產入庫單中輸入)，輸入員打印單據給生產部(成品入庫不用打印)。5.5 倉庫5.5.1 收貨流

19、程A) 供應商送來的貨首先要檢查單據是否符合我司要求，例如訂單號,工單號等。若無任何單號，倉庫不得接收單據收貨。B) 單據沒問題后,初步檢查送貨數量及送貨款數是否與送貨單上一致，檢查數量時要用電子秤取樣秤重。C) 品管判定物料品質沒問題后,倉庫把單據交系統組輸單打單。D) 憑系統單據將物料入庫分類擺放好。E) 若供應商沒有任何的送貨單,倉庫不得將貨收下。倉庫所收的貨都必須要有我司的相關單號，沒有的一律不能收貨。5.5.2 退貨流程A) 包括進貨退貨和生產品質異常的退貨。B) 倉庫根據倉庫的不良品數量和供應商填寫手工退貨單，退貨單要求物料名稱規格顏色數量及供應商退貨倉必須準確,不得隨意填寫。C) 對于特急物料和價格貴重的物料應該及時開退貨單,退貨單要求同2項。D) 將開好的手工退貨單交系統組輸單打單。E) 倉庫檢查核對系統單的正確性,然后憑系統退貨單進行退貨。F)