1、建設項目檔案歸檔內容及整理要求 第一章 歸檔內容第一節 歸檔范圍 一、凡是油田公司按計劃下達的油田產能建設及礦區建設新建項目、維修、改擴建項目，均列入建設項目檔案歸檔范圍。二、建設項目檔案基本歸檔范圍如下表：項 目基本歸檔內容可行性研究、任務書項目建議書及報批文件項目選址意見書及其報批文件、規劃許可證可行性研究報告及其評估、報批文件、項目評估(包括借貸承諾評估)、論證環境預測、調查報告、環境影響報告和批復、勞動安全衛生評價報告和批復、地震安全評價報告設計任務書、計劃任務書及其報批文件設計基礎文件工程地質、水文地質、勘察設計和委托書勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土（巖）樣及說明

2、地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄水文、氣象、地震等其它設計基礎資料設計文件設計委托書、總體規劃設計、方案設計、設計評價、鑒定及審批油氣田開發方案和批復初步設計及其報批文件、施工圖設計、工程設計計算書技術秘密材料、專利文件、關鍵技術試驗QHSE管理文件項目管理文件項目管理文件征地、移民文件征用土地申請、批準文件、紅線圖、坐標圖、行政區域圖征地移民拆遷、安置、補償批準文件、協議書、土地使用證建設前原始地形、地貌、狀況圖、照片施工執照、資質、施工許可證計劃、投資、統計、管理文件有關投資、進度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調整計劃項目管理機構資質報批文件、招標文

3、件審查、技術協議規程、規范、標準、規劃、方案、規定、概算、預算管理、差價管理文件投資、進度、質量、安全、合同控制文件、合同變更、索賠管理文件招標投標、承發包合同協議招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件投標書、資質材料、履約類保函、委托授權書和投標澄清、修正文件開標議程、開標大會簽字表、報價表、評標紀律、評標人員簽字表、評標記錄、報告中標通知書合同談判紀要、合同審查文件、合同書、合同變更文件專項申請、批復文件環境保護、勞動安全、衛生、消防、人防、規劃等文件水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協議文件原料、材料、燃料供應等來源協議文件項目開工報告QHSE文件合同、審計報告、內審報告、體系文件、管

4、理規定、辦法、規范檢查記錄、檢測報告及記錄、紀要、來往信函、通知、會議材料等人員健康檢查記錄或報告、培訓記錄聲像材料施工文件建筑施工文件開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術及安全措施、施工工藝、施工組織設計報審表原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單、建筑材料試驗報告設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批、技術核定單、業務聯系單、備忘錄等施工定位（水準點、導線點、基準線、控制點等）測量、復核記錄、地質勘探土（巖）試驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖、樁基工程記錄、地基驗槽記錄施工記錄、日記、大事記各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監測記錄

5、、事故處理報告隱蔽工程驗收記錄、工程質量檢查、評定、交工驗收記錄證明施工總結、技術總結、竣工報告、竣工驗收報告、竣工圖、聲像材料設備及管線安裝施工文件開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施設計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續、技術核定單、業務聯系單、備忘錄等焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄管道“三樁”記錄（測試樁、里程樁、轉角樁）管道“三號”記錄（管號、焊口號、防腐號）焊工、無損檢測人員上崗證（復印件或掃描）壓力容器產品“三證”（當地勞動部門檢驗報告、產品質量證明書、合格證含制造圖）隱蔽工程檢查驗收記錄、設備、網絡

6、調試記錄、系統調試、調試記錄強度、密閉性試驗報告、施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定、事故處理報告管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄、管線標高、位置、坡度測量記錄中間交工驗收記錄證明、工程質量評定竣工報告、竣工驗收報告、施工預、決算、竣工圖、聲像材料電氣、儀表安裝施工文件開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施設計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續、技術核定單、業務聯系單、備忘錄等系統測試、整定記錄、電氣裝置交接記錄、絕緣、接地、電阻等性能測試、校核材料設備明細表及檢驗記錄、施工安裝記錄、質量檢評定、事故處理報告操作、聯動

7、試驗、中間交工驗收記錄、工程質量評定竣工報告、竣工驗收報告、竣工圖聲像材料QHSE文件作業計劃書、作業指導書、化學品和安全設備或器材的安全數據表人員培訓及資質記錄、健康檢查記錄或報告、醫療依托協議或合同事故調查材料工作計劃、總結、會議紀要、來往信函、備忘錄自然保護區、文物保護區的施工許可、停工令、復工令、土地使用證明文件、環保部門許可材料等地貌恢復資料、文物保護相關資料監理文件施工監理文件監理合同協議、監理大綱、監理規劃、監理細則及批復施工及設備器材供應單位資質審核、設備、材料報審施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施審核、施工進度、延長工期、索賠及付款報審監理通知、開（停、復、返）工令、

8、許可證、中間驗收證明書設計變更、材料、零部件、設備代用審批協調會審紀要、監理工程師指令、指示、來往函件工程材料監理檢查、復檢、實驗記錄、報告監理日志、監理周（月、季、年）報、備忘錄各項控測量成果及復核文件、外觀、質量、文件等檢查、抽查記錄工程質量事故、施工安全事故報告、施工質量檢驗分析（檢驗認可書）工程進度計劃、實施、分析統計文件變更價格審查、支付審批、索賠處理文件單元工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部、分項質量認證、評估主要材料及工程投資計劃、完成報表設備采購、監造工作監理資料設備采購委托監理合同、采購方案，監造計劃市場調查、考察報告設備制造的檢驗計劃和檢驗要求、檢驗記錄及試驗報告分包單位

9、資格報審表原材料、零配件等的質量證明文件和檢驗報告開工、復工報審表，暫停令會議紀要、來往文件監理工程師通知單、監理工作聯系單監理月報質量事故處理文件、設備制造索賠文件設備驗收、交接文件、支付證書和設備制造結算審核文件設備采購、監造工作總結QHSE文件合同、協議、作業計劃書、作業指導書化學品和安全設備或器材的安全數據表，檢測計量設備臺帳及證書人員培訓及資質記錄、健康檢查記錄或報告、醫療依托協議或合同事故調查、統計報告、審查或審核報告、工程停工令、復工令工作計劃、總結、會議紀要、來往信函、備忘錄通知、批復、意見、建議、工程師總結報告、不符合報告及記錄等政府監理文件質量監督委托書、協議、質量監督報告

10、及評價報告質量管理文件監理工作聲像材料工藝設備文件工藝說明、規程、路線、試驗、技術總結產品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄設備、材料采購、招投標文件、合同、出廠質量合格證明設備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單、設備安裝調試、測定數據、性能鑒定設備圖紙、使用說明書、零部件目錄、設備測繪、驗收記錄及索賠文件科研項目開題報告、任務書、批準書協議書、委托書、合同研究方案、計劃、調查研究報告試驗記錄、圖表、照片實驗分析、計算、整理數據實驗裝置及特殊設備圖紙、工藝技術規范說明書實驗裝置操作規程、安全措施、事故分析階段報告、科研報告、技術鑒定成果申報、鑒定、審批及成果推廣應用材料、考察報告涉外文件詢價

11、、報價、投標文件、合同、合同附件談判協議、議定書、談判記錄、談判過程中外商提交的材料、技術問題來往函電出國考察及收集來的有關材料國外各設計階段文件及設計聯絡文件、各設計階段審查議定書國外設備、材料檢驗、安裝手冊、操作使用說明書等隨機文件國外設備合格證明、裝箱單、提單、商業發票、保險單證明設備開箱檢驗記錄、商檢、海關及索賠文件、設備儲存、運輸有關材料國外設備、材料的防腐、保護措施、外國技術人員現場提供的文件材料消防文件消防產品備案登記表國家檢驗機構的檢驗報告產品質量證明書、進口產品登記注冊表和產品檢測中心抽檢報告、合格證生產技術準備、試生產文件技術準備計劃試生產管理、技術責任制、開停車方案、總體

12、試車方案設備試車、驗收、運轉、維護記錄、運行記錄試生產產品質量鑒定報告、安全操作規程、事故分析報告技術培訓材料、產品技術參數、性能、圖紙工業衛生、勞動保護材料、環保、消防、QHSE管理文件財務、器材管理文件財務計劃及執行、年度計劃及執行、年度投資統計工程概算、預算、標底、合同價、決算、審計及說明。主要材料消耗、器材管理交付使用的固定資產、流動資產、無形資產、遞延資產清冊竣工驗收文件項目竣工驗收報告書、項目評優報獎申報材料、批準文件及證書工程設計總結、施工總結、監理總結、生產準備及試運行考核總結、引進工作總結項目質量評審材料、工程審計文件、材料、決算報告工程現場聲像材料（包括光盤、照片、底片、錄

13、音、錄像）竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案文件環境保護、勞動安全衛生、消防、人防、規劃、檔案等驗收審批文件 三、根據中國石油天然氣股份有限公司油氣田地面建設工程(項目)竣工驗收手冊規定，檢驗批質量驗收記錄由施工單位存檔，不必向建設單位移交。第二節 歸檔文件質量要求一、歸檔的建設項目檔案應由歸檔部門經過系統整理并組成保管單位，使用規定卷皮裝訂成卷，案卷封面項目要填寫齊全、準確。二、歸檔單位應將案卷信息錄入檔案管理系統。此項要求符合中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊中“誰形成，誰錄入”的原則，同時也在一定程度上保證了數據的真實性與準確性。三、歸檔的建設項目文件材料必須

14、符合下列要求 ：1、歸檔的建設項目文件應為原件。成批材料出廠合格證、材質證明、化驗、檢驗等文件，原件少，使用部位多，可用復印件，但應在復印件上加蓋供應單位公章、責任人名章（或簽字），并注明原件存放處。國內設計變更電傳件，應由設計代表在電傳件及其復印件上加蓋設計單位現場專用公章、設計代表名章（或簽字）。2、歸檔的建設項目文件內容必須真實、準確，與工程實際相符合。紙質件與電子件內容也要相符。3、歸檔的建設項目文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。4、歸檔的建設項目文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字、蓋章手

15、續完備。如：文件簽署內容必須完整（例如：意見、日期、人名、結論、公章、等級章等）。5、歸檔的建設項目文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。不同規格幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標欄露在外面。6、歸檔的建設項目文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖或計算機出的白圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。7、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。竣工圖章尺寸為：60mm×80m

16、m。竣工圖章中編制單位為施工單位，編制人為施工單位資料員，技術負責人為施工單位技術員，編制日期為竣工日期，監理單位名稱為當時工程的監理公司，監理人為該工程的監理名。竣工圖章中的人名必須責任人本人簽字（不許蓋手簽章和專業名章）。竣工圖章示例如下： 說明:未實行“監理制”由建設單位自行管理的工程項目，其竣工圖章中的“監理單位名稱”、“監理人”應用“/”(斜杠)填寫,不允許空白。或者將“監理單位名稱”修改為“建設單位項目管理部門”，將“監理人”修改為“審核人”，并由相關責任人簽署。8、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應

17、當重新繪制竣工圖。9、竣工圖應用最終版、新（干凈）的施工圖進行編制，要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。10、幾個竣工圖號不能合訂，必須分卷裝訂，便于系統檢索。11、竣工資料案卷封皮右上角加蓋“正本”、“副本”圖章，字號為1號字楷體。12、錄音、錄像、電子文件應保證載體的有效性，長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。第三節 歸檔時間一、建設項目檔案應該在工程項目正式通過竣工驗收后三個月內向生產使用單位及其它相關單位歸檔移交。具體要求如下：1、根據建設程序和工程特點，歸檔可以分期進行，也可以在單項工程或單位工程通過竣工驗收后進行。2、勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監理單

18、位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關建設項目文件向建設單位歸檔。3、除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將建設項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。二、問題說明及處理辦法：個別項目在工程主體完成后，經濟結算工作滯后，不能保證工程經濟資料同其它工程檔案資料一起歸檔，解決辦法：經濟材料可以滯后于工程項目歸檔，在具體工作中只考慮資料的相對完整與成套，因為在檔案管理系統中檢索時能夠保證電子數據的完整與成套。但檔案人員必須要做好歸檔跟蹤工作，確保結算后經濟材料及時歸檔，同時在進行后期整理著錄時要確保案卷題名的一致性。第四節 歸檔移交一、歸檔移交手

19、續1、檔案部門依據工程項目開、竣工動態表，對已經通過竣工驗收的建設項目檔案組織歸檔移交。2、歸檔單位應編制移交清單一式兩份，交接雙方分別在移交清冊封頁上簽字、蓋章，移交清冊各留一份以備查考。3、對未能按時歸檔的單位和部門，檔案部門下發檔案催交通知單予以催交。二、解釋說明1、建設單位檔案部門編制檔案交接文據和企業檔案目錄，二者缺一不可。 2、移交目錄格式標準建議統一使用E6系統中的檔案交接文據、企業檔案目錄格式。第二章 檔 案 整 理第一節 建設項目檔案整理一、確定保管單位建設項目檔案采取裝訂的形式組卷，以項目為單位組卷進行整理。建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管

20、理的要求，由文件形成單位進行整理。建設項目檔案應當按照科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2000）及國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）進行整理。歸檔圖紙應當按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學，組卷合理，便于檔案的保管和利用。2、項目準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷。3、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷。4、管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。5、監理文件按文

21、種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。6、竣工驗收文件按單項工程、專業等組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等專業順序組卷。7、設備文件按專業、臺件等組卷。8、案卷不宜過厚，一般不超過30mm。注：前期資料的整理延續大慶油田的歷史做法，即以卷為保管單位，但可以裝訂也可以不裝訂，不裝訂的可使用利用長尾夾或裝盒等辦法來組成保管單位。由于文字資料的著錄要求錄到文件級，因此不會影響檢索查找。二、文件材料排列1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修

22、等順序排列。4、竣工圖按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。三、劃定保管期限按中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊規定，建設項目檔案保管期限定為永久。四、 卷內文件頁號編制1、卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號，每卷單獨編號，頁號從1開始。2、頁號編寫位置：單面書寫的文件材料，在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號；圖紙一律在標題欄正面右下角編寫頁號。3、印刷成冊的科技文件材料并自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。有些文件編寫部分頁號

23、，可以接續編寫頁號。4、案卷封面、內封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。解釋說明：1、按照中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊的規定，今后在整理建設項目檔案案卷時只需將文件材料按照規定順序排列并編寫頁碼即可。2、在實際工作中經常有漏編、錯編頁號的情況發生，檔案人員在遇到類似問題時可以參照以下辦法進行處理：漏編頁號時，可在漏編頁前頁號的后面加“”及所漏頁號來表示 （如第6頁漏編，則在第5頁標：“56” ，同時在卷內備考表中注明“6為漏編頁”或“56頁為一頁”）。頁號編重時，在重頁的各頁號后面用括號編順序小號（如第5、第6 兩頁都編成第5頁時，則編為5(1)、5(2)頁，并在卷內備考表中注明“第5

24、頁共兩頁” ）。無論重編頁號或漏編頁號，備考表中除有上述說明外，還要說明本卷總共實有頁數、辦理人、辦理日期。五 、卷內目錄的編制1、序號：以一份文件為單位，應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序，一個文件一個號。2、文件編號：應填寫工程文件原有的文號或圖號。3、責任者：填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。注：對于有些資料如合同、開竣工報告、記錄表等，其落款公章有多個，那么其卷內目錄中的“責任者”到底填寫哪個更合適有時往往不好確定，針對此種情況可以填寫甲方或批準單位公章的名稱，那么合同的責任者為甲方單位名稱，開竣工報告為批準單位的名稱。4、文件

25、題名：填寫文件標題全稱。5、日期：填寫文件形成日期。以8位阿拉伯數字標注年月日，如2012-12-10，案卷內某些文件一頁中有多個日期，一般填寫最晚的日期。6、頁次：填寫每份建設項目檔案文件材料首頁上標注的頁號，最后一份文件填寫起止頁號。起止頁號之間用“-”聯結。編制卷內目錄時注意以下幾個問題：1、在編制建設項目檔案文字資料卷內目錄時，經常會遇到“分部工程質量評定”和“隱蔽工程檢查記錄”等類似文件材料份數過多的現象，如果一一列舉將會大量增加卷內目錄的份數，因此可以對其進行“合并同類項”處理，可視情況歸類合并。2、針對“分部工程質量評定”和“隱蔽工程檢查記錄”等類似文件材料“合并同類項”后的日期

26、、責任者不明確的情況，可以填寫該項文件材料第一頁的日期或責任者。3、竣工圖按施工設計圖上每一個檔案號的圖紙編號順序組卷時，可不填寫目錄，用資料圖紙目錄代替；如果一個設計檔案號的圖紙較多，可視情況分成幾卷，除第一卷外，其余均填寫卷內目錄；一個設計檔案號的圖紙較少時，可按土建、水等專業組卷，幾個圖號裝訂為一卷時必須填寫卷內目錄。六、卷內備考表的編制1、卷內備考表要填寫卷內文件的件數、頁數，并由立卷人、檢查人簽名和注明日期。說明項填寫整理、保管過程中出現的頁號編錯、文件缺損、字跡褪色、紙張變質、修改、應歸檔文件材料另行保管單位的檔號等問題，說明的內容經辦人要簽名并注明日期。2、卷內備考表排列在卷內文

27、件的尾頁之后。七、 案卷封面編制1、案卷題名擬寫：建設項目檔案案卷題名：文字材料案卷題名由工程項目名稱、單位工程名稱、文件材料名稱組成。竣工圖案卷題名由工程項目名稱、單位工程名稱加圖紙圖號組成，一個圖號分幾卷裝訂的在圖號后加卷內圖紙順序起止號，幾個圖號合并一卷的，將所有圖號全部填加題名之后。例2：龍鳳熱電廠油改煤工程（工程項目名稱）7號爐主廠房安裝工程 （單位工程）質量評定（文件材料名稱）2、編制單位：應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。工程準備階段文件和竣工驗收文件的編制單位一般為建設單位。施工文件的編制單位一般為施工單位。注：目前大慶油田案卷封皮已經使用了新的格式，原有格式卷皮不可以繼

28、續使用。八、案卷內封面的編制所有建設項目的施工文件、竣工圖、無損檢測、監理文件組卷要有案卷內封面（樣式見附表），案卷內封面排列在卷內目錄之前，并由案卷編制單位、監理單位、監督單位和建設單位項目管理部門的責任人員審核、簽名。簽名不得他人代簽或以個人印章代替或打印。以下幾種情況，案卷內封面是可以修改的：1、監理單位在填寫監理檔案的內封面時在“編制單位”欄簽字、蓋章，并將“監理單位”欄去掉。2、沒有實行監理的建設項目，可將“監理單位”欄去掉。3、圖紙卷的內封面應將“交工技術文件”改為“竣工圖”。第三節 著錄一、案卷級內容著錄1、案卷題名、編制單位兩項內容的著錄依據案卷封面填寫的內容如實錄入即可。2、起日期、止日期：新的科檔卷皮沒有編制日期一項，可按項目開竣工動態登記表中工程的實際開竣工時間著錄。3、保管期限： 按中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊規定，建設項目檔案保管期限填寫永久。4、密級：按照保密部門的規定在對文件材料或案卷的保密級別作進一步的明確后填寫相應的商業密級，在系統中利用下拉菜單鍵作相應選擇即可。5、保密期限：按文件材料或案卷已經確定的保密期限填寫。6、件數：在著錄基建