1、東辰集團員工檔案管理（暫行）條例第一章：基本原則第一條：為了加強公司員工檔案管理工作，提高員工檔案管理水平，有效的保護和利用員工檔案，更好地為公司各項工作服務，根據公司實際情況，特制定本（暫行）管理條例。第二條：員工檔案管理工作是人力資源工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分。它是選拔人才，知人善任，全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。第三條：員工檔案是人力資源中心及相關部門按照公司要求，在工作中形成的記載個人經歷、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇等內容的文件材料，由人力資源中心集中統一管理。第四條：員工檔案屬于公司機密。必項嚴格執行公司有關檔案保密的法規和

2、制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。第二章：員工檔案管理人員第五條：員工檔案管理的任務是具體負責監理、接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司人員的人事檔案。第六條：員工檔案管理以人力資源部經理為主要負責人，由人力資源部經理指定具體責任人承擔員工檔案管理工作。責任人員必須做到堅持原則，作風正派，責任心強。第三章：員工檔案材料的范圍與歸檔要求第七條：為了使員工檔案能夠真實地全面反映個人全貌，員工檔案要收集有關公司每一位成員的人員聘用、工作調配、派遣任免、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。第八條：具體收集范圍歸檔范圍包括但不限于1招聘

3、資料1.1應聘人員登記表；1.2身份證（復印件）；1.3學歷、學位證（復印件）；1.4職稱證、崗位資格證、特殊工種操作證(復印件)等相關證件；1.5指定醫院體檢表；1.6原單位離職證明；1.7無違法犯罪證明；1.8一寸彩色照片八張；1.9報到單；1.10招用職工登記表；2錄用資料2.1新員工試用期工作總結；2.2員工轉正考評審批表；2.3員工檔案表；2.4考核記錄；2.5獎勵記錄；2.6違規記錄；2.7人員異動考評審批表；2.8調崗報到單；2.9員工健康檔案；3離職資料3.1辭職申請或解除勞動合同通知；3.2離職審批表；3.3離職承諾書；3.4工作交接單；4 其他檔案4.1培訓資料，按年度分類

4、存放；4.2績效考核資料，按季度、年度考核存放；4.3文件審批單及各種通知；4.4考勤資料，未刷卡及考勤報表；4.5保險資料，保險發票復印件、保險人員明細，公傷材料；4.6員工勞動合同；第九條：收集的員工檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經相關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入員工檔案，其中由有關部門形成的材料應有形成材料的時間。第十條：員工檔案材料，一般使用A4大小的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色墨水和復寫紙書寫。第四章：員工檔案的管理和利用第十一條：檔案管理人員對收集的檔案材料按規定進行整理

5、，將每個人的材料按在職人員、臨時聘用人員、離職人員等進行分類、編號、入柜。 第十二條：員工檔案隨人事變動、職務變動、薪資調整等而及時充實。員工個人信息如有變動當事人需七天內通知人力資源部。第十三條：對員工檔案須建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。檔案材料隨時更新補充，每季度至少檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的安全和準確無誤。第十四條：嚴禁任何人私自保管本人或他人的員工檔案材料。第十五條：嚴禁任何人私自銷毀員工檔案或私自抽出、銷毀檔案中的材料。如需銷毀的檔案材料由員工檔案管理人員經相關負責領導批準后負責取出并銷毀。第十六條：做好檔案管

6、理的各項基礎工作，編制檢索表，便于檔案的查找借閱。第五章：檔案的保管第十七條：公司人員因辭職、退職、自動離職或被公司解除合同、終止合同、除名、開除等，其人事檔案資料仍留存在人力資源部至少兩年。 第十八條：人力資源中心定期匯總所有各類工作表現優異受到公司獎勵的員工資料，同時亦統計被公司辭退、除名的員工檔案，形成有關獎（是我們提倡的、正面積極地方向）、懲（是我們反對的，負面、消極的方向）兩個方面的具體案例，以此作為新員工的入職學習資料之一。第六章：員工檔案查（借）閱第十九條：副總級以上人員根據工作需要可以在人力資源部登記后借閱人事檔案；其他級別人員需填寫HR-DA-001員工檔案查閱申請表后由人事檔案管理員協助查閱或復印所需檔案資料，且須說明查閱目的、用途。借用人員要妥善保管檔案，不得轉借他人，要嚴格保密，不得在公開場合翻閱、談論檔案內容或讓本人和無關人員翻閱查看。第二十條：任何人不得借閱本人的員工檔案，如需要可在人事檔案管理員的陪同下查閱或復印。第二十一條：查閱時不準邊閱邊議論檔案內容，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。違犯者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分； 第二十二條：員工檔案不外借。第二十三條：借用、查閱檔案的部門或個人，不得擅自拍攝、復制檔案內容，