1、淺談推進水利工程檔案管理的對策    摘要：水利工程檔案的管理是一項系統化的長期工作,在水利工程管理中占有重要的地位。文章就如何加強和推進水利工程檔案管理的策略進行了探討。關鍵詞：水利工程;檔案管理;對策水利工程檔案是水利部門在從事各種活動及水利工程在建設運行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實的歷史記錄，是在工作中進行查考、研究、決策的重要依據，更是信息的源泉。 近幾年我們實施信息化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業務部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業提供了很大的幫助。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們也

2、會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。1 水利工程檔案管理的重要性水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數據等各種歷史資料的記載，也是水利工程開展規劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據。水利工程檔案資料應按照完整化、規范化、標準化、系統化的要求進行整理編制，包括各種技術文件資料和竣工圖紙及政府辦理的各種報批文件檔案資料應與水利工程建設項目同步進行，在水利工程竣工驗收時，承包人要提交一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙，作為竣工驗收的條件之一，為今后的維修、管理和改建提供依

3、據，做好水利工程檔案管理工作至關重要。水利工程檔案是工程建設、管理的真實記錄,具有憑證和依據作用。一項水利工程從立項、設計、施工、竣工驗收,到運行、養護、維修、改造,一直到拆除,要經過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環節,還是形成后的長期管理過程中,任何紕漏都會給工程帶來隱患,甚至引發重大責任事故。所以必須加強這項管理工作。同時,檔案資料是工程正常運行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運行和效益的正常發揮。2推進水利工程檔

4、案管理的對策2.1 構建科學適用的檔案管理體制做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中,實行統一領導,專人負責,部門分級配合、協調的原則。建設單位在工程建設初期根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求,制定本工程的檔案管理辦法、實施細則,對檔案機構及其職責,材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等做出具體規定,使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道,真正做到檔案工作的各個環節有章可循,有法可依。在工程準備與建設階段,檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等,并且經常與工程資料員保持聯系,使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水

5、利工程檔案報送的質量,以及成套性和完整性。在工程建設后階段,加強對檔案的預驗收工作,以確保資料齊全、完整和準確。管理單位要建全檔案工作規章制度,按照“統一領導、分級管理”的原則,將水利技術檔案資料的收集、立卷、歸檔任務層層分解,具體落實到基層單位有關領導和人員,納入相關的管理工作程序和職責范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領導,有專職檔案員,有檔案管理制度,技術檔案整理歸檔應當規范統一。還應結合單位實際情況,不斷完善水利技術檔案管理工作的各項規章制度,提高可操作性。2.2轉變觀念，科學管理長期以來，我們對于各級各類檔案的管理工作沒有一種科學的管理意識，沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務

6、部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規范化、標準化，我們必須提高認識，轉變觀念，制定一系列措施，對水利工程檔案進行科學管理，并根據水利工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看，水利工程建設是比較復雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視;加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務難完成;臨時機構解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集

7、齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上，采取以下收集方法：1)追蹤收集適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質量也比較高，但花費的人力、物力較大。2)分階段收集適用于建設周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強

8、催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續性、完整性。3)強制性收集適用于對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。2.3明確檔案資料管理的范圍和要求1)水利工程檔案資料管理的范圍水利工程建設項目立項、可行性報告、設計、決策、施工、質檢、監理、過程中驗收、竣工驗收、試運行等工程在建設過程中形成，并應歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。2)

9、檔案資料管理的要求一是工程檔案工作應與工程建設同步管理;二是檔案應完整、準確、系統，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續完備，圖片、照片等要附情況說明;三是竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章;四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明，同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。2.4提高檔案管理人員的綜合素質水利工程檔案的科學性、服務性和技術性都很強,其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作,這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質。檔案人員不但要學習檔案理論知識和專業技能,精通檔案業務,同時,要提高思想素質,提倡愛崗敬業,增強服務意識,當好使用者的參謀;培養良好的職業道德和心理素質;提高法律意識,做到依法治檔;塑造復合型人才,既要有較高的檔案管理專業能力,又要精通計算機應用和網絡信息管理,還應熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實擔負起水利檔案的管理的重任。2.5推進檔案管理現代化,提高水利工程檔案的利用效率隨著水利事業的發展,水利檔案管理工作的涉及面越來越廣,技術檔案內容日益豐富,數量不斷增多,現代化技術應用于技術檔案管理己勢在必行。應按照新的標準,加強基礎業務建設,以簡化整理、深化檢索為宗旨,實現科學化、規范