1、供應內部控制制度第一節 內控概述一、定義與范圍本章所述供應循環涵蓋了從物資及服務的購置、 儲存到傳遞至生產經營各部門的全過程， 主要包括采購、倉儲兩個主要業務環節。供應循環的內部控制指對供應計劃、采購作業、存貨流轉、倉儲等供應業務流程中的重 要節點進行全面監控和管理。二、控制目標確保采購業務集中歸集供應管理部門運作， 并納入公司的全面經營預算和計劃控制范圍， 避免重復采購和盲目采購；確保采購業務在預先設定的規范的參數體系和分級授權的審核體系下進行，以實現采購 業務發生的合理性、計劃性、有效性；確保存貨倉儲業務的發生在預先設定的規范的參數體系和標準化操作流程指引下進行， 以實現存貨資產高效率周轉

2、，減少資金占壓和資產沉滯。三、主要控制節點各營運部門的需求和請購進貨渠道建設采購計劃制定采購定價合同形成自行采購倉庫實物流轉倉庫信息報告四、控制政策與方法歸口各部門采購權，實施統一采購政策管理層定期設定和調整個別特定自采權限和特定采購模式， 其他物資、 服務等采購權 限歸口供應部門，實現集中操作、統一調度；供應部統一采購管理模式、管理政策、貨源管理和業務控制標準及流程，統籌規劃批 量物資需求，盡量形成批量采購，提高供應鏈整體的協同能力和反應能力。采購作業計劃性控制在經營預算目標指導下， 根據銷售計劃和各營運部門物資需求， 形成中短期供應業務 計劃，直接規范采購作業指令和進度安排，保證充分及時、

3、靈活調整的供應能力，并提供 詳盡的資金使用依據。采購業務分級權限監控采購業務程序中的各重要環節根據業務特點和金額大小等， 分別接受不同級別的授權 控制，減少業務運作的任意性和盲目性，強化權限決策和權限責任。進貨成本有效性控制采用供應市場分析、供應商管理、實施特殊采購程序規范、定價權的授權控制等多種 方法，實現綜合供應成本的不斷改進，促進優化成本管理之財務目標的實現。庫存物資多級帳務管理建立倉庫業務部門和財務會計部多層次帳務體系：根據業務操作部門和財務職能部門的特點及需求， 形成基層帳務體系和財務一級帳務 體系各自物流、資產和業務等反映信息地重點和形式，在多層次帳務體系之間建立憑證、 單據、帳表

4、等形式的全面業務接口和嚴密的勾稽關 系，實現多層次的信息記錄、溝通和反饋機制。倉儲物資數據分析與報告制度按多種具體營運目標和物資特性定義庫存和庫存參數標準， 定期形成基礎數據的分析 和相關報表、報告的傳遞和反饋，在向營運部門提供及時、充分供應的同時，實現庫存規 模、結構和周轉率有效性控制。存貨帳實準確性控制通過貫徹基層帳務建設的一般控制標準和實施在庫物資的定期抽查和循環盤點， 保證 庫存物資帳實一致，提高資產規模、資產價值及資產減損等財務信息的準確性和真實性。在庫物資清查處理制度和存貨非生產損耗控制按物資流轉和經營特性，明確不確定性和潛在風險較大、物流費用較高的庫存物資，劃 定重點控制存量、流

5、量和周轉的物資范圍，制定有針對性的，特殊的物資交接、在庫存儲和 清理政策，減少滯料和廢料，控制生產環節之外的物料消耗。第二節 組織機構及崗位職責一、 部門及部門職責1、供應循環管理組織機構供應部：直接參與制定公司在既定會計期間內整體供應政策和預算安排， 規劃 供應部內部具體業務的管理模式；實施歸口物資的采購、 倉儲、配送運輸， 相關的物資購存進度及結構 規劃、物料實物管理、基礎帳務管理、物料流轉帳表和報告、物流 信息管理、物流成本控制； 供應部內部設一個業務統籌管理控制機構， 即計劃成本組； 兩個業務 運作機構，即采購組和倉庫管理組；一個信息輔助機構，即檔案資 訊組。計劃成本組：與財務管理部在

6、采購計劃和進貨成本控制方面形成主要工作接口， 負責物資采購流程與進度的全面計劃和控制，監督本部門預算指標的 執行并匯總分析和報告預算完成情況； 制定和調整采購業務的操作標準以及特殊采購行為的管理模式， 設定 倉庫管理的標準參數，實施材料市場行情調研和主要供應商調研， 制定進貨成本控制目標和控制方法，組織對采購業務執行過程、執 行結果和供應商交易、供應商合作的考評，提交供應商汰換和新供 應商引進的建議；對采購作業、進貨渠道選擇、 進貨價格確定和其他采購費用進行規范性指導、監督，并負責采集、匯總、加工和提供采購業務相關的基 礎數據資料，包括供應商資料、材料市場行情、采購業務歷史數據等，向供應部經理

7、提出改進采購業務的建議；按有關責任部門設定的技術型號標準組織招標采購；計劃成本組內部崗位包括計劃成本主管、 材料物資計劃員、 非生產性物資計劃員、招標管理員、成本管理員、庫存控制員。采購組：分解采購計劃， 按相關規程、 指標要求及授權范圍操作執行具體采購 業務，包括業務洽談、詢比價、下單、催單、查單、退貨補貨執行、 差異記錄等，形成自我監督和接受外部監督； 具體協調與供應商的合作關系， 落實供應部與供應商的交易合作策略， 收集供應商和材料市場的基礎信息，向檔案資訊組匯總，直接參與 供應商交易考核；采購組內部崗位包括采購主管、采購經理。倉庫管理組：庫區、倉位和運輸配送的具體安排調度； 倉庫物料的

8、收料、發料、退料、轉調、存儲、清查、盤核、外驗、銷 毀等實物管理，在庫物資倉儲保管。實施物料編碼、 倉儲貨位編碼、 實施物料倉儲標準參數、 倉庫基礎帳務記錄沖銷、制單和單據傳遞、定期庫存分析、相關帳表匯總和報告等信息監管，在帳務管理和庫存信息分析管理上與財務管理部形 成工作接口； 倉庫管理組內崗位包括倉庫主管、倉庫管理員、收料員、發料員、質 檢員、倉庫統計員、總統計員。檔案資訊組： 匯總、歸集、建檔、維護、更新所有采購業務的相關信息及文檔，包 括供應商檔案、合同訂單檔案、材料市場價格信息庫、招標采購工 作檔案等；按權限級別控制檔案資料的調用； 定期對原始信息數據進行分類匯總和其他形式的加工，

9、充實基本數據 庫，提交相應報表，為部門內和其他管理部門提供多層次的決策信 息支持；檔案資訊組內設立檔案管理員。2、供應循環涉及部門及職責財務管理部：按業務控制要點和權限劃分范圍參與采購、 倉儲、存貨管理等供應循環控制，主要職權包括供應計劃和資金計劃的審定、 重要合同會簽、 參予和監督招標議標 采購、以及相關控制評價工作。會計部：定期獲得和匯總相關票據和明細帳表， 負責重點環節審核、 票據審核、對帳、 核算。各職能部門（生產部、設備部及其他） ： 提出物資和勞務等項目請購需求， 傳遞需求計劃或請購需求， 參與特定采購 程序。法務部：對采購合同進行法律條款審定，并負責最后合同簽章質量技術部： 負責

10、材料物資到貨、退庫等環節的質量檢驗和驗收工作。審計部： 對采購作業和自采過程進行定期稽核，提交稽核報告。、崗位職責供應部經理：協調和規劃部門內具體工作， 落實供應部相關預算任務， 并根據預算 限額控制本部門的業務運作； 審定采購庫存業務參數指標的設定結果； 制訂和調整供應商管理與合作的原則和政策； 審定進貨價格成本控制目標并指導具體推進措施， 審定存貨流轉的改 進目標并指導具體推進措施； 審核和提交存貨資產損溢的定期處理報告； 審核超預算采購支出和費用支出。計劃成本主管： 制訂采購業務控制參數，匯總和提交采購方面的預算分析報告； 匯總、審核、修訂和提交物資供應計劃， 根據計劃審定結果下達采購

11、指令，組織監督采購經理計劃完成情況； 組織供應商規劃和管理工作， 制訂進貨價格成本控制目標和推進具體 控制措施，協調和指導計劃成本組公室的整體工作。材料物資計劃員： 制訂并根據實際物料需求的變動調整生產性原輔料月度供應計劃， 監 督采購組計劃完成情況和收集反饋信息；收集供應商基本信息，參加供應商考核和評審。非生產性物資計劃員： 制訂五金、配件、勞保、辦公用品等物資的季度供應計劃，監督采購 組計劃完成情況和收集反饋信息； 收集供應商基本信息，參加供應商考核和評審。成本控制員：負責集團內關聯企業供應商的年度、 半年度利潤成本分析， 定期進行外部重點供應商季度詢價，控制采購經理的詢比價程序，收集主要

12、物料的市場行情資料；根據基本進貨成本信息和財務管理部傳遞的成本變動數據， 提交重點 物料進價成本管理改進目標的建議。招標管理員：負責按照設備部及使用部門共同制訂的設備購置質量、 型號、技術規格標準和進貨渠道限制標準，制作標書，組織具體招標活動，并與設備部和使用部門共同確認招標結果，向采購組傳遞采購指令； 歸集所有招標工作檔案并在資訊組存檔。庫存控制員：負責庫存物資動態信息的跟蹤、 匯總，監控庫房控制指標的達成情況； 與統計員進行數據交流， 定期分析庫存規模、 結構和周轉情況， 向倉 庫主管和財務管理部提交庫存分析相關報表和報告； 定期按庫存參數標準提出補貨需求。檔案管理員：負責合同、訂單，采購

13、數據、價格數據供應商文件的歸檔、維護、更 新，進行重要信息匯總統計，每月出據分類匯總報表； 按權限管理資料調用， 對供應部內部主管以上級別管理人員調用資料 提供全部權限，主管以下級別管理人員調用須經各主管授權，供應 部外部人員調用資料經供應部經理確定權限。采購主管：分解采購計劃，下達采購指令，指導和監督采購經理完成采購業務， 完成計劃成本組的采購計劃； 對采購經理的供應商詢比價進行基本控制審核， 組織收集供應商和原 材料市場的一般數據資料。采購經理（采購員）：按采購指令和操作規范的要求完成具體采購作業， 對供應商實施詢比價程序， 跟催供應商備貨， 記錄和回饋采購業務的基本情況和異常情況， 負責

14、收集、 匯總 和上報供應市場行業信息，提出供應商規劃建議。倉庫主管：指導和監督物資日常進出庫作業，制訂和調整庫存參數；組織進行定期存貨流轉狀況分析，審定并提交分析報告；制訂庫存管理改進目標和推進具體控制措施， 組織監控存貨資產非生 產性損耗，提交存貨異常狀態解決方案。倉庫管理員：負責倉庫的日常管理， 組織和監督倉庫員工日常工作， 提交盤贏盤虧處理報 告，報廢存貨、滯存物資處理報告。收料員：物資正常入庫、 退料入庫、 盤盈入庫等收料環節交接， 物料入庫數量清點和 制單，日常在庫物資倉儲作業。發料員： 物資正常出庫、毀損出庫、盤虧出庫、退貨出庫等發料環節交接，物料出庫 數量清點和制單，日常在庫物資

15、倉儲作業。質檢員：參予入庫交接環節和原輔料不定期抽檢， 外包裝初檢和質檢抽樣， 填寫請驗 單，協助質量技術部質檢員進行檢驗工作。總統計員： 物資進出票據匯總，建立并具體負責庫房二級明細帳核算統計工作； 與倉庫統計員核對月進銷存報表， 向會計部報月報表和匯總出入庫單 據。倉庫統計員：物資進出票據匯總， 各倉庫的臺賬 （三級賬） 和每日進銷存報表核算統計工作，當月進銷存報表，與供應部總統計員核對報表第三節 授權體系供應循環業務授權，是指在公司內部各級管理人員和業務操作人員在其職權 范圍內，根據既定的權限級別及對應的有關職責， 執行采購及庫存管理的項業務 的發起、協商、審核和審批。供應循環業務授權詳

16、見下表。項目發起部門協商會簽部門審核部門審批部門物料供應計劃計劃員計劃成本主 管供應部經 理、分管副 總計劃超預算說明計劃成本主 管供應部經理總經理物資請購各部門倉庫管理員部門主管部門部長1 萬元以下預算外請 購各部門倉庫管理員部門主管部門部長、分管副總1 萬元以上預算外請 購各部門倉庫管理員部門主管部門部長、 總經理自采權限首次分派項目負責人供應部經理、財務管理部部長總經理自采權限年度審定、調整項目負責人供應部經理、 財務管理部 部長總經理各部 門零 星備 用金 自采權確定各部門部長供應部經理、 財務管理部 部長、結算中 心負責人總經理項目自采詢比價項目自采人 員項目二級財務人 員項目負責人

17、分管副總部門 備用 金自 采詢 比價部門內自采 人員部門部長分管副總自采 不經 詢比 價授 權項目部門自采人員項目負責人部門部長分管副總預算內項目自采 5 萬 元以下合同項目自采人 員項目負責 人預算內項目自采5-10 萬元合同項目自采人 員分管副總預算內項目自采 10 萬元以上合同項目自采人 員總經理預算外項目自采 1 萬項目自采人分管副總項目發起部門協商會簽部門審核部門審批部門元以下合同員預算外項目自采 1 萬 元以上合同項目自采人 員總經理項目 自采 大宗 采購 申請項目自采人 員項目負責 人大宗采購標準制定計劃成本主 管企業發展部、財 務管理部供應部經理分管副總符合 標準 但不 實行

18、大宗采購使用部門企業發展部計劃成本主 管分管副總大宗 采購 合同 期限 標準制定計劃成本主 管企業發展部、財 務管理部分管副總實際 采購 合同 超期 限標準招標管理員使用部門、企業發展部分管副總大宗采購程序計劃成本主 管供應部經 理招標 失敗 或無 效的 處理使用部門企業發展部、財 務管理部計劃成本主 管分管副總20 萬以下物資大宗 采購合同招標管理員分管副總20 萬以上物資大宗 采購合同招標管理員總經理固定 資產 和工 程等 項目大宗采購合同招標管理員分管副總、 總經理定點采購標準制定計劃成本主 管、采購主 管供應部經 理定點 供應 商名 單確 定計劃成本主 管各使用部門供應部經理分管副總物

19、資 定點 采購 年度 合同采購主管生產部、使用部 門、質量技術部、 財務管理部分管副總、 總經理非生 產性 物資 定點 供貨形式確定采購主管供應部經 理定點 供應 商汰 換和 取消定點資格采購主管供應部經理分管副總物資停止定點采購使用部門采購主管供應部經理分管副總固定資產請購使用部門部門部長5 萬元以下固定資產 預算外請購使用部門部門部長分管副總5 萬元以上固定資產 預算外請購使用部門部門部長總經理項目發起部門協商會簽部門審核部門審批部門生產 性設 備采 購合 同采購經理供應部經理總經理5 萬元以下非生產性 固定資產采購合同采購經理供應部經 理5-10 萬元非生產性 固定資產采購合同采購經理供

20、應部經理分管副總10 萬元以上非生產 性固 定資 產采 購合 同采購經理供應部經理總經理使用 部門 與供 應部 共同采購固定資產使用部門分管副總勞務及服務請購使用部門部門部長分管副總、 總經理10 萬元以下勞務及 服務采購合同采購經理分管副總10 萬元以商勞務及 服務采購合同采購經理總經理采購 作業 控制 參數 設定計劃成本主 管供應部經 理1 萬元以下詢比價申 報單采購經理成本控制員1 萬元以上詢比價申 報單采購經理采購主管成本控制員新供應商開發計劃成本組質量技術部、企 業發展部供應部經 理供應商考評體系計劃成本 組、采購組供應部經 理供應商汰換采購主管供應部經 理年度 供貨 或服 務協 議

21、采購組生產部、其他使 用部門、質量技 術部、財務管理 部供應部經理分管副總、 總經理非年 度供 貨或 服務 合同（關聯供應商）采購組供應部經 理5 萬元以下非年度供 貨或服務合同 （關聯 供應商）采購組供應部經 理5-20 萬元非年度供 貨或服務合同 （關聯 供應商）采購組供應部經理分管副總20 萬元以上非年度采購組供應部經理總經理項目發起部門協商會簽部門審核部門審批部門供貨或服務合同 （關 聯供應商）變更和解除合同采購組供應部經 理采購超指導價格采購經理供應部經 理物資 采購 合同 定價 權：單價 2000 元以下采購經理采購主管單價 2000-5000 元采購經理供應部經 理單價 5000

22、-20000 元以下采購經理分管副總單價 20000 元以上采購經理總經理安全庫存量設定庫存控制員計劃成本主管、 采購主管供應部經 理標準周轉率制訂庫存控制員計劃成本主管供應部經 理生產部門退料生產車間車間主任質量技術 部盤贏盤虧賬務處理倉庫倉庫主管供應部經理、會計部部長總經理不合格退料銷毀倉庫質量技術部、倉庫主管供應部經 理滯料銷毀倉庫倉庫主管供應部經理、會計部部長總經理第四節 管理制度物資供應計劃（ P2-Z1-J4-1）一、目的本管理文件明確了物料供應計劃編制和采購計劃分解、 執行及反饋的管理要 求與操作規范， 以制定滿足公司日常生產運營需要的物資供應計劃， 指導具體采 購工作。二 、范

23、圍本管理文件適用于非自采范圍的生產性物料 （中西藥原輔料、 包裝材料、 五 金配件、低值易耗品）和非生產性物料（辦公勞保用品）的定期供應計劃編制及 審核。三、相關程序及制度預算管理制度 P5資金管理制度 P3四、業務流程1、計劃制訂與調整步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1上月末材料物資計劃員 醫貿公司 生產部 設備部 庫存控制員物資材料計劃員獲得醫貿公司、生產 部、設備部和庫存控制員的書面月度 生產性物資需求數據和庫存物資補貨 需求資料， 分別是： 醫貿公司的季度滾動銷售預測 、本 月訂貨計劃、 生產部月度生產計劃和生產部步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明物料需求表、設備部五金備件需求表 、

24、倉庫管理組的 月度庫存補貨需求表和月末存貨狀態明細表2上季末非生產性物資計劃員各職能部門各職能部門按季度以書面計劃表的形 式向非生產性物資計劃員傳遞非生產 性物資需求數據3當月中以 前材料物資計劃員 醫貿公司 生產部 設備部材料物資計劃員獲得醫貿公司、生產 部當月生產性物資需求調整數據， 分別是： 醫貿公司的追加訂貨需求 、 生產部的生產調整計劃 、生產部 物料需求調整表、4上月末當月中材料物資計劃員材料物資計劃員制定和調整生產性物資月度供應計劃5上季末非生產性物資計劃員非生產性物資計劃員制定非生產性物資季度供應計劃6上月末上季末計劃成本主管計劃成本主管核定或修訂物資供應計 劃，保證物資供應計

25、劃合理性，充分 滿足各生產經營部門的需求，并符合 采購作業參數標準7上月末采購經理采購主管 供應部經理采購經理按未結款情況提交當月預計付款需求8采購主管采購經理的付款需求，經采購主管和供應部經理審批后，傳遞至計劃成本步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明供應部經理主管9上月末計劃成本主管計劃成本主管根據采購經理付款需求 和當月供應計劃統一形成供應部月 度資金用款計劃2、 計劃審批和報備步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1上月末計劃成本主管計劃成本主管分別對材料物資供應計 劃和非生產性物資供應計劃中超預算 部分形成說明報告2供應部經理總經理 財務管理部計劃成本主管將該說明報告交供應部 經理和總經理審

26、批，并將審批后的報 告轉至財務管理部備案3月末計劃成本主管供應部經理 分管副總計劃成本主管將材料物料月度供應 計劃和月度調整計劃 、非生產 性物資季度供應計劃 、月度資金用 款計劃報供應部經理和分管副總審 批4月末計劃成本主管財務管理部計劃成本主管將材料物資月度供應 計劃、月度調整計劃和非生產 性物料季度供應計劃 、月度資金用 款計劃各一份報財務管理部備案， 另一份在計劃成本組留存3、計劃分解和執行步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1上月末本月中生產部采購主管采購主管獲得生產部月度生產排程表和排程調整表2上月末本月中采購主管采購經理采購主管根據月供應計劃和生產排成分解月供應計劃至周采購作業清

27、單，向采購經理下達采購指令3當月初本月初采購主管倉庫主管 倉庫管理員采購主管制訂周到貨計劃 ，一聯傳 遞給倉庫主管和各倉庫管理員，作為 收料依據，另一聯在采購組留存4采購主管采購經理采購主管監督和協助采購經理計劃執行，收集反饋信息5采購主管采購經理每周采購組召集采購計劃執行進度總 結會，督促計劃完成，處理影響完成 進度的異常情況五、單據及報告生產部物料需求表 生產部物料需求調整表 月末庫存補貨需求表 存貨狀態明細表 五金配件需求表 月度材料物資供應計劃 月度材料物資供應調整計劃 季度非生產性物料供應計劃供應部月度資金用款計劃超預算報告采購周作業清單周到貨計劃物資請購規范( P2-Z1-J4-2

28、)一、目的本管理文件明確了生產經營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購 流程，以規范物資請購的發起、審批和傳遞程序。二、范圍本管理文件適用于非自采范圍的生產性物資和非生產性物資計劃外需求和 零星請購。三、相關程序及制度采購作業控制( P2-Z1-J4-8)合同訂單管理( P2-Z1-J4-10)進貨價格及采購成本控制( P2-Z1-J4-11)四、業務流程步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1各職能部門各部門主管倉庫管理員各生產經營部門提出物資采購申請， 經各部門相關人員與倉庫倉庫管理員 核實后，填寫一式三聯物料請購單， 經本部門主管確定請購物資品種、數 量、建議供應商、需求日期等詳細內 容

29、，并簽字2各部門部長填寫完整的物料請購單交部門部長審批簽字3分管副總總經理凡預算外物資請購需要按權限級別經 分管副總或總經理審批， 預算外審批權限具體如下：1 萬元以下由分管副總審批步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1 萬元以上由總經理審批4計劃成本主管采購主管經審批的請購單兩聯傳遞至供應部， 由計劃成本主管作形式審核后，傳遞 給采購主管，另一聯在請購部門自行 留存5采購主管采購經理采購主管匯總請購單，根據請購內容 安排具體采購作業，制定零星采購 作業清單，向采購經理下達采購指令6采購經理屬于年度協議內范圍的物料，采購經 理直接按協議條件向供貨商下追加訂 單，具體操作詳見： 采購作業控制(P2

30、-Z1-J4-8) 合同訂單管理(P2-Z1-J4-10)7采購經理成本控制員 物資請購和使用部門屬于年度協議外范圍外的物料，采購 經理實施詢比價程序，填報詢比價 申報單，經成本控制員形式審核后， 申報單細節內容由使用部門確認， 其他具體操作詳見： 采購作業控制(P2-Z1-J4-8) 合同訂單管理(P2-Z1-J4-10) 進貨價格及采購成本控制 (P2-Z1-J4-11)8采購主管采購經理成本控制員 物資請購和使用部門屬于首次采購的物料，采購經理在采購主管指導下實施詢比價程序，填寫 詢比價申報單，經成本控制員形式 審核后，申報單細節內容由使用部門步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明確認，其他

31、具體操作詳見：采購作業控制(P2-Z1-J4-8)合同訂單管理(P2-Z1-J4-10) 進貨價格及采購成本控制 (P2-Z1-J4-11)9計劃員采購經理會計部采購結束后：請購單一聯按物料內容的性質(生產 性或非生產性)由材料物資計劃員和 非生產性物資計劃員進行歸集匯總； 另一聯由采購經理保留待與會計部報 帳10采購經理會計部與會計部報帳時， 采購經理須提交 請 購單、詢比價申報單、合同或訂單、 供應商發票、倉庫入庫單 或使 用部門接收單各一聯，并同時填寫 提交付款申請單五、單據及報告物料請購單零星采購作業清單詢比價申報單入庫單使用部門物資接收單付款申請單自采業務規范( P2-Z1-J4-3

32、)一、目的本管理文件明確了個別具有自采權限的部門自行實施采購行為的操作規程、 管理方法及標準，以規范個別部門自采的業務流程。二、范圍本管理文件適用于特定項目 (免煎中藥原材料、 電子調配柜原材料) 自采管 理、特定項目部門(中藥發展部、醫藥智能技術辦)自采管理，以及其他各職能 部門零星備用金自采。三、相關程序及制度資金管理 P3預算管理 P5大宗采購管理 (P2-Z1-J4-4)定點采購管理 (P2-Z1-J4-5)內部審計制度 P6四、業務流程1、自采權限設定和自采額度撥付步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1項目負責人 項目部門負責人 總經理自采權限的首次分派按如下程序進 行： 項目負責人或

33、項目部門負責人提出自 采權申請，附供應部經理和財務管理 部部長意見； 總經理審批，確定可以實施自采業務 的特定項目或項目部門2上年末財務管理部對于自采權限分派的合理性，各部門步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明項目組負責人 項目部門負責人 供應部經理 總經理應進行年度聯合審定， 具體程序是： 每年財務管理部提供該項目或項目部 門的財務分析報告， 項目組負責人、項目部門負責人、財 務管理部、供應部經理參照該報告， 共同進行年度自采權限審定，決定是 否繼續分派自采權或調整特定自采權 限的范圍， 審定或調整結果報總經理審批后生效3上年末各職能部門部長 供應部 財務管理部 結算中心 總經理各職能部門的零

34、星備用金自采內容按 如下程序確定：供應部、財務管理部、結算中心每年 參考各部門意見和實際情況，共同審 定和調整各部門零星備用金自采標 準，結果報總經理審批后生效， 該審定過程包括備用金限額、各部門 小額自采或特殊自采具體范圍4年初結算中心每年具備自采權限的項目，其采購用 款由結算中心根據項目預算撥付固定 項目額度5年初結算中心其他各職能部門的自采備用金限額由結算中心按每年審定的結果撥付4-2 自采業務控制步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1項目自采負責人 項目采購負責人 項目財務人員 財務管理部項目采購在項目組或項目部門內安排 專人，即項目采購負責人操作， 項

35、目部門或項目組內的二級財務人員 嚴格物料采購進貨成本核算和實施成 本控制管理，定期向財務管理部提交 項目成本分析報告2項目二級財務人員部門主管部門部長項目負責人項目自采和各職能部門備用金自采一 般要遵循詢比價程序： 在項目組或項目部門內，由二級財務 人員監督并審簽采購人員提交的詢 比價申報單，再經項目負責人和分管 副總審批； 其他部門備用金自采由部門部長和分 管副總審簽部門內采購人員提交的 詢比價申報單； 特殊情況授權直接采購不需詢比價 的，必須由項目負責人和部門部長批 準，報分管副總審批后授權采購3項目負責任人總經理預算內項目物料自采的合同和訂單按金額大小分別經項目負責人或總經理 審批，具體

36、審批權限如下：合同價值 5 萬元以下經項目負責人審 批合同價值 5 萬元-10萬員以上經分管副總步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明合同價值 10 萬元以上總經理審批4分管副總總經理預算范圍外的超預算自采合同必須按 權限級別經過項目負責人或總經理審 批，由結算中心在定額備用金外撥付 資金，審批權限如下：合同價值 1 萬元以下經分管副總審批合同價值 1 萬元以上經總經理審批5項目自采負責人項目負責人項目自采中符合大宗采購標準的，項 目自采負責人發起大宗采購申請，項 目負責人審批同意，按相關管理程序 執行，與供應部共同操作， 符合定點采購標準的，按相關管理程 序執行，嚴格控制進貨渠道6內審員對項目自

37、采定期由審計部內審員組織 專項采購作業稽核，檢核業務操作程 序和形成的相關文檔，形成自采控 制稽核評價報告 詳見內部審計制度 P6五、單據及報告詢比價申報單自采控制稽核評價報告大宗采購管理( P2-Z1-J4-4)一、目的本管理文件明確了某些易于標準化的材料、 大金額固定資產等物資或服務的 特殊采購標準及業務操作流程， 以便在形成大批量集中采購的同時， 加強財務監 督，規范和優化供貨渠道及供應價格。二、范圍本管理文件適用于非集團內關聯供應商貨源的， 易于標準化的生產性原輔料、 金額較高的設備、固定資產、工程材料、修繕和工程項目(設備及車間改造、基 建工程)、租賃項目及其他服務項目。三、相關程序

38、及制度固定資產及設備采購管理 (P2-Z1-J4-6)勞務及服務采購 (P2-Z1-J4-7) 合同、訂單管理( P2-Z1-J4-10)四、業務流程1、 大宗采購標準制定步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1年末計劃成本主管企業發展部財務管理部 分管副總計劃成本主管會同企業發展部、財務 管理部共同制訂適用于大宗采購規范 方法的范圍和標準；每年依據企業實際經營情況進行調整 和修正；結果報供應部經理、分管副總審批生 效；一般標準參照：步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明合同價值 10 萬元以上較易于標準化的 物料；合同價值 10 萬元以上的國內采購設 備；合同價值 10萬元以上的租賃、 工程項 目；

39、合同價值 1 萬元以上的修繕工程項目 合同價值 10 萬元以上的其他服務項目2計劃成本主管使用部門 企業發展部 分管副總實際采購業務中，特殊情況不予招標和邀請報價等大宗采購程序的，供應 部計劃成本主管參照使用部門和企業 發展部意見， 報分管副總審批同意后， 實行普通采購程序3年末計劃成本主管企業發展部財務管理部供應部計劃成本主管、企業發展部、 財務管理部共同制訂經大宗采購程序 所訂立合同的最長履行時限標準， 每年依據企業實際經營情況調整和修 正，結果經分管副總審批生效4年末招標管理員使用部門 企業發展部 分管副總實際采購業務中，特殊情況下合同履 行期限超過標準的，供應部招標管理 員參照使用部門

40、和企業發展部意見， 報分管副總審批同意后，執行實際合 同期限2、 大宗采購業務操作規范步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1使用部門自采部門 供應部 企業發展部根據使用部門提交的物資需求計劃， 自采部門的物資大宗采購申請，計劃 成本主管按大宗采購標準提出大宗采 購程序申請，供應部經理審批后，計劃成本主管與 企業發展部共同形成標準物料的大宗 采購統籌安排，實施大宗采購程序2使用部門自采部門 供應部 企業發展部根據各部門的固定資產、服務項目請 購要求、自采部門的固定資產、服務 及工程項目大宗采購申請，計劃成本 主管按大宗采購標準提出大宗采購程 序申請，供應部經理審批后，計劃成本主管與 企業發展部共同

41、安排工程項目、工程 材料、服務項目的大宗采購，實施大 宗采購程序3使用部門 招標管理員 分管副總以供應部為主，實施大宗采購程序： 使用部門確定物料質量、技術規格型 號、工程技術要求等供應條件； 招標管理員按供應條件邀請報價或組 織招標，制報價邀請書或招標 文件； 采用公開招標還是邀請報價由供應部 決定，分管副總批準； 公開招標可以自行組織，也可委托專 業代理機構進行， 具體由供應部決定，步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明分管副總批準4招標管理員 企業發展部 財務管理部 使用部門邀請報價的，招標管理員、企業發展部和財務管理部參予議標和監督，決 定中標人， 公開招標的，招標管理員、使用部門、 企業

42、發展部、財務管理部共同組成評 標專會，決定中標人5計劃稱本主管招標失敗或無效的，計劃成本主管根 據企業發展部、使用部門及財務管理 部的意見，報分管副總批準，進行二 次招標或轉入普通采購程序。3、大宗采購合同規范步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1招標管理員分管副總 總經理物資招標或邀請報價的，招標管理員與中標人草簽長期供貨合同，分權限 級別經分管副總或總經理審核后執 行，合同審批權限如下：合同價值 20 萬以下，分管副總審核，合同價值 20 萬以上，總經理審核2招標管理員分管副總 總經理設備、固定資產、維修、租賃、工程 或其他服務項目招標或邀請報價的， 招標管理員與中標人草簽設備、工程 材料、

43、工程項目或服務采購合同，經步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明分管副總和總經理審核后執行3檔案資訊組大宗采購由供應部檔案資訊組將全程 相關檔案資料按大宗采購編號歸檔和 保管五、單據及報告報價邀請書招標文件定點采購管理( P2-Z1-J4-5 )一、目的本管理文件明確了某些材料物資實行定點采購程序的標準及業務操作流程， 以便在形成集中采購的同時，加強財務監督，規范和優化供貨渠道及進貨價格， 完善供應鏈合作。二、范圍本管理文件適用于部分原材料、五金備件、儀表電器、低值易耗品、辦公勞 保用品及其他物資材料的定點采購程序。三、相關程序與制度供應商管理 (P2-Z1-J4-9) 合同、訂單管理 (P2-Z

44、1-J4-10)四、業務流程1、定點采購標準和范圍設定步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1年末計劃成本主管采購主管計劃成本主管和采購主管共同確定定點采購物料和定點供應商的標準， 每年根據供應商實際變動情況調整修 該兩項標準2年末供應部經理該標準提交供應部經理審批同意后成為確定定點供應具體范圍的原則指導2、定點采購物料及候選定點供應商確定步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1年末使用部門定點采購物資使用部門每年提供定點 采購物料使用情況的書面反饋資料， 提交建議定點采購物料明細表2成本控制員成本控制員每年提供重點供應商季度詢價表3檔案資訊組檔案資訊組每年提供現有定

45、點供應商半年度評審結果和年度交易記錄4采購主管計劃成本組采購主管、計劃成本組提供供應市場 調研結果、邀請報價結果、推薦定點 供應商名單和相關資料5供應部供應部召集年會，按定點采購標準和 以上資料劃定定點采購物料和定點供 應商候選名單6計劃成本主管采購主管使用部門新的候選定點供應商可在年初確定， 也可根據供應部的市場調查和生產方 面的變化，隨時由采購主管或計劃成 本主管提出新的定點供應商推薦名 單， 擬新選定的定點供應商必須經供應 部、使用部門聯合實地考察，提供考 察報告，進入候選定點供應商范圍， 參與定點供應商綜合評議3、定點供應商資格綜合評議步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明步驟完成時間涉及

46、部門及崗位步驟說明1計劃成本主管 生產部 倉庫主管 各使用部門計劃成本主管組織，生產部、各使用 部門參加，參照候選名單、基礎資料 和考察報告等進行綜合評議：A 年度綜合評議；B 隨時進行新的候選定點供應商資格 綜合評議； 以確定定點供應商名單和定點采購物 資范圍2計劃成本主管供應部經理 分管副總定點供應商名單和定點采購物資范圍 形成報告，由計劃成本主管報供應部 經理、分管副總審批同意后生效4、定點供貨合同步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1采購主管定點采購的生產用原輔料，采購主管 與定點供應商洽談，簽訂年度協議， 協議簽訂過程的控制見合同、訂單 管理(P2-Z1-J4-10)2采購主管供應部經

47、理其他定點采購物資由采購主管決定是 否采用年度協議形式合作，報供應部 經理審批3采購主管非生產性物資采用年度協議方式合作 的，采購主管與定點供應商洽談，簽 訂年度協議；協議簽訂過程的控制見合同、訂單步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明管理(P2-Z1-J4-10)4采購經理非年度協議合作的定點采購，具體采 購業務中由采購經理直接與定點供應 商簽訂合同或訂單合同簽訂過程的控制見合同、訂單 管理(P2-Z1-J4-10)5、定點供應商管理、評審和資格汰換步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1計劃成本組采購組計劃成本組和采購組共同制定定點供應商評審內容和管理標準，確定定點資格汰換標準，并提供定點供應商

48、評審表和定點供應商交易記錄表2采購經理采購經理根據日常訂單交易情況填列定點供應商交易記錄表3計劃成本主管采購經理 倉庫主管 使用部門計劃成本主管組織： 非原材料物資定點供應商半年度評 審； 生產性原輔料定點供應商年度評審； 采購經理、倉庫主管、使用部門參與， 填寫定點供應商評審表4采購主管供應部經理采購主管根據定點資格汰換標準和 定點供應商評審表 、定點供應商 交易記錄表決定定點資格汰換， 報供應部經理和分管副總審批步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明5定點合作年度內供應商出現重大異 常，影響正常供應的，由采購主管申 請，供應部經理和分管副總審批，取 消該供應商的定點資格1、 定點采購范圍變更和

49、記錄步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1使用部門 采購主管 供應經理 分管副總合作期內發現定點采購物資不再適用 定點采購方式的，使用部門或采購主 管提出，供應經理和分管副總審批， 同意停止定點采購2檔案資訊組定點采購的所有材料信息再檔案資訊組編號并歸檔保存五、單據及報告 建議定點采購物料明細表 供應商季度詢價表 定點供應商綜合評議表 定點供應商名單 定點供應商評審表定點供應商交易記錄表固定資產及設備采購管理( P2-Z1-J4-6 )一、目的本管理文件明確了一般固定資產和設備的采購規程， 以規范生產設備及其他 固定資產的采購。二、范圍本管理文件適用于非自采范圍內的固定資產，包括生產性設備、非生

50、產性一 般固定資產的采購。三、相關程序與制度 大宗采購管理( P2-Z1-J4-4) 合同訂單管理( P2-Z1-J4-10)四、業務流程步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明1使用部門部門部長使用部門主管以上級別人員填寫并提 交固定資產請購單，經本部門部長 和分管副總審簽2分管副總總經理預算外請購分權限級別經分管副總或總經理審批：5 萬元以下經分管副總審批5 萬元以上經總經理審批3計劃成本組審批后的固定資產請購單傳遞至 供應部計劃成本組， 符合大宗采購標準的， 實施大宗采購， 進行邀請報價或招標管理程序， 詳見大宗采購管理 (P2-Z1-J4-4)4采購經理采用一般采購程序的，供應部采購經步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明成本控制員使用部門理負責詢比價， 提供詢比價申報單， 經成本控制員形式審核后，交使用部 門確認擬采購物資的詳細條件內容5采購經理 供應部經理 分管副總 總經理采購經理按確定后的采購條件，草擬 固定資產采購合同，分權限級別經過 審批后執行：A 生產性設備 供應部經理和總經理審核B 非生產性固定資產合同價值 5 萬以下經供應部經理審核 合同價值 5-10 萬供應部經理和分管副 總審核合同價值 10 萬以上供應部經理和總經 理審核6使用部門分管副總采購經理某些特殊固定資產可由使用部門申 請，分管副總批準，使用部門與采購 經理共同實施采購，以