1、公文寫作與處理第一節公文寫作一、公文的概念、類別和功能1、公文的概念公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發布行政法規和規章，施行行政措施，指示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。公文是在公務活動中形成和使用的文書材料，離開公務活動就不存在公務文書。法定機關和組織以公務文書作為實現其職能的重要手段的依據；公務文書必須反映和處理公務。這就是公務文書區別于私人文書的本質所在。公文有廣義和狹義之分。廣義公務文書的指稱范圍包括機關、團體、企事

2、業單位的各種文件、電報、報表、會議文件、調查材料、記錄、登記表冊等。它們都是法定機關與組織在公務活動中所形成和使用的，具有法定效力和規范體式并須經過一定處理程序處理的文書材料。狹義公務文書的指稱范圍包括通用公文與專用公文。通用公文指公文處理辦法中規定的十二類十三種公文，專用公文指除通用公文外由外事、軍事、司法等機關根據本部門需要而使用的專用公文。2公文的類別依不同標準，不同角度，公文有多種分類方式。(1通用公文與專用公文。根據形成和作用的公務活動領域（即通常所說的按公文形成和使用范圍）劃分，通用公文是各類各級機關、團體、企事業單位都使用的文件，如請示、報告、函等，專用公文是在一定專業機關、部門

3、和業務范圍專門使用的文件，如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。(2）對外公開文件、限國骨公開文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件。這是根據文件內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件，內容不涉及國家秘密，可以直接對國內外公開發布；限國內公開文件，內容雖不涉及國家秘密，但其內容不宜或不必向國外公布；內部使用文件，內容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只有在本系統或本機關內部使用；秘密文件，內容含有一般國家秘密，泄露會使國家安全、利益遭受損害；機密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害；絕密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，泄露會使國

4、家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。(3）上行文、平行文、下行文。是公文制發機關根據行文方向而劃分的。上行文，指向有隸屬關系的上級領導、指導機關報送的公文；平行文，是指向同一組織系統的同級機關或非同一組織系統的任何機關發送的公文；下行文，向所屬被領導、指導的下級機關發送的公文。(4）規范性文件、領導指導性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。是根據內容的性質所劃分的。規范性文件指強制性推行的，用以規定行為規范的法規、規章等；領導指導性文件是指領導機關制發的用于頒布方針政策、法規與規章，指導、布置工作，闡明領導指導原則的文件；公布性文件是指直接向國內外公開發布的文件；陳述呈請性

5、文件指用于匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批準的文件；商洽性文件是指探討、協商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個人的使命、身份、經歷或某事件提供證據和對有關各方面權力、義務、責任作出規定的文件。(5）平件、急件、特急件。是依據對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規處理的文件；急件是指因為內容重要、緊急而需要優先傳遞處理的文件；特急件是指內容非常重要并特別緊急，需立即優先迅速傳遞處理的文件。(6）收文、發文。機關內部根據文件來源劃分的。收文指本機關收到的來自外部的文件；發文是指本機關制作發往外部的文件，本機關制成只供內部使用的也稱發文。3公文的功能，公文是能

6、夠逾越時間與空間的限制，有效傳遞公務活動所需信息的重要工具，這一功能主要表現在下述方面：(l公文用于傳達貫徹黨和國家賓方針政策和各項指令。在公務活動中發揮領導和指導的作用，是加強集中領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。(2公文是下級機關請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯系的基本手段。通過公文，使下情上達，為領導機關制定決策提供依據，同時，有利于對發生的問題予以及時處理。(3公文用于發布行政法規與規章，在國家行政管理與維護社會主義建設秩序方面發揮著規范作用。它使國家各項管理活動有法可依，有規可循，從而逐步實現法制化、規范化。(4）公文是溝通機關之間橫向聯系的紐帶。它比其

7、它信息溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。通過公文，機關之間能夠相互交流信息、商洽事務，在工作中取得協調與配合。(5）公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業中發揮著闡明事理、啟發覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。(6）公文是社會活動的真實紀錄。它印證了公文作者的合法身份；記錄了各項管理活動的性質、狀態；因此，具有重要的憑證作用。二、公文的文體、結構、格式和稿本1公文的文體公文的文體，指公文的表達方式。公文屬應用文體，應具有應用文體的基本屬性，即具有直接應用性，從本質到現象，從總體到細節的全面真實性與嚴格遵守國家統一規定，保證公文內容完整、標記明顯的格式規范性。

8、但它又不同于一般的應用文，具有其自身的特殊屬性。第一，公文被規定以現代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統。白話文具有通俗易懂、語義確切的優點。第二，公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。這是因為公文內容的表述，必須做到事理結合，除去對客觀事物的性質、狀態、特征作出敘述與說明以外，還要求在此基礎上進行科學的分析與論證，以表明作者的觀點與態度。只是不同文種因其性質與行文目的不同而在三種表達方式的運用上，各有側重。如規范性、公布性文件側重于說明的方式；工作報告、會議紀要側重于敘述的方式；而內容復雜的公文，如調查報告，則需同時兼用三種表達方式。2公文的結構公文的結構指公文的組織結構，具有

9、規范性和相對確定性。國家有關機關對公文的基本構成作出了規范性要求；其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。公文的其他組成部分有：文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。3公文的格式公文格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規定。公文格式具有較強的規范性；國家有關機關以法規、規章、標準等形式對其加以規范。規范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理；有利于應用各種現代化信息技術處理與管理公文。公文格式主要是對載

10、體的規格尺寸、載體區域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規范。目前我國通用公文的格式一般為：(1）公文紙采用國內通用的16開型，推薦采用國際標準A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據實際需要確定。(2）公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區，與不允許出現任何符號的白邊區兩個區域。上白邊（天頭）和左白邊（訂口）應分別寬于下白邊（地腳）和右白邊（翻口）。(3）所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排版）。正文的行長應與圖文區寬度相等（即通欄排）。(4）左側裝訂。（少數民族可按其習慣書寫，排版）。正文的行長應與圖文區寬度相等（即通欄排）(5）在公文

11、撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規范性要求。保密等級的標注與編排。在文稿上，應根據公文的實際涉密程度，用漢字“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標注，并后加“”，必要時還應注明保密期限（如機密5年）。在正式發出的印制本上，保密等級位于公文首頁圖文區左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。緊急程度的標注與編排。在文稿上，根據情況分別標注“急”或“特急”。在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。文頭的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁上端，約占圖文區面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，但也可根據需要用其他顏色）印制，居

12、中排一行。聯合行文的公文，一個作者占一行。發文字號的標注與編排。文稿上，應由有關人員在注發之后，依照發文字號登記冊上的式樣，依次標注作者代字，置于方括號中的年份號，順序號。如國務院1997年第一發文即標作：“國發1997001號”。一件公文只有一個發文字號，聯合行文時只標注主辦機關的發文字號。在印制本上，發文字號位于公文首頁文頭以下，居中；如有簽發人時，應居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發文字號下應居中印一條長10omm的細實線。簽發人的編排。在印制本上，簽發人位于發文字號的同一行，居右側。排印出“簽發人”字樣后空一格排發簽發人的姓名，字體字號與發文字號相同。標題的標注與編排。撰

13、寫文稿時，應根據有關要求正確標注標題：結構完整；語意確切；文字簡練、醒目，字數一般不超過50字。主送機關的標注與編排。在撰寫文稿時，應將收受并對本文負實際辦理、簽復責任的機關的全稱或規范化簡稱或統稱標出，標注時需注意：除了普發性公文外，一份公文（特別是上行文）只能以一個機關為主送機關，不能“多頭主送”；除非領導者本人曾有要求，否則不能直接主送領導者，更不能同時直接主送幾位領導者；應準確界定主送機關與抄送機關的區別，避免僅依據機關的級別而不是辦理方面的責任確定受文機關中的主送與抄送機關；應正確標注受文機關的名稱，禁止使用不規范的簡稱或籠統含混的統稱，以免無人承擔實際辦理責任，削弱公文的效用。在印

14、制本上，主送機關位于標題下，從左至右頂格排列機關的名稱，回行繼續頂格，結尾用冒號。如主送機關不止一個時，應按其性質、級別輕重高低以及有關規定或慣例依次排列，機關名稱之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。正文的編排。在印制本上，正文位于主送機關下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。附件標記的標注與編排。撰擬文稿時，應準確標注附件標記，注明其標題、件數、份數。印制本上，附件標記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號（只一件時不排）、標題、份數。每件一般占一行，字體字號與正文同。印章或簽署的編排。簽署位于正本的右下方，一位領導者占一行，先排出機關

15、名稱、簽署者職務，后空兩格后請領導簽注姓名。印章位于正式發出的印制本正文的右下方，應上不壓正文，下不壓日期。作者與日期的標注與編排。撰擬文稿時，應如實在相應欄目內標注完稿時間、審核時間、簽發時間、會議通過或批準時間等，并注意標明完整確切的年月日。在印制本上，作者位于正文右下方，排印發文機關全稱或規范簡稱，一個作者一般占一行，字體字號同正文。在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號與正文同。注釋的編排。除個別簡短的注釋采用正文夾注（在正文待解釋說明的對象后用圓括號標出釋文）外，注釋排印在印制本的末頁日期的下方。每項為一個自然段，如有兩項或兩項以上時，注意使正文中的序號和釋文前的序號

16、保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。主題詞的標注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁注釋之下，通常排一行，起首頂格標“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。抄送機關的標注與編排。在印制本上，抄送機關位于主題詞以下，用兩條與圖文區寬度相等的平行細實線作為界線，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機關的性質、級別和有關規定或慣例依次排印抄送機關的名稱，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。印發說明的編排。在印制本上，印發說明位于抄送欄以下公文末頁最下端，在圖文區與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等

17、長并平行的細實線，形成“印發說明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機關字體字號相同的文字印刷。4，公文的稿本在公文形成過程中，將有各種文稿、文本產生，它們在內容、外觀形式以及效用方面均有很大區別。草稿。是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見和修改審核使用，不具備戚公文的效用。定稿。又稱原稿，是已經履行法定生效程序的最后完成稿，即業經機關領導人審核并簽發、正式會議討論通過或經上級機關審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標準依據。正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志。副本。再現正本內容及全

18、部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。備存查、知照使用。試行本。法規文件正本的一種特殊形式，在試驗推行期間具有法定效用。暫行本。法規文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬期間具有法定效用。修訂本。對已經發布生效的文件，在實行一定時期后進行修改訂正再行發布時使用的文本。修訂本具有法定效用。不同文字稿本。同一公文在形成過程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時，不同文字所形成的內容相同的文稿或文本在效用上相同。三、常用公文文種及其選用文種，也叫作公文名稱，是用來表明公文的性質、適用范圍、作者職能權限及制發公文目的要求的。在公文中正確標明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利于維護公文的權威性及有效

19、性。1常用公文文種的適用范圍(1）規范性文件。條例，用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。規定，用于對某一方面的行政工作作部分的規定。辦法，用于對某一項行政工作作比較具體的規定。決定，用于對重要事項或者重大行動作出安排。(2）領導指導性文件。命令（令），用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。指示，用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。批復，用于答復下級機關的請示事項。通知，用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦

20、理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。通報，用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。(3）公布性文件。公告，用于向國內外宣布重要事項或法定事項。通告，用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。(4）陳述呈請性文件。議案，用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。請示，用于向上級機關請求指示、批準。報告，用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。調查報告，用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。(5）商洽性文件。函，用于不相隸屬機關間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。(6）會議文件。會議紀

21、要，用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布。2，公文文種的選擇撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種，不僅會給公文的撰寫制作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關規范，特別是要嚴格遵循黨和國家關于公文文種的使用規則。選擇公文文種的依據主要有三個方面：一是發文機關與主要受文者間的工作關系；二是發文機關的法定或規定權限；三是行文目的、行文要求和表現公文主題的需要。根據發文機關與主要受文者間的工作關系選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關系，選取為這種關系所允許的文種：當雙方存在領導與被領導、指導

22、與被指導關系時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關系（同系統中的同級機關之間）或不相隸屬關系（非同一系統的任何機關之間）時，只能選用平行文種。根據作者的權限選擇文種，就是要明確作者的職責、權力范圍，選擇與之相符合的文種。這是因為有一部分公文文種對使用者的權限有明確規定，只有具備相應地位和權力的機關才能選用。如“命令”是一種領導性公文，但并非一切處于領導地位的機關都可以使用。除軍隊系統之外，只有那些為憲法和其他有關法律明確規定有權發布命令的機關才能使用。如果不按作者的權限選擇文種，特別是選用了超越自身權限的文種，就將構成越權行為，公文自然也會因失去法律、法規保護而失效。根據行文

23、目的、要求和表現主題的需要選擇文種，就是在相同性質的文種中，選取有助于實現目的和要求，有助于使主題得到正確、鮮明表現的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用于表現不同的公文主題，適用于表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答復、執行等方面的不同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質相同，但在表現主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用。“報告”用于向上級機關匯報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現帶請示事項的主題內容；“請示”可用于向上級機關請求指示或批準，但不能用于不帶請示事項的工作情況匯報。“報告”可提出請示審閱批示或轉發等方面的要求

24、，但不能用于請上級允許“自己”去做什么，也不能請上級務必答復；“請示”則可以提出請求上級務必予以指示或答復的要求。一、公文處理及其任務公文處理，從廣義上說，是指對公文的撰寫傳遞與管理，它是使公文得以形成并產生實際效用的全部活動，是機關實現其管理職能的重要形式。公文處理具體包括：公文的擬寫、制作、處理、傳遞、保管、提供利用以及對公文處理的監督控制和組織管理。公文處理的基本任務是準確、及時、安全、有效地擬制、傳遞、處理和管理公文，以便為機關公務提供適用的信息，充分發揮公文的效用。其具體任務是：(1）擬寫與制作公文。包括擬稿、會商、審核、簽發、繕印、校對直至用印或簽署，形成正式公文。(2）傳遞公文。

25、將擬制成的公文，根據公文性質與時限要求以多種方式傳遞給收受公文的機關。(3）辦理公文。對于收文予以執行、辦理或撰擬新的公文作出答復、批轉或轉發的處理。了解與處理公文內容所針對的公務，實現來文的目的要求。(4）處置辦畢公文。指對已辦理完畢的公文采取立卷歸檔、清退、銷毀與暫存等方法進行處置。(5）管理公文。指對公文的平時分類保管與提供查閱。(6）對公文擬制辦理的組織管理與監督控制。二、公文處理責任在公文處理活動中，不同層級、不同類型的工作人員承擔著各自不同的具體工作任務及與之相吻合的責任。明確這些責任的歸屬，對于提高公文處理的質量與效率有重要意義。1機關領導的公文處理責任機關領導在公文處理中的責任

26、主要包括：親自參與對重要公文的撰擬工作；審定簽發以本機關名義制發的重要公文并承擔其法律或行政后果；閱處重要來文并指示處置原則與方法；直接承辦最重要的來文；審定公文處理方面的計劃、規章和標準，確定對公文處理系統的重大改善方案，指導解決機關內公文處理活動中帶有根本性的隨機事件等。2綜合辦公部門負責人的公文處理責任綜合辦公部門即指機關內部設置的辦公廳（室）等綜合服務或綜合管理機構。該部門是公文信息流通的中樞，其負責人對公文處理負有全面而具體的多種責任：親自動手撰擬一部分重要的綜合性公文；審定簽發以本部門名義制發的公文并承擔其相應的法律或行政后果；親自審核重要的對外發文；經機關領導明確授權代為審定簽發

27、以機關名義制發的公文；閱處或經機關領導明確授權代為閱處部分來文并指示處置原則與方法；直接擬辦和承辦重要的來文；制定機關公文處理方面的計劃及實施方案，組織制定公文處理方面的規章制度和標準并督促檢查實施情況，組織規劃公文處理流程，建立公文處理質量與效率保障體系，協調機關內外的行文關系，指導解決機關內公文處理中的一般隨機事件，指導下級機關的公文處理工作。3業務部門負責人的公文處理責任業務部門指機關內設的具體承擔機關某一項或幾項管理職能的職能機構。這些部門的負責人的公文處理責任包括：親自動手撰擬一部分比較重要的公文；審定簽發以本部門名義制發的文件并承擔相應的法律或行政后果；審核由本部門承辦、以機關名義

28、發出的文件；閱處由本部門直接辦理的來文并確定具體處置方案；直接擬辦和承辦重要來文；協調與其他部門間的行文關系；督導本部門的公文處理工作，控制其質量，確保工作效率，向機關首長或綜合部門反映有關情況，解決部門內部公文處理活動中的矛盾和問題等。4公文處理機構負責人的公文處理責任公文處理機構又稱文書部門或專職文件機構，它是在綜合辦公部門或業務部門內部下設的專門承擔（或主要承擔）公文處理任務的組織，具體稱謂有多種，如文書處（科、室）、文電處（科、室）、秘書處（科、室）、辦文處（科、室）、核文處（科、室）、機要處（科、室）等。這類機構負責人在公文處理中的主要責任是：草擬由領導交辦的公文；審核公文；擬辦、承

29、辦部分來文；具體協調解決機關內部、外部有關公文處理的一般性具體矛盾關系；具體組織控制各部門公文的流程；從多種渠道了解公文處理的具體情況，直接指導解決或提請領導解決有關具體問題；根據授權提出公文處理工作的計劃及實施方案，設計公文處理的制度、標準和規程，規劃公文處理的流程；具體指導下級機關的公文處理工作。5專（兼）職文書人員的公文處理責任在各級各類機關中總需要有一部分專門或主要承擔公文處理工作的人員，一般稱其為文書人員、文秘人員或機要人員。他們在公文處理過程中的主要責任包括：分類集中承擔一部分公文處理任務，特別是其中具有管理性質的任務，如收發、啟封、登記、注辦、摘編、用印、立卷歸檔、清退、銷毀、保

30、管、提供借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦、印制、分發、對外傳遞以及審核公文等；組織公文的具體運轉過程；輔助設計公文處理的制度、標準和規程等。6一般業務人員的公文處理責任在各職能部門工作的一般業務人員在公文處理中的主要責任就是按規定的時限閱讀處理來文，提供擬辦意見，具體承接辦理公文，解決其中所涉及的問題，起草公文，參與審核一部分公文。三、公文辦理程序1收文辦理程序收文即對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。(l）公文的收受與交流。簽收。指經履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續之后收取公文。簽收工作由專職或兼職的外收發人員或通訊人員完成。啟封。公文統一或分別由辦文人員簽收后，統一啟封或

31、徑送有關領導者親啟。登記。為便于掌握公文運轉辦理情況和查閱線索，外收發人員在完成簽收工作后，對收發情況做簡要記載。(2）辦理收文。辦理收文是指對收文進行閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決所針對的事務或問題的過程。擬辦。這是一項輔助決策活動。由有關人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見和建議，提供可供選擇的方案，供領導審核定奪的活動。做好擬辦工作，應注意：第一，弄清文件的意圖、問題的性質與實際狀況；第二，意見要簡明、具體、得體；第三，如所提方案有兩個或兩個以上，應將傾向性意見排在前；第四，在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期；第五，對領導采納自己的方案有一定把握時，也可直

32、接草擬復文文稿供審核定奪。請辦，也叫注辦，指機關辦公廳（室）根據授權或有關規定將需要辦理的公文注請主管領導人指示或主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。批辦。有關負責人認真閱讀分析文件后，提出處理意見。這是一項由法定責任者履行法定的事務處置權的決策活動，規定了對具體文件的處置方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現具有決定性影響。批辦公文時應注意：第一，不越權批辦；第二，嚴格控制批辦范圍；第三，批辦意見明確、具體、切實可行；第四，采取措施保證批辦意見執行；第五，如待辦問題自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦；第六，填“公文處理單”。分發。指經過收文篩選分

33、類后，依一定標準和要求分送有關部門、有關人員閱知辦理的活動。其主要依據是：文件的性質、重要程度、涉密程度、緩急時限要求、內容所涉及的職責范圍等。承辦。即具體承接處置文件內容所針對的事務與問題的活動，是公文處理的中心環節。為使文件所涉及的問題得到解決，承辦可采取召集會議、面談討論、電話溝通、實地調查指導、現場協調布置等。承辦是各級機關的重要職責，其依據是有關法規、指令、決定等。更具體的是上級領導依照法規、決議等作出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖。(3）組織傳閱與催辦查辦。組織傳閱。指獨份或份數很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。催辦。由公文處

34、理管理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。(4）辦畢公文的處置立卷歸檔。即將機關在工作活動中形成的辦理完畢的具有查考價值的文件材料，按其一定的聯系、性質和保存價值分類整理編立成案卷，并移交檔案部門保管。立卷原則：遵循文件材料形成的特點與規律、保持文件之間的歷史聯系，區分不同價值，便于保管與利用。立卷方法：把握文件的特征，同其所同，異其所異，進行科學的分類、組合與編目。要保證立卷文件的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況。電報隨同文件一齊立卷。立卷歸檔的程序：編制立卷類目（分類歸卷方案

35、）、平時歸卷、年終調整、排列卷內文件與編號、填寫卷內文件目錄與備考表、擬寫案卷標題（題名）、填寫封皮與裝訂、案卷排列與編目、歸檔。清退。即向原發文機關或指定的其他機關退還屬于清退范圍的公文。銷毀。即對已不具備留存價值的公文，在履行審批手續之后予以銷毀。暫存。即對不屬上述范圍的公文暫時予以妥善保存。2發文辦理程序發文處理是指機關內部為制發公文所進行的創制、處置與管理活動。發文處理是一個不斷形成和積累有效公文生成條件的過程；是發文機關履行法定職責，表達自身意志和愿望，創造、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由機關內眾多工作人員共同參與的集體創造活動過程。發文處理的一般程序為：擬稿、會商、核稿、簽發

36、、注發、繕印、用印或簽署、分裝、發出、處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。(1）文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、核稿、簽發。擬稿。即撰擬公文文稿。擬稿是機關各級工作人員的職責，不僅各類具體工作人員應積極參與，各級領導者也應親自動手草擬各類重要公文。會商。指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動。核稿。指擬就的文稿在送交有關領導簽發或會議討論通過之前，由部門負責人或經驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發出意見并簽注姓名、日期的

37、活動。除一些規范性及重要領導指導性公文須經有關正式會議通過，或再由負責人簽署即可生效外，其他的公文的文稿，一經履行簽發手續即為定稿，即有正式公文的效用，為此，簽發是絕大多數公文生效的必備條件。(2）公文的制作，具體包括：注發、繕印、用印或簽署。注發。即指在定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動，其作用是使簽發意見進一步具體化、技術化。繕印。即從謄錄抄寫、印刷等方式制作供應出的公文。用印或簽署。即在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質和法定效力。(3）公文的對外傳遞，包括分裝、發出等環節。分裝。指按照規定具體揀配和封裝公文。發出。將已封裝完

38、畢的公文以適宜的方式發送給受文者。(4）處置辦畢公文，包括：立卷歸檔、暫存銷毀等。四、公文擬辦、請辦、批辦、承辦、審核與簽發的方法要點1，擬辦擬辦是一項輔助決策活動。由有關人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見的建議，提供可供選擇的方案，供領導審核定奪的活動。做好擬辦工作，應注意：(1）弄清文件的意圖、問題的性質與實際情況；(2）意見要簡明、具體、得體；(3）如所提方案有兩個或兩個以上，應將側臥身性意見排在前；(4）在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期；(5）對領導采納自己的方案有一定把握時，也可直接摹擬復文文稿供審核定奪。2，請辦需請辦的文件可以分為三種類型：注批件、注辦件

39、、函辦件。注批件。即直接注“請某某同志批示”的文件。辦理注批件要把握這樣幾點：一是對于請示的問題比較重大，不需要辦文部門協調、補充說明的，要注請領導同志批示。二是對于注請領導批示的請辦件，應同時分送有關領導和主管部門閱看，以便相互通氣，加快辦理速度。三是對于一些特殊件，如確需直接注請領導批示，可先同領導同志的秘書聯系協調，然后再注請辦理。不能隨便直接注請領導人批示。特別是有些請示，有關部門意見不一致，不便領導表態的，更不能直接注請領導人去批示。注辦件。就是注“請某某部門研辦”的文件。注辦方式包括：請某某部門研辦，請某某部門商某某部門研辦，請某某部門研處，請某某部門研究提出意見，請某某部門商某某

40、部門研究提出意見。辦理注辦件要注意把握三點：一是注意“研辦”與“研究提出意見”的區別。對“研辦”件，承辦部門可以自行批復請示單位。注明“研究提出意見”，是表示征求意見，要求有關部門提出辦理意見供上級領導機關辦文參考，主辦者實際上是請示件的主送機關。比如，關于紀念設施問題，地、市委請示省委，省委辦公廳的辦文部門可請省委宣傳部研究提出意見，省委宣傳部的意見反饋給省委辦公廳后，由省委辦公廳報省委同意，而后再以省委名義報黨中央、國務院審批。二是請某某部門商某某部門研辦的件，兩個承辦部門，以前者為主，由前者牽頭承辦。牽頭單位應當充分征求商辦單位意見。如果兩個單位意見不一致時，應將兩種意見同時報上級機關酌

41、定。三是注辦件的分送范圍要得當。一般請部門研辦、研究提出意見的文件都應當分送有關領導同志，使領導同志知道某文件已由某個部門承辦。如果主管領導對請示有批示，可由辦文人員直接告知承辦單位。函辦件。就是用函的形式通知有關部門研究提出辦理意見的文件。辦理函辦件要注意三點：一是請示件中的內容涉及幾個部門，需要各方面征求意見，又不便于請某一個部門承辦的，辦公廳（室）可分別發函。函中可寫明：“現將某某請示轉去，請就某某方面的問題研究提出意見。”二是辦公廳（室）領導同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門見面，就用發函的形式，并可以把“此件是領導同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過去。三是一些特急件，需要

42、限定承辦部門在一定期限內辦完，用函的形式可以說清楚。3批辦批辦是指有關負責人認真閱讀分析文件后，提出處理意見。這是一項由法定責任者履行法定的事務處置權的決策活動，規定了對具體文件的處理方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現具有決定性影響。批辦公文時應注意：(l）不越權批辦；(2）嚴格控制批辦范圍；(3）批辦意見明確、具體、切實可行；(4）采取措施保證批辦意見執行；(5）如待辦問題自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦；(6）填“公文處理單”。4承辦承辦是指具體承接處置文件內容所針對的事務與問題的活動。是公文處理的中心環節。為使文件所涉及的問題得到解決，承辦可采取召集會議、面

43、談討論、電話溝通、實地調查指導、現場協調布置等。承辦是各級機關的重要職責，其依據是有關法規、指令、決定等。更具體的是上級領導依照法規、決議等作出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖。承辦公文應注意：(l）吃透有關法規、方針政策；(2）加強調查研究；(3）努力協調各方關系；(4）有效運用各種承辦方式；(5）分清主次、緩急；(6）各級領導也應積極參與承辦工作；(7）對承辦結果注意檢查和監督。5審核從一定意義上說，審核是擬稿工作的延續，而另一方面它又是終審定稿工作的一個組成部分。審核具有全面性，無論公文內容還是形式或程序都在核查之列，如下幾個方面為其重點：(l）是否需要行文；是否具備行文條件；發文

44、名義是否合適，有無錯用。(2）文種是否正確、規范；行文方向是否正確、準確，有無多頭主送、濫抄濫報、違制越級行文等現象；公文能否對受文者產生預計的影響。(3）公文內容是否合法；是否真實準確、明確具體、界線清楚、前后一致、切實可行、詳略得當。(4）公文格式是否規范、正確；文體是否正確；結構是否齊全完整。(5）語言表達是否簡明、得體、條理；是否合乎語法、邏輯；是否準確，易于理解、沒有歧義；主題是否明確突出，人名、地名、時間數字、引文是否規范、準確；標點是否正確，字跡是否工整、清晰、規范。(6）公文是否經一定會議討論通過；是否經過會商；是否需要上報并已獲批準。6簽發簽發是對文稿的又一次全面核查，更是對

45、公文質量與正式效用的最終確認。簽發人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無誤后再批正式發出意見并簽注姓名和日期。文稿經簽發或定稿后，其他人不經簽發人同意，均不得對其再做任何修改，否則將負行政或法律責任。根據簽發人身份、地位及工作程序的不同，簽發被分為正簽、代簽、核簽、會簽等數種。正簽指簽發人在自身法定職權范圍內簽發公文，如機關負責人簽發以機關名義對外發出公文。代簽指根據授權代他人簽發公文。核簽（又稱加簽）指上級領導人簽發下級機關或部門的重要公文。會簽則指兩個或兩個以上機關聯合行文時，由各機關的領導人共同簽發公文。要做好簽發工作必須注意以下兒點：(1）不得越權簽發公文。各級領導者只能對自己職權范圍內的公文負責，只能簽發自身權限所及的公文。根據國家的有關規定，以機關名義制發的公文，由機關領導人簽發。其中內容重要或涉及面廣的公文由正職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發。有些公文也可由機關秘書長或辦公廳（室）主任根據機關領導人的授權代簽。以機關內設部門名義發文時，由部門領導人簽發；會議決議、會議紀要等，由會議主持人簽發。(2）必須“先核后簽”。需核稿的公文必須審核完畢后再簽發而不得先簽發再核稿，以確保公文有效。(3）聯合發文時，必須做好會簽工作，使各機關或部門領導人均履行簽發手續。(4）必須在“發文稿紙”相應欄目內批注定稿及發出意見（如“發”、“急發”