1、安徽徽鋼銅業有限公司文件編號HGTYGL001公文處理規范修訂狀態0/A1目的為規范公司對內對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標準化、制度化、科學化和及時性，提高公司公文處理的質量和效率，特制定本規范。2適用范圍適用于公司對內對外公文和外來公文的管理（公司其他管理體系所要求編制的文件按文件控制程序加以管理），公司黨支部、工會和團支部等部門的公文也按本規范進行管理。3職責3.1公司辦公室為公司內外公文的歸口管理部門；3.2相關職能部門負責公文的擬定；3.3辦公室檔案室負責內外公文的統一歸檔；3.4辦公室主任負責內部公文的初審和外部來文的擬辦意見的簽署；3.5分管副總負責外部來文批辦意見的簽

2、署；3.6常務副總負責公司內部對內對外行文的審定；3.7總經理負責公司內部對內對外行文的批準。4管理內容4.1公文類型和公文格式4.1.1公文類型1) 決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等。2) 決議適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。3) 通告（或公告）適用于公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項。4) 通知適用于公布規章制度、轉發外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執行的事項。5) 通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。6) 報告適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議。7) 請示適用于下級向上級或政府部門請求批

3、示、批準、批復的事項。8) 批復適用于答復申請、報告、請示的事項。批復可簡化為直接在申請、報告、請示文件上批復。9) 函適用于對外溝通，對內用于各部門之間商洽工作或協作處理有關事項（工作函、聯系函）。10) 規定（或辦法）適用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度。11) 會議紀要適用于記載、督辦、傳達會議情況和議定事項。4.1.2公文格式4.1.2.1公文份數序號為準確掌握公文的印制份數和分發范圍及對象，尤其是帶有密級的公文要編制份數序號。編制的份數置于公文右下角底部，如：“打印01份數”。4.1.2.2秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用四號黑體，頂格標識在第一行

4、右上角；如需同時標識秘密等級和保密期限，用四號黑體，頂格標識在右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。4.1.2.3緊急程度如需標識緊急程度，用四號黑體，頂格標識在右上角第一行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在右上角第一行，緊急程度標識在右上角第二行。緊急程度公文分為：特急公文（特急）、緊急公文（急件）、常規公文（平件），秘密等級公文分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。4.1.2.4發文部門標識報告、會議紀要用漢字宋體32號標識，其余文種用紅色黑體32號標識，居中排布。4.1.2.5發文字號 發文字號用四號仿宋體，居中排布。發文機關代字一般為2-4位，代字取發文部門的

5、前一兩個字，決定、通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要后面加上“字”，函后面加上“函”，同一發文部門的代字應統一。4.1.2.6公文標題 用三號黑體，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。4.1.2.7主送機關 標題下空一行，左側頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。4.1.2.7正文 每段首空兩字，回行頂格。數字、年份不能回行，用四號仿宋體。 4.1.2.9附件 在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時用阿拉伯數字標識序號，但不能標注虛

6、號。4.1.2.10成文日期 用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”，與正文右對齊。4.1.2.11印章 要求上不壓正文，下壓成文日期。單一公司制發的公文在落款處不署發文公司名稱，只標識成文日期。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開， 兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切。當三個公司及以上聯合行文時，應標注每個公司的全稱或通用簡稱分別加蓋印章。成文日期標注在最后一行印章的右下角。4.1.2.12主題詞 “主題詞”用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目按照國務院公文主題詞表的分類進行編制；詞目用三號仿宋；詞目之間空一字，主題詞一般不超過四個。4.1.2.13抄

7、報、抄送、抄發機關 標識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標識，后標全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的公司對齊；在最后一個公司后標句號。抄報機關是將公文發往的相關上級單位；抄送機關是將公文發往的相關平級或不相隸屬單位；抄發機關是將公文發往的相關下級單位。4.1.2.14印發機關和印發日期 用四號仿宋體。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。4.1.2.15頁眉、頁腳和頁碼除第一頁外均要求使用統一的頁眉頁腳，頁眉左上角使用公司LOGO標，右上角標注公司名稱，5號宋體加粗，頁眉距頂端1.2厘米；頁腳第一行標注公司地址，第二行標注辦公電話、

8、傳真及公司網址，頁腳距底端0.4厘米；頁碼第一頁在頁腳底端居中標注，其余各頁在頁腳底端右對齊標注 。頁眉、頁腳、頁碼用宋體小五號標識。4.1.3公文使用范圍4.1.3.1紅頭文件須特定文種在特定范圍內使用，文體包括：通知、通報、決定；文件內容范圍：各公司向政府機關或外單位行文；各公司的決策類、通知類、重要規章制度類文件；各公司重要人事任命類、各部門負責人的獎懲通報類文件；公司總經理及股東會要求的其他類文件等。各公司內部的普通類文件可根據實際情況，使用本公司原有的公文模板。4.1.3.2紅頭文件對外行文只能以公司名義發文，任何部門不得使用紅頭文件進行行文。4.1.3.3紅頭文件對內行文可以公司行

9、政部、總經理辦公室、股東會等名義行文。4.1.4公文用紙和結構層次4.1.4.1公文用紙一般為A4型，左側裝訂。4.1.4.2公文標題結構層次序數為：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。4.1.5公文書寫要求4.1.5.1公文草擬必須使用公文書寫專用稿紙，用筆必須用黑色鋼筆或簽字筆，不得在文稿裝訂線外書寫。4.1.5.2修改公文應在稿紙上采用圈改或劃改的方式進行，需大篇幅修改的，修改內容另附專用稿紙。4.1.5.2簽批公文和簽署公文處理意見，采用專用的文件審批單和文件處理便箋。4.2公文辦理4.2.1發文辦理 4.2.1.1發文辦理指以本公司名義制發公文的過

10、程，包括草擬、審核、簽發、復核、打印、蓋章、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。4.2.1.2公司向上行文，公文送負責人簽發前，應當由行政部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規范的規定等。4.2.1.3公司相關負責人簽發文件，均需填寫文件審批單并與公文一起歸檔保存。4.2.1.4公文正式印制前，行政部應當進行復核，重點是：附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。4.2.1.5公文正式下發，需進行登記并填寫發文登記表。4.2.1.6各部門收到文件時應做好收文記錄。4.2.2外來公文處理4.2.2.1定義：外來公文是指國

11、家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司（包括傳真件和直接發送職能部門）的文件、簡報、通報等。4.2.2.2公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。4.2.2.3外來文件簽收外來公文由公司辦公室根據來文性質統一簽收，各職能部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交公司辦公室登記處理。4.2.2.4外來文件登記公司辦公室指定專人負責外來公文的登記，并填寫收文處理便箋，對簡報、通報等一般不作登記，直接傳閱。4.2.2.5外來文件審閱a) 外來公文一律由公司辦公室主任進行認真的閱讀分析，對于需具體辦理的公文，應根據公文的性質、內容

12、等，提出擬辦意見，送分管領導審定。b) 需經領導批辦的公文，主批領導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，公司辦公室按領導批示立即復印文件轉承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。4.2.2.6承辦和催辦a) 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回行政部并說明理由。b) 送領導人批示或交有關部門辦理的公文，由行政部負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。4.2.2.7傳閱a) 對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。

13、b) 對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再定期以目錄形式轉相關領導和部門傳閱。4.3公文處理原則4.3.1堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。4.3.2必須嚴格貫徹執行執行公司保密制度，確保公司商業秘密的安全。4.3.3必須區別公司內部文件和對外收發的文件，所有外送文件必須經過公司辦公室送出，禁止將公司內部傳閱批示或署有領導意見的內部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關責任人的責任。4.3.4公文必須使用規范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。4.3.5各部門行文必須使用全稱或通用規范簡稱。4.4公文立卷、歸檔和銷毀4.4.1公文辦理完畢后，應當按照公司檔案管理制度，及時將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。4.4.2公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。4.4.3聯合辦理的公文，原件由主