1、審計檔案立卷與歸檔 侯文漢 為了規(guī)范審計檔案工作，保證審計檔案質(zhì)量，發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)審計署第3號令關(guān)于審計機關(guān)審計檔案工作準則和6號令關(guān)于審計機關(guān)審計項目質(zhì)量控制辦法和四川省審計廳關(guān)于貫徹執(zhí)行審計署6號令的通知（川審法發(fā)200513號），本文重點介紹審計檔案的概念、收集整理、立卷原則及方法，立卷要求及卷內(nèi)文件排列順序。一、審計檔案概念及區(qū)別原則(一)什么是審計檔案審計檔案也叫項目檔案，是審計機關(guān)、內(nèi)部審計機構(gòu)和社會審計組織在履行審計職能的過程中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括文件、電報、信函、筆錄、憑證、照片、音像磁帶、光盤等的原件及復制

2、件。這里，僅介紹審計機關(guān)所形成的審計檔案。（二）審計檔案與文書檔案的區(qū)別審計機關(guān)主要有審計檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案、照片檔案、聲像檔案、光盤檔案、實物檔案八種。后六種易區(qū)別，審計檔案和文書檔案有時難以區(qū)別。正確區(qū)分審計檔案和文書檔案，是搞好審計機關(guān)檔案工作的重要前提。審計檔案與文書檔案主要區(qū)別在以下三個方面：1.職能不同。審計檔案是審計機關(guān)根據(jù)上級審計機關(guān)和當?shù)攸h委（市縣委）、政府、人大、紀委、組織部等交辦的、計劃安排的和委托的對單位、個人某一行業(yè)、某一資金、某一專題等項目的財務(wù)收支經(jīng)營管理情況依法進行的審計監(jiān)督與審計調(diào)查工作活動中形成的，它體現(xiàn)了審計活動的特點；文書檔案是審計機關(guān)在

3、進行行政管理和日常事務(wù)工作活動中形成的各種文件材料。前者反映的是審計監(jiān)督，后者反映的是行政管理。凡是記錄和反映審計機關(guān)在進行審計監(jiān)督活動中形成的各種文件材料歸審計檔案。凡是記錄和反映審計機關(guān)在行政管理工作活動中形成的各種文件材料歸文書檔案。2.領(lǐng)域不同。文書檔案形成于審計機關(guān)的管理活動領(lǐng)域，一般為通用文書，如關(guān)于審計工作的請示、決定、規(guī)定、工作計劃、工作總結(jié)等；審計檔案則形成于審計機關(guān)的審計監(jiān)督活動領(lǐng)域，一般為審計專用文書，如審計通知書、審計報告、審計意見書、審計決定、審計處罰決定書等。3.形式不同。（1）、格式不同。組成審計檔案的文件材料，特別是審計專用文書在格式、行文規(guī)則等方面都具有自己的

4、特點。審計專用文書的格式，包括文頭、標題、編號等方面都區(qū)別于行政公文，以充分體現(xiàn)審計工作的嚴肅性和審計機關(guān)的權(quán)威性，增強審計文書的作用和使用效果，便于審計文件管理和立卷歸檔。文頭現(xiàn)主要有49種：一是審計公文格式34種，二是審計業(yè)務(wù)用紙格式15種，這個問題后面具體介紹。（2）、標題不同。審計文書的標題一般應(yīng)具備五要素，即審計機關(guān)名稱+被審計單位名稱+審計事項的名稱+審計范圍（包括時間、內(nèi)容）+業(yè)務(wù)文書種類。如四川省審計廳對四川物價局2008年度財務(wù)收支的審計決定。（3）、字號不同。審計文書的編號也區(qū)別于行政公文，以利于審計文書的處理和查找利用，同時也可解決因兩種文書統(tǒng)一編號在文件立卷歸檔時為避免

5、缺號而人為地重復立卷問題。（4）、行為規(guī)則不同。審計專用文書的行文規(guī)則也不同于一般行政公文。這是因為審計機關(guān)同被審計機關(guān)之間是法定的監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系，不是隸屬或平行關(guān)系，因此，審計文書應(yīng)采用與這種特殊關(guān)系相適應(yīng)的行文規(guī)則。(三)審計檔案與審計資料的區(qū)別。 1、兩者主要區(qū)別：審計檔案是審計人員在審計實踐活動中直接形成的具有保存價值的文件材料；審計資料是被審計單位按照要求報送的有關(guān)參考材料和審計人員在審計過程中積累的，未用作證明材料但對今后審計工作有參考作用的材料。2、兩者劃分的界限。為了搞好審計文件材料的立卷歸檔工作，使之達到既完整又精煉的要求，審計人員必須掌握審計檔案與審計資料之間的界限。在

6、立卷前，必須根據(jù)審計報告中所列的問題，對審計文件特別是取證材料進行嚴格的鑒別與挑選。其界限應(yīng)以審計方案結(jié)合審計報告所列問題的需要為標準，主要掌握：（1）劃清經(jīng)過核實和未經(jīng)過核實的界限。凡是立卷歸檔的審計文件材料，必須是經(jīng)過核實并經(jīng)被審計單位和有關(guān)人員認定的事實材料，未經(jīng)核實的材料不能歸檔。（2）劃清用作依據(jù)和未用作依據(jù)材料的界限。凡是與審計方案和報告所列問題和會計報表無關(guān)的材料均不立卷。（3）劃清已作為項目審計的根據(jù)和未作為項目審計根據(jù)的文件材料界限。凡是與本項目無關(guān)的材料，不應(yīng)視為審計檔案，如果有參考價值，可作為資料保存。二、審計檔案收集范圍與整理要求前面講了審計檔案包含的范圍、內(nèi)容，審計檔

7、案實際上是指審計文件材料：（一）審計文件材料歸檔范圍應(yīng)當歸檔的審計文件材料是指直接記錄和反映審計監(jiān)督職能活動的文件、電報、報表、憑證、繳款回執(zhí)、信函、照片、筆錄原件及其復制件、聲像磁帶、光盤等，具體是：審計公文、業(yè)務(wù)用紙格式（49種）1. 審計業(yè)務(wù)公文格式（34種）：（1）審計通知書P185(2)授權(quán)審計通知書P187（3）專項審計調(diào)查通知書P189(4)社會審計組織業(yè)務(wù)質(zhì)量檢查通知書P191（5）審計項目質(zhì)量檢查通知書P193（6）暫時封存賬冊資料通知書P195（7）暫停撥付、暫停使用款項通知書P197（8）解除暫停撥付、暫停使用款項通知書P199（9）采取保全措施申請書P201（10）協(xié)助

8、查詢存款通知書P203（11）被審計單位承諾書P206（12）審計聽證告知書P211（13）不予聽證裁定書P213（14）審計聽證通知書P215（15）聽證公告P217（16）不公開聽證決定書P218（17）回避決定書P220（18）不予回避決定書P222（19）聽證終結(jié)報告P224（20）審計報告征求意見稿征求意見書P226（21）審計報告征求意見稿P228（22）審計報告P229（23）專項審計調(diào)查報告P236（24）社會審計組織業(yè)務(wù)質(zhì)量檢測報告P238（25）審計結(jié)果報告P240（26）審計決定書P243（27）協(xié)助執(zhí)行審計決定通知書P245（28）行政處罰決定書P247（29）移送處理

9、書P251（30）不受理審計復議決定書P254（31）審計復議延期通知書P256（32）審計復議決定書P258（33）強制執(zhí)行申請函P261（34）審計罰款退款通知書P2632、業(yè)務(wù)用紙格式（15種）：（35）審計工作方案P265（36）審計項目實施方案P267（37）審計方案調(diào)整情況P270（38）審前調(diào)查記錄P273（39）審計日記P276（40）審計工作底稿P278（41）審計證據(jù)匯總記錄P281（42）專項審計調(diào)查記錄P283（43）審計業(yè)務(wù)會議記錄P285（44）審計復核意見書P287（45）采納復核意見說明P288（46）采納被審計單位意見說明P289（47）審計聽證會筆錄P290

10、（48）審計文書送達回證P291（49）審計決定執(zhí)行情況表P2921-12-25 9:01:49（二）審計文件材料不歸檔范圍主要指與審計機關(guān)自身活動無直接關(guān)系的文件材料。1、與本項目無關(guān)的文件材料。2、與審計方案、報告和會計報表所列問題無關(guān)的文件材料。3、未經(jīng)領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效的文電草稿和文件的一般修改稿。4、未經(jīng)過核實的文件材料。5、審計過程中摘錄的供參閱的非取證材料和筆錄。6、被審計單位計劃、總結(jié)、法規(guī)性文件只能摘要，不能原件入稿。7、審計組和審計人員紀律（八不準）的回函。8、重份文件材料。（三）審計檔案收集整理的要求1、實行誰審計誰立卷。立卷歸檔工作列入項目審計計劃，下達項目審計計劃

11、時指定專人負責文件材料的收集、整理、立卷工作，做到審結(jié)卷成。2、審計項目確定后，立卷人應(yīng)制定該項目文件的收集、整理計劃，做好準備。其他審計人員要把在審計現(xiàn)場取得的證據(jù)材料一事一件標注清楚，交立卷人存放。3、審計開始時，立卷人對每個審計程序上形成的文件材料均應(yīng)收集齊全，表注清楚，存放于準備好的文件夾（袋）中，以備取舍。4、審計項目結(jié)束后，立卷人按照審計文件材料立卷歸檔工作程序?qū)ξ募牧线M行篩選。在篩選中，應(yīng)根據(jù)文件材料的保存價值及其相互間的歷史聯(lián)系，對需要歸檔的文件材料，特別是證明材料，以審計方案與審計報告和會計報表所列問題的順序排列，區(qū)分經(jīng)過核實和未經(jīng)核實，已用作依據(jù)和未用過依據(jù)，分別取舍，對

12、其中不必立卷歸檔但有參考價值的文件材料，可作為資料另卷保存。5、歸檔文件材料確定后，按照審計法規(guī)，審計取證文書處理的有關(guān)規(guī)定，對確定立卷歸檔的文件材料，應(yīng)檢查有關(guān)程序和簽批，認定手續(xù)是否完備，不符合要求的應(yīng)予補救，并由本項目負責人或處長（科長、股長）審核檢查，檔案人員驗收合格后方可組卷編目裝訂。三、審計檔案立卷原則及方法運用（一）分類組卷的基本程序?qū)徲嬑募牧系牧⒕聿扇　叭础痹瓌t，即按職能分類，按項目立卷，按單元排列的方式進行。其基本程序如圖所示：審 計 檔 案 分 類 組 卷 程 序 表審計按職能分類審計監(jiān)督行政監(jiān)督按項目立卷一般財務(wù)收支審計經(jīng)濟責任審計定期審計行業(yè)審計專項資金審計審計調(diào)查

13、委托審計授權(quán)審計復審項目聯(lián)合查處項目按單元排列第一單元結(jié)論部分第二單元證明部分移交其他單位處理第三單元立項部分第四單元備查部分 (二)“三按”原則具體運用1、按職能分類，凡是屬審計監(jiān)督工作中形成的文件材料為審計檔案，凡是屬行政管理工作中形成的文件材料歸文書檔案。對因職能交叉而導致所形成的文件材料交叉，其處理原則是：（1）授權(quán)審計，對授權(quán)單位來說，屬于行政管理職能，其授權(quán)通知書歸文書檔案卷；對被授權(quán)單位來說屬于監(jiān)督職能，應(yīng)收入審計卷。（2）審計會議紀要，應(yīng)收入審計檔案的有關(guān)項目卷內(nèi)，同時，亦可按年度將這些會議紀要收入文書檔案卷。（3）審計簡報，應(yīng)歸入文書檔案卷，如將審計項目的內(nèi)容登簡報視為一種處

14、理，可將此簡報收入有關(guān)項目卷中。2、按項目立卷，以項目為單位立卷，審計署6號令第84條規(guī)定：“文件材料按照審計項目立卷，一個項目可立一個或者若干卷，但不得將數(shù)個項目合并立卷。目前按項目立卷主要指：（1）財政、財務(wù)收支審計，按項目單位和年度立卷。（2）經(jīng)濟責任審計，按單位人名和審計年度分別立卷。（3）定期審計，按單位和審計次數(shù)立卷，亦可將一年內(nèi)對一個單位的多次審計放入同一卷中。（4）行業(yè)審計，一是本機關(guān)直接審計形成的文件材料單獨立卷；二是下級機關(guān)報送的有關(guān)審計情況報告和本機關(guān)的綜合材料應(yīng)合并立卷。如：綜合本地區(qū)的報告放在前面，各市區(qū)縣的依次放在后面。（5）專項資金審計，利用外資審計，按項目和年度

15、立卷。（6）審計調(diào)查，按專題立卷，視材料多少立一卷或數(shù)卷，材料少時可將幾個專題材料合并立卷。（7）委托審計項目，由委托機關(guān)立卷，被委托單位可保存一套副本存檔。（8）授權(quán)審計項目，由被授權(quán)機關(guān)立卷。（9）復審文件材料由辦理復審的審計機關(guān)立卷，與原單位審計結(jié)論和決定在同一年度的合并立卷，不在同一年度的另行立卷。（10）已移交其他單位處理的審計事項、原件隨該項目文件材料立卷。（11）以其他單位為主，審計機關(guān)參加查處事項的文件材料由主辦單位立卷。按審計調(diào)查的立卷方式立卷。（12）綜合報告、專題報告、調(diào)查報告（13）對于跨年度的審計事項放在審結(jié)年度。3、按單元排列對卷內(nèi)文件材料原排列順序采用單元排列法，

16、就是將需要立卷歸檔的審計文件材料分為結(jié)論性文件材料，證明性材料和立項性文件材料三個單元，每個單元內(nèi)再根據(jù)不同情況和需要，按不同順序排列。實際上這種方法是把整個審計工作的全過程分為三個大的階段，即審前、審中、審后，詳見圖表：（三）卷內(nèi)文件材料排列順序主要“審中”這段材料不好把握，要求“三對應(yīng)”（過去以報告所列問題和卷內(nèi)文件目錄、證明材料三對應(yīng)；現(xiàn)在以方案、報表、報告和卷內(nèi)文件目錄、證明材料三對應(yīng)）（如圖表所示）四、審計檔案立卷要求（一）齊全完整1、每一年度執(zhí)行審計項目計劃所形成的每一項目均已立卷，沒有漏項目卷。（以每年的統(tǒng)計項目為準）2、每一個審計項目形成的文件材料收集齊全、項目卷內(nèi)沒有漏文件材

17、料。3、每一個審計案卷內(nèi)重要文件的各種稿本收集齊全，沒有漏文件頁數(shù)。（二）精煉有效1、無審計監(jiān)督和行政管理文件材料混合立卷。2、對審計證明材料，以審計方案所列問題和會計報表（匯總）為標準，區(qū)分經(jīng)過核實和未經(jīng)過核實，已用作依據(jù)和未用作依據(jù)，分別加一取舍，與審計報告、方案和會計報表所列問題無關(guān)或未經(jīng)核實的材料均不立卷。3、對各種審計文書的歷次修改稿，只保存定稿。4、審計依據(jù)的法規(guī)政策文件，只摘抄條款，不能將通用的法規(guī)原件入卷，但報告、決定中已引用的可以不要。5、審計小組討論審計報告的會議記錄和審計人員聽取被審計單位介紹情況時的記錄不存檔。（外資除外）五、卷內(nèi)文件的排列規(guī)則卷內(nèi)每份或每組文件材料應(yīng)區(qū)

18、別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即：1、正件在前，附件在后；2、定稿在前，修改稿在后；3、批復在前，請示在后；4、批示在前，報告在后；5、重要文件在前，次要文件在后；6、)匯總性文件在前 基礎(chǔ)性文件在后；7、審計工作底稿在前，審計證據(jù)材料在后；8、審計證據(jù)材料在前，所附取證材料在后；9、其他需要歸檔的文件材料依次排列其后。六、案卷編目與封底備考表的填寫（一）卷內(nèi)文件的編號卷內(nèi)文件排列固定之后，要給卷內(nèi)全部文件編順序號。整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要依次從“1”開始編一個統(tǒng)一順序的頁號；應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面右上角、背面的左上角填寫頁號。（二）卷內(nèi)文件目錄的編制卷內(nèi)

19、文件排列固定并編號之后，要編制卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)文件目錄包括以下項目：順序號、文號、責任者、題名（即文件的標題）、日期、所在頁號、備注。其填制方法為：1、順序號：每份或每組文件材料為一號，按文件材料的排列次序填寫。2、文件字號，按文件材料制發(fā)單位所確定的文件字號填寫，沒有的不填寫。3、責任者：填文件的署名單位名稱，未署名的應(yīng)加以判斷；取證材料，如果是審計組織自己收集取證的填審計組織即可；如被審計單位提供的按被取證單位簽證章填寫；人民來信來訪，填單位人姓名；無作者應(yīng)判定作者。4、題名：照實填寫，無標題的，應(yīng)自擬標題，外加“ ”5、日期：填文件材料的成文日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日

20、，如20091206；無日期的應(yīng)判明填寫。6、頁號：填寫本份文件材料所在之頁的編號，最后一個文件的填寫起止號。7、備注：注釋文件需說明的情況。（三）卷內(nèi)備考表的填寫（見附件2）備考表置于卷內(nèi)文件之后，項目包括卷內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖表）。1 卷內(nèi)文件情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。2 立卷人：負責整理歸檔文件的審計人員姓名。3 檢查人：由審計組負責人簽名蓋章并填寫檢查日期。（四）案卷封皮的填寫（見附件1）案卷封皮，應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。1、案卷題名：要簡明扼要，確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括文件責任者+對+被審計單位+被審時間+被審計內(nèi)容+文

21、種，體式一致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整，清晰。控制在50個字以內(nèi)，如四川省審計廳對眉山市政府2000年度財政決算和其他財政財務(wù)收支的審計。2、審計時間：填寫通知書形成時間至審計報告形成時間。3、審計組負責人：填寫該項目審計組長姓名。4、本項共 卷 本卷 卷：填寫本項目共計多少卷，本卷是第幾卷。5、時間：填本卷內(nèi)文件形成的最早一個和最晚一個時間，（見表）6、件號：填文件共多少件（按卷內(nèi)文件目錄最后一個序號填寫）。7、頁號：填本卷共多少頁號。8、期限：填寫本項目卷確定的保管期限：永久、長期或短期。9、歸檔號：屬臨時號可不填寫。七、案卷的裝訂1、拆除文件上的金屬物；2、破損或褪色的文件材料，應(yīng)進行修補或復制；3、）裝訂部分過窄或