引入案例主要內容本章小結案例分析實踐訓練學習目標第五章會議組織與服務

第一節會議概述第二節會議籌備階段的工作第三節會議進行階段的工作第四節會議結束階段的工作主要內容第五章會議組織與服務

電子教案模版配色（1）（一）學習目標1.知識目標了解會議的作用與要素2.能力目標掌握會議前期的準備工作掌握會議期間的服務工作熟悉會議結束的善后工作學習提示3.素養目標追求完美，不斷進取審美高雅，儀態大方遵紀守法，節約辦會周到服務，耐心細致（二）學習重點會議的前期準備工作會議進行中的服務工作（三）學習難點會議開始前的準備工作妥善處理會議進行中的突發情況學習提示一片混亂的頒獎儀式

1月27日下午1點，宏達公司在公司大禮堂召開年度總結表彰大會。下午兩點30分，頒獎儀式正在進行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂曲聲中依次出場，手捧獎品交給在主席臺就座的領導同志準備頒獎。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上，把應交給前面的一個領導的獎品，卻遞給了下一個位置的領導。而排在隊伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚慌失措，逃回后臺。手上沒有獎品的領導左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品，此時上臺領獎的人又已登臺。由于少了一位頒獎人，領獎的人上臺后，發覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺。而由于原定的頒獎順序打亂，領導手拿獎品卻找不到來領獎的人。一時間，你問我，我問他，你跟我換位置，他跟我換獎品，主席臺上一片混亂，表彰會應有的莊嚴、隆重、熱烈的氣氛大受影響。負責會議現場協調的總經理秘書孫婷呆住了。問題：

1．如果你是會務人員，如何避免禮儀小姐出現的錯誤？

2．會議現場出現了問題，總經理秘書孫婷應如何處理？引入案例第一節會議概述一、會議的含義會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。會議有廣義和狹義之分：狹義的會議是指至少有三人參加的集體性商議活動，即傳統的會議；廣義的會議還包括兩人或雙方之間的會見與會談以及各種儀式。二、會議的作用1．集思廣益、科學決策的作用2．發揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用3．傳達信息、資源共享、學習交流、開拓思路的作用4．協調矛盾、統一思想、促進生產、推動工作的作用5．國際交流、跨文化的溝通作用第五章會議組織與服務

三、會議活動的基本要素會議方式會議地點會議時間會議議題會議名稱會議人員會議結果會議活動的基本要素第五章會議組織與服務

1．會議人員會議人員是指參與會議整個過程的人員，可具體分為會議主體、會議客體以及其他與會議有關的人員。（1）會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協辦單位等。（2）會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。（3）其他與會議有關的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務人員等。

第五章會議組織與服務

實用范例

首屆中國國際進口博覽會的組織單位2018年11月5日至10日，首屆中國國際進口博覽會在上海國家會展中心舉行。會議的組織單位如下：主辦單位：中華人民共和國商務部、上海市人民政府合作單位：世界貿易組織、聯合國貿易和發展會議、聯合國工業發展組織等國際組織承辦單位：中國國際進口博覽局、國家會展中心（上海）有限責任公司

特裝施工服務商：上海靈碩會展服務有限公司等

第五章會議組織與服務

電子教案模版配色（1）2.會議名稱會議的名稱一般要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規模等等。

例1：“2019年環境污染與大眾健康學術會議”，此會議名稱顯示了時間、內容、性質；例2：“可口可樂（中國）飲料有限公司2019年銷售會議”的會議名稱則顯示了單位、時間、性質；例3：“四川長虹2018年度股東大會”則顯示了單位、時間、范圍、規模、性質、參加對象。第五章會議組織與服務

3．會議議題會議的議題是根據會議目標來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。會議議題的主要作用是：（1）準確、具體地體現會議的目標，為目標服務。（2）引導和制約會議的發言。第五章會議組織與服務

電子教案模版配色（1）4．會議時間會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。5．會議地點會議地點是指會議召開的舉辦地或會場。會場的決定主要是考慮大小、交通、環境與設備是否適合等因素。6．會議方式會議方式是為了提高會議效率，實現會議目標而采取的各種形式或手段，如現場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、電話會議等。7．會議結果

會議結果，即會議結束時實現目標的情況。第五章會議組織與服務

微型案例《2021全球會議目的地競爭力指數報告》發布成都位列第五據報告顯示，香港、臺北、上海、北京、成都、廣州、澳門、深圳、杭州、青島分列會議目的地城市競爭力指數前十位，排名前列的會議目的地城市均具有優良的會議目的地專業競爭力，同時還重視提升整體環境競爭力、配套支撐競爭力與形象感知競爭力值得關注的是，從統計的中國37個樣本城市的會議目的地競爭力指數總體排名中可知，成都位列第五。“在構成‘國際會展之都’的三個要素——會議、展覽與節慶中，會議是最具能動性的，通過積極努力可以在兩到五年內取得比較好的成績，為成都實現‘國際會展之都’的戰略目標做出了重要貢獻。”成都市博覽局相關負責人表示，舉辦重要國際會議有利于擴大目的地的影響力，提升會議發展整體水平，優化完善會展產業鏈。電子教案模版配色（1）四、會議的種類1．按會議的規模。可以劃分小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議2．按會議內容。可以劃分綜合性會議、專題性會議3．按會議的性質。可以劃分決策性會議、非決策性會議4．按會議所跨的地域范圍。可以劃分國際性會議、全國性會議、地區性會議、個體性會議

5．按會議的職級。可以劃分股東會議、董事會、高級管理人員會議、中層管理人員會議、職工大會部門會議第五章會議組織與服務

第二節會議籌備階段的會務操作一、擬定會議計劃（一）確定會議名稱、議題、時間、地點等基本要素（二）成立會務工作機構大中型會議的籌備和服務工作，不可能靠一兩個人完成，這就需要組建會議籌備機構。一般來講，會務籌備機構分成會務組、接待組、秘書組等幾個小組，各組分工明確，互相協調，既熟記本崗位職責，又要胸有全局。一般的小型會議，只設立會務組負責全部事宜。有些單位，會務工作由辦公室全部負責。第五章會議組織與服務

實用范例問題不過夜、細節不放過、改進不停步！－－應勇檢查進博會籌備工作并現場辦公上海發布2018年10月30日

首屆中國國際進口博覽會開幕在即，市委副書記、市長、進口博覽會執委會主任應勇今天（30日）下午赴國家會展中心實地檢查進口博覽會籌備工作并召開現場辦公會。應勇強調，越是臨近開幕，越是要全神貫注、全力以赴。要按照實戰要求、實戰標準，堅持問題導向、需求導向，聚焦重大活動組織和各個關鍵環節，不斷排查匯總問題，及時研究解決問題，切實做到問題不過夜、細節不放過、改進不停步，堅決打好這場硬仗，為把進口博覽會辦成國際一流的博覽會作出更大貢獻。第五章會議組織與服務

下午，應勇與副市長吳清、龔道安一行首先來到國家會展中心南廣場，察看景觀布置情況。立體花墻上，進口博覽會吉祥物“進寶”熱情迎客，迎風飄揚的旗林、兩側矗立的花柱，營造出迎接盛會的濃厚氛圍。隨后，市領導又檢查了主會場、停車場等設施，詳細了解安檢流程、入場和散場路線等情況，詢問還存在哪些問題。應勇指出，要切實以提高中外賓客參加進口博覽會的便利度和感受度為出發點，進行全流程推演和預演，更加注重細節，更加強化銜接，不斷查漏補缺，把各項服務保障工作想得更周全，做得更到位。“不要一般性匯報工作，而要聚焦研究解決問題。”在現場辦公會上，應勇開門見山，就城市保障領導小組辦公室梳理匯總的問題，與相關部門負責人研究討論，當場推動解決。應勇指出，越是臨近進口博覽會開幕，就越是要以百倍的干勁，抓實抓好城市服務保障工作。相關部門要主動跨前一步，加強統籌協調，形成推進合力，確保各項工作有效銜接，確保措施方案落實落地。有問題并不可怕，發現不了問題才是最大的問題。要鍥而不舍、不厭其煩、精益求精，對各項工作再排摸、再梳理、再對接，對各項方案再細化、再打磨、再完善，切實做到心中有數、措施有力，以高質量的服務保障迎接進口博覽會召開。分析：雖然一般性的會議與博覽會是有區別的，但是在會議的籌備檢查方面是相通的。從案例內容易知，會議執委會主任應勇在現場不僅就重大活動組織和各個關鍵環節進行排查。還對會場外部的景觀布置情況、主會場、停車場等設施，詳細了解安檢流程、入場和散場路線等情況進行檢查。要求相關負責部門進行全流程推演和預演，更加注重細節，更加強化銜接，不斷查漏補缺，把各項服務保障工作想得更周全，做得更到位。應勇還召開了現場辦公會，就城市保障領導小組辦公室梳理匯總的問題，與相關部門負責人研究討論，當場推動解決。各會務工作組的分工會務組：負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。接待組：負責生活服務、交通疏導、醫療服務等工作。宣傳組：負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道。財務組：負責會議經費的統籌使用和收費、付帳工作。保衛組：負責防火、防盜、人身安全和財務安全、保密工作。小知識第五章會議組織與服務

（三）制訂會議預算會務人員應本著勤儉辦會的原則，對會議的經費做出預算，并提出籌集會議經費的方法、渠道，報領導審批。1．會議經費的構成（1）交通費用；（2）會議室費用；（3）住宿費用；（4）餐飲費用；（5）參觀與旅游費用；（6）培訓費、講演費及演出費用；（7）預算外支出2．會議經費的籌措（1）行政事業經費劃撥（2）主辦者分擔（3）與會者分擔個人費用（4）社會贊助（5）轉讓會徽等無形資產使用權第五章會議組織與服務

會議經費預算的原則（1）科學合理。要根據實際需要科學合理地分配各項預算開支。（2）總量控制。所有的支出都應控制在總量范圍之內。（3）確保重點。在實行總量控制的前提下或當經費不足時，要確保重點，把有限的經費確實用在刀口上。（4）精打細算。對會議的每一項支出都要嚴格審核，在做到科學合理的同時，盡可能節省經費。（5）留有余地。由于會議活動的過程可能會產生一些事先無法預料的情況，需要臨時支出一些經費，因此，在預算時要適當留有余地。小提醒第五章會議組織與服務

（四）擬定會議議程、日程、程序1.會議議程、日程、程序的含義（1）會議議程會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題的根據主次、輕重、先后次序編排。（2）會議日程會議日程是把一天中會議議程規定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。（3）會議程序會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。第五章會議組織與服務

會議議程安排表日期：××年12月08日（星期二）會場：東京三田共用會所3F會議室時間議程發言人發言人職務10:30開幕式池內幸司國土交通省河川計劃課課長10:35日方代表團團長致詞佐藤直良國土交通省河川局局長中方代表團團長致詞劉之平中國水利水電科學研究院副院長10:50雙方團長介紹團員佐藤直良劉之平國土交通省河川局局長中國水利水電科學研究院副院長10:55議事進行確認池內幸司國土交通省河川計劃課課長交流議題1：應對氣候變化的措施11:00（中方）氣候變化對中國水資源影響王建華中國水利水電科學研究院11:30答疑和討論11:45（日方）適應氣候變化的水危害和風險評估池內幸司國土交通省河川計劃課課長12:15答疑和討論12:30午餐13:45合影實用范例：第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

2.會議議程制作要點會議議程設計的注意事項（1）應按照議題所涉各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。（2）議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質的問題排列在一起。（3）保密性較強的議題，一般放在后面。這樣有利于安排無關人員退場及有關人員到場。（4）各項報告中，財務報告放在最前面，人事報告放在最后面，其他類似報告排在一起。第五章會議組織與服務

×××公司董事會會議議程

請見教材第130-131頁。實用案例第五章會議組織與服務

（五）制發會議通知會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。一般來說，規模較大、較為重要的會議都應發書面通知。如果參加對象與人數不明確，可在報上刊登公告。如上市公司的股東大會采用公告的形式通知會議。有些重要的會議通知，必須確認被通知人收到通知，并取得一定的證明(例如簽收、回執、掛號信單據等)，以免事后相互推卸責任。第五章會議組織與服務

微型案例第五章會議組織與服務

1.會議通知的種類與方式（1）按通知的形式

口頭通知和書面通知（2）按通知的性質預備性通知和正式通知（3）按通知的名稱會議通知、邀請信(函、書)、請柬、海報、公告等第五章會議組織與服務

2.會議通知的內容會議通知包括標題、通知對象、正文、落款與日期四大項。（1）標題最常用的寫法是“機關名稱”+“會議名稱”十“通知”，一般用于正式的、重要的會議。如“上海××公司關于召開××會議的通知”。也可以只寫“會議通知”或“通知”。這種寫法一般用于事務性或例行性會議。（2）通知對象通知對象可以是單位的，也可以是個人。第五章會議組織與服務

（3）正文會議的目的、名稱和主題。會議的時間。包括開始時間、報到時間、結束時間。會議的地點。必要時畫出交通簡圖，標明地理方位及抵達的方法。參加對象。其他事項。如參加會議的費用、報名的方式和截止日期、有關論文撰寫和提交的要求、入場憑證(如“憑入場券入場”、“憑本通知入場”)、聯絡信息(如主辦單位的地址、郵編、銀行賬號、電話和傳真號碼、網址、聯系人姓名)等等。（4）落款與日期如有必要，可附回執。第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

常用回執格式1．表格式回執

小知識第五章會議組織與服務

常用回執格式2．簽收式回執

小知識第五章會議組織與服務

實用范例高職高專教育文秘類專業基礎課程骨干教師培訓班通知

請見教材第135-136頁。第五章會議組織與服務

二、準備會議材料與物品（一）需要準備的會議材料和物品1．需準備的會議文件資料（1）會議的指導文件。如上級下發的政策性、部署性文件（2）會議的主題文件。如領導人講話稿、經驗介紹材料等。（3）會議程序文件。包括議程文書、日程、程序等。（4）會議參考文件。如統計報表、技術資料等書面材料。（5）會議管理文件。包括會議通知、保密制度等文件。2．需準備的會議物品與設備常用文具、印刷設備、會場裝飾用品、視聽器材、通信設施、交通工具、生活衛生用品、專門用品等。第五章會議組織與服務

（二）準備領導發言稿1．開幕詞（1）定義。開幕詞是在會議開始時，由會議主持人或主要領導人向大會所做的重要講話。（2）內容。開幕詞的內容主要包括以下幾個方面：標題：會議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”。日期：用圓括號標于標題正下方。稱謂：“同志們”、“各位來賓”“女士們，先生們”等。正文：宣布會議開幕，簡述會議的背景、目的、主要任務等；提出對與會者的希望與要求；最后是祝詞。第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

2．祝酒詞（1）定義。祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發表的講話。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。（2）寫法。首先，開頭部分表示歡迎、問候或感謝。其次，簡略地表述主人必要的想法、觀點、立場和意見，既可以追述已經獲得的成績，也可以暢敘友情發展的歷史，還可以展望未來。最后，結尾可用“讓我們為……干杯”或以“為了……讓我們干杯”表達禮節性的祝愿。第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

3．講話稿（1）定義。講話稿是領導人在開會中所作的講話稿件，表現領導人對會議的指示和關心。（2）寫法。講話稿的寫法，就內容來講，應注意以下幾點：肯定會議的重要性；評價過去的工作；點出當前值得注意的問題；指明今后的方向和目標；評價會議中心議題；提出原則性的意見，向大會提出希望。第五章會議組織與服務

4．閉幕詞（1）定義。閉幕詞是黨政機關、群眾團體、企事業單位舉行隆重會議閉幕時，由有關領導向會議所作的總結性講話。（2）寫法。閉幕詞的基本寫法。閉幕詞的寫法相對開幕詞而言形式可更靈活一些，沒有固定形式。一般來說，閉幕詞主要包括以下內容：首先，對會議完成任務的概括；其次，對會議的評價；最后，對服務部門與人員的感謝。第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

（三）起草會議報告、決議草案會議報告是會議文件的一種。會議報告一般指領導人代表機關或組織依法律規定或慣例向權力機構或有關代表會議所做的工作匯報。一經會議討論通過，會議報告便由陳述性文件轉化為領導指導性文件，成為指導和保證會議成功的主要文件，成為引導代表展開討論的重要基礎，會后將成為有關方面工作的綱領。第五章會議組織與服務

（四）準備會議材料的要求秘書草擬會議所需文件目錄，領導確認后，著手準備。準備每人一個文件袋，如有必要可在文件袋上寫上與會者的姓名。認真校對會議文件做好會議文件的分發工作分發重要文件一般要編號、登記。一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。秘書在為會議準備齊全后，制作文件資料目錄，將所有文件統一放在文件袋中，發放給與會人員。分裝文件要認真、細致，不能出現漏裝或重裝的情況。

第五章會議組織與服務

（五）準備會議物品和設施1.常用文具。如筆、紙等常用文具。2.會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標、會徽、宣傳畫、標語口號。3.印刷設備。如打字機、打印機、掃描儀、復印機等。4.會場基本設施。如桌椅、照明電器、通風機、衛生用具、安全通道、消防設施等。5.視聽器材。如麥克風、幻燈機、投影儀、黑（白）板、電子書寫板、攝像機、錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統等。6.通信設施。如傳真機、電話機、電視機、計算機以及相應的通信網絡設施。7.交通工具。如小轎車、大巴士等接送與會者的車輛。8.生活用品。如茶水、茶杯、紙巾以及其他生活用品。9.特殊用品。即特殊性會議上所使用的物品，如頒獎的獎品與證書，選舉的選票、投票箱、開幕式剪彩時用的彩帶和剪刀等。第五章會議組織與服務

三、制發會議證件會議證件是表明與會議有關人員身份權利和義務的證據。（一）會議證件的作用與種類1．會議證件的作用（1）表明會議期間各種人員的身份，便于接待和管理。（2）便于代表之間的相互辨認和聯系、交流。（3）憑證出入會場，保證會議安全。（4）便于統計出席人數。（5）給與會者留作紀念。2．會議證件的種類主要有出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。第五章會議組織與服務

（二）會議證件上的內容1．會議名稱，必須寫全稱。2．會徽。會議如有會徽，可將其印在會議證件上。3．姓名。4．照片。5．證件種類，即標明“出席證”、“列席證”等等6．組別或代表團名稱。7．證件編號。8．會議日期。第五章會議組織與服務

（三）會議證件的樣式與制作1．佩戴在與會者身上的證件。（1）系帶的卡片（2）粘性標簽（3）有夾子的卡片2．臺簽式的姓名卡片（“桌簽”）及坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）（1）桌簽。它是開會時放在桌子上使用的，用以標明桌號和就坐人身份的標簽。（2）坐簽。就是會務人員在會議的各席位上標明就坐人姓名的標簽。（四）會場路線指示牌或會場周邊設施圖在會場門前最好樹立指示標牌，指引與會人員進入會場或安排專門的人員在會場門前引導。第五章會議組織與服務

（五）證件設計的注意事項內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。在設計上應區分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認會場內各種人員的身份，同一會議的不同證件應當用不同的顏色和字體相區別。應注意根據公司不同的文化理念設計會議證件或姓名卡片。姓名卡片的大小式樣應注意經濟適用美觀大方。姓名卡片在會議的接待區向與會人員發放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。會議證件的設計格調要與會議的性質和氣氛相適應。涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。第五章會議組織與服務

四、安排會議生活安排會議生活主要包括預定交通工具，安排食宿，聯系與安排參觀、訪問活動，確定醫療、保衛人員。所有會議生活安排，秘書要嚴格按照會議議程和日程進行安排。秘書必須提前預定，會前確認，掌握各聯系人的聯絡方式，以便隨時聯系。如會議期間，日程臨時變動，秘書要及時作好會議生活的協調工作。第五章會議組織與服務

接待的同志“傻眼”了

×市有風景秀麗的風景區，鄰市A公司組織會議參觀人員14人前來旅游觀光，請×市協作單位B公司代為辦理訂購門票、安排住宿等事宜。因是旅游旺季，B公司費了很大的勁，好不容易才找到某賓館正好有7個房間、14個床位，就立即預訂下來。鄰市A公司旅游團隊傍晚到達時，×市B公司負責接待的同志傻眼了！因為帶隊的團長是一位女同志，其他同志是男同志，根本無法按兩個人一個房間的設想安排住宿。再要求增加房間，賓館已經住滿了。微型案例第五章會議組織與服務

五、會場布置（一）會場形式的布置會場形式的安排，要根據會議的規模、性質和需要來確定。不同的會場布置形式，體現不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會議目的。根據參會人員座次安排，整體上可分為：相對式、全圍式、半圍式、分散式四種。第五章會議組織與服務

（一）會場形式的布置1．相對式這種會場布置形式的主要特征是主席臺和代表席采取上下面對面的形式。從而突出了主席臺的地位。由于專門設立了主席臺。整個會場氣氛顯得比較嚴肅和莊重。第五章會議組織與服務

2．全圍式全圍式會場布置形式的主要特征是不設專門的主席臺，會議的領導和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式的優點是容易形成融洽與合作的氣氛，體現平等和相互尊重的精神第五章會議組織與服務

3．半圍式半圍式這種布置形式介于相對式和全圍式之間，即在主席臺的正面和兩側安排代表席，形成半圍的形狀。既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。第五章會議組織與服務

4．分散式這種會場布置的形式，就是將會場分成若干個中心，每個中心設一桌席。其中領導人和會議主席就座的桌席稱作“主桌”。這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時，又給與會者提供了多個談話、交流的中心，使會議氣氛更為輕松、和諧。第五章會議組織與服務

（二）會場座位安排1.橫排法這種排列方法的要領是，把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準，從左至右橫向依次排列座次。

第五章會議組織與服務

2.豎排法這種排列方法的要領是，按照既定的次序把對參會的每個代表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按順序從前向后依次縱向排列。第五章會議組織與服務

3.左右排列法這種排列方法的要領是，把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側橫向交錯擴展排列座次。

第五章會議組織與服務

4.座次標識方法（1）在主席臺或會議桌上擺放名簽（2）在與會人員出席證上注明座次(某排某號)（3）印制座次圖表第五章會議組織與服務

（三）環境布置1．主席臺的裝飾設有主席臺的會場，主席臺是裝飾的重點。一般應在主席臺上方懸掛紅色的會標(亦稱橫幅)，會標上用美術字標名會議的名稱。主席臺背景處(亦稱天幕)可懸掛會徽或紅旗以及其它藝術造型等，主席臺上或臺下可擺放花卉。2．會場背景的裝飾會場背景的裝飾除了主席臺的裝飾之外，主要指會場四周和會場的門口，這些地方可懸掛橫幅標語、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物，一些禮節性會見，可多擺些鮮花。第五章會議組織與服務

3．色調的選擇色調在這里主要是指會場內色彩的搭配與整體基調。與會議內容相協調的色調，可以給與會者的感官形成一定的刺激，在其心理上產生積極的影響。可以通過對主席臺、天幕、臺布、場內桌椅及其裝飾物色彩的調節而烘托整體的色調。4．花卉的布置花卉的布置對人的情緒會產生一定的影響。在世界上許多國家都有花語，比如鐵樹、棕櫚代表莊嚴；萬年青、君子蘭表示友誼長存，萬事如意；菊花表示高潔；月季、玫瑰表示喜慶；牡丹表示富貴等。根據會議內容，恰當地配置花卉，可以使人心情愉快。第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

5．會場的氣味效應會場之內淡淡的清香，可以使人的心情變得舒暢；反之，如果會場內有異味彌漫，會使人心情變得煩躁，產生焦慮情緒，急于離開會場。改善會場的氣味環境的方法有兩種：在會議室里放置有清香氣味的鮮花(如米蘭、茉莉、月季和蘭花等)在會議室提前噴灑少量的具有清香氣味的空氣清新劑(以檸檬和薰衣草香型為好)，但不可過于濃郁。第五章會議組織與服務

（四）主席臺布置技巧1．主席臺座次的排列（1）國內會議主席臺座次排列。通常的做法是：身份最高的領導人就座于主席臺前排中央，其他領導人則按先左后右。（2）國際性會議主席臺的座次的排列。一般為主辦方身份最高的出席者居中，其他來賓按身份高低先右后左向兩邊排開。這一點與國內會議先左后右排列方法正好相反。第五章會議組織與服務

第三節會議進行階段的會務工作一、會議報到與引導工作（一）會議接站1．確定迎接規格2．做好接站準備3．豎立接待標志4．掌握抵達情況5．介紹賓主雙方第五章會議組織與服務

（二）會議報到1．會議報到的方式。會議報到可以由與會者本人或他人持會議通知或單位介紹信報到。2．與會者報到時，秘書人員要做好的工作查驗證件，確認與會者的參會資格。請與會者在登記表上填寫姓名、單位、職務等有關信息。統一接收與會者帶來的需要在會上分發的材料。分發會議文件、證件、文件袋等會議用品。如會議要贈送禮品，會務組一般將禮品同資料一起發放。預收會務費、食宿費、資料費等費用，當場開具收據。安排與會者住宿。

第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

（三）會議簽到簽到，是為了及時了解該到會的人是否都已到會，并準確地統計出到會的實際人數。

第五章會議組織與服務

（四）會議引導引導是指會議活動期間會務工作人員為與會者指引會場、座位、展區、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。

引導工作貫穿于整個會議期間，每一位會務工作人員都應當履行為與會者引導的義務。但在大型的或重要會議報到以及進入會場時應當派專人負責引導，這類專職引導人員常常稱為禮儀人員。負責引導的禮儀人員要統一著裝，熟悉會場的布局以及各種配套設施的情況。大型會議活動的禮儀人員還要了解本地的交通、旅游、購物等情況，以備與會者隨時咨詢。國際性會議的禮儀人員還要掌握外語會話能力。第五章會議組織與服務

二、組織會議進行的工作（一）檢查會場準備情況會議當天會議準備情況的檢查主要包括以下幾個方面：設備安全工作情況桌椅數量是否足夠煙灰缸的準備水和水杯的準備會標、花卉的準備等細節第五章會議組織與服務

不協調的煙灰缸12月20日，宏達公司深受眾人愛戴的工會主席去逝了。在治喪委員會的會議上，氣氛非常莊嚴肅穆。忽然間，唐主任發現會場中的煙灰缸都是喜慶的大紅色，會場氣氛一時間非常尷尬。唐主任十分的不快，會后，批評了秘書小潘辦事不力。秘書也覺得很委屈，會議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年公司成立30周年慶典時新買的。為了一次會議就買一套新的，未免也太浪費了。于是，在下一次采購煙灰缸的時候，潘秘書選擇了無色的玻璃煙灰缸。這一下總算是省去了麻煩。微型案例第五章會議組織與服務

（二）會場的安全保衛與保密工作1．與會人員入場時的驗證與收票工作。2．保持會場內的秩序，維護場內設備。3．關注會場內各種設備的使用情況。4．做好會場內安全保衛工作。5．會議期間，應有相應的值班制度與要求；6．對保密文件的分發、收回以及會議內容的保密要制定一套嚴格的程序與制度。第五章會議組織與服務

（三）會議交通服務1．籌齊會議用車。2．擬定會議用車制度和紀律。3．合理調度會議用車，確保會議進程按計劃實施。4．對駕駛人員的管理。5．對車輛的維修、保養及汽油供應。6．意外事故的應急處理措施等。第五章會議組織與服務

（四）會議記錄、會議紀要與會議簡報1.會議記錄（1）會議記錄的格式。分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。記錄頭的內容有：會議名稱，會議時間，會議地點，會議主席(主持人)，會議出席、列席和缺席情況，會議記錄人員簽名。（2）會議記錄的要求。快速是對記錄的基本要求；二是真實性要求。準確——不添加，不遺漏，依實而記；清楚——首先是書寫要清楚，其次是記錄要有條理，突出重點。（3）會議記錄的重點。會議記錄并不是要逐字記錄會議內容，一般只要記錄下討論的要點即可。第五章會議組織與服務

第五章會議組織與服務

例一：某臺資公司工作例會會議記錄表格例二：某公司會議記錄以上案例，請見教材第160-161頁。實用范例第五章會議組織與服務

2．會議紀要會議紀要是根據會議的主旨，用準確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。（1）會議紀要的內容一是會議情況簡述。包括召開會議的根據、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題及會議的成果。二是對會議主要精神的闡發。這是會議紀要的主體部分。（2）會議紀要的擬寫要求會議紀要的擬寫，應做到“記實、記要”。即忠實于會議實際，又內容集中概括、精煉、邏輯條理清楚。第五章會議組織與服務

3.會議簡報主要反映會議交流、進展情況。它具有“快、新、實、短”的特點。4．新聞報道根據會議的性質與目的，如果需要將會議的內容或精神宣傳出去，秘書在會前就應與新聞媒體記者聯系好，邀請他們到會報道，及時地將會議的精神宣傳出去。第五章會議組織與服務

三、會議期間的生活服務工作（一）及時訂購回程票（二）打印并分發會議代表通訊錄（三）組織拍攝會議集體照及活動照第五章會議組織與服務

（四）會議期間的旅游、娛樂與陪同工作1．會議期間旅游服務（1）提供當地旅游信息（2）統一安排一次或兩次當地旅游活動旅游費用一般應在會議前期就已做好了安排，并進行了預算，計算在會務費或其他會議收費中。所以，應按計劃支出，并向與會者講明，哪些是統一安排，由會務組開支；哪些是自費項目，由個人承擔。2．會議期間娛樂服務（1）確定娛樂活動的內容和形式；（2）做好各項組織工作3．會議期間陪同服務第一，了解客人出行的意圖、方式、線路、目的地和日程時間安排。第二，通知有關方面做好各項接待準備，必要時進行事先檢查。第三，對陪同過程中可能會出現的問題進行分析預測，制定相應的預案。（五）會議餐飲服務宴會程序第一，迎賓第二，入場第三，宣布宴會開始第四，介紹主要來賓第五，致辭第六，祝酒第七，散宴和送別第五章會議組織與服務

.第四節會議結束階段的會務工作第五章會議組織與服務

一、送別會議代表1．結清會議費用2．發放回程票，安排人員送站二、會場的善后工作1．清理會場（1）拿走通知牌和方向標志。（2）清理會場內其他物品。（3）通知配電人員和服務人員。2．歸還所借物品3．結算會議開支費用第五章會議組織與服務

三、整理會議文件1．整理分發會議記錄。2．形成大會決議、簡報或紀要3．寫總結向上級匯報會議情況4．收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔第五章會議組織與服務

四、會務工作的總結與反饋工作（一）會務工作總結1．會務工作總結的主要內容（1）檢查會議預案所制定的各項會務工作是否準確到位，有無遺漏與重復之處；（2）檢查會務工作機構之間及與相關部門、單位的協調狀況；（3）檢查每個會務工作人員的工作是否完成及完成的質量；（4）總結進一步提高會議的效率與效益的方法。第五章會議組織與服務

四、會務工作的總結與反饋工作（一）會務工作總結2．會務工作總結的方法（1）會務工作人員會后進行個人書面小結；（2）各會務工作部門或相關部門分別進行小組總結和相互評議；（3）必要時進行大會交流、總結與表彰，以起到激勵與鼓勁的作用。第五章會議組織與服務

（二）會后的信息