1、文件管理控制程序1目的對公司范圍內與質量、環境和職業健康安全一體化管理體系有關的文件進行 有效控制,確保在各個部門、各個場所可獲得相應文件的最新有效版本,防止作廢 文件的非預期使用。2適用范圍適用于所有與質量/環境/職業健康安全管理體系有關的文件，包括外來文件 的控制。3職責3.1 總經理，負責審批公司質量、環境和職業健康安全管理體系手冊。3.2 管理者代表，負責審核管理手冊；審批程序性管理制度文件。3.3 副總經理，審核分管工作范圍內的制度性文件。3.4 體系主管部門、辦公室，負責指導、監督文件的控制管理；負責管理手 冊和程序文件的發放、控制和管理工作以文件編號、發放、回收、銷毀及存檔。3.

2、 5安全科、技術科，負責工程、技術、環境和職業健康安全類文件的控制 （包括：工藝標準、技術技術標準、檢驗標準）的收集，匯總。負責檢查其有效 性。負責各類物資采購、檢驗、及各類采購合同、協議、產品說明、產品合格證、 檢驗試驗報告等各類臺帳的建立、收集、整理、登記、使用。負責機械設備的采 購以及采購合同、維修合同、協議、新品、產品說明書、技術圖樣以及各類臺帳 的建立、收集、整理、登記、使用。3. 6經營科，負責管理招投標文件、中標通知書、工程合同等來往函件及相 關文件。3.7各職能科室、項目部，負責本部門職責范圍內的適用公司專用的與管理 體系有關的文件的控制和管理工作。負責本項目專用文件和公司發放

3、的文件及與 項目有關的外部文件的控制和管理工作。4工作要求4.1文件的分類4. 1.1內部文件。企業內部各職能科室和項目部編制的文件，具體可分為：1）體系文件，包括：管理手冊、管理控制程序、一般制度、管理方案、管 理計劃、記錄表格等；2）工程、技術、環境和職業健康安全類文件，包括：技術交底、環境和職 業健康安全交底、變更設計、施工組織設計、施工方案、環境和職業健康安全控 制方案、作業指導書、工藝、標準以及檢驗標準、規范等等；3）合同類文件，包括：工程合同、分包合同、施工協議、采購合同、租賃 合同等；4. 1.2外來文件。包括：來自國家、當地政府、上級機關、相關方的文件和 企業適用的法律、法規、

4、條例、規范、標準等。4. 2文件的編制與審批4. 2. 1文件擬稿1）各職能科室、項目部按照體系管理職責負責各自業務范圍內文件的編寫 工作；2）各類文件應按相應的國家標準、法規、范圍和上級有關規定進行編寫。4. 2. 2文件的審批與發布1）文件擬稿完成后，經擬稿部門負責人審核（文件內容涉及其他部門時， 由相關部門會簽），報辦公室，辦公室負責呈報主管領導批準后，打印、并登記 發放；2）公司管理手冊由管理者代表審核，總經理批準發布；程序文件由相關職 能部門編制、審核，管理者代表批準發布；3）專業作業指導書由公司總工程師審批后發布；4）管理文件的編制、審核、批準，按公司公文處理卡要求執行。4. 3文

5、件的編號4. 3. 1文件的編號根據公司四標一體化管理體系文件總體框架章節來確定。 其中：1）管理體系手冊編號為：公司名稱+手冊縮手+編制年號，如:HJCH-SC-2014；2）程序或公司規章制度編號為：公司名稱+手冊章節號+制度順序號，如， 信息交流與溝通程序性管理制度為第1.3章節的第1個制度，編號為： HJCH-SC1. 3-ZD01：3）作業層文件（技術文件、規范性文件等）編號為：公司名稱+手冊章節 號+技術順序號，如：HJCH-SC1. 3-JS0*；4）版本號以A、B、C字母表示。修改狀態號以0、1、2、3、4表示。4. 4文件的收、發4.4.1文件按照職責范圍由綜合辦公室根據發放

6、范圍及時下發，使管理體系 有效運行起作用的各個場所都能得到相應的文件，文件下發時應在文件收發登 記表上登記，領取人簽名領取；4. 4. 2外來文件收文部門收到外來文件以及內部文件，按文件發文編號、受 控號、文件名稱等內容，在文件收發登記表上登記；收到的外來文件需要轉 給公司體系主管部門、辦公室，山體系主管部門、辦公室負責登記并鑒定其適用 性，呈有關領導確定處置范圍，保證文件能及時傳達，并保存外來文件的處置記 錄。4. 4. 3外來文件由管理者代表審批其適用性：每年年底由體系主管部門、辦 公室負責組織相關部門對現有體系文件進行全面評審，因評審或其他原因對文件 的修改,文件發布前應再次批準。4.

7、4. 4新組建的項目部所需的體系文件、管理類文件由體系主管部門、辦公 室負責提供；項目所需的外來文件由項目部自行收集，并備齊適用的法律、法規 和有關的施工驗收規范以及技術標準，確保滿足使用需要。4. 5文件的更改與作廢文件的控制4. 5. 1文件的更改1）文件更改的擬定、審核、批準應由文件原編寫、審核、批準部門或人員 進行，如有特殊原因需由其他科室或人員執行時，應使該科室或人員獲得原文件 及其依據資料。禁止未經授權和批準任意更改；2）文件更改內容擬定后，由文件更改部門填寫文件更改申請單，說明更 改原因和更改內容，對重要的更改（技術參數等）還應附有充分證據，呈送審核 與批準；3）文件更改審批后，

8、由原文件發放部門下達文件更改通知單，各級文件 管理員負責更改，并在文件更改處進行標識，在更改記錄頁上登記；4）文件更改可以是手改、復印件粘貼或換頁方式，手改應用碳素筆；5）文件經多次更改或需進行大幅度修改時，應進行換版，換版文件批準后, 原版文件作廢。4. 5. 2文件的作廢1）作廢文件持有者應將作廢文件移交給體系主管部門、辦公室，由體系 主管部門、辦公室負責定期統一銷毀，并留存銷毀記錄。需留作參考的作廢文件, 必須和有效標識、隔離存放；2）文件使用人丟失或因特殊原因未收到受控內編文件時，應該填寫文 件領用申請單辦理申領手續，文件管理員在補發新文件時:給予新的受控編號, 并在文件收發登記表上注

9、明原受控號的文件作廢。4. 6文件的使用與保管4.6. 1文件使用人員均要妥善保管好所有使用的文件，任何人不得使用未加 蓋印章和相應標識的管理體系文件。4. 6.2各職能科室、項目部應建立本部門、項目部受控文件清單，以識別 更改和現行的修訂狀態。并報綜合辦公室一份；綜合辦公室匯總后編制公司總的 有效文件清單。對于受控文件應定期公布受控文件清單，以識別現行使用 文件的狀態。凡受控文件均由綜合辦公室統一備案存檔（包括軟盤、光盤、錄像 帶、錄音帶等）。1.1.1 6. 3任何人不得在受控文件上亂涂、亂畫、亂改，不準私自外借，確保文 件整潔、清晰、易于識別；文件均應分類存放、妥善保管，避免丟失和損壞。

10、4.6.4 體系文件在實施過程中，每年由體系主管部門、辦公室負責在管理評 審會議上組織對體系文件的評審。評審其適用性、符合性。4.6.5 各科室根據其工作范圍，負責掌握國家和上級關于質量、環境、職業 健康安全管理方面的法律、法規、標準、規范的現行修訂狀況，確保外來文件的 適用性和有效性。4. 6. 6受控文件復制，按公司有關規定審批后方可復制，并在文件管理部門 進行登記。管理手冊和程序文件報體系主管部門審批后方可復制。4. 6. 7各職能科室、項目部撤消時，凡公司下發的有效受控文件，均應交回 原發文部門，并填寫文件移交清單辦理移交手續，項目部的其他文件除已列 入竣工文件移交或歸檔的可按記錄控制程序要求交移職能科室保管的外，由 項目部按作廢文件處理；發文部門負責根據文件移交清單在文