1、檔案管理和利用專用設備收集問題劉子芳：隨著無紙化辦公和辦公設備、應用軟件系統更新換代速度的加快，檔案數字化管理和利用設備如何能確保已歸檔文件的有效保管與利用，應是各級檔案部門面臨的一個共性問題。為此，國家檔案局第九號令要求各級檔案部門重視對“有助于檔案管理和利用所需專用設備”的收集工作。但在實際工作中，如何來開展這項工作、哪些是專用設備、以什么方式收集、所需經費如何解決、收集來的設備如何保管與維修等都是一個值得討論的問題。 不能不：計算機技術更新那么快，以后可能一個小問題就讀不出來怎么辦？如現在要保存設備，是所有檔案都要保存？是檔案館保存嗎？保存多了，技術要求和資金要求成本可能比紙質檔案還高怎

2、么辦？ huangking：以前，“386”等老式電腦用磁盤方式保存，隨著技術發展，該保存方式發生了改變。要讀取以前技術條件下保持的數字檔案，需要可識讀的軟件和設備，有的必須用以前的那一套老設備，這就造成了需要保存檔案管理和利用專用設備以保證檔案信息的讀取。我覺得，隨著技術的發展，在有條件的情況下，盡量更新技術和采取新的保管方式，從磁盤到光盤，以滿足數字化時代對信息的讀取。在保存介質轉換的過程中要注意信息的安全。 小刀：專用設備的收集我覺得還是以本單位的管理和利用設備為主。從實際工作中來看，所有單位的設備（包括軟件）更換的同時，也會進行數據轉移等操作，將數據內容進行轉移，用現行的存儲設備更換，

3、不知轉移后的可否還稱為“檔案”呢？如果非要把原產生的存儲設備叫檔案，那這個設備收集工作太浪費，也不與時俱進。個人意思，設備收集不如不搞。 馬刺王朝：小刀前面的觀點我是表示贊成的，但后面的觀點似乎有些絕對。這個“檔案管理和利用的專用設備”，大多是針對數字信息的管理和利用設備而言的。例如，攝像視頻信息的存儲就經歷了從磁帶到現實通用可讀磁盤的變化，這就涉及一個檔案管理和專用設備的保存問題。存儲在3.5英寸盤的電子文件總需要相應的設備才能讀取，如果你的館藏中有3.5英寸盤，你就需要這個設備。我雖不贊同這種收集是種鋪張浪費、毫無價值的觀點，但是，我極度不贊同把這當做一項普及型的工作推廣到各個地區和各個層

4、次的檔案館（室）。這些設備的收集我覺得省級檔案館一定要做，部分重要地市級檔案館可以在能力范圍內實行，不建議市級以下綜合檔案館做這個工作。一方面，大多數數字檔案信息已經數字化，另一方面，地市級以下的檔案館根本沒有多少以前的數字信息，即使有轉化、讀取的需要，也可以求助于上級檔案館。“一刀切”，都來收集，那就真是“勞民傷財”，性價比太低。一個連縮微膠片都沒有的檔案館收集縮微膠片的設備干什么用？ 小刀：“檔案管理和利用的專用設備”是一種輔助工具，如果保存下來，首先，我們不知道如古老的軟盤、磁盤等存儲設備的保存期限如何；其次，我們也不確定其相應的運行設備的保存期限，保存環境、保養等問題接踵而來，且老設備

5、的運行等，不見得后人還會使用，如果存儲設備因時間問題而導致如磁粉脫落等無法讀取，如果運行設備因年代久遠而無法使用，如果沒有會使用“老古董”的操作者這些同樣是問題，不能僅思考我們要保存而保存。 劉子芳：小刀說的“專用設備的收集以本單位的管理和利用設備為主”，作為一個單位來說還好解決，但作為檔案館來說，問題并不是那么簡單。一個單位在進行設備更新時可以同時進行數據轉換，逐步升級，但是，對檔案館來說，已接收各單位的檔案，相對于各單位自己保管的檔案，其數據所依據的設備更新速度是相對滯后的，有時甚至是隔幾代的。作為單位來說，原始檔案數據隨著設備的更新而逐步升級，可以讀取并利用，但作為檔案館來說，原始檔案數

6、據并沒有進行數據轉換，新的設備與原始檔案數據所依據的設備中間相隔幾代，能否讀取和利用應是一個大問題，不得不考慮的問題。另外，“專用設備的收集以本單位的管理和利用設備為主”固然可以，但最終還是要移交檔案館的，不然，各單位移交的檔案是無法閱讀和利用的。這樣，就又回到了這個帖子的主題，怎樣有區別地移交和接收，怎樣保管和維修這些設備的問題。另外，對于舊的東西，人們往往沒有保管的習慣，如，上世紀八九十年代，錄音機、磁帶流行，幾乎每家、每個年輕人都有，現在呢，有幾家、有幾個年輕人還保管有錄音機、磁帶呢？機關也一樣。所以，要建立一種制度來保證對這些設備的收集，利于對已移交檔案館檔案數據的利用。至于怎樣收集，

7、正是此帖要討論的問題。我非常贊成由機關收集的提法，但這里面存在一個關鍵問題，就是向檔案館移交的問題，還涉及檔案館如何收集的問題，如何保管的問題，請你多發表意見和建議。討論對檔案專用保管設備的收集問題，更為關鍵的是如何對待檔案原件。我們知道，無論你用何種先進的轉換設備，其轉換出來的檔案數據，都不能代替檔案原件，檔案原件的價值是其他轉換件所不能替代的。比如，過去的磁帶，你即使進行了數字轉換，能聽，能利用，但其憑證價值是不能與原磁帶的憑證價值相提并論的。 追夢人：以前的錄像帶、磁帶存儲介質，現在已經很少，如果不數字化，我認為，應當收集保存一些老的設備以便讀取。還有以前用磁盤方式保存的數據，在現在的電

8、腦上就無法讀取，因為現在的電腦根本就沒有軟驅。這種情況，我們能否把以前的帶軟驅的電腦保存，也就得看各自的保管條件了。再一個，我們也可以把以前的數據導出來，看能否與現在的格式相匹配，轉換一下存儲格式，以利于更好地保存數據。當然，設備的收集管理會增加單位的保管成本，應當提前做好準備，轉換數據，或者向上級申請資金以解決這些問題。 白樺：我個人認為，檔案管理部門在做好數字化檔案保管的同時，要將其數字化檔案讀取設備作為實物檔案妥善保存。這樣，就可避免一些時間久遠、價值性很高的數字化檔案信息因沒有相應的讀取設備或讀取設備不能使用而不能被充分利用，致使檔案資源浪費。除此方法外，還可用“遷移”的方法對數字化檔

9、案進行保管。為保證當前存儲的數字信息總能被當前系統讀取，而將數字信息從一種硬件、軟件配置向另一個軟硬件配置轉移稱為“遷移”。它是一種隨技術變化而定期改變數字信息格式的處理過程。使數字信息從過時的技術環境遷移到新的技術平臺，對保護數字信息具有重要意義。“遷移”被許多人認為是目前解決數字信息因技術過時而造成的信息丟失最有效的方法之一。 劉偉：隨著硬件設備和軟件的更新，電子數據存儲載體格式不斷更新，一般認為，數據遷移是一個解決辦法。目前來講，就經歷了磁帶（計算機數據磁帶，不是指模擬的錄音錄像帶）、軟（磁）盤、硬（磁）盤、光盤（CD、DVD、藍光）等，閃存盤（U盤，固態硬盤）也應該算一種。從我們開始普

10、遍應用計算機開始，就這些存儲設備了。但是，就本館保存的電子數據來說，數據遷移可能進行了多次，軟盤到硬盤，硬盤到光盤。數據格式轉換是軟件問題，硬件收集要解決的問題是首先要能讀出數據，讀出才能處理。就此而言，具體需要收集的不僅是軟盤驅動器和硬盤、光盤驅動器，還要有具備上述接口的計算機。當然，接口規格也分數種，每種又分代，算起來數量還是不小的。但是，收集可能不需要太大成本，因為有一個收集時機的問題，當這種設備剛上市時，價格昂貴，普及之后，價格平穩，淘汰之時，價格下跌，正是收集此設備之時，時間再久，設備變得稀缺時，有價無市了，應當把握好時機。 小魚兒：個人認為，不能實行“一刀切”，應具體問題具體分析。

11、根據基層的實際情況，每個單位都去收集、保管這些專用設備是不現實的。即使當地檔案部門也沒有能力去收集和保管，當地檔案部門可與經濟條件較好的單位協商，讓這些專用設備分散保管在有關單位，檔案部門可以備案，這樣，在一個區域內既可以達到資源共享，又能節約經費。 田潤：檔案館在收集檔案的同時，收集好專用設備對于日后利用好檔案很重要。眾所周知，檔案館的社會價值關鍵在于利用好館藏檔案。那么，對于利用收集進館的檔案，能夠準確調閱便是必要條件。檔案從載體上基本就是紙質檔案、電子檔案還有實物檔案。檔案是“過去時”，信息技術飛速發展，檔案永遠滯后，這是不爭的事實。就像我們說，目前，再難找到有軟驅的計算機，如果我們有3

12、.5英寸軟盤的話就無法打開。所以，“9號令”明確告訴我們，要同時收集有助于利用檔案的專用設備，就是為我們日后利用檔案創造方便。有人說，那時被收集單位不可能把電腦給我們，但那個年代的電腦我們檔案館也有，收集留存自己的設備也符合9號令的要求。對于一些市面不常見的設備，我們就要和立檔單位尋求解決辦法，將老設備淘汰后移交檔案館或信息數據升級等。對于一些實物檔案，也許只有在特定裝具下才能顯示其光彩，彰顯其特色，符合人們視覺心理需求，才能發揮好它所應有的檔案利用價值。 亓曉華：近年來，現代信息處理技術發展迅猛，其專用設備檔案的軟硬件更新非常快，而在市場經濟利益驅使下，更加快了更新速度。據了解，專用設備檔案的軟硬件一般每隔5年就要更新。而“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產品、新方法的不斷問世，必將導致原有專用設