1、郵件使用規范培訓目錄目錄郵件標題稱呼與問候郵件正文、發送抄送和密送郵件附件目錄目錄郵件對象郵件回復主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，可以讓收件人迅速了解郵件內容，并判斷其重要性。注意以下幾點：1. 1.不要空白標題！不要空白標題！2. 2.簡短，不要冗長簡短，不要冗長3. 3.一封信只針對一個主題一封信只針對一個主題4.4.回復對方郵件時，可根據回復內容需要修改標題，不要回復對方郵件時，可根據回復內容需要修改標題，不要“ “RE RE RERE RERE” ”5. 5.不要有錯別字！發郵件前請檢查確認后再發出不要有錯別字！發郵件前請檢查確認后再發出郵件主題郵件

2、主題錯誤示范：錯誤示范：無主題還敢抄送上級。哪個無人門店？誰入職？XXX怎么了，請假？調店？需要介紹信？。XXX稱呼與問候稱呼與問候1.郵件開頭要稱呼收件人，這樣顯得禮貌，同時也提醒收件人，這封郵件是面向他的，要求其給出回應；如果收件人是多人，可稱呼“大家”、“ALL”；2.對外郵件，如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“X總”；如果不清楚職務，則按通常的“X先生”、“X女士”稱呼，但性別要搞清楚；公司內部的郵件，除了面向總經理、副總等領導之外，提倡友好平等溝通，直接稱呼名字即可；3.對于不熟悉的人和職位比自己高的人不宜直呼姓名，也不要直接Dear4.最簡單的開頭寫一個“您好”，結尾寫一個“謝

3、謝”恰當的稱呼收件人恰當的稱呼收件人開頭結尾最好要有問候語開頭結尾最好要有問候語1.最簡單的開頭 “Hi”或“你好”2.結尾常見的是“Best Regards”或者“祝好”、“祝順利”1.email1.email正文要簡明扼要，行文通順正文要簡明扼要，行文通順簡明扼要說清楚事情如果具體內容確實很多，正文應只做摘要介紹，單獨掛個附件進行詳細描述。2. 2.注意論述語氣注意論述語氣根據收件人和自己的熟絡程度、郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適；尊重對方，例如“請”、“謝謝”；你的email可以輕易被轉發給他人，因此對別人意見的評論必須客觀。3. 3.多用多用12

4、341234列表，將事情說明清楚列表，將事情說明清楚4.4.一一次郵件交代完整信息次郵件交代完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說準確完整，并在郵件發送之前回顧內容，非特殊情況下盡量不要過兩分鐘之后再發一封“補充”或者“更正”之類的郵件。5. 5.合理利用圖片、表格等形式輔助表述合理利用圖片、表格等形式輔助表述對于帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚，可以配合圖表加以闡述。6. 6.合理提示重要信息合理提示重要信息：不要動不動就大寫加粗彩色底色下劃線，強調重點即可。郵件正文郵件正文正確示范：正確示范：12341234列表式，條理清晰列表式，條理清晰強調部分用顏色進行區分強

5、調部分用顏色進行區分一次交代完整信息一次交代完整信息1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題，理應對郵件予以回復2.CC的人只需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以回應3.BCC是秘送，收件人不知道你給BCC的人發了郵件，用在非常規場合4.TO、CC的收件人排列應遵循一定的規則，比如按部門排列、按職位從高到低等5.只發給有需要的人6.轉發郵件要突出信息發送發送 抄送抄送 密送密送1. 1.及時回復及時回復除公司群發的通知/制度/公告郵件外，收到他人的email后，必須及時回應，若對方將你設置為“抄送人”，可視郵件內容和具體情況選擇性回復；如果事情復雜，你無法及時給出確切答復，至少應及時

6、回復說“收到，我們正在處理，一旦有結果會及時回復，請您耐心等待”。如果你正在出差或休假，應該設置自動回復功能，以免影響工作。2. 2.進行針對性回復進行針對性回復當回件需要答復問題時，最好把相關問題抄到回件中，然后附上答案，讓對方一次性理解，避免在反復交流，浪費資源。3. 3.不要就一個問題多次回復討論不要就一個問題多次回復討論如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚，此時應電話溝通后再做判斷，對于較復雜的問題，多個收件人頻繁回復發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件不適閱讀，應把之前討論的結果進行小結，刪減信息，突出有用的信息。郵件回復郵件回復錯誤示范：錯誤示

7、范：XXX：確認啥？底薪到底確認啥？底薪到底多少？模板到底給多少？模板到底給不給？不給？1.如果郵件帶有附件，應該在正文提示收件人查看；2.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時（比如附件一是什么、附件二是什么）；3.附件數目較多時，應該打包壓縮為一個文件；4.注意附件的命名。郵件附件郵件附件錯誤示范：錯誤示范：圖片也需要命名，一張還可以忍受，但是如果發多圖，絕對要命名！一直強調掛附件，但一直被遺忘，嚴重影響收件人辦事效率。匯報工作匯報工作郵件對象：領導郵件對象：領導請求批示轉發資料轉發資料1.簡明扼要匯報結果2.提綱要說明白，如果需要細節請寫在附件里3.不要忘了附件！1.如果領導

8、完全不知道事情的來龍去脈，請補充背景資料2.提出問題的同時，盡量給出自己的解決方案3.緊急事件直接打電話請寫清主題，領導會根據其重要性決定什么時間看郵件請求協助請求協助郵件對象：同事郵件對象：同事跟進處理轉發資料轉發資料1. 寫清楚事情、需要誰處理、什么時間點解決寫清楚事情、需要誰處理、什么時間點解決2.如有附件截圖等，請附上，注意將圖片做成最小格式最小格式3.如果有統一模板，別自己創造如果有統一模板，別自己創造4.如果跨部門請求協助工作，請通過部門經理或接口人發起1.事件描述要清晰，時間點要明確，跟進及解決人名單聯系方式要齊全2.如果重要或緊急事件，郵件發出后要電話跟進，時間點前未收到反饋結

9、果要跟進，避免不能按時完成工作1.原則上所有資料都要保密，不得隨意轉發2.如部門外的同事索取文檔，需請其向部門經理或接口人提出請求3.如獲權對外發資料，請將資料轉成PDF等不可修改的格式。其他提醒其他提醒1. 1.關于字體：關于字體：盡量使用微軟雅黑10號或者五號字體，字號可根據突出主體變化，但字體字體一定要一致！2. 2.文字顏色：文字顏色：正常情況下使用黑色文字，需突出的重點可使用其他顏色，一封郵件最好不要超過3 3種種顏顏色色，這不是海報3. 3.結尾的簽名：結尾的簽名：郵件結尾寫簽名是必要的，但是簽名內容不要過多，最好不要超過4 4行有人喜歡寫一句短語，你的座右銘可以，公司的口號也可以，但請不要寫雞湯類如“你