1、文檔格式規(guī)范 目 錄1 文檔格式規(guī)范11.1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求1 文件的整體要求1 文件編制的具體要求11.2 表格文件的編制要求52 文檔命名規(guī)范51 文檔格式規(guī)范1.1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求1.1.1 文件的整體要求1.1.1.1 文件編制的基本要求a) 文件均采用A4紙幅面。文件的名稱應(yīng)簡明準(zhǔn)確，一般不超過20個(gè)漢字。b) 文件的內(nèi)容應(yīng)表達(dá)準(zhǔn)確、清楚、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)。c) 同一文件中術(shù)語、符號、代號應(yīng)統(tǒng)一。表達(dá)同一術(shù)語的概念應(yīng)前后一致。采用的術(shù)語尚無標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定時(shí)且容易產(chǎn)生不同理解的，應(yīng)給出定義或說明。d) 文件中的縮略詞(語)應(yīng)采用有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或?qū)I(yè)委員會認(rèn)定的縮略詞(

2、語)，自定縮略詞(語)應(yīng)簡明、確切，能反映主題。縮略詞(語)在文件中首次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)做說明。e) 文件中引用的標(biāo)準(zhǔn)和文件應(yīng)是現(xiàn)行有效。f) 文件中應(yīng)采用國務(wù)院正式公布、實(shí)施的簡化漢字。1.1.1.2 文件封皮的基本要求a) 文件封面的內(nèi)容分為標(biāo)題、編制信息和公司名稱三部分。b) 文件標(biāo)題分為“標(biāo)題”和“副標(biāo)題”。“標(biāo)題”描述項(xiàng)目名稱，字體：小初 黑體 居中；“副標(biāo)題”描述文件名稱，字體：小一 黑體 居中。“標(biāo)題”和“副標(biāo)題”空一行。 c) 文件編制信息包含三個(gè)要素，“編制”、“審核”、“批準(zhǔn)”：小四 宋體 加粗，書寫對應(yīng)人員姓名，姓名中文采用小四宋體，西文采用小四 Times New Roman。

3、“版本號”：小四 宋體 加粗，書寫文件版本號，采用小四Times New Roman；“日期”：小四 宋體 加粗，書寫文件編制日期，采用小四Times New Roman。d) 公司名稱為公司的全稱，在文件編制信息后空一行，三號 黑體。e) 所有文字性文件或規(guī)范性文件中都必須包含文件修改記錄，文件修改記錄放在第二頁，目錄從第三頁開始。f) 封面頁、文件修改記錄頁均不插入頁腳頁碼，目錄頁的頁腳中間對齊插入頁碼，格式為：I 、II、。g) 目錄標(biāo)題“目錄”，字體：三號 黑體，通過全文自動生成目錄項(xiàng)（word2003:插入引用目錄；word2007:引用目錄）。制表符前導(dǎo)符：”；格式：“正式”；顯示

4、級別：3級即可。各級目錄字體均為小四，宋體。h) 封面頁、文件修改記錄表字體格式要求，如下所示：1.1.2 文件編制的具體要求1.1.2.1 文件正文格式a) 正文需要插入頁眉頁腳，頁眉：左對齊插入公司logo 右對齊插入文檔編碼與文檔標(biāo)題，宋體 10；頁腳：中間對齊插入頁碼，數(shù)字格式 小五 Times New Roman：1，2，3。b) 章和條的標(biāo)題的字體：小四 黑體。c) 正文的中文字體：小四 宋體；西文字體：小四 Times New Roman。d) 首行縮進(jìn)兩個(gè)漢字。e) 圖和表的標(biāo)題的字體：小四 黑體。圖、表后空一行，書寫正文。f) 行間距：1.5倍g) 頁邊距：上:2.54cm；

5、下:2.54cm；左：3.17cm；右：3.17cm。1.1.2.2 層次劃分及編號a) 文件正文與附錄應(yīng)按其內(nèi)容分成若干層次。b) 文件的層次一律用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編號，不同層次的數(shù)字之間加下圓點(diǎn)相隔（即圓點(diǎn)加在數(shù)字的右下角），最后數(shù)字后面不加標(biāo)點(diǎn)，如“1” “1.1”“”。c) 文件的層次不宜過多，通常不應(yīng)超過4級（特殊的情況下最多可增至5級或6級），即：第1級1 第2級1.1第3級第4級 序號應(yīng)左頂格書寫。有標(biāo)題時(shí)，在序號后空一字距寫標(biāo)題，另起一行寫具體內(nèi)容；沒有標(biāo)題時(shí)，在序號后空一字距再寫具體內(nèi)容。層次標(biāo)題力求簡短，一般不要超過15個(gè)字，標(biāo)題末不用標(biāo)點(diǎn)符號。各級編號的字體均為小四黑體。d

6、) 文件的各層次內(nèi)部，若再需要分點(diǎn)敘述時(shí)，可用“（1）”這種層次序號；更小的層次則用“”這種層次序號。 “（1）”這種層次序號之后是本段標(biāo)題的，標(biāo)題末用句號或冒號或空一字，其后接寫正文；或另起一段。如果沒有本段標(biāo)題，則序號之后直接寫正文。1.1.2.3 數(shù)值a) 表示非物理量的數(shù)，數(shù)字一至九用漢字“一”、“二”、“三”表示，大于九時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。表示物理量的數(shù)值，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，后邊寫上法定計(jì)量單位符號。b) 小于1的數(shù)值，小數(shù)點(diǎn)前定位的“0”不可省略，代表有效數(shù)字的“0”不可省略。如五位有效數(shù)字，0.125應(yīng)表示為0.12500。c) 當(dāng)整數(shù)的位數(shù)較多，且其后有三個(gè)以上的“0”，或當(dāng)

7、純小數(shù)的小數(shù)點(diǎn)后面有三個(gè)以上時(shí)，應(yīng)采用10n作為倍數(shù)(n為正、負(fù)整數(shù))的寫法，但保留的有效位中的“0”必須全部寫出。如已明確80000的有效位數(shù)為兩位，則應(yīng)寫成80×103或8.0×104或其他形式。d) 數(shù)值的整數(shù)部分或小數(shù)部分超過四位數(shù)字時(shí)(包括四位數(shù))，整數(shù)部分向左，小數(shù)部分向右，每三位數(shù)字應(yīng)空半個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字或一個(gè)字符的位置，表示年號的數(shù)字除外。如：23 456，2.345 67，12 345.678 9。e) 表示偏差范圍的數(shù)值時(shí)，溫度 20±2或(20±2)，不寫作“20±2”。f) 表示參數(shù)范圍的數(shù)值時(shí)，表示為2×1033

8、×103，不寫作23×103。g) 帶有尺寸單位的數(shù)值相乘時(shí)，表示為10mm×50mm×30mm 不寫作10×50×30mm。1.1.2.4 公式a) 文件中公式需要編號時(shí)，采用題注自動編號（word2003:插入引用題注；word2007:引用插入題注）應(yīng)用帶圓括號的阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始連續(xù)編號(1)、(2)、(3)。公式的編號右端對齊，公式和編號之間用“”連接。附錄中公式用(A.1)、(A.2)表示。 b) 公式中需要解釋的符號應(yīng)按先左后右，先上后下的順序注釋在公式的下方，必要時(shí)標(biāo)明單位的符號。注釋時(shí)，空兩個(gè)漢字用“式中：”起排，所

9、要注釋的符號另起一行空兩個(gè)漢字起排，符號與注釋之間用破折號：“”連接。每條注釋均應(yīng)另起一行書寫，破折號上下對齊，注釋內(nèi)容回行時(shí)，與注釋內(nèi)容第一個(gè)字取齊，如圖2所示公式示例。c) 公式應(yīng)另起一行居中，較長的公式應(yīng)盡可能在等號處回行，或者在“+”、“-”等符號處回行。公式中分?jǐn)?shù)線的橫線，長短要分清，主要的橫線應(yīng)與等號取平。d) 在同一份文件中需要互相引用公式時(shí)，可直接寫出該公式的編號。 圖 1 公式示例1.1.2.5 量、單位、符號a) 計(jì)量單位、數(shù)學(xué)符號按照法定規(guī)定，不使用自定義或容易產(chǎn)生歧義的符號。b) 表示量值時(shí)，應(yīng)寫出其單位。度、分和秒(平面角度)的單位符號應(yīng)緊跟數(shù)值后；其他單位符號與量值

10、間空一個(gè)半角字符。如：20，26 kmc) 如需說明習(xí)慣用的非法定計(jì)量單位和法定計(jì)量單位相應(yīng)的換算關(guān)系時(shí)，可在法定計(jì)量單位后圓括號注明。d) 量用符號表示時(shí)，采用下角標(biāo)區(qū)別取值變化，如：d0, d1, d2。e) 在同一文件中，對同一度量對象應(yīng)采用統(tǒng)一的單位來表示。f) 文件的文字?jǐn)⑹鲋形淖终f明不用符號代替。1.1.2.6 插表a) 插表排在有關(guān)條文之后，先見引文后見插表。 b) 插表采用題注自動編號（word2003:插入引用題注；word2007:引用插入題注）。“表”和數(shù)字之間空一個(gè)半角字符，如表 1、表 2；表號與表題間空兩個(gè)半角字符；表號和表題放在插表的上方居中位置，采用 黑體 小四

11、 居中；表頭填充深度15%灰色 五號 宋體加粗 居中，表內(nèi)文字采用 五號 宋體；續(xù)表同樣。如表 1所示：c) 每個(gè)表應(yīng)有表題和邊框，欄中使用的單位應(yīng)標(biāo)注在該欄表題名稱的下方或右方。插表中所有計(jì)量單位相同時(shí)，應(yīng)在插表的右上方統(tǒng)一描述單位，如：單位：km。 d) 跨頁表，需設(shè)表題，例如 “表5 （續(xù)）”黑體小四；或重復(fù)標(biāo)題行。e) 插表中有參數(shù)“不大于”、“不小于”或“最大”、“最小”時(shí)，應(yīng)用符號“”、“”、“max”、“min”表示，不得用文字書寫。 f) 插表中相鄰的參數(shù)或內(nèi)容相同時(shí)，合并單元格表示。g) 空白單元格采用全角中劃線。 h) 所有表頭加底色 15%深度灰色。i) 插表和文字間空一

12、行。1.1.2.7 插圖a) 插圖排在有關(guān)內(nèi)容附近，先見引文后見插圖。b) 插圖的編號采用題注自動生成（word2003:插入引用題注；word2007:引用插入題注），從1開始連續(xù)編號，如：圖1、圖2。c) 每一幅插圖應(yīng)有圖題，并置于圖的編號之后，圖號和圖題寫在圖的下方居中位置，圖頭采用小四，黑體；繪圖工具最好采用visio繪制或uml圖d) 無關(guān)系時(shí)單獨(dú)排序，單獨(dú)截圖；同一編號插圖有若干圖組成應(yīng)按(a)、(b)順序編號。e) 插圖和文字間空一行。1.2 表格文件的編制要求a) 表格文件一般由封面、里頁、首頁、續(xù)頁組成，必要時(shí)可加“編制說明”。b) 表格文件均采用A4幅面，表格大于A4幅面的應(yīng)折疊成A4大小。c) 同一表格應(yīng)自上而下分類填寫，每類之間可留適當(dāng)空格，但要保持序號的連續(xù)性。d) 橫向編排的表格，表題應(yīng)設(shè)置在表的上方，頁碼在版面的右（左）下方。e) 設(shè)計(jì)文件中的表格編寫，按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2 文檔命名規(guī)范a) 文件命名嚴(yán)格按照文件內(nèi)容+版本號形式，例如：數(shù)據(jù)庫制圖項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃V1.0。b) 模板文件的文件命名按照文件內(nèi)容+“_”+模板+版本號形式，例如：數(shù)據(jù)庫制圖項(xiàng)目配置文件