1、物資庫存和實物管理制度版本號：V5.0恭和苑養老機構管理有限公司二零一四年八月一日目 錄第一章概述3第一條庫存管理的目標3第二條分工3第三條庫存管理工作整體概述3第二章庫存管理4第四條庫房設立和管理4第五條收貨入庫5第六條出庫6第七條食材庫存8第八條盤點8第九條調撥8第三章系統數據權責9第四章其它10第一章 概述第一條 庫存管理的目標1、規范性目標：建立標準化的物資管理流程與機制，減少管理漏洞，提高工作效率。2、成本性目標：持續積累，逐步形成恭和苑供應商數據庫，規范供應渠道，優化供貨質量，價格、服務。3、標準化目標：通過持續的積累，逐步形成恭和苑物資的標準配置，提高物資配置的穩定性。積累物資管

2、理數據，保證數據及時與完整，并對數據進行分析，尤其是對差異點與異常點進行分析，并在此基礎上逐步形成標準化成本指標。第二條 分工1、運營公司的職責：制定與評估優化物資管理體系，并指導、支持和檢查恭和苑對物資管理體系的執行。（1）制定物資管理制度、流程、制定標準化的表單。（2）指導、培訓物資管理制度、流程、標準化表單的應用。（3）檢查物資管理制度、流程、標準化表單的執行情況，發現問題并及時優化改進。（4）相關物資數據查詢、分析，發現問題并給出解決方案建議。（5）恭和苑開業前期采購工作的全面支持及執行A類物資采購。2、恭和苑的職責：執行物資管理體系。3、物資類別規定：（1） A類物資：運營核心標配產

3、品，由總部開發供應商進行統一供貨和服務，分店只需請購即可。如：軟裝、標識類、家具、床品、工服、醫療設備、宜老專用設備用品。（2） B類物資：供貨商引進由當地分店辦理，不用經總部審批。分店按標準和流程進行采購和結算如：食材、除A類外的其他物資的合同簽訂。（3）物資類別的分類和采購相關制度，具體內容請參見物資采購制度。第三條 庫存管理工作整體概述物資管理工作包含請購、采購、庫存管理、結算4個環節，概述如下：1、請購：所有請購均由恭和苑發起。2、采購：1) 請購審批通過后，開始采購工作；2) A類物資類別的采購工作由公司行政部采購人員執行，B類物資類別的采購工作由恭和苑綜合部采購人員執行；3) 采購

4、工作過程包含供應商評審、合同擬定及會簽、訂單下達，食材批價、入庫驗收、供應商管理、結算。詳細見供應商選擇說明、食品批價說明、庫存管理說明、供應商管理說明。4) 關于采購流程的具體內容請參見物資采購制度。3、庫存管理1） 所有庫存管理均由恭和苑庫管執行，包含食材、非食材物資所有庫存管理，其他部門進行配合。2） 庫存管理包括庫房設立和管理、驗收入庫、出庫、退庫、退換貨、盤點、報廢、調撥等內容。4、結算1） 結算工作由采購經辦人員發起，由恭和苑財務部門辦理，包括合同付款，借款，報銷。2） A類物資類別的合同付款由行政法務部采購人員與供應商對賬，并發起恭和苑合同付款申請流程。B類物資類別合同付款、包括

5、食材合同付款，由恭和苑綜合部采購人員與供應商對賬，發起合同付款申請流程；3） 借款流程：需要借款時，由采購經辦人發起借款流程，詳見財務借款流程。4） 報銷流程：需要報銷時，由采購經辦人發起報銷流程，詳見財務報銷流程。5） 結算相關的具體內容請參見物資采購制度。物資管理的總體流程如下圖：第二章 庫存管理第四條 庫房設立和管理一、 庫房設立恭和苑設食材一級庫房、非食材一級庫房，統一管理所有物資，根據實際需要設立部門二級庫房。崗位權責：1） 倉庫庫管：申請增加倉庫，提供倉庫名稱、所屬公司、倉庫管理員；2） 系統管理員：根據申請，在系統中增加倉庫，并分配選項；二、 實物管理1) 庫存物資要進行分區管理

6、；將不同的物資分類放置，按規定留有通道、墻距、燈距。物資堆放整齊、美觀、按類擺放。物品存放地點要有分類記錄，方便準確查找。2) 倉庫要注意門禁管理，非相關人員不得隨便入內；3) 儲存物資要防火、防水、防壓、防潮，庫內要設有防水、防火、防盜、防蟲、防鼠咬等措施，注意倉儲區的溫濕度，保持通風良好，注意衛生、保質期情況，保證庫存物資完好。4) 崗位權責：倉庫庫管對上述內容負責。第五條 收貨入庫適用范圍：適用于恭和苑所有物資（包括固定資產和低值易耗品）入庫。1) 使用部門人員驗收合格后由庫管入庫；驗收不合格，應拒絕收貨，由采購經辦人進行退貨、換貨。及時完成驗收入庫；無固定使用部門的物資由采購人員配合庫

7、管驗收質量；2) 收貨時，填寫收貨單，由使用部門、庫管、采購經辦人審批，審批通過后，方可入庫；。3) 收貨時要區分資產、低耗還是耗材，其中固定資產在收貨時，選擇資產庫，系統后續生成固定資產卡片，以卡片的形式入庫；低耗品在收貨時，選擇低耗庫，系統后續生成低值易耗品新增卡片，以卡片的形式入庫；耗材在收貨時，選擇相應倉庫，后續生成入庫單，以入庫單形式入庫。4) 入庫單是重要的原始憑證，庫管留存好底聯備查，要給財務一聯記賬，給采購人員一聯匯總保存。5) 入庫后，財務會計由入庫單生成憑證；6) 對應的流程圖如下：7) 崗位權責a) 倉庫庫管：負責在系統中登記收貨信息，填寫收貨單；生成入庫單、資產卡片、低

8、耗新增卡片；b) 使用部門：負責驗收物資，確定物資是否符合要求；審核收貨單；c) 采購員：審核收貨單，確定物資采購的供應商和供貨價格無誤；d) 財務：協助區分資產、低耗還是耗材；審批收貨單；生成憑證第六條 領料出庫管理目標在于：清晰、準確辦理出庫。1) 領料出庫的定義：指耗材從倉庫中領出使用，進入成本。一級庫物品出庫到二級庫，是庫存調撥，不屬于出庫，詳見第十條調撥；2) 領料出庫流程：由領用人填寫領料出庫單，領料出庫單經過部門主任、倉庫庫管審批后，才能到庫管出領出物品；3) 出庫后，由財務會計由出庫單生成憑證；4) 對應的流程圖如下：5) 崗位權責a) 領用部門：填寫出庫單；領出耗材；b) 領

9、用部門主任：審核出庫單；c) 倉庫庫管：審批出庫單；準備領出耗材，出庫；打印出庫單；d) 財務：生成憑證。第七條 退料入庫管理目標在于：清晰、準確辦理退庫。1) 領料退庫的定義：指耗材已從倉庫中領出使用，進入成本。但因某些原因，物料有剩余，不再使用，將物料退還給庫管，并減少成本；2) 領料退庫流程：由申請人填制出庫沖銷單，經過部門主任、倉庫庫管審批后，才能將物品退還給庫房； 3) 退庫后，由財務會計由出庫單（退庫）生成憑證；4) 對應的流程圖如下：5) 崗位權責a) 領用部門：填寫出庫單（退庫）；退還耗材；b) 領用部門主任：審核出庫單；c) 倉庫庫管：審批出庫單；回收耗材；打印出庫單；d)

10、財務：生成憑證。第八條 食材庫存對于蔬菜、水果、肉禽、水產品等類別物資的管理方式為入庫即出庫，即：確認入庫后直接生成對應的領用出庫；其它類別按照正常的庫存管理；第九條 二級庫管理管理目標在于：通過一級庫控制成本，二級庫內控制實際使用數量；1） 由一級庫出庫單（領料出庫單）生成二級庫入庫單（其他入庫單）；2） 二級庫出庫單（其他出庫單）由二級庫內部使用，不參與成本計算，不使用工作流。第十條 盤點管理目標在于：分工明確、及時、準確、統一口徑完成盤點。1) 原材料按月進行盤點。2) 盤盈盤虧的審批權限：在盤點中對物資的盤盈、盤虧、毀損等，要查明原因，分清責任。出現盤盈盤虧時，一律上報院長審批。3)

11、盤點時，由庫管負責盤點，財務部參與盤點并監督。4) 對應的流程圖如下：此處缺少流程5) 崗位權責：a) 倉庫庫管：b) 財務：c) 院長：第十一條 調撥1) 管理目標在于：一級庫與二級庫之間物資轉移物資調撥由二級庫管理員發起調撥單，經過部門領導和一級庫庫管審批后，物資由一級庫調入二級庫。2) 調撥原則上每次調撥一周使用量；3) 崗位權責：a) 二級庫庫管：填寫調撥單；b) 二級庫部門領導：審核調撥單；c) 財務：審核調撥單；d) 一級庫庫管：審核調撥單；準備調撥耗材；e) 一級庫部門領導：審核調撥單；f) 院長：審批調撥單。第三章 系統數據權責為保證系統數據的準確性和及時性，針對具體的業務環節，相應的數據權責要求如下表：序號作業分類作業要求責任部門考核說明考核金額時效1收貨單采購收貨單倉庫庫管員到貨數量不按實際填寫實際到貨后1個工作日2倉庫庫管員收貨單未區分資產、低