1、秘秘 書書 實實 務務 1.1.1 1.1.1 “秘書秘書”詞義的演變詞義的演變宮中秘藏之書宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性最初是指具有秘密性質或神秘色彩的圖書。質或神秘色彩的圖書。職務之稱職務之稱: : 秘書工作人員秘書工作人員, ,是從清末開始是從清末開始的的, ,這是現代秘書概念的源頭。這是現代秘書概念的源頭。社會職業：秘書已被看作是廣泛的社會社會職業：秘書已被看作是廣泛的社會職業之一，它屬于第三產業（服務性行職業之一，它屬于第三產業（服務性行業）。業）。 1.1.2 1.1.2 秘書的定義秘書的定義 所謂秘書，乃是組織或主管的助手，所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務是在認可的職

2、權范圍內，提供輔助其任務是在認可的職權范圍內，提供輔助工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。的人員。 1.1.3 1.1.3 秘書的職業特色秘書的職業特色 1. 1.直接性直接性 一是秘書工作的內容與領導工作是一致的，即領導做什么秘書也做什么; 二是秘書做工作幾乎都是領導親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領導請示、匯報的; 三是秘書做工作是直接對領導負責的，其結果的成敗與領導有直接的關系。2.2.穩定性穩定性 秘書與其服務對象之間的關系有相對的固定性，短至數月，長達幾年甚至幾十年

3、。3.3.知識化知識化 秘書的工作性質要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業知識。 4.4.年輕化年輕化 發達國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.5.女性化女性化 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數的比例達到了90%。1.1.4 1.1.4 秘書的分類秘書的分類 按單位性質不同：機關秘書，企業秘按單位性質不同：機關秘書，企業秘書，私人秘書，商業秘書，涉外秘書。書，私人秘書，商業秘書，涉外秘書。 按工作內容不同：行政秘書、機要秘按工作內容不同：行政秘書、機要秘

4、書，文字秘書，教學秘書，信訪秘書、書，文字秘書，教學秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫學秘書，法律秘書等。通訊秘書、醫學秘書，法律秘書等。按服務對象按服務對象不同：公務秘書、私人秘公務秘書、私人秘書。書。 秘書職業資格證書封面秘書職業資格證第二頁 1.2.1 1.2.1 秘書部門的涵義秘書部門的涵義 秘書部門又稱秘書機構，有廣義和狹義之秘書部門又稱秘書機構，有廣義和狹義之分。分。 廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜合協調、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部合協調、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下門

5、。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、調研、信訪、行政、督查屬的秘書、檔案、機要、調研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）等部門。（如下圖） 狹義的秘書機構，指承擔以辦文辦會為主，專門狹義的秘書機構，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領導機關及其負責人辦理秘書業務的部門，如輔助領導機關及其負責人辦理秘書業務的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。秘書局、秘書處、秘書科等。 秘書機構圖秘書機構圖辦公室（主任、副主任）辦公室（主任、副主任） 調研科室調研科室 秘書科室秘書科室檔案科室檔案科室信訪科室信訪科室行政科室行政科室督查科室督查科室 機要科室機要科室1.2.2 1.2.2

6、秘書部門的地位秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機關還是在企事業單位，秘書部門無論是在黨政機關還是在企事業單位，都是直接為單位領導層服務的。它處于承上啟下、都是直接為單位領導層服務的。它處于承上啟下、協調左右、溝通內外的樞紐地位。如圖協調左右、溝通內外的樞紐地位。如圖 ： 下級組織下級組織職能部門職能部門秘書機關首腦機關1.2.3 1.2.3 秘書部門的秘書部門的 基本特征基本特征 從屬性從屬性 秘書機構在整個機構體系中屬于秘書機構在整個機構體系中屬于綜合性的輔助部門。綜合性的輔助部門。 中介性中介性 在黨政機關、企事業單位內，領在黨政機關、企事業單位內，領導層是決策機構，職能部門是執行機構。

7、導層是決策機構，職能部門是執行機構。 綜合性綜合性 秘書機構的主要活動是圍繞領導秘書機構的主要活動是圍繞領導層的活動而展開的，活動內容涉及面廣。層的活動而展開的，活動內容涉及面廣。 1.3.11.3.1秘書工作內容與形式秘書工作內容與形式辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。開展的工作。辦會：包括會前的籌劃和準備、會中的辦會：包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。組織和服務、會后的善后和落實。辦事：主要分信息工作、技術工作和日辦事：主要分信息工作、技術工作和日常行政事務工作。常行政事務工作。 1.3.2 1.3.2 秘秘書書工作的特

8、點工作的特點 是現代秘書工作最根本的屬性和特點。是現代秘書工作最根本的屬性和特點。 秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。性。 秘書工作絕大多數都是具體的事務工作。秘書工作絕大多數都是具體的事務工作。 秘書機構是綜合辦事機構，秘書工作也就具有秘書機構是綜合辦事機構，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。鮮明的綜合性。 指秘書工作的機密性和重要性。指秘書工作的機密性和重要性。 1.3.4 1.3.4 秘書工作的作用秘書工作的作用樞紐作用樞紐作用 秘書部門的地位是承上啟下，聯系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用參謀助手作用 秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人

9、員輔助領導工作的整個過程中。 形象作用形象作用 秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風格，都代表本單位的形象。1.3.5 秘書工作的發展趨勢秘書工作的發展趨勢逐步形成以公務秘書為主導、社逐步形成以公務秘書為主導、社會秘書為主體的職業階層會秘書為主體的職業階層逐漸形成雙向選擇的社會化秘書逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務系統性服務系統 逐漸走向秘書工作科學化的道路逐漸走向秘書工作科學化的道路 1.4 港臺及國外的秘書工作港臺及國外的秘書工作1.4.1 1.4.1 香港秘書工作香港秘書工作 1 1、香港秘書分類、香港秘書分類 （1 1）高層次秘書，他們是上司的直接重）高層次秘書，他們是上司

10、的直接重要助手，其職責是全面輔佐上司。其中層要助手，其職責是全面輔佐上司。其中層次最高、職權最大的是公司秘書（也有稱次最高、職權最大的是公司秘書（也有稱行政總管）和董事長秘書。從事這一工作行政總管）和董事長秘書。從事這一工作需要需要5 5年以上工作經歷，并通過英國特許秘年以上工作經歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。 （2 2）一般事務性秘書。）一般事務性秘書。香港秘書工作香港秘書工作2 2、香港秘書具有的職業觀念、香港秘書具有的職業觀念 （1 1）服從上司）服從上司 （2 2）忠誠公司）忠誠公司 （3 3）處理好人際關系）處理好人際

11、關系 （4 4）以處理事為主務）以處理事為主務1.2臺灣秘書工作臺灣秘書工作1.2.1 1.2.1 臺灣秘書的必備條件臺灣秘書的必備條件 1 1、傳統標準、傳統標準 外形利落出色外形利落出色 學識涵養豐富學識涵養豐富 個性成熟穩重個性成熟穩重 2 2、新增標準、新增標準 有問題時，能自己找答案有問題時，能自己找答案 有情緒時，能自行排解有情緒時，能自行排解1.2臺灣秘書工作臺灣秘書工作不斷給自己找機會不斷給自己找機會隨時站立在旁（主管隨叫隨到）隨時站立在旁（主管隨叫隨到）話不多但很中聽話不多但很中聽做事很有分寸做事很有分寸凡事能察言觀色凡事能察言觀色能設身處地地考慮問題能設身處地地考慮問題能扮

12、黑白臉能扮黑白臉有公關能力有公關能力1.4.2 臺灣秘書工作臺灣秘書工作1.2.2 1.2.2 臺灣的秘書職銜臺灣的秘書職銜 傳統秘書職銜：傳統秘書職銜： 行政助理行政助理 助理秘書助理秘書秘書秘書 資深秘書資深秘書 執行秘書執行秘書 主任秘主任秘書書 外商對秘書職業的分類外商對秘書職業的分類 打字員打字員 接待員接待員 速記員操速記員操作員作員 新世紀秘書的普遍頭銜新世紀秘書的普遍頭銜 行政助理協調員行政專員行政助理協調員行政專員資訊資訊 專員行政處長行政經理行政專員行政處長行政經理行政總監總監 1.4.3 英國秘書職責英國秘書職責1、市政府秘書的職責：市政府秘書的職責： 上午九點開始，與上司對照各自的日程表上午九點開始，與上司對照各自的日程表 剪報剪報 充好咖啡，送給上司及來賓飲用充好咖啡，送給上司及來賓飲用 速記上司口述指示速記上司口述指示 復信復信 接聽電話接聽電話 使用辦公設備使用辦公設備 接待來訪接待來訪 處理郵件處理郵件 分發文件分發文件1.4.3 英國秘書職責英國秘書職責2、英國公司秘書職責