1、供應商檔案建立及管理操作程序目的可以更加有效的對供應商實行管理，提高工作效率。內容1 檔案基礎知識檔案：機關、組織和個人在社會中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式載體的文件。2 供應商檔案建立的必要性其必要性主要體現在對質量保證方面，能夠更好、更全面、更快捷地認識供應商概況，縱向追蹤供應商質量變化，易于橫向對比同類供應商的優劣。3 供應商檔案的建立3.1 采購部負責確定供應商檔案的內容：營業執照、生產許可證、衛生許可證、印刷許可證和稅務登記證等。3.2 對供應商進行分類與編號,分類的方法一般可按商品來劃分,常用的編碼一般為四位數,前一位為商品類別碼,后三位為廠

2、商類別碼。3.3 建立分門別類的供應商基本資料檔案。3.4 檔案建立的具體要求：供應商基本情況：供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、組織機構代碼證、聯系人、電話、傳真和手機等。資料類：營業執照/執照到期日期、生產許可證/許可證到期日期、質量體系證書/證書到期日期、QS認證/QS認證到期日期/、產品標識/行業檢測報告及有效期、企業簡介、配套主機情況、供應商基本情況調查表等。合同類：供應商質量保證承諾書、合同及合同編號等。產品類：物料編碼/產品名稱/含量規格/價格/企業行業標準/產品執行標準等。流程類：樣品小批鑒定表/供應商評價記錄。般文件：往來傳真等。4 建立檔案的注意

3、事項：4.1 具有詳細的聯系地址，EMAIL網址。合理的供應商名稱，要求是供應商注冊或是登記所使用的名稱，不能簡單稱呼。供應商名稱必須是全稱，如公司名稱，不能只叫“農科”正確合法的叫法應該是“晉中市農業科技開有限公司”。詳細的聯系人資料，聯系人須用全名，不能只寫某某兄等日常生活性稱呼。供應商的電話除包含其公司的前臺電話外，還須有其業務聯系人的常用電話和商用傳真等。聯系電話應盡可能收錄該供應商業務主管級以上的聯系資料，以便處理重大問題時聯系用。檔案應含有供應商的經營范圍，應該具體詳細供應商的產品類型，檔次，銷售渠道等。檔案應盡可能備注供應商相關的歷史資料，含稅狀況等。5 供應商檔案管理要求5.1

4、 對有經常業務往來或偶發次數較多的供應商，應及時將資料記錄到相關的軟件或資料中，記錄的要求按供應商詳細資料表，為方便采購業務的操作，供應商的簡稱要求是供應商全稱的簡單稱呼。5.2 供應商合作各項要求都符合公司發展要求的，且通過審核的供應商，應備注“資料已審核”字樣。5.3 對于已開發過的供應商和可潛在開發的供應商分別以文檔的形式保存于電腦，方便需要時用或進行開發以備用。5.4 若供應商的聯系方式，地址發生變更，采購員應該及時將相關資料更新保存。5.5 對符合公司發要求的已審核供應商，應該及時錄入合格供應商資料表5.6 對于終止合作的供應商資料根據實際情況判定是否可再次起用，并做相關的備注說明。5.7 檔案的機密性供應商檔案資料嚴禁非采購部門人員未經采購部經理許可的情況下翻閱。存于電腦上的供應商資料文檔應當設置相應安全碼。采購人員應該做好相關資料的機密性，不能將供應商相關信息隨意透露給其他部門，更不可將相關信息透露給供應他供應商或是公司客戶。5.8 檔案定存放及整理頻率紙質類檔案應按照規定的位置