1、網上報銷管理系統解決方案目錄第1章項目背景41.1 公司財務信息化狀況.41.2 公司報銷業務狀況.5第2章需求分析72.1 總體需求.72.2 具體需求.8221功能需求9222性能需求122.2.3 集成需求12224運行界面需求132.2.5 安全性需求14第3章功能設計143.1總部借款報銷業務分析.153.L1總部借款業務分類153.L2總部報銷業務分類163.13總部借款、報銷和還款業務流程分類匯總163.2預算管理功能設計.18321預算編制19322預算調整223.2.3預算執行控制24324預算統計與查詢2433.借款管理功能設計.251.1.1 電子借款申請單的格式和說明2

2、51.1.2 電子借款流程271.1.3 總部借款流程的特殊要求313.4 .報銷管理功能設計.343.4.1 電子報銷單的格式和說明343.4.2 電子報銷流程433.4.3 報銷沖抵借款業務流程523.4.4 總部報銷流程中的特殊處理533.5 還款管理功能設計.543.6 綜合查詢.563.6.1 預算執行情況的查詢56362預算項目執行情況查詢563.6.3 個人業務查詢56364個人借還款查詢（個人信用）574.6.5部門借款報銷情況查詢57366組合查詢5710第1章項目背景隨著信息化在企業管理中的不斷深入，財務管理也發生了重大革新，一個 網絡財務時代已經到來。網絡化財務管理把財務

3、管理從財務部門內部擴展到全 企業乃至整個供應鏈，在預算、成本等諸多方面掀起了一次企業全員的財務革 命。1.1 公司財務信息化狀況總部在完成財務核算平臺建設的基礎上，財務信息化工作正在向財務管理 縱深方向發展。借款報借業務作為總部財務管理的前端，直接與業務信息接觸, 提高借款報銷業務的信息化水平具有覆蓋面廣、流程明確、易于推廣等特點。 此外總部已經實現了 CA認證以及網上公文處理系統已經上線，因此具備了實 施網上報銷系統的技術基礎和應用基礎。網上報銷系統作為信息收集平臺，實現了報銷流程的標準化，規范了填單 要求、審批流程，并且與賬務核算系統、預算管理系統和網上銀行系統緊密集 成，實現了報銷信息的

4、及時反映和所有費用支出數據的收集和規范，完成了數 據的共享和集成。通過網上報銷系統，能夠使經費預算從業務發起時就得到控制，加強了預 算的控制手段，使預算管理工作落到實處，并能夠利用實時統計和數據分析能 夠為各級決策人員提供詳細的費用支出明細和預算執行情況。網上報銷系統是公司信息化建設的一個重要組成部分，有助于公司總部利 用信息化手段提高借款、報銷業務的處理能力，以適應工作模式的轉變，從而 為公司優化管理提供有力的支持。總部已經實行了無幣化報銷，但實際工作中仍存在一定的問題：比如手工錄 入的業務單據信息不規范、查詢困難，手工審批的業務流程不透明、效率低，預 算和支持控制的難度大，業務決策的支持數

5、據少等。總部網絡化的財務管理其前端是由業務帶來的資金流信息，其中一大部分是 費用的報銷，這部分業務發生的資金的金額和數量都比較大，而且傳統的以紙化 報銷單為介質的費用報銷模式暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大的問題 日趨嚴重。此外，在財務精細化管理的要求，隨著預算編制的不斷深入和細化， 如何加強費用預算支出的控制手段，使預算管理工作能夠落到實處，成為急待解 決的問題。要想深入開展預算管理，降低報箱成本，提高工作效率，必須借助財 務信息化的手段實現網上報銷。1.2 公司報銷業務狀況目前總部的費用報銷采用手工填寫報銷單的方式。這種傳統的手工報銷方式 存在以下主要問題：1）預算控制手段比較落后（

6、1）總部目前采用經費本的方式進行預算控制，僅限于對經費總量控制， 財務人員在報銷時采用手工統汁的方式進行預算控制，效率低、準確性差、實效 性差；（2）對預算執行情況的分析需要耗費大量工作，時間滯后很長，不能及時 給各級領導、各部門反饋經費收支情況和預算使用情況。2）報銷速度較慢，影響工作效率（1）報銷人需要耗費大量時間等待領導審批單據。（2）領導每天需要耗費大量的時間和精力等待處理提交者的單據簽批，無 法專心于更重要的管理和決策工作。（3）財務人員要進行登記經費本、記賬、手工填寫網上支付文件，每次都 需要進行核對校驗，耗費時間，嚴重影響工作效率，也影響了報銷款的支付速度。3）數據重復處理，財務

7、工作量大在手工報銷流程中，財務人員要進行登記經費本、記賬、手工填寫網上支付 文件，由于缺乏有效的信息手段需要對相同的對象進行三次重復性處理，每次都需要進行復核、校驗，增加了財務人員的工作量，嚴重影響工作效率，出錯的風險較高，使財務人員無法將時間分配到更有價值的管理工作中去。4）填單不規范，財務審核程序多（1）由于借款報銷涉及政策較多，分散在不同文件，員工往往不能全面熟 悉有關政策,在填制單據時信息容易不全或出錯，直接影響到了會計信息的質量, 為企業內部控制留下了巨大隱患，增加了財務風險。（2）在手工報銷模式下，員工將大量單據送至財務部，財務部門既要審核 原始單據，既要對業務填制內容、審批權限、

8、經費預算等進行全面核查，乂要審 核業務審批流程，最后才能編制記賬憑證，輸人會計信息系統，不僅工作量巨大, 而且出錯率也比較高。5）信息不能及時完整反饋，難以滿足管理需求由于整個報銷過程是手工方式進行，無論是領導還是報銷人無法及時準確了 解本部門及個人的報銷情況以及預算費用支出的具體細節，難以滿足員工查詢及 管理的需要。因此，應通過建立網上報銷系統，規范管理、加快報銷速度，減少財務人員 等相關人員工作量，增加報銷過程透明度，加強預算監控，提高總部財務管理水 平。同過網上報箱系統可以優化整個報箱流程，打通企業財務信息傳遞過程中的 斷檔。第2章需求分析2.1總體需求財務信息化建設將與整個公司整體信息

9、化建設的步伐相結合，逐步實現財 務、業務流程一體化。在總部財務管理信息化深入推進的過程中，將逐步實現預算管理、網上 報銷、財務核算的閉環管理。網上報箱系統能夠直接從全面預算系統取數，對經 費預算部分進行控制，報銷數據自動導入核算系統，對預算執行情況進行匯總和 分析，實現整個預算工作的閉環管理。此外，有效利用現有的高新技術和網絡資源，建立快速有效、安全可靠的網 上報銷系統，支持費用支出的預算控制功能，實現個人、部門、項目的費用控制; 依靠網絡優勢和合理的管理流程，實現財務管理的規范有序，監督有力，同時借 助于強大的數據庫資源為領導提供各類決策依據。1）加強預算控制（1）使經費預算從業務發生時就得

10、到控制，可以實時統計、分析數據，各 部門能夠及時了解預算執行情況，增進財務部門與業務部門之間的財務信息交 流。（2）利用預算與費用實施的對比控制，建立全程預警的預算管理模式，徹 底改變重預算編制、輕預算執行的情況。（3）通過完整的預算執行信息，提高預算編制水平。2）提高工作效率（1）通過系統流程再造和完整的報銷表格設計，協助和規范員工填寫報銷單據，提高報銷信息采集的速度與質量。（2）領導可以在任何時間進行單據的網上簽批和數字簽名，節約領導和員工 的有效工作時間，提高工作效率。（3）通過網上報銷系統實現原始票據信息自動生成憑證，減少會計人員的 重復勞動，能把更多的精力放到增值的工作上。3）完善內

11、部控制（1）網上報銷系統不僅僅是財務流程的電子化，它可以滲透到總部日常管 理的方方面面，以網上報倘系統為契機，可以對總部日常管理制度及流程進行梳 理，規范總部管理，把規章制度通過流程的方式固化在網上報銷系統中。（2）通過其內部的預設流程，使得單據按照正規的流程逐級審批，審核會 計也不再需要將精力過多的投入在流程檢查上，提高審批速度。4）提供滿足用戶需求的決策支持信息（1）網上報倘系統將信息觸發過程前移到業務人員和相關的業務系統，使 會計信息系統能夠收集到關于業務活動的所有信息特征，而不僅僅是價值或金額 方面的信息，提高了信息的透明度。（2）能夠提供個人、領導及財務人員所需要的相關借款報俏信息，

12、為領導 決策提供了信息支持，同時也提高了財務的服務水平。2.2具體需求公司總部對網上報銷管理系統的需求包括功能需求、性能需求、系統集成需 求、運行界面要求和安全性要求。其中功能需求可分為主功能需求、輔助功能需 求、擴展功能需求三類，如圖2-1所示。圖2-1網上報銷系統需求示意圖浪潮財務管理系統浪潮全面預算管理系統銀行系統2.2.1 功能需求主功能需求包括個人業務處理、領導審批處理、財務業務處理。1）個人業務處理提供在線填單功能，即個人根據業務需要選擇相應的業務單據類型進行填 寫；業務單據包括借款單、經費報銷單、差旅費報銷單、還款單；個人填單如采 取匯款方式，必須填寫收款人名稱、開戶行及銀行賬號

13、等信息；在提交單據未經 審批之前，個人可以撤消；提交單據后，系統自動生成唯一的單據號碼。提供個人業務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據，支持多維、組合、 各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據，支持組合查詢；查詢個人單據的審 批狀態；支持個人入卡信息查詢；單擊查詢出的記錄可查看具體單據的情況；個 人借還款查詢（個人信用）；查詢個人借還款情況；查詢個人未還款情況。提供個人薪酬福利情況查詢：通過調用工資系統的個人薪資費用部分的數 據，可以使用戶在線查詢出自己的“工資條”和福利費用信息。2）領導審批處理提供領導審批功能，即領導登錄系統默認界面為待審批業務清單界面，可點 擊查詢每條單據具體情況；顯

14、示審批單據所列支預算項目的可用金額（設置按鈕 查看）；為方便領導審批，可查詢提交單據員工的歷史單據情況和歷史借款情況; 領導可根據情況審批是否同意單據；如同意，根據流程設定，單據將轉至上一級 領導或轉至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據將返回提交 人：領導可以對多條單據進行批處理審批。提供預算項目執行情況查詢，即根據權限定義，各級領導可查詢權限范圍內 的預算項目執行情況；選擇特定預算項目后，可查詢出該項目的所有明細支出情 況，并可查詢具體單據。提供部門借款，報銷情況查詢，即部門領導可查詢本部門所有員工的借款、 報銷情況。3）財務業務處理提供會計審核功能。審核登錄界面為默認待審核

15、單據列表：會計通過核對原 始憑證，簽署審核意見；會計的審核金額可以與提交金額不同，審核金額如超過 提交金額的10%,不允許通過；為方便審批，可查詢提交單據員工的歷史單據情 況和歷史借款情況；審核同意后，由會計打印單據，并粘貼原始票據，傳遞至出 納；如不同意，簽署意見后返回填單人；不允許審核對單據進行批處理；審核完 畢后，可查詢審核人員審核的所有業務單據。提供出納支付功能。出納對于單據信息沒有任何修改的權限，但他有權查看 經過會計核準后的費用詳情，并根據最終的核準金額和付款方式，進行支付處理, 處理后簽署意見；如果是以入卡方式支付，出納可以定期導出銀行支付文件；如 果是支票支付，出納必須在系統中

16、錄入支票號碼；如果是限額支票支付，出納必 須及時通過銀行對賬單取得支票實際支付金額，錄入本系統的實際支付金額；借 款人如果借限額支票，必須在出納錄入實際支付金額后才能報銷。提供生成記賬憑證功能。出納付款后，會計人員定期可以通過本系統直接生 成記賬憑證。生成的記賬憑證應滿足賬務系統的要求；本系統處理的常規單據應 能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金 額、個人往來、科研項目等基本信息；會計人員可以單張或批量生成憑證。輔助功能需求包括個人信息管理、單據打印、組合查詢、財務信息發布。1）個人信息管理員工可以自助的維護個人常用信息，當員工發生調動或賬戶變更等情況時， 只

17、需要在此進行維護即可。2）單據打印提供統計和打印的功能。可靈活設置統計項和單據的打印格式，并打印。3）組合查詢查詢功能設置為多條件查詢，可以輸入一個條件，也可以輸入多個條件組合 查詢。查詢時根據查詢條件進行分權限的查詢，查詢條件為：預算項目、部門、處 室、時間、人員、金額、借款、報俏、報銷費用類型、借款內容、報銷內容、單 據狀態等。以上各種狀態可以進行復合查詢，查詢時需要根據人員的不同權限設定具體 的查詢范圍。4）財務信息發布提供財務信息發布的窗口，可以查詢最新發布的財務制度和規定，也可以查 看一些財務的小知識，如如何鑒別發票的真偽等。擴展功能包括系統初始化及維護、流程管理和權限管理。1）系統

18、初始化及維護系統初始化及維護中的基礎數據字典的初試化及維護提供預算項目、費用 類型、會計科目、個人職務消費數據、差旅費個人補助數據、出差地點類型、 出差地點維護、業務類型、支付方式、銀行賬號、帳套，組織機構、角色與權 限維護等。系統初始化及維護中的數據對應關系的初始化及維護提供預算項目與部門 之間的關系、預算項目與帳套（單位）之間的關系、費用類型（開支內容）與會計 科目之間的關系維護，及出差地點與出差地點類型之間關系的初始化和維護。2）流程管理提供用戶根據業務的實際情況以及業務流程的變動情況自定義審批流程的 功能。需要提供授權管理等，并按照權限進行審批或查詢等。2.2.2 性能需求為保證網上報

19、銷業務的順利進行，對網上報箱系統的運行速度、穩定性、 操作友好性和系統安全性等方面提出如下需求：方便一一客戶端應完全基于IE瀏覽器，不需要額外的配置，簡化系統的安裝和維護；快捷一一實現與賬務系統無縫連接，直接生成記賬憑證；與 網絡銀行實現數據規范對接，可以直接產生付款信息在網上支付報銷費 用；友好一一提供友好的用戶界面，為各種不同職責人員提供不 同的界面，提供常用、易用的操作風格，便于系統使用、維護和管理；擴展性一一實現與內網門戶和辦公系統的系統集成；能夠實現系統的平滑升級和擴充；可靠性一一保證系統是一個有機整體，傳輸中不致出現數據丟 失；當某節點發生故障時，不會導致整個系統的癱瘓。并發訪問響

20、應速度一一要求系統多人并發訪問的平均反饋速 度和公司0A系統的速度基本一致。安全一一采用完善、可靠的安全機制，在軟件級、系統級、 應用級、企業級均有安全機制。領導審批使用先進的CA數字認證。2.2.3 集成需求網上報銷管理系統是公司總部財務管理信息化體系中的有機組成部分。 通過網上報銷管理系統與預算管理系統、賬務管理系統、網銀系統的數據共享和 流程協同，才能有效支持從預算執行、借款、報銷、沖賬到預算考核、分析的報 銷業務全什么周期的管理。因此，對系統集成提出如下需求。1)實現與預算系統的集成2)實現與賬務系統的集成：實現與賬務系統的集成，可以將網上報箱系統 中的借款數據、報銷數據批量傳遞到賬務

21、系統，并將借款、報銷業務的財務處理 信息傳遞回報銷系統。3)實現與網銀系統的集成：通過網上報銷系統，企業的資金支付業務能力 會有極其顯著的提高。出納能夠通過網上報倘系統獲取準確的付款信息，并通過 對這些信息的批量處理可以輕松的生成網絡銀行所需要的接口文件，并傳遞到網 絡銀行系統中完成資金支付。4)實現與管理數據中心的集成：按照公司信息共享的標準規范要求，在總 集成商和管理數據中心開發商的配合下，從本系統的業務數據庫中整理提取有關 報銷類共享數據，經過必要的格式轉換后，自動提交到管理數據中心中的報銷數 據庫中。5)同時要預留與人力資源管理(導入組織、角色等)、固定資產管理等系統 的接口。2.2.

22、4 運行界面需求(1)客戶端同時支持瀏覽器界面和圖形用戶界面；(2)支持個性化用戶界面和打印輸出：允許用戶自定義界面(菜 單、顯示風格、工具條、界面顯示項和位置)，允許用戶自定義賬表輸 出的欄位和大小；(3)界面采用簡單明了的表達方式，如樹型結構、彈出式窗口； 具有缺省值、操作提示、自動檢查、自動糾錯功能；具有在線幫助、 在線學習工具；(4)軟件功能符合財務人員操作習慣；(5)能靈活地定義參數和處理規則，可方便地采用符合自己業務特點的方案。2.2.5 安全性需求系統的安全性除了在系統中建立權限控制、信息加密等安全措施外，還應通 過以下幾個層面來進一步加強：1）網絡層面：通過計算網絡本身的安全措

23、施（防火墻等）來實現計 算機網絡層面的安全；2）系統層面：系統通過定義系統角色，實現對系統功能層面上的訪 問控制，且系統的系統管理員和安全管理員權限互斥。各個系統用戶的 使用域管理，通過唯一標識身份的KEY與系統中的角色唯一綁定，避免 安全管理員透過數據庫管理系統來創建大權限現象的發生；3）數據層面：系統提供對所控制的數據進行訪問控制的能力，保證 適當人在適當的時刻看到適當的數據；4）存儲層面：系統提供數據加密功能，可對系統管理的各類文檔進 行加密處理。第3章功能設計在對總部借款報銷業務分析以及借款報銷業務與預算管理業務關聯關系 分析的基礎上設計網上報銷系統的功能，滿足公司總部對借款報銷信息化

24、支持借款報銷業務的功能和操作友好性方面的要求。得到的網上報銷系統的功能樹如圖 3-1所示。圖3-1 系統功能樹3.1 總部借款報銷業務分析總部借款報銷業務包括借款、報銷、還款三大業務，其中報銷根據是否償還 以前的借款乂可以分為報銷及報銷沖抵借款兩類。三大業務之間的關系如圖3-2 所示。圖3-1：借款、報銷、還款業務關系示意圖3.1.1 總部借款業務分類預算項目根據預算項目的責任部門分為公共開支項目和部門預算項目。借款 人只能申請使用本部門的部門預算項目或公共開支項目中的預算經費。總部的預 算項目明細表參見附件1:總部預算項目一覽表。根據所借款項從哪類預算項目中支出，可將借款業務審批流程分為二類

25、：一 類為部門預算項目借款；另一類是公共開支預算項目借款。第二類借款流程除需 要借款人所在部門的有關領導審批以外，還需要該公共開支預算項目的歸口管理 部門會簽。3.12總部報銷業務分類根據報銷單據的不同，將報箱分為經費報儲和差旅費報箱兩類；經費報銷乂 根據報銷業務的審批流程不同分為典型報銷、實物報銷、藥費報箱、帶薪休假報 銷、固定資產購置報銷、探親路費報銷、出國經費報銷、課題費報銷八類。實物報銷指所報費用類型為辦公用品、辦公耗材（包括低值易耗品）、資料 費時，需要實物驗收人簽字，并附所購實物的清單；藥費報銷需行保部衛生處領 導審批；帶薪休假費報倘需企業文化部領導審批；固定資產報銷需行保部領導會

26、 簽，并附固定資產登記表和所購固定資產清單；探親路費報銷需人力資源部領導 審批；出國經費報倘根據出國費和出國培訓費不同分別審批流程，出國費需辦公 廳領導會簽，出國培訓費需人力資源部領導會簽；課題費根據歸口管理部門不同 分別審批流程，納入總部課題研究的課題費需發展計劃部會簽，對于自行開支的 課題費只需本部門審批。總部的費用類型清單及與報銷流程的關系參見附件3：總部費用類型一覽 表。3.1.3總部借款、報銷和還款業務流程分類匯總總部借款、報銷、還款的業務流程分類如表3-1所示。表3-1：總部借款、報銷、還款業務流程分類表號業務類型流程分類標準流程類型使用單據類型說明借預算項部門預算項目借款流程借款

27、申請單款目類公共開支預算項目借款借款申請需歸口部門領導會簽型流程單典型報銷流程經費報銷單實物報銷流程經費報銷單辦公用品、耗材、資料費報銷，需實物驗收人簽字藥費報銷流程經費報銷單藥費報銷，需衛生處領導審批報費用帶薪休假報銷流程經費報銷單帶薪休假費報銷，需企業文化部領導審批銷類型固定資產報銷流程經費報銷單固定資產報銷，需行保部領導會簽探親路費報銷流程經費報銷單探親路費報銷，需人力資源部領導審批出國經費報銷流程經費報銷單出國費需辦公廳領導 會簽，出國培訓費需人力資 源部領導會簽課題費報銷經費報銷納入總部課題研究的號業務類型流程分類標準流程類型使用單據類型說明單課題費需發展計劃部會簽，對于自行開支的課

28、題費只需本部門審批差旅費報銷流程差旅費報銷單0還款還款流程還款單3.2預算管理功能設計預算管理業務涉及預算編制、預算調整、預算執行控制及預算查詢四個方面 的內容，如圖3-3所示。算預數等整發生明細調與借款表的方式:方式件查詢預算調整錄入:調整記錄EXCEL導入接口歷史數據導入圖3-3：預算管理業務內容示意圖321預算編制總部全面預算按照年度核批，當年的預算指標當年使用，不結轉下年。為了 在總部借款、報銷業務中實行預算控制，每年年初，需要在網上報銷系統中生成 該年度的預算表，作為該年度預算管理和控制的基礎。3.2.1.1預算表所含內容及說明總部的預算項目及預算表中所包含的內容如附件1：總部預算項

29、目一覽表。總部預算表中的各項內容說明如下：1 .項目名稱預算表中的項目名稱潛在的包含預算類別，一級預算子類，二級預算子類、 預算項目等概念，呈層層分支關系，最終形成樹型目錄結構。如“日常公共管理 經費”的預算類下含“公共辦公費、物業費、離退休費”等一級預算子類；“公 共辦公費”的一級預算子類下乂含“公共辦公用品、會議費、交通費”等二級預 算子類；“公共辦公用品”的二級預算子類下含“辦公耗材及設備維修、辦公用 紙”的預算項目。只有預算項目是最終需要進行預算數分配的項，在進行預算統計時，預算類 或某一級預算子類的預算總額或預算余額總數由該預算類或該級預算子類下所 包含的所有的預算項的預算數或預算余

30、額加和形成。2 .單位名稱單位名稱包含總部和科技委兩類，對應現行總部兩個帳套的現狀。除職務消 費外，其余任何一個預算項目對應其中的某一個帳套。3 ,歸口部門歸口部門是該項預算項目的歸口管理部門。4 .預算數的說明預算表編制時.，對某個預算項給出的年度控制數；該數可在年終時進行調整。5 .預警量對每個預算項，按金額（當該預算項余額不足該金額時），或按仃分比（當 該預算項余額為該預算項初值的白.分值之內時），系統會產生報警提示。6 .是否為公共開支對每個預算項，可定義為公共開支。如果該預算項不是公共開支，則只有隸 屬于其歸口部門的員工才可以在借款或報銷時申請動用該預算項目；公共開支的 預算項目為總

31、部所有員工都可以在借款或報銷時申請動用的款項。3.2.1.2 預算表的生成方式系統提供以下四種預算表的生成方式：手工錄入方式；歷史數據復制方 式；EXCEL表格導入方式；全面預算管理系統接口導入方式。上述四種方式 都由系統中定義的預算管理員來執行，預算管理員為總部財務部財務處相應人 員。1 .手工錄入方式系統提供界面，讓預算管理員增加預算類和預算項；分配該預算項的歸口部 門和責任人：界定預算數，給出預警類型和具體的預警量；定義是否為公共開支 預算。同時系統提供友好的編輯界面，對于已生成的預算類和預算項進行編輯和修 改，包括：預算類和預算項本身的刪減，預算數、預算歸口部門、責任人、預算 預警類型

32、預警量、及是否為公共開支的調整：同時提供預算項目之間先后順序調 整的手段。2 .歷史數據復制方式每年年初在預算未批準之前，系統要提供根據往年歷史數據，按照某種規則 自動生成本年度預算的功能。在該方式上，用戶目前的潛在需求包括兩方面，一 是可以往年任意一年的預算編制表或預算執行表為范本，生成本年度初始預算 表，再調整；二是選擇范本后，可以定義以該范本中各項預算數的某一百分比值 （如蛇）來自動生成本年度初始預算表。3 .EXCEL表格導入方式提供根據EXCEL表格形式的預算表，直接導入系統的功能。4 .全面預算管理系統接口導入方式預留與全面預算系統的接口，全面預算系統中完成預算編制后，預算編制表

33、直接由全面預算系統導入網上報銷系統，同時預算的調整、預算的執行等功能都在全面預算管理系統中進行。3.2.1.3 預算表生成的其他特殊處理1 .對“職務消費”預算項目的特殊處理用戶要求職務消費的預算細化到每個人，并以人為單位進行職務消費的控 制；不再要求一個季度報銷一次的限制，僅進行總量控制。某人職務消費當年的 預算指標當年使用，不結轉下年。在年初進行年度預算表的生成時，要求系統提供按“什么職務享受多少職務 消費”的粗略的原則，先初始化總部所有員工當年的職務消費初始預算，然后由 預算管理員進行微調，減輕預算管理員一個個錄入的煩瑣的工作量。2,對“綜合機動費”預算項目的特殊處理領導的綜合機動費年初

34、時只能確定某個主管領導下的總額。該年度中，如果 某一部門需要使用該領導的綜合機動費，則按照綜合機動費使用管理暫行辦 法，提供總部綜合機動費使用審批表，交預算管理員，由預算管理員對預算表 進行調整，在“該領導綜合機動費”的一級子類下增加該預算項目，作為該筆綜 合機動費控制的基數。該部門想使用這筆款項時，要在借款或還款單的項目中選 擇該預算項目。3.2.2預算調整3.2.2.1 預算調整的內容L預算類和預算項目的增加和刪除預算年度中支持預算項目的增加和刪除。但要注意，一旦該項目已經有發生 額，則不允許刪除該預算項目。2 .某一預算項目中的預算數等的調整預算年度中支持任一預算項目中相關的預算數、預算

35、歸口部門、預算負責人、 預警量、是否為公共開支等的調整；并可以填寫調整說明。3.Z.2.2預算調整的方式支持兩種調整方式：一是手工調整；二是全面預算管理系統調整后，通過接 口直接由全面預算系統導入。3 .Z.2.3預算調整的特殊需求1 .關于想刪除已有發生額的預算項目的處理當預算管理員想刪除有發生額的預算項目時，系統將自動將該預算項目的已 發生額作為該預算項目預算數，并將該項目預算余額自動變為0。系統按上述規 則處理完成后，彈出友好提示，請預算管理員確認并自動生成說明，該說明預算 管理員可調整后保存。2 .關于減少某預算項目預算數，且其調整后的預算數小于實際已發生額的處 理該情況的處理，和想刪

36、除已有發生額的預算項目的處理類似：系統將自動將 該預算項目的已發生額作為該預算項目預算數，并將該項目預算余額自動變為 零。系統按上述規則處理完成后，彈出友好提示，請預算管理員確認并自動生成 說明，該說明預算管理員可調整后保存。3 .有關預算項目增減與費用類型的關聯當預算項目與費用類型有對應關系。當預算項目發生增加或刪減時，將影響 到該對應關系。要求系統在預算項目發生增減時，強制彈出可能發生的對應關系 的調整的界面，讓預算管理員調整對應關系，以免無此對應關系后可能產生的出 錯情況。4 .在預算調整過程中與全面預算系統保持預算同步的問題在全面預算管理系統使用后，要嚴格界定預算管理系統和網上報銷系統

37、在預 算調整業務上的工作方式，以避免兩個系統數據不一致的問題。建議在全面預算 管理系統使用后，所有的預算編制和預算調整工作都在全面預算管理系統中進 行，然后以接口的方式導入網上報銷系統。323預算執行控制1 .借款和報銷流程中有權限的節點可以顯示該預算項目余額在借款審批流程或報銷審批流程中，默認的（或被授權的）該項借款或報銷 費用項目所關聯的預算項目負責人可以根據表單上顯示的預算余額，判斷該筆借 款或報銷是否通過，以此達到預算過程控制的目的。2 .提供預算預警對每個預算項目，按金額（當該預算項余額不足該金額時），或按白分比（當 該預算項余額為該預算項初值的白分值之內時），系統會產生報警提示。以

38、此達 到預算預先控制的目的。3 .超預算強制不予報銷與借款當超過預算時，在借款人或報銷人填單環節，就彈出提示信息，不予報銷或 借款。3.2.4預算統計與查詢在預算統計與查詢方面，系統需要提供以下功能：自動生成預算執行情況表，總部預算執行表如附件2：總部預算 執行表。可穿透查詢某個預算項目的具體發生情況；部門領導可查詢本部門歸口管理的預算項目執行情況；個人可根據授權查詢相關預算項目執行情況； 公司領導可查詢公司總部的預算執行情況； 按預算表、預算項目、預算周期等條件查詢預算調整記錄。33借款管理功能設計33.1電子借款申請單的格式和說明電子借款申請單的格式如單據3-1所示。單據3-1：電子借款申

39、請單格式借款申請單借款人姓名職別電話借款金額（大寫）¥核準金額（會計填）項目費用類型支付方式卡號借款事由憑金摘要還款金額結欠部rj： 日期：處室領導:部門領導:會簽部門領導:審核人：實際領款人：出納:電子借款申請單的欄目注釋如表3-2所示。表3-2：電子借款申請單欄目注釋表欄目名稱欄目注釋部門借款人所在部門：當借款申請人填寫該單據時，系統自動生成借款人提交借款申請單日期：借款人填寫單據時系統自動生成, 日期在提交時刷新借款人的姓名，必須是總部正式在崗職工：當借款人填寫單據時， 借款人姓名系統自動生成職別借款人的職別：當借款申請人填寫單據時，系統自動生成借款人常用的聯系電話號碼或手機號

40、碼；個人信息維護中有的話， 電話系統自動填寫，否則需要借款人自己填寫。預算項目類型：在借款人填寫單據時彈出字典項供選擇，預算項目預算項目類型參見附件1:需要和借款流程類型關聯，即如果選擇部門預算項目，則僅出現部門預算項目類型費用類型；在借款人填寫單據時彈出字典項供選擇：費用類型參見 費用類型附件2支付方式；在借款人填寫單據時彈出字典項供選擇：用戶可自定義支付方式 支付方式，常用支付方式有：現金、入銀行卡、POS機刷卡、限額支票、定額支票、匯款、匯票、托收承付等。如果申請人選擇支付為“入銀行卡”時，系統自動顯示該申請人的 卡號銀行卡號借款金額（大由借款人填寫借款金額，在“ ¥”前填寫大

41、寫金額，在“¥”后填寫）寫小寫金額，如為限額支票借款，請填寫限額支票的限額數。由財務部門根據相應的標準文件內容進行填寫的，不管怎樣借款， 核準金額（會會計會根據這個標準進行最后的限額核定，如果為限額支票借款，填寫 計填）實際的限額支票的限額數。借款事由填寫該借款用途及經費出處。借款人所在處室領導簽字；在借款流程中“處室領導審批”節點時, 處室領導處室領導處理完該節點提交下一節點時，系統自動生成借款人所在部門領導簽字，在借款流程中“部門領導審批”節點時, 部門領導部門領導處理完該節點提交下一節點時，系統自動生成公共開支預算項目借款流程，還需有該預算項目歸口部門的部門領會簽部門導簽字，在

42、公共開支預算項目借款流程中“歸口管理部門領導審批”節領導 點時，歸口管理部門的領導處理完該節點提交下一節點時，系統自動生成系統自動生成。審核財務主管人員審核出納工作無誤后簽字。領款人出納執行借款業務時，由實際領款人手寫簽名。出納出納執行借款業務時，由出納手寫簽名。月、日、憑單、摘要、貸方金額、由財務部門填寫，用于借款人還款時，財務人員在登記報銷記錄結欠3.3.2電子借款流程根據所借款項從哪類預算項目中支出，可將借款業務流程分為部門預算項目 借款流程和公共開支預算項目借款流程兩類。3321部門預算項目借款流程部門預算項目借款流程如圖3-4所示。網上報銷系統財務管理系統結束I圖3-4：部門預算項目

43、借款流程示意圖部門預算項目借款流程中各節點說明如表3-3所示。表3-3：部門預算項目借款流程節點說明表節點節點說明填寫借款申請單中的電話，選擇預算項目、費用類型、支付類 型、借款金額、借款事由等項，及其他相關信息；選擇是直接提交給處 長審批，還是跳轉到部長審批。申請人在線此流程，可選擇的預算項目字典范圍僅為責任部門為該申填單請人所在部門的部門預算類型預算項目。當申請人選擇“限額支票、定額支票、匯款、匯票、托收 承付”等支付方式時，還需要提供收款人、收款人賬號等信息，具 體各支付方式需要提供哪些信息請見2.4借款流程的特殊說明。處室領導審申請人所在處室領導審批，決定是否批準此項借款業務，可填寫審

44、批批意見；如果不批準選擇退回申請人：如果通過選擇提交部門領導審批。部門領導審申請人所在部門領導審批，決定是否批準此項借款業務，可填寫審批批意見；如果不批準選擇退回申請人：如果批準選擇提交財務部門審核廿點節點說明財務部負責人員（目前是總部財務處會計）決定是否通過此項借款業務。如果通過則根據相應的標準填寫借款申請單的“核準金額”:財務審核出納付款打印借款單，將電子流程打點提交給出納處理，并將打印的紙質借款申請單交給出納出納以電話等方式通知領款人領款。領款時，領款人在紙質借款申請單上的實際領款人欄手寫簽名；出納在紙質借款申請單的出納欄手寫簽名.出納付款后，通過接口，將有關數據傳送到財務管理系統，生成

45、憑生成憑證57證。由相關人員打印記賬憑證，和借款申請單等貼在一起存檔。332.2公共開支預算項目借款流程公共開支預算項目借款流程如圖3-5所示。財務管理系統網上報銷系統圖3.5：公共開支預算項目借款流程示意圖公共開支預算項目借款流程中各H點說明如表3-4所示。公共開支預算項目借款流程與 部門預算項目借款流程不同之處，在表3-4中以“斜體+下劃線”加以標識。表3.4：公共開支預算項目借款流程優點說明表少點申請人在線節點說明填寫借款申請單中的電話，選擇預算項目、費用類型、支付類廿點節點說明填單型、借款金額、借款事由等相，及其他相關信息；選擇是直接提交給處長審批，還是跳轉到部長審批。此流程,可選擇的

46、預算項目字典范圍僅為公共開支預算項 目類型一當申請人選擇“限額支票、定額支票、匯款、匯票、托收 承付”等支付方式時，還需要提供收款人、收款人賬號等信息，具 體各支付方式需要提供哪些信息請見2.4借款流程的特殊說明。處室領導審申請人所在處室領導審批，決定是否批準此項借款業務，可填寫審批批意見；如果不批準選擇退回申請人：如果通過選擇提交部門領導審批。申請人所在部門領導審批，決定是否批準此項借款業務，可填寫審部門領導審 批意見；如果不批準選擇退回申請人：如果批準且該部門本身就是該預 批算項目的歸口管理部門,則選擇提交財務部門審核;如果批準但該部門不是該預算項目的歸口管理部門,則選擇提交歸口管理部門審

47、批。由申請人在在線填單環節所選擇的預算項目的歸口管理部門的領 歸口部門領導審批,決定是否批準此項借款業務,可填寫審批意見:如果不批準選 導審批擇退回申請人:如果批準選擇提交財務部門審核財務部負責人員（目前是總部財務處會計）決定是否通過此項借款業務。如果通過則根據相應的標準填寫借款申請單的“核準金額”； 財務審核打印借款單，將電子流程節點提交給出納處理，并將打印的紙質借款 申請單交給出納出納以電話等方式通知領款人領款。領款時，領款人在紙質借款出納付款 申請單上的實際領款人欄手寫簽名；出納在紙質借款申請單的出 納欄手寫簽名。節點節點說明出納付款后，通過接口，將有關數據傳送到財務管理系統，生成憑 生

48、成憑證證。由相關人員打印記賬憑證，和借款申請單等貼在一起存檔。3.3.3總部借款流程的特殊要求3.3.3.1 關于大額借款業務的特殊要求當借款金額大于3萬元（含3萬）時，在填寫借款申請單時，必須同時 填寫大額支出報告；在處室領導和部門領導審批節點，領導在對借款申請單 進行審批的同時，也要對大額支出報告進行審批。大額支出報告的格式如單據3-2所示。單據3-2：電子大額支出報告格式大額支出報告單位：元部門日期經辦人預算項目開支標準開支金額大寫 ¥說明處室領導審批處室領導簽字：部門領導審批部門領導簽字：電子大額支出報告的欄目注釋如表3-5所示。表3.5：電子大額支出報告欄目注釋表欄目名稱欄

49、目注釋部門借款人所在部門：與借款申請單中的部門一致，系統自動生成借款人提交借款申請單日期；與借款申請單中的日期一致，系 日期統自動生成即借款人的姓名，與借款申請單中的借款人一致，系統自動生 經辦人成預算項目類型：與借款申請單中的預算項目一致，大額支出報 預算項目告中的此欄目系統根據借款申請單自動生成。開支標準由借款人填寫。與借款申請單中“借款金額（大寫）一致，由系統根據借款 開支金額申請單自動生成。說明由借款人填寫當借款金額大于3萬元（含3萬元）時，借款申請人所在處室領導 處室領導審在借款流程的“處室領導審批”節點，除了要審批借款申請單外， 批還需要在大額支出報告的處室領導審批欄填寫審批意見，

50、處室領導簽字由系統自動生成當借款金額大于3萬元（含3萬元），借款申請人所在部門領導在借 部門領導審款流程的“部門領導審批”廿點，除了要審批借款申請單外，還需批要在大額支出報告的部門領導審批欄填寫審批意見，部門領導簽字由系統自動生成3332.關于部分支付方式須提供的附加信息及不同處理方式借款申請人在填寫借款申請單時，需要選擇支付方式。總部現有的財務 借款、報銷業務支持的支付方式包括：現金、入銀行卡、POS機刷卡、限額支票、 定額支票、匯款、匯票、托收承付八種。除現金支付方式外，其他支付方式在申請人在線填單節點需要提供一些類似 卡號、收款人姓名等的附加信息；出納付款節點需要填類似支票號的附加信息，

51、 同時進行相應的處理。各種支付方式需要提供的附加信息和不同的處理方式如表3-6所示。表3-6：各種支付方式的附加信息和處理方式表申請人填附加信出納填記錄支付方式出納具體的操作方式息信息現金系統追加銀行卡支付的入銀行卡卡號EXCEL表信息；出納定期將表送銀行，將錢入卡POS機刷在POS機上轉賬 卡限額支票 收款人，限額數，支票號用途收款人，定額數，定額支票支票號用途收款人，賬戶號, 匯款用途收款人，賬戶號, 匯票用途托收承付333.3關于一張借款申請單多筆款項的問題要支持一張借款申請單借多筆款項（如多張支票，多筆匯款）的業務需 求。申請人要分別填寫每筆借款的附加信息，如每張支票的收款人，限額數，

52、用 途等。34報銷管理功能設計3.4.1 電子報銷單的格式和說明公司總部報銷用到兩種單據，一是經費報銷單，二是差旅報銷單。經費報 銷單用于除差旅費外的所有范圍內費用的報銷業務；差旅費報銷單用于報 銷國內出差費用，含出差期間發生的交通費、住宿費、會務費、資料費及各種出 差補助。3.4.1.1 電子經費報銷單的格式和說明電子經費報銷單的格式如單據3-3所示。單據3-3：電子經費報銷單格式說明經費報銷單部門：日期：附件張項目（經費出處）：備注開支內容開支金額核準金額小計領款人開支金額合il-（大寫）姓名支出金額核準金額核準金額合計（大寫）償還 月 日借據結算后退回（補領）元報銷人：實物驗收人：處室領

53、導:部門領導：會簽部門領導：審核人：實際領款人：出納：電子經費報銷單欄目注釋如表3-7所示。表3-7：電子經費報銷單欄目注釋欄目名稱欄目注釋部門報銷人所在部門名稱；報銷人填寫單據時系統自動生成日期填寫報銷日期（填表日期）；報銷人填寫單據時系統自動生成附件 張填寫后附的單據的張數；報銷人填寫項目預算項目類型；在報銷人填寫單據時彈出字典項供選擇，預算項目類型參見附（經費出件1:處）費用類型：在報銷人填寫單據時彈出字典項供選擇，費用類型參見附件2： 一欄只能填寫一個費用類型，不得合并：開支內容開支內容與報銷流程關聯，如實物報銷流程的開支內容只能是辦公用品，辦公耗材和資料費。開支金額由報銷人填寫與“開支內容”相一致的支出金額。