1、秘書資格認定 - 電子檔案的保存與維護電子檔案的特性不同于紙質擋案，決定其在保存與維護方面的復雜性。如何保存、維護電子 檔案，使之平安、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。第，要保證電子檔案載體物理上的平安。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在 磁、光介質上，所以，要建立個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放 載體的柜、架及庫房應到達的有關標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變 形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。第二，要保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載 體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計算機軟硬件

2、平臺將電子檔案的內容，復原成人 們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為，電子 檔案來自各個方而，往往是在不同的電子計算機系統上形成的，且在內容的格式編排上也不 盡致， 這種在技術和形式上的差異， 必然導致在以后復原時， 所采用的技術與方法的不同。 而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結 果。因此，除對電子擋案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相 關定義參數等加以保存，或采用其他方法和技術力加以轉換。第三，要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格 式進行復原顯示。可采

3、用以下三種方法：是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔 案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統并保存，并與電子檔案存儲在起， 恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的 打印輸出件或制成縮微品，因為這是最為穩妥的永久保存方法。第四，要保證電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內容來說，常常有不被人完全理 解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內容相關的信息。這 些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相 互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等。第五，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護

4、。電子檔案載體，特別是磁性載體，極維護、易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確 保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行， 樣品數量以不少于 10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查，確認載體外表是否 有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用或 自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，須進行有效 的修正或更新。應每四年拷貝一次，且原載體繼續保存的時間不少干四年。對于電子檔案的 檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的

5、電子檔案遭到人為 損害， 甚至造成難以彌補的損失。 必須建立相應的維護管理檔案， 對電子檔案的檢測、 拷貝等操作過程進行記錄，防止發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。對電子檔案的有效保存與維護，是項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的 保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來 制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的平安可靠，能夠永久地處于 可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。Word是學生和職場人士最常用的一款辦公軟件之一，99.99% 的人知道它，但其實，這個軟件背后，還有一大批隱藏技能你不知道。掌握他們，你將

6、開啟新世界的大門。Tab+Enter,在編過號以后，會自動編號段落Ctrl + D 調出字體欄，配合 Tab+Enter全鍵盤操作吧Ctrl + L 左對齊， Ctrl + R 右對齊， Ctrl + E 居中Ctrl + F 查找，Ctrl + H 替換。然后關于替換，里面又大有學問！有時候Word文檔中有許多多余的空行需要刪除，這個時候我們可以完全可以用查找替換來輕松解決。翻開 編輯菜單中的 替換對話框，把光標定位在 查找內容輸入框中，單擊 高級按鈕，選擇 特 殊字符中的 段落標記兩次，在輸入框中會顯示 “ "PAP'，然后在 替換為輸入框中用上面的方法插入 一個段落標記個