1、*投資管理有限公司辦公室管理實施細則二OO九年四月二十八日目 錄第一章 辦公時間第二章 辦公用品與財產管理第三章 辦公衛生、安全和節約第四章 計劃、總結及例會制度第五章 文件及發文編號第六章 印章管理第七章 車輛第八章 保密第九章 接 待附 表本著“效率優先、以人為本”的精神，以集團總部管理體系為依據，根據分公司的實際情況，制定如下補充辦公室管理制度，以進一步細化規范公司管理秩序，調動員工的工作積極性。第一章 辦公時間第一條 日常辦公時間規定（一） 夏時制 8：3012：00 1：305：30，冬令制 9：0012：00 1：005：00。每月允許兩次因為交通等不可預測原因造成的遲到，原則上不

2、得超過半小時。（二）大小禮拜工作制，每周五個工作日，間隔一周六個工作日； 第二條 工作時間的特殊規定（一） 由于頭一天工作或應酬超過晚八點結束，次日早上在告知上級主管領導得到批準前提下，允許遲一小時到崗； （二） 就總部規定不定時工作時間授權的工作名單執行不定時工作制度，其他工作人員實行上下班時間打卡制；（三） 對于不遵守工作時間的人員，首先實行上級領導提醒制，無效前提下實行工資扣減處罰（主管領導視情況而定），當月超過三分之一工作時間遲到和一周以上曠工者公司有權力解除合同；（四） 不定時工作時間以外的工作人員非正常工作日非國家法定三天大節假期加班盡可能采取調休的形式，不再另外支付加班工資；（五

3、） 如因工作需要，并經公司批準，在國家法定三天大節假日需工作，則依照勞動法第四十四條第（三）項規定，支付不低于該員工日工資300%的勞動報酬。第二章 辦公用品與財產管理第三條 辦公用品申請及購買（一） 日常辦公用品（單價不超過50元）由部門負責人于上月度結束前申報下月度辦公用品需求清單給行政辦公室，行政辦公室負責匯總后由總經理簽字認可后由行政辦公室具體人員負責購買及辦理入庫登記手續；（二） 單價超過50元的辦公用品，由具體使用人提交申請使用報告給部門經理，確認簽字并送總經理確認批準，送交行政辦公室具體人員實施采購，涉及到具體采購特殊規格型號要求需要申請人陪同前往共同采購；第四條 辦公用品的領用

4、（一） 在第一次鋪底領用基礎上，日常領用采取因時就需原則領?。唬ǘ?日常一次性領用超過20元需要部門經理以上領導批準；（三） 領用人需在具體領用出庫清單上簽字；第五條 固定資產的“保管責任人制度”（一） 電腦、打印機、復印機、傳真機等設備財產必需確認具體保管責任人，原則上誰使用誰為具體責任人，公共使用設備具體保管責任人為行政辦公室文秘，當人員離職時一定要向行政辦公室辦理移交清點手續。（二） 對于損壞和遺失等造成設備非正常工作狀態，責任人必須承擔相應的責任，在維修后無法工作的設備，須報總經理審批處理。第三章 辦公衛生、安全和節約第六條 辦公衛生（一） 公共辦公區域衛生，如走廊、電梯廳、衛生間等

5、由外聘專業物業公司負責清潔，會議室、文化室、董事辦公室、總經理室由行政辦公室派員負責清潔，其他員工辦公室由各自負責清潔，可以采取輪流制；（二） 必須確保地面、墻面、窗戶、窗臺、桌面的清潔，檔案柜的各位使用人宜確保清潔、整齊以示公司規范；（三） 公司分管行政副總經理將不定期檢查，指導這項工作的長期有序開展；第七條 辦公安全（一） 原則上行政辦公室應盡可能離電梯最近，對于來公司的外來人員必須過問后引導其找到具體銜接人，且不可任意其在辦公區域找人和閑逛，以防偷盜和不必要的損失及麻煩；（二） 辦公結束或臨時離開辦公室必需鎖好門窗；第八條 辦公節約（一） 沒有人時隨手關燈，最后離開結束辦公的應關閉電腦、

6、復印機等所有辦 公設備，以利節電和防備火災；（二） 節約使用紙張，積極提倡單面作廢紙張反面再利用；（三） 汽車在不使用時，關閉空調，人去室內取暖或乘涼；第四章 計劃、總結及例會制度第九條 杭州公司例會制度（一） 每周一上午9：3011：00杭州公司實行例會制度，原則上由總經理主持，總經理不在公司時由副總經理代為主持，都不在時例會暫停；（二） 每個部門做上周總結和下周計劃在周一例會上提交；（三） 例會原則上分為四部分，1）上周總結、2）下周計劃、3）工作難點和需要協調的事情、4）公司新文件、制度；第十條 計劃、總結（一） 行政辦公室每月末完成杭州公司上月總結和下月計劃并經總經理修改確認后上報集團

7、總部相關部門；（二） 年度末杭州公司向總部提交上年度工作總結和下年度工作計劃，由總經理負責撰寫；（三） 每周一提交部門上周總結和下周計劃（同上條三款）；（四） 年度個人和部門分別提交上年度工作總結和下年度工作計劃；第五章 文件及發文編號第十一條 公文形式和編號（一）公司需要使用的公文形式分為1）決定或決議（對重要事項或者重大行動做出安排，用“決定”；經過會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”）；2）規定（發布公司的各項規章制度，用“制度”、“規定”）；3）通知（轉發上級單位、同級單位和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位的公文，要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項，用“通知”）；4）通

8、報（表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況，用“通報”）；5）報告、請示（向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”；向上級單位請求指示、批準，用“請示”）；6）批復（答復請示事項，用“批復”）；7）函（單位之間互相商洽工作、詢問和答復問題等，向有關主管單位請示批準等，用“函”；8）會議紀要（傳達會議決定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行和貫徹落實的，用“會議紀要”）；（二）就以上公文形式由行政辦公室編制具體文號，任何部門使用公文必須提交行政辦公室編制文號上報總經理批準后統一發出且存檔。例如杭州*2009會議機要第001號；第十二條 檔案管理（一） 加蓋政府和來往公司印章的文件原件必

9、須交由行政辦公室檔案員統一保管，不得私自保存以防遺失；（二） 檔案員分門別類將文件檔案登記保管存放在陰涼處。藍圖特別注意干燥、通風、避免日曬；第六章 印章管理第十三條 印章的刻制（一）印章由行政辦公室負責到公安機關指定的刻字單位刻制，嚴禁私自刻制。（二）公司成立后，即刻制公章、財務專用章、合同專用章、法定代表人手章。（三）其它各類印章的刻制應填寫刻制印章審批單（附表11），報經公司董事長審批。第十四條 印章的啟用（一）印章刻制完成后，應頒發正式文件公布印章正式生效啟用時間，并附印模，啟用通知上的印油應用藍色印油，以表示第一次使用。（二）啟用通知的范圍應視該印章使用范圍而定。同時報上級公司備案。

10、第十五條 印章的保管（一）公章、合同專用章由公司行政辦公室保管；（二）財務專用章、法人名章放公司財務部，分別由兩人保管；（三）部門印章或其它專用章、手章、名章、戳記由部門負責人或相關人員保管。（四）印章保管應建立印章保管登記簿，載明印章名稱、印模和保管人員。（五）印章應隨用隨鎖，假日加封。不能隨意放置在辦公桌上或敞開保管柜。（六）印章保管人員應明確責任，保證印章的正常使用，嚴防印章濫用或盜用，不得委托他人代取代用。（七）保管人員要注意保養印章，及時進行清洗，以確保印跡清晰。第十六條 印章的使用的注意事項（一）用印前，應檢查是否有分管領導批準用印的簽字。（二）應審閱、了解用印的內容，不能盲目蓋章

11、。同時，檢查留存材料是否齊全。（三）登記。每次用印進行登記，填寫印章使用登記表（附表12）。除介紹信有存根，發文有發文登記簿而不用登記外，其他每次用印，均應進行登記。（四）蓋印。蓋章時要精神集中，用力要均勻，使蓋出的印章端正、清晰、美觀，便于識別。印章文字不能蓋歪或蓋顛倒。以單位名義發出的公文、函件必須加蓋單位的印章。正式公文只在文末落款處蓋章，帶有存根的介紹信、證明信或公函等除在落款處蓋章外，還應在公函的連接線上蓋章。在落款處加蓋的印章要端正蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日中4至7字（視印章大小而定）。若在成文日期上方有發文機關落款，印章應壓在發文機關或成文日期上

12、面。若沒有機關落款，只要印章下壓年月日即可。（五）整理留存材料。把用印留存的材料進行整理，歸卷存檔。（六）使用印章應在辦公室內，一般不能將印章攜帶出公司以外使用，不能脫離印章管理人員的監督。確需帶出公司，應根據印章種類，報經公司領導同意。（七）原則上不應在空白的介紹信或公文紙上蓋章，特殊情況應有公司分管領導特批，并在空白的介紹信或公文紙上注明“僅限用”的字樣。（八）代章。公司因為成立新部門，或因部門改變名稱或隸屬關系發生改變等原因，印章沒有刻制出來，而有些工作又急需使用印章，可以采取代章的方法，即用其它印章代替應使用的印章。代章要在落款的后面注明“代”字。另外，代章必須是同級或上級代下級，下級

13、或沒有任何關系的單位一般不能代章，代章的手續與正式印章相同。第十七條 印章的停用公司名稱改變，機構撤銷、式樣改變或其他原因時，印章停止使用。（一）印章停止使用后，應發文給有業務往來的單位，通知已停止印章的使用，并說明停用的原因，標明停用的印模和停用時間。（二）舊印章停用或作廢，并啟用新印章時，要發舊章作廢，啟用新印章的通知。作廢的舊章印在“ ”上，用紅色；啟用的新印章印在“ ”內，用藍色，表示剛剛啟用。第十八條 印章的存檔和銷毀舊印章停用后，應清查全部印章，并把清查結果報告公司領導，請領導審定舊印章的處理方法。（一）重要單位、具有保存價值的印章要分期妥善保存；臨時性單位、沒有保存價值或保存價值

14、不大的印章，應集中起來，定期銷毀；屬于領導個人的手章應退還給本人；一般戳記可經批準銷毀。（二）銷毀廢舊印章，必須報經公司領導批準，銷毀時要由印章保管人員監銷。（三）所有銷毀的印廢舊章都要留下印模保存，以備日后查考。第七章 車輛第十九條 用車規范（一）由公司行政部負責車輛的管理、調度使用以及年檢、保險、配件和油料的采購；（二）遇到用車沖突，本著急事特辦的原則，優先調度急事用車。平時正常的調度用車首先接待集團總部和各分公司來賓、客戶，其次送取重要文件及資料，然后安排各業務部門用車；（三）車輛離開杭州應報行政辦經理批準；（四）實行用車申請和登記制度，需提前半天向行政辦申請填寫出車申請單，行政辦指定專

15、人對車輛使用情況進行登記，包括使用人部門、申請人、司機姓名、前往地點、用車原因及時間；第二十條 用車禁忌（一） 原則上車輛由專職司機駕駛，若因工作需要由非專職司機駕駛車輛的，需經行政辦經理批準；（二） 嚴禁公車私用。特殊情況需經行政辦經理批準；第二十一條 車輛的費用管理（一） 日常油料、過路費、停車費用、修理按照公司由行政辦經理審批后按照正常的報銷程序報銷；（二） 維修必需在公司制定的修理點進行，維修前必須行政辦報告，人后估價，經公司領導及行政辦經理批準后方可進行修理；（三） 司機出差費用，包括出差補貼、車輛費用等，實行單項報銷制度（具體規定參照“出差管理規定”）。車輛的費用報銷要在一周內辦理

16、報銷手續；（四） 駕駛員因違反交通規則，例如：沖紅燈、亂停放、不按道路規定行駛等受到有關部門罰款，公司一律不予報銷；具體參照集團辦公管理制度第六章（因為非常詳細，可以作為實施細則）第二十二條 車輛的停放和保養（一） 原則上公司車輛應停放在辦公區院內，因故停放在別處必須電話申請經行政辦經理批準后方可停放，必須確保車輛外停的安全；（二） 專職駕駛員必須確保車體內外的清潔工作，確保無氣味，制止在車內吸煙；第二十三條 車輛事故處理（一） 出現事故除報警外，必須報行政辦知曉；（二） 出車法僧交通事故或意外的損失載1000元以內的，對當事人處以經濟損失的50%以內罰款，損失在1000-2000元之間，對當

17、事人處以經濟損失30%以內的罰款，損失在2000元以上，酌情對當事人處以經濟損失10-15%以內罰款，同時可以通報批評，情況特別嚴重的要給與處分直至辭退；第八章 保密第二十四條 公司秘密（一）公司秘密內容包括：1）公司重大決策中的秘密事項、2）公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、3）公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、重要會議記錄、4）公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表、5）建筑工程預決算報告、設計方案、有關部門的批件、6）公司掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息、7）公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料、7）其他經公司確定應當保密的事

18、項；（二）公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。 屬于公司秘密的文件、資料，應當由公司辦公室標明密級。（三）公司秘密的文件、資料等的擬稿、打印、收發、遞送、閱辦、復制、摘抄、保存、歸檔和銷毀，要嚴格遵守公司有關文件管理的規定，并指定專人負責。（四） 對于密級的文件、資料、磁盤、光盤和其他物品，必須采取以下保密措施：1）未經公司總經理批準，不得復制、摘抄、查閱、借閱或帶出公司，2）收發、傳遞和外出攜帶，由專人負責，并采取必要的安全措施；機密文件應專人專程遞送，不得以普通郵件寄送，3）各部門收發文件應進行詳細登記，準確掌握每份文件的收發情況及其去向；在傳閱文件的過程中，堅持登記制度，4）在設備完善的保險裝置中存放，嚴防丟失。各部門要有專門負責人對文件進行集中管理，特別是機要文件，專人專柜、專室管理。5） 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經公司總經理批準；在對外宣傳、新聞報道中有可能涉及到公司秘密時，應對