1、首創(chuàng)房地產(chǎn)公司公文管理制度公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率，規(guī)范體式的文書，公文管理是加強(qiáng)公司管理的重要內(nèi)容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高文件使用效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)經(jīng)營管理的運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本辦法。一、公司辦公室是公司公文處理的職能部門， 負(fù)責(zé)公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時準(zhǔn)確、安全。同時必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家、公司秘密的安全。二、公文的種類1、決定：適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門和人員。2、通知：傳達(dá)公司的決定和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。3、通報：適用

2、于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。4、報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，答復(fù)上級的詢問。5、請示：適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)。6、批復(fù)：適用于答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。7、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8、函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。9、會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況及會議議定事項(xiàng)。三、公文格式公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是：1、涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級和保密期限。2、發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)

3、當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。3、發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。4、給上級單位的行文要注明簽發(fā)人、會簽人姓名。“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。5、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并表明公文種類。6、主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。7、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。8、公文除“會議紀(jì)要”或以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。9、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。四、行文規(guī)則1、符合國家法律、法規(guī)及方針、政策有關(guān)規(guī)定。2、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。3、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。3、公文要用國家法定計量單位。4、公司對外正

4、式行文，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門起草，部門經(jīng)理審核，主管副理審查，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦公室最后核定蓋章。五、公文辦理1、發(fā)文辦理程序：擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。2、收文辦理程序：簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。六、公文的歸檔和管理1、歸檔：公文辦理完畢后，要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理歸檔，歸檔公文要保證公文的齊全、完整，便于保管和使用。2、管理：公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查。文件傳閱單文件名稱傳閱時間年月日至年月日傳閱要求：領(lǐng)導(dǎo)批示：簽字：規(guī)劃計劃部送退時

5、間策劃營銷部送退時間工程部送退時間土地開發(fā)部送退時間計劃合約部送退時間財務(wù)部送退時間辦公室送退時間送存人：存檔人：收文處理單收文名稱收文編號來文編號首置文字收文日期來文單位首創(chuàng)置業(yè)收辦人擬辦意總經(jīng)理批示副總經(jīng)理批副總經(jīng)理批承辦部門意處理結(jié)果：簽字：傳閱范圍規(guī)劃計劃部送退時間策劃營銷部送退時間工程部送退時間土地開發(fā)部送退時間計劃合約部送退時間財務(wù)部送退時間辦公室送退時間送存人：存檔人：×××房地產(chǎn)發(fā)展有限公司發(fā)文登記單發(fā)文編擬稿日號期密級：緩急：發(fā)文日期標(biāo)題會簽：簽發(fā)：主送：抄送：抄報：部門負(fù)責(zé)擬稿：人：核稿打印份數(shù)附件：主題詞：×××

6、房地產(chǎn)發(fā)展有限公司發(fā) 2004 第 xxxx 號簽發(fā)人： xxx關(guān)于 XXXX的請示、匯報或報告（ 2 號宋體、加黑 ）XXXXXX:(正文小 3 號仿宋 )正文部分附件： 1、 XXXX2、 XXXXXXXX年 XX月 XX日主題詞： XXXXXX(加黑 )抄報： XXXX×××房地產(chǎn)發(fā)展有限公司辦公室 XXXX年 XX月 XX日聯(lián)系人：電話：共印 xx 份×××房地產(chǎn)發(fā)展有限公司內(nèi)部請示(2004)請字號總經(jīng)理批示：簽報人：經(jīng)辦人：副總經(jīng)理 / 總經(jīng)理助理批示：呈報部門：會簽部門：日期：年月日關(guān)于 XXX的請示XXX總：正文部分妥

7、否，請批示。×××房地產(chǎn)發(fā)展有限公司檔案管理辦法檔案是公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存和利用價值的資料，對公司開展各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)具有指導(dǎo)性、參考性和依據(jù)性。公司為加強(qiáng)對檔案的收集、整理和管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，特制定本辦法。×××房地產(chǎn)發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)和公司各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀(jì)錄資料或材料。一、文書立卷1、文書立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門的工作任務(wù)之一。立卷歸檔工作要求：文件收集完整，文件制成材料、書寫材料符合要求，組卷合理，案卷標(biāo)題

8、、封面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范，裝訂結(jié)實(shí)美觀，案卷排列有序。2、辦公室及各職能部門應(yīng)隨時或每年年底將辦理完畢的歸檔文件，收集整理后移交給檔案管理人員，移交的文件必須完整規(guī)范，符合歸檔質(zhì)量要求。3、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則；組卷以問題為主，一個問題的請示、批復(fù)及聯(lián)系密切的文件組成一卷。4、卷內(nèi)文件按問題、時間、作者、單位等方法排列。文件排列：印本在前，簽發(fā)稿在后；本單位的批復(fù)在前，下級單位的請示在后；本單位的請示在前，上級單位的批復(fù)在后；復(fù)制件在前，原件在后。二、檔案管理1、公司辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司黨、政、工、團(tuán)、經(jīng)營管

9、理及一切經(jīng)辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等；各職能部門負(fù)責(zé)收集整理本部門的相關(guān)文件，年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家和上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的保密制度，維護(hù)檔案完整與安全。2、辦公室接收歸檔文件時，要填寫“檔案移交單”，詳細(xì)清點(diǎn)，并由雙方經(jīng)手人在單上簽字，各執(zhí)一份。3、檔案人員調(diào)離工作時，離職前需將本人保管的檔案數(shù)量級狀況交代清楚，并辦理書面交接手續(xù)。4、文書材料每年立卷歸檔一次，辦公室和各職能部門將整理完整的前一年文件登記造冊，于第二年第一季度末向檔案部門移交。5、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機(jī)構(gòu)整理，保持文件的歷史聯(lián)系，卷內(nèi)文件按科目、時間、作者、問題、名稱系統(tǒng)排列并

10、裝訂成冊。6、卷內(nèi)文件按時間、重要程度、問題分類順序排列。具有保存價值的屬于同一問題、同一時期的文件應(yīng)盡量組織在一個保管單位里；某個問題向上級機(jī)關(guān)的請示、報告及上級機(jī)關(guān)對此文件的批復(fù)、通知應(yīng)立卷在一起。7、文件保管年限分為永久、長期（ 16 50 年）、短期（ 15年以下）。反映公司主要職能活動，對公司工作有長遠(yuǎn)利用價值的檔案列為永久保管；反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作具有參考價值的文件列為長期保管；在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料列為短期保管。8、對無保存價值需銷毀的文件資料要登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可處理。9、辦公適應(yīng)建立檔案等績、統(tǒng)計制度，對收進(jìn)、移出、銷毀案

11、卷必須在專設(shè)的賬簿上登記，對保管、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。三、檔案借閱1、公司內(nèi)部員工借閱公司重要、機(jī)密的文件資料，需經(jīng)總經(jīng)理或檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、檔案室檔案原則上不借出室外，因工作需要，須借出檔案，經(jīng)檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可辦理借出手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、拆卷、損壞和丟失，發(fā)生問題須報檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)。3、借閱檔案文件需認(rèn)真、逐項(xiàng)填寫借閱登記表，寫明借閱用途，用后及時歸還。4、外單位人員利用檔案資料，除遵守公司內(nèi)部借閱制度外，只限在檔案室內(nèi)閱覽，不得借出，特殊情況須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。檔案移交單移交單位：本人簽字：本人簽字：接收單位：文件名文號本人簽字：頁數(shù)/ 盤數(shù)序號原件 / 復(fù)印件分?jǐn)?shù)移交日期：年月日第頁，共頁檔案借用（復(fù)制、借出）單單所位借：檔案（借為用重人親要填證）書、政府批文需由部門主管副借總用及批總準(zhǔn)經(jīng)人理：批準(zhǔn)。（單位、部門/ 人員）理借由用檔案管理員