1、會議流程及服務軸一、會前準備(-)辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務 要求，然后將具體安排轉告會務工作人員，由會務工作人員 準備會議前工作，了解與會人員的相關資料，并做好會務登 記，保持良好的信息溝通，促進會議的順利進行。(二) 確定會議的出席人數，根據與會人員情況及會議規 格適時調整會議場地，并對會場的各項設施進行認真檢查。(三) 草擬會議議程，經上級領導批準后分發所有與會人 員。會議議程是會議內容的概略安排，議程中應涵蓋主題、 時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要 將會議議程傳達給與會人員。(四) 合理安排相關會務工作人員，其工作人員要做到以 下幾點：1 儀容儀表

2、(1) 著裝統一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。(2) 接待人員短發不遮眼，長發后梳成馬尾或盤髻。 要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。(3) 坐站姿勢規范端莊，不翹腿。2 語言(1) 語調溫和親切，音量適中，普通話規范。(2) 語言文明禮貌，適時運用“您好”、“您請用”、 “請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關系”等禮貌用語。(3) 對服務對象主動打招呼，不漫不經心，不粗言粗 語，不大聲喧嘩。3.態度(1)敬業、勤業、樂業，精神飽滿，彬彬有禮。(2)微笑服務，態度誠懇、熱情、周到。(3)工作差錯失誤及時糾正并當而賠禮道歉。(4)解釋問題有禮有節。4.紀律(1)會議服務前不吃異味食品。(2)不在會議期間

3、使用電話。(3)服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。(4)嚴格遵守職業道德。（五）辦公室應在會議召開前一天，以文件、郵件、電話 等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。（六）重要會議的召開，應提前做好必要的彩排工作，會 議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統一規范，并測試投 影儀等電子設備是否能正常使用。（七）會場招待的水果及飲品采購要在前一天準備好，并 按照與會人員的數量及會議規格進行合理購買；如會議結束 后有安排宴會的要求，應確定宴會時間，選好宴請場所，并 根據公司接待預算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的酒水 也應提早預訂。（八）參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打 印，

4、上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適 當，清楚易識。紙張裁剪規格為8. 5*15. 11cm,并使用兩面三 角名牌架擺放。（九）會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會 議的情況下，更要安排妥當。座椅的數量應按出席人數擺放， 并多預留兩到四位。（十）會務工作人員進行會場布置：1檢查會議室衛生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、 地毯、杯具、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。 根據與會人員的人數擺放好演講臺、桌椅、橫幅（會標）、 桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及 其他會議所需要的文件。2采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整 齊擺放。擺放花卉時，如橢圓

5、長桌中間空地、會議室角落, 另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過 大過高，花卉顏色可視會議主題而定。3 根據會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、 發言人、領導人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、 是否需要投影儀等，及時檢查確保所需物品的齊全，做好會 議前的準備工作。4根據發言人位置擺放話筒，并調試（話筒位置的高 低、效果及接口等），確保話筒及音量正常，如需要音樂， 要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則根據會議實 際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行調試。 準備并調試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發情況，及 時更換。5會議所需的備品要按以下要求擺放：

6、6座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯 （杯把向右側轉45度），靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可 不備），左手前方可放置水果或瓶裝純凈水（以防領導不喝 茶水），正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會 議相關的紙質文件，文件右側則擺放簽字筆。其他物品，如 激光筆、抽取式紙巾等可隨機擺放，注意桌面整齊劃一，不 可過于擁擠、雜亂。具體細節： 茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊 椅子的右側扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把 垂直，茶杯上的標記一致對準客人，擺放統一。 杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側, 杯墊上兩個花瓣的夾角對準客人，與茶杯的距離約為1CM,

7、 手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁, 杯底的花紋要以豎條紋對準客人。 礦泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標 擺在杯具的左側，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標志一 面對準客人。 毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約 2CM 處。 筆記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準椅子 正中。 筆：放在筆記本、會議資料的右側，注意筆的標志朝 上方放置。（十一）會議開始前一個小時要準備好充足熱水，會議進 行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時的加水。（十二）準備工作的檢查會務一匚作人員應提前一個小時進入會場，檢查會場整體 效果，確保各項準備工作到位，在所有物品擺放完畢后分

8、別 檢查桌子兩側的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上（如 不在一條直線上做適當的調整），同時檢查所有物品是否符 合擺放要求（如不符合的按照擺放標準擺好）。打開電子設 備，打開照明燈及通道門，做好引導工作。如需使用空調, 應提前半小時開啟。（十三）準備工作完成后會場外應設有與會人員簽到處，簽到處最好設在入口通 道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需 求擺設“請賜名片”名牌于簽到處。然后，會前15分鐘站 在會議室門口兩側，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與 會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其 進入，同時根據不同的身份和年齡使用敬語問候（如早上好、 下午好等文明用語

9、）。二、會議過程中（一）會議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾, 工作人員應先備毛巾（上毛巾的時候注意用夾子，不能用手 直接拿），再斟倒茶水。首次倒茶后應在15分鐘左右再次續 水，以后每隔15分鐘或20分鐘續一次水，如客人杯中有茶 水應征詢客人意見，并禮貌地小聲對客人說：“對不起，請 問需要加水嗎？ ”或做個手勢，待客人同意時方可進行。可 根據實際情況（領導杯中水的水量）來靈活掌握倒水時間。 倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用 大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側身，在領導 的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應在客人右手方完成。 通常會議室內不許吸煙，如特殊情況需

10、擺放煙缸，煙缸內煙 頭不得超過三支應及時更換，會場中均使用托盤服務。（二）工作人員在音控室時隨時注意音響監聽，發現問題 及時查找問題所在，并迅速解決。（及時檢查話筒、調音臺、 功放機、協調器、音響等設備的連接情況）。（三）根據會議議程，及時關注下一位發言人的話筒開關 及位置，如遇到話筒突然失常，應迅速更換備用話筒。（四）會議中要注意觀察主席臺，察覺領導如有需要幫助 時，及時上前詢問。（五）如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所 有工作人員要站立行注目禮，不準隨意走動。（六）在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應盡 量給予解決，如不能及時解決，請其稍等，然后立即向上一 級報告，并盡快給

11、予答復。（七）會議中間休息時，工作人員要盡快整理會場，補充 和更換各種用品。（八）在會議進行中，工作人員不允許隨便進出會場，要 保持并維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環境中順利進行。三、會議結束階段（）會議結束時，工作人員應及時打開通道門，站立兩 側，禮貌相送，微笑點頭，并說“慢走、再見”。（二）會后及時做好會場清理工作。檢查會場內有無與會 人員遺留的物品，若發現有遺留物品應迅速做好記錄并及時 歸還。（三）會后嚴格做好保密工作，工作人員應不詢問、議論、 外傳會議內容，不帶無關人員進入會議室。（四）如單位外部與會人員有參觀單位環境的意愿，在不 影響單位正常辦公的情況下，工作人員應做好指引和陪同工 作。（五）配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點進 行合影留念。如會議結束后有安排宴會，應提前與飯店工作 人員確定到場時間，并通知與會人員及做好陪同和接待工作。（六）組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶 杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊， 以備下次會議時使用，地板、地毯清理干凈。（如會議室超 過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整 潔，確保會議室隨時可以使用。）（七）關閉所有電器設備，話筒、空調等，帶好會議室鑰 匙進行安全檢查后離開會場。（會議室注意隨手