1、檔案管理辦法為加強 * 基金會（以下簡稱“基金會”）檔案管理，提高檔案利用效率，根據中華人民共和國檔案法，并結合本會實際情況，特制定本管理辦法。一、 本辦法所稱檔案，是指基金會各部門在工作過程中形成的有保存價值的文件材料、錄音、 照片和錄像等不同形式的歷史記錄資料及載體。二、辦公室集中統一管理基金會的全部檔案，積極提供利用，為基金會各項工作服務。三、辦公室對各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。四、 基金會工作人員調離工作或短期離職時，應辦理檔案交接手續，個人不得擅自帶走、復制或隨意銷毀。五、檔案的收集管理（一）各部門應根據具體情況，及時做好本部門立卷歸檔工作，于

2、次年三月底之前送交辦公室統一歸檔。（2） 各部門均應指定專（ 兼 ） 職檔案管理人員，負責管理本部門的文件材料，檔案管理人員應保持相對穩定，如有變動須及時通知辦公室。承辦人員必須保管好已歸卷和正在辦理的文件，嚴防遺失。對已歸卷的文件，利用時應登記，歸還時應注銷，將文件放入原卷內。（四）基金會印發的公文（ 含定稿、正件、附件、批復請示、轉發文件等 ） 一律由辦公室統一收集管理。（五）一項工作、活動有幾個部門參與的，在工作、活動中形成的文件材料、聲像資料，由主辦部門負責收集歸卷。會議文件由會議主辦部門負責收集歸卷。六、檔案的立卷整理（一）承辦部門、承辦人負責立卷。承辦人依據歸檔整理要求，將閱辦完畢

3、的文件隨時整理歸卷；有文號的文件要將發文稿連同正式文件一并交辦公室統一歸檔；需傳遞的閱辦件，傳閱辦理后及時送回辦公室。各種內部文件和會議文件（包括照片、錄音、錄像帶等）也要及時收集整理，保證歸檔文件齊全完整。（二）整理原則：要遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（3） 整理要求：歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予托表，字跡模糊或已退變的文件應予復制，復制件附于原件后一并歸檔；歸檔文件所使用的字跡材料要符合存檔要求，禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水；用線繩裝訂，去掉金屬物。（四）文件材料整理規則。1、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正本與附件、印件

4、與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的文件、統一立卷，不得分開；2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷，沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；其他文件材料的立卷應按有關規定執行；3、卷內文件材料應區別不同情況進行排列。密不可分的文件材料應按順序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依形成規律或特點，按時間順序或重要程序排列即可；4、卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號，統一編在有文字的每頁材料正面

5、的右上角，背面的左上角；不裝訂的案卷在每份文件的右上角編寫件號；5、案卷要按規定格式逐件填寫卷內目錄，對文件的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名的要擬寫題名，沒有責任者或年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；會議記錄應填寫每次會議的時間和重要內容。卷內目錄一式兩份，裝訂一份，放在卷首一份；6、案卷封皮，應逐項按規定填寫清楚，案卷題名要簡明、確切，使用簡稱應通用易懂，用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；7、有關卷內文件材料的情況說明，填寫在卷內備考表內，若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和立卷時間填上。備考表應當至于卷尾；8、紙質文書歸檔時，須同時上交與紙質文書完全一致的電子文書檔案。（五

6、）聲像圖片材料的整理規則。1、聲像圖片材料歸檔內容必須是未加任何更改或修飾的原版和原件，并且要圖像清晰，聲音清楚，底片與照片影像應當一致，底片不得磨損，需附有文字說明；2、圖片、錄像等聲像材料應當單獨存放像冊、卷盒中，并用文字標出攝像或者錄音的對象、時間、地點、中心內容等；3、對于以錄音帶和錄像帶等為載體的聲像材料，應當將其制成光盤存檔。光盤與錄音帶、錄像帶同時歸檔，分別整理、編目、 保管，并注明互相參見號，文字說明須描述全面，內容準確；4、整理歸檔的聲像材料要符合保護的要求。底片冊、照片冊要立放；錄音（像）帶、光盤、磁盤分別單個放入塑料盒存放。七、檔案的分類與保管期限（一）檔案歸檔按照“年度

7、保管期限部門”進行分類，即將歸檔文書材料先按年度進行分類，然后在年度下按保管期限分類，再在保管期限下面按部門進行分類。（二）檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年和 10 年。1、永久保管的文書檔案主要包括基金會制定的規章制度性文件材料；基金會召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；實施項目、舉辦活動形成的重要文件材料；基金會重要問題的請示與上級機關的批復、批示， 重要的報告、總結、綜合統計報表等；基金會人事任免等文件材料；重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；上級主管部門制發的屬于基金會主管業務的重要文件材料；相關單位關于重要業務問題的來函、請示與基金會的復函、批復

8、等文件材料。2、定期保管的文書檔案主要包括基金會日常工作中形成的一般性業務文件材料；基金會召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；基金會人事管理工作形成的一般性文件材料；基金會一般性事務管理文件材料；基金會關于一般性問題的請示與批復、批示， 一般性工作報告、總結、統計報表等；上級主管部門制發的屬于基金會主管業務的一般性文件材料；上級主管部門和同級機關制發的非基金會主管業務但要貫徹執行的文件材料；相關單位關于一般性業務問題的來函、請示與基金會的復函、批復等文件材料；各部門及分支（代表） 機構報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。八、檔案的保管與借閱（一）檔案移交時，要按

9、照案卷目錄點交清楚，由雙方交接人簽字。案卷目錄一式兩份，一份由辦公室保存，一份由部門自存。（二）分支（代表）機構、組委會形成的文件，也要按照上述辦 法整理立卷，在本次活動或工作結束后完整地向基金會歸口部門移交。（三）檔案入庫時，每卷檔案均需加蓋騎縫章（辦公室章），以 免丟失。（四）通過存儲載體進行交接的歸檔電子文書， 辦公室應對其載 體進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。歸檔電子文書應存儲到符合保管要求的脫機載體上。（五）歸檔的電子文書、聲像材料，應按文件檔案分類方案進行 分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管, 一套異地保管，一套提供利用。（六）基金會工作人員因工

10、作需要借閱本部門檔案的， 可直接到 辦公室登記后查閱。如必須借出或復制本部門檔案的，應經部門負責 人及辦公室主任簽批。如需借閱其它部門或基金會的檔案， 應經秘書 長簽批，到辦公室登記后查閱，但不得借出。（見附件一）（七）借出的案卷，使用完畢應及時歸還辦公室，一般不得超過 一周。（八）借閱人對借出的案卷，必須妥善保管，不得任意轉借，遺 失、污損和亂改亂劃，更不得拆散原卷或抽取文件。如有發生上述情 況，應依照中華人民共和國檔案法的有關規定處罰。（九）損毀、丟失、涂改基金會檔案的，根據檔案的價值和數量 及情節輕重，分別給予責任部門或責任人警告、 扣除獎金或開除等處 罰。（十）基金會銷毀確無保存價值的檔案時， 應當寫出銷毀檔案報