1、 1 / 5 關于協同辦公系統試運行的通知 集團公司各單位： 集團公司協同辦公系統經過培訓、安裝和測試，已基本具備試運行條件。根據項目總體計劃的要求，決定2008年5月21日起在集團公司范圍內試運行，請各單位接到通知后即刻進行系統檢查，完成上線前的準備工作，確保按照中國一拖集團有限公司協同辦公系統試運行方案的要求落實各個環節，保證此項工作的順利進行。 附件：中國一拖集團有限公司協同辦公系統試運行方案 二八年五月十四日 1 附件： 中國一拖集團有限公司 協同辦公系統試運行方案 一、試運行目的、范圍與內容、時間 （一）目的：鞏固系統培訓效果，促進辦公人員熟練掌握系統操作，通過實際辦公業務進一步測試

2、和檢驗系統功能，實現集團公司總部與所屬二級單位公文和一般性通知的網上傳遞、電子收發與管理，提高各部門、各層級之間的辦公協同性，加快實現職能部門傳統辦公模式向電子化辦公模式的轉變。 （二）范圍與內容 1、范圍：集團公司總部，各二級單位黨政辦公室。 2、集團公司總部試運行內容：已部署的所有功能模塊，重點是公文管理（公文處理、檔案管理）、信息發布（新聞中心、通知公告）和知識管理（知識中心）。 2 / 5 3、二級單位試運行內容：與集團公司公文的收發傳遞，包括集團公司、股份公司及職能部門、事業部下發到各二級單位的公文、二級單位上報集團公司及職能部門的公文。 4、協同辦公系統的日程安排、電子郵件、會議管

3、理、等其它功能，由各單位根據本單位實際情況推進并組織應用。 2 （三）時間：2008年5月21日至6月30日。 二、試運行工作要求 (一)協同辦公系統試運行期間，電子公文和紙質公文雙軌運行。試運行結束后，以電子公文為主，紙質公文適時停發。需要集團公司領導簽發或審批的文件以紙質公文為主，電子公文同步處理。集團公司總部與二級單位之間的文件收發通過協同辦公系統辦理。各類公文的擬稿審批通過協同辦公系統完成。 （二）協同辦公系統試運行前，各單位要按以下要求進行系統檢查。 1、系統管理員要認真檢查相關人員帳號是否齊全、角色配置是否正確、權限設置是否適當，如有不全或不當設置，應及時按相關程序申請補充或進行調

4、整。 2、各單位文書管理員要認真檢查本單位各類紙質公文當前收、發文編號、文件代字，并在協同辦公系統中將收、發文編號調整到合適的序號，保持編號的連續、有效。 3、各單位系統管理員要檢查和測試相關流程的完整性和可用性，包括各類表單、公文紅頭使用等。 4、協同辦公系統用戶檢查個人在系統中的信息是否完整、有效，修改本人登錄系統的密碼。 3 3 / 5 （三）集團公司總部試運行期間出現的問題由信息技術中心負責解決，二級單位的問題由本單位系統管理員負責解決，信息技術中心提供技術支持。 （四）各單位在配合集團公司系統協同應用的同時，要積極開展單位內部的系統實施和應用。要設置內部公文處理流程，普及文件傳閱、知

5、識中心等功能的應用，完善網絡管理、安全保密管理制度，保障辦公網絡信息安全，建立本單位的協同辦公管理平臺。 （五）試運行期間，項目組將對各單位協同辦公系統使用情況進行檢查，不定期通報使用情況，并根據關于集團公司協同辦公系統上線運行方案的通知進行考核。 三、試運行期間有關事項說明 （一）系統登陸 登陸地址： 集團公司內網中的用戶直接登陸并使用系統 （二）用戶權限 1、各單位的領導、工作人員（統稱為用戶）均在系統中分配了唯一實名帳戶。用戶根據系統中管理權限的不同，分為系統管理員、流程管理員、欄目管理員、文件管理員、普通用戶等。各類用戶在設定的權限范圍內使用OA系統。 2、用戶權限由系統管理員按要求設

6、定，信息技術中心對各單位系統管理員授權，各單位系統管理員對本單位用戶 4 進行授權。用戶權限變更，填寫用戶權限變更表，系統管理員進行權限變更。 3、各單位系統用戶名單報信息技術中心備案。 4 / 5 4、新增用戶或人員流動時，填寫新增(變更)用戶表，單位領導簽字后，人事部門確認（并在金蝶人力資源系統中完成組織崗位調整、人員移動操作），提供相關信息（按用戶信息模板），由項目組完成用戶創建。 （三）辦公業務處理 1、集團公司外來的非涉密行政公文，由公司辦文書掃描輸入協同辦公系統，登記后以電子文檔形式進入收文流程處理，涉密文件按原有手工辦公流程處理。對外發文的報送仍采用紙質形式，但擬稿審批過程需通過

7、協同辦公系統完成。 2、公文若帶有不方便進行電子化處理的附件(如書籍、圖紙等)，可只將公文正文以電子公文形式進行處理，附件暫按紙質公文方式進行處理。 3、公文流轉過程中，每一環節的辦理人使用系統提供的功能完成各自應該處理的工作，并在公文表單上留下辦理痕跡；處理完事務后，根據公文的內容和集團公司公文管理規定，確定正確的發送對象進行發送；接受方收到后應及時辦理，如根據公文內容判斷不屬于自己的處理范圍，可退回流程的上一人。電子文件發送后，應根據公文的緩急程度對 5 所發公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發現問題及時與有關人員聯系。 4、為保證公文處理的及時、有效，有關人員應定時進入系統查看有無需要

8、自己處理的事宜。如本人出差，應在系統中執行“工作授權”，以免耽誤公文處理。 5、知識中心的應用。各單位內部的文件、業務資料、規章制度、電子刊物、工作總結、經營月報等，在知識中心按區域、部門、內容進行分類管理。知識中心各欄目發布范圍由各單位欄目管理員根據工作需要設定。 6、通知公告用于各單位發布活動預告、會議通知、值班安排等公共信息。通知公告由各單位欄目管理員發布、管理。 5 / 5 7、新聞中心用于集團公司各方面的新聞發布，在集團公司內網上發布的新聞應同時在協同辦公系統中相應的新聞欄目中發布。新聞中心的設置中有很大的靈活性，可實現不同的部門管理新聞的不同欄目，由各單位欄目管理員負責管理。 （四）系統安全管理 1、信息技術中心指定管理員專門負責協同辦公系統維護，工作時間內始終保持協同辦公系統處于正常的運行狀態，系統補丁等維護性操作在非工作時間進行。建立服務器 6 的運行日志，并保存30天以上。定期對網絡系統進行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統安全運行。 2、密級的文件不入OA系統，按照現有公文流轉方式處理；電子文件嚴格按發文范圍發送，發文范圍的審批按集團公司公文管理有關規定執行。 3、公司制度