1、預付賬款的管理規定只有有效的監督、考核機制才能保證一項好的管理制度的實施。對于預付賬款的管理也要建立一套預付賬款責任處理規定。發生預付款項時必須經各有關部門會簽后,上交財務部一式三聯的訂貨付款申請單后，方可辦理預付賬款支付手續,嚴格控制各種預付款項的額度。一、嚴格控制預付賬款的審批控制流程1、由采購部申請人填寫一式三份<<預付款申請單>>,表樣如下表:長春市*（*）汽車涂裝有限公司預付款申請單 廠家名稱： 單號：ZH000001序號產品名稱型號單位數量單價金額預付比例付款金額付款形式是否在預算內備注1234合 計申請人： 部門經理審批： 總經理審批 ： 財務簽字：填寫注

2、意事項：(1)廠家名稱必須填寫正確的收款單位全稱；(2)產品名稱、型號、數量、單價均要和日后收到的發票上的貨物名稱、規格型號、數量、金額一致；(3)付款形式可分別填寫現金支付或銀行存款支付；(4)如購買的產品為固定資產,需在備注欄中填寫其使用部門,以便于固定資產管理；(5)合計欄中需匯總付款金額總計數,缺一不可。2、申請人填完<<預付款申請單>>,交由總經理審批簽字同意后,再轉交財務部負責人確認簽字后及時付款。3、預付款單一式三份,第一聯付款聯交由出納付款,第二聯記賬聯交由會計留存,第三聯采購留存。4、付款后收到供應商開具的發票時，由采購人員將發票匹配相應的入庫單連同&

3、lt;<預付款申請單>>第三聯采購留存聯交給會計核對，會計按照發票金額與相應<<預付款申請單>>第二聯記賬聯匹配后交由采購人員填寫報銷單沖預付款，并且在第三聯上面確認簽字并返還采購用于月末對賬。二、會計人員做好做賬、對賬工作 預付賬款發生后，財務部門要及時做賬、結賬。每月底由財務部按照預付款申請單第二聯統計預付賬款未回發票的情況，后與采購部核對，簽預付賬款對賬情況表留存。表樣如下。*（*）預付賬款對賬情況表 日期：序號廠家名稱預付款時間付款金額采購確認備注（是否逾期）1234567 財務制表人：為避免將既有“預付賬款”又有“應付賬款”的廠家入賬錯誤，財

4、務人員每月要進行賬戶的重分類調整，每月在做完賬后，要對“預付賬款”和“應付賬款”進行重分類。將“預付賬款”的貸方重分類至“應付賬款”的貸方，將“應付賬款”的借方重分類至“預付賬款”的借方，從而得出正確的“預付賬款”余額。填寫預付賬款余額明細表，表樣如下。預付賬款余額明細表 日期：序號預付廠家名稱預付賬款應付賬款預付賬款余額備注借方貸方借方貸方123456財務制表人： 采購確認人：填寫注意事項：(1)每月底按預付帳款余額表填寫預付廠家名稱及本月的借方和貸方發生額。 (2)按照預付廠家名稱查找相應的應付賬款明細賬，填寫該廠家應付賬款本月的借方和貸方發生額。 (3)如預付賬款和應付賬款都有發生額，則

5、需查找原始憑證，判斷入賬是否正確，如入賬無誤，需與采購溝通，由采購確認余額是否正確，無誤后確認簽字。 (4)將正確的預付款余額確認后填寫每月留存。三、建立有效的監督、考核機制將預付賬款對賬情況表中有逾期預付賬款未回發票明細交采購部門核對、催收。對于因為款已付貨已到而結算的憑證未到的預付賬款責成采購部門索要發票，對于款已付貨物以及結算憑證未到的預付賬款，若是因為債務人破產、死亡實在無法收回，會計人員要將預付賬款轉入其他應收款計提壞賬準備。對超期預付賬款財務部門通知采購部門清理，清理期限為2個月，如超期2個月未清理完成，對相關責任人處以50-100元的罰款；財務部門未盡到超期預付賬款的通知清理責任

6、，形成3個月以上超期預付賬款，對財務責任人以及預付賬款財務管理人員處以50元-100元的罰款；如形成壞賬損失的，要加倍罰款；采購業務員在收到財務部門的清理通知后，必須按財務規定要求進行書面反饋并按期清理，對反饋不及時者處以50元-200元的罰款等等。談預付賬款的正確使用與管理2007-1-17 16:35中國農業會計·趙金英【大 中 小】【打印】【我要糾錯】預付賬款是指企業按照購貨合同的規定，預先支付給購貨方的款項。在日常核算中，有的企業由于主客觀等原因，錯用該科目或利用該科目隱瞞利潤推遲納稅等，對預付賬款管理不善，影響了企業財務信息的真實性。本文列舉了錯用科目或利用該科目隱瞞利潤推

7、遲納稅等幾種情形，簡要分析原因，進而提出加強“預付賬款”管理的舉措。一、“預付賬款”科目錯用的形式和原因企業在日常核算過程中，基于主觀故意和客觀原因，有時會誤用“預付賬款”科目或利用該科目隱瞞利潤推遲納稅、偷逃企業所得稅，一般來說有以下幾種情形：（一）購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”。在實際會計核算中，企業發生的購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等業務，不少會計人員不知道將其列入“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目，認為只要是預付的各種款項均應在“預付賬款”科目列支，沒有正確理解預付賬款的性質。企業會計制度規定，預付賬款科目是流動資產類科

8、目，用來核算企業購入存貨時形成的預付款。而上述購建設備、廠房的預付款或預付在建工程款屬于固定資產類核算的對象，不應在“預付賬款”科目核算，而在“工程物資”或“在建工程”科目核算。（二）職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目。企業采購人員借支去采購材料等貨物需要先付款，財務部門只有采購人員的借條，發票在當月收不到，也無供貨企業的收據，會計人員做賬時誤用“其他應收款”科目核算預付材料款。一般來說，和主營無關的業務可以用其他應收款核算，而預付賬款的核算內容是和主營業務有關的項目，如采購材料，需要有合同。所以，職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”。（三）資產負債表中的預付賬款項目填列可能不正

9、確。會計期末會計人員編制資產負債表時，容易將應付賬款和預付賬款合并計算出錯。如：將“預付賬款”總分類賬戶的期末余額直接填列在資產負債表的“預付賬款”項目中，這樣計算不一定正確。因為，總分類賬戶等于所屬各個明細分類賬戶余額之和。這種錯誤源于會計人員沒有考慮預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細數額。實際上，預付賬款與應付賬款是對應的。需要注意的是，只有在期末編制資產負債表時，預付賬款項目年末數=應付賬款的某筆明細賬戶借方余額+預付賬款的借方余額，而賬薄記錄不變。（四）房地產開發企業對預付工程款和預付的土地使用權款，誤用“在建工程”科目核算。在房地產開發企業日常核算中，個別會計人員把預付工程款和預

10、付的土地使用權款誤用“在建工程”科目核算，原因是沒有考慮房地產開發企業的特殊性。我們知道，對于房地產開發企業來說，其開發項目屬于存貨，其預付工程款和預付的土地使用權款應使用“預付賬款”和“開發成本”兩個科目進行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”科目。（五）預付賬款長期掛賬，影響損益和稅收。對于非房地產開發企業，在企業按購貨合同預付貨款后，由于供應單位不給開發票，或對方單位可能倒閉，或未倒閉但時間達兩年以上，也不可能開發票至企業，會計人員則不對這筆經濟業務做賬務處理，致使預付賬款長期掛賬，影響當期損益。正確的處理是：若估計不能收回，則將預付賬款轉入其他應收款再提取壞賬準備。對于房地產開發

11、企業，可看一案例。安徽省巢湖市某房地產開發公司，主要從事房地產開發業務，稅收征收方式為查賬征收。市地稅局稽查局于2000年3月對該企業日?；椋l現1999年度財務報表有關賬戶余額異常，其中：“預收賬款”科目余額3129.2萬元，“預付賬款”科目余額1998.2萬元，“未分配利潤”余額為-367.4萬元。該企業預付賬款用來核算支付給承建的建筑工程公司的工程預付款項?；槿藛T側重對“預收賬款”、“預付賬款”兩賬戶明細賬進行詳查，結果發現有三項工程在1997年至1999年度已竣工并交付使用，由于一些事項未了結，未在當期結轉損益，涉及預收賬款1543.45萬元，預付賬款776.13萬元，減去相應的“

12、開發成本”等成本費用科目數額，應調整計入損益179.54萬元，補列應列未列的應付土地部門土地出讓金110.8萬元，調增應納稅所得額68.74萬元。而該企業1997-1999年三年賬面虧損分別為54.23萬元、54.79萬元、23.62萬元，經主管稅務分局審核，1997、1998年度虧損額應為29.88萬元和36.19萬元。究其原因是主觀故意所致。企業借口存在一些業務技術上的問題待處理，而不結轉銷售和成本，企業將正常的主營業務收入、其他業務收入、營業外收入等記入預付賬款，掩蓋已實現的利潤，影響當期損益，推遲納稅或達到偷逃企業所得稅的目的。雖然這是個案，但具有一定的代表性。二、加強企業預付賬款管理

13、的舉措以上列舉了預付賬款在企業實際核算中可能發生錯誤的5種情形。為了規范預付賬款的使用，使企業提供的財務信息真實可靠，必須對企業的預付賬款加強管理。（一）建立健全預付賬款管理的相關制度1.建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作。供應部門負責預付賬款的清查催收工作。2.建立預付賬款的控制制度。為了從嚴控制預付賬款的發生，節約貨幣資金的支出，供應部門要按照經過部門主任、總會計師審批后的購貨合同的條款，辦理預付賬款支付手續，未簽購貨合同的，不得付款。外委工程不準發生預付賬款。3.建立預付賬款臺賬管理制度。財務部門與

14、客戶協商，要求客戶建立預付賬款臺賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、余額、發生時間、對方負責人、經辦人、目前對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等情況。同時，將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整檔案。4.建立健全預付賬款清理責任制度。供應部門經辦人要按購貨合同規定的時間，組織交貨，驗收入庫，并在7日內報銷。如超過報銷期限，超期的款額按每天預付金額的千分之三收取資金占用費。財務部門對所發生的預付賬款，如有確鑿證據表明其不符合預付賬款的性質，或因供貨單位破產、撤消等已無望再收回所購貨物的，應將其轉入其他應收款。每年年終，要組織專人全面清查預付賬款，與對方核對清楚，并取得對

15、方簽章，做到債權明確，賬實、賬賬相符。5.建立會計人員培訓制度。會計人員要不斷接受繼續教育，熟練系統地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。（二）建議財務負責人和內部審計部門定期檢查預付賬款的使用情況1.對預付賬款進行分析性復核；對大額異常項目進行調查。2.對期末預付賬款余額與上期期末余額進行比較，解釋其波動原因。3.檢查預付賬款是否存在貸方余額；如有應查明原因，必要時重作分類調整。4.檢查預付賬款長期掛賬的原因。注意結合應付賬款明細賬查核是否有重復付款或將同一筆已付清的賬款在應付賬款和預付賬款中同時掛賬的情況。5.企業是否將正常的主營業務收入、其他業務收入、營業外收入記入預付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達到偷稅的目的；審閱預付賬款明細賬，從摘要、對應賬戶的記錄中發現線索，再進一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關資料。6.企業是否利用預付賬款業務往來搭橋，為他人進行非法結算活動，以此獲